STANDARD OPERERATING PROSEDURE

CORPORATE SECRETARY (DIREKSI & PERUSAHAAN)

Identitas Jabatan
Nama Jabatan
Departemen
Atasan langsung
Bawahan langsung

:
:
:
:

Corporate Secretary
Corporate Secretary
President Director
-

PERAN UTAMA JABATAN (PRIMARY JOB ROLE) :

Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dalam rangka membantu Direktur dalam mencapai tujuan dan
sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang dengan mengoptimalkan sumbersumber daya yang ada secara professional dan menguntungkan perusahaan.

TANGGUNG JAWAB UTAMA

A; SEBAGAI SEKRETARIS DIREKTUR
TANGGUNGJAWAB UTAMA
INDIKATOR KINERJA
(KEY RESPONSIBILITIES)
RUTIN / HARIAN :
1; Melaksanakan pengaturan jadwal/agenda
kegiatan Direktur
2; Melaksanakan penyiapan bahan kegiatan
Direktur
3; Melaksanakan administrasi dan arsip
Direktur
4; Menerima dan membalas telepon untuk
Direktur

1; Tingkat pencapaian target profit

2; Ketepatan waktu penyelesaian dan penyampaian
bahan
3; Tingkat kelengkapan arsip
4; Ketepatan waktu penyampaian pesan telepon

BERKALA :
1; Melaksanakan notulensi dalam kegiatan
rapat-rapat berkala Direktur
2; Mengumpulkan dan
mengkompilasi/menyusun rencana kerja
dan anggaran dari tiap Departemen untuk
diperiksa dan disetujui Direktur.

1; Tingkat kelengkapan notulensi rapat

2; Kelengkapan dan ketepatan waktu penyelesaian
rencana kerja dan anggaran tahunan
3;

Kelengkapan dan ketepatan waktu penyelesaian

laporan bulanan

4; Kelengkapan dan ketepatan waktu penyelesaian

3; Mengumpulkan dan
laporan tahunan
mengkompilasi/menyusun laporan bulanan
tiap Departemen untuk diperiksa dan
disetujui Direktur.
4; Mengumpulkan dan
mengkompilasi/menyusun laporan tahunan
dari tiap Departemen.

INSIDENTIL :
1; Melaksanakan notulensi dalam kegiatan
rapat-rapat insidentil Direktur

1; Tingkat kelengkapan notulensi rapat

2; Melaksanakan tugas lain yang relevan

sesuai dengan instruksi atasan.

HUBUNGAN KERJA

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

(RELATIONSHIP)

(DECISION MAKING)

INTERNAL :
1; Direktur, dalam hal tugas-tugas
kesekretariatan.
2; Manager Keuangan & Administrasi,
dalam hal keuangan, SDM & administrasi
umum.
3; Manager Operasional & Perencanaan,
dalam hal operasional pemanduan dan
penundaan, pemasaran jasa, pelayanan
pelanggan, dan perencanaan usaha
pelayaran, penyeberangan, dan lainnya.
4; Karyawan, dalam hal bertemu Direktur.

1; Menerima atau menolak tamu Direktur

2; Meminta laporan bulanan dan tahunan dari tiap
departemen

DENGAN PIMPINAN:
1; Sumber dan filter informasi bagi pimpinan,
dalam memenuhi fungsi, tugas dan
tanggung jawab.
2; Assiten/tangan kanan pimpinan dalam
mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari
administrative sampai human relations.
3; Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak
yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4; Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam
hal penuangan ide-ide.
5; Secret
Keeper/pemegang
rahasia
pimpinan
kaitannya
dnegan
tugas
perusahaan.
6; Mediator pimpinan dengan bawahan.

DENGAN KARYAWAN:
1; Membantu memberikan motivasi kepada
karyawan lain.
2; Mediator
pimpinan.

antara

karyawan

dengan

3; Membantu/memfasilitasi bawahan ketika

hendak bertemu dengan pimpinan.
4; Memberikan rasa puas dan bangga kepada
bawahan terhadap hasil kerja mereka.

EKSTERNAL :
1; Tamu-Tamu Direktur yang datang ke
kantor.
2; Relasi Direktur, melalui telepon.

B; SEKRETARIS PERUSAHAAN
NO

URAIAN

SKALA

WAKTU
H/M/B/T
1.

TUGAS ISTIMEWA

2.

1; Beranggungjawab terhadap pelaksanaan penggajian karyawan

B
2; Membantu HRD dalam melaksanakan proses Penilaian karyawan (SDM) H/B
3; Merencanakan dan melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan Incdntl
MENURUT WEWENANGNYA

a.

b.

c.

3.

Tugas rutin :

Pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat

menyurat.
Tugas instruksi:

H/B

Penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan,

persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
Tugas kreatif:

H//MB/T

Pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien,

mengatur ruang kantor pimpinan.
MENURUT JENIS TUGASNYA

a.
b.
c.

d.

2.

Tugas administrasi:
Perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
Tugas resepsionis:

B.

Making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

Tugas social:

H/B

Mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi,

mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
Tugas insidentil:
Mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan.
TUGAS SEKRETARIS DALAM BUSINEES MEETING

A.

Saat persiapan (perencanaan) :

a; Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.
b; Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).
c; Pengaturan ruangan dan fasilitas
d; Petugas dokumentasi, M.C., dan notule.
Saat rapat berlangsung :

M/B

a; Daftar tamu/hadir.
b; Surat izin bagi yang berhalangan.
c; Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).
d; Keputusan rapat (kesimpulan).
e; Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).
f; Melakukan notulen.
g; Menyimpan arsip-arsip.
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan