KPI
Risalah rapat
direksi
ditandatangani
oleh direksi
sesuai
ketentuan
dalam board
manual
DS
BOD
BOD
BOD
2. Menjamin administrasi
legalisasi dokumen
perusahaan,
berkomunikasi dengan
user terkait
Service
Excellence (%
of no
complaint from
user
DS
DS
All users,
konsultan
hukum
yang
ditunjuk
3. Menjamin
terlaksananya GCG
Assesment
GCG score /
index
DS
DS,
all
unit
4. Memastikan
Tersedianya
tersedianya struktur,
dokumen
mekanisme dan sistem
Anggaran
tata kelola dokumen
Dasar,
GCG yang meliputi:
KTKP/ Code
Anggaran Dasar
of CG dan
Code of Corporate
Board
Governance (CG)
Manual
(Pedoman Kebijakan
Review
Perusahaan)
Board of Manual
dokumen
Pedoman Pembuatan
minimum 2
Dokumen Kualitas
tahun sekali
DS
5. Menjamin
terlaksananya
Whistleblowing system
Tersedianya
policy dari
WBS
DS
DS
DA,
Direktur
GCG
6. Menjamin
Tersedianya
DS
DS
Doc.
DS
DS, BOD,
BOC
Main
Authority
Membuat risalah rapat
direksi
BOD
&
users
&
pihak
terkait
BOD,
BOC
&
pihak
terkait
Menerbitkan dokumen
perusahaan yang
telah dinyatakan legal
Menunjuk dan
menetapkan
assessor GCG
Menerbitkan dan
mengumumkan
hasil GCG
assesment
BOD, Menyempurnakan
BOC
Anggaran Dasar
Merekomendasikan
penyempurnaan
KTKP
Merekomendasikan
penyempurnaan
Board Manual
Meminta unit kerja
untuk membuat dan
mereview kebijakan
fungsional secara
reguler
All
Menetapkan
unit
Whistleblowing policy
All
Menetapkan
terlaksananya
Document
Management System
dokumen
perusahaan
dalam format
e-documents
(%)
mngment
consultant,
QX
users
Document
Management
System
Berperan dalam
memfinalisasi
dokumen yang
memerlukan
persetujuan korporat
Menandatangani
dokumen korporat
BOD
Melakukan pelaporan
kepada regulator
Pasar Modal dan/atau
keterbukaan informasi
kepada publik
7. Menjamin terpenuhinya
seluruh ketentuan
hukum pasar modal
sebagaimana
dipersyaratkan oleh
Otoritas Jasa
Keuangan dan Bursa
Efek Indonesia
Comply with
all capital
market
regulation
DS
DS,
unit
terkait
Konsultan
hukum
yang
ditunjuk
8. Menjamin adanya
koordinasi dan
komunikasi dengan
users dalam
memahami setiap
transaksi
Number of
legal
claim/dispute
from
counterpart
DS
DS
User terkait
BOD
dan
pihak
terkait
Memberikan legal
advice/legal opini dan
ikut berperan
dan/atau terlibat
dalam setiap transaksi
korporasi
9. Menjamin terwujudnya
legal awarness pada
users
% of legal
issue and or
potential court
dispute solved
DS
DS
All user
All
user
Mengadakan
sosialisasi &
penyuluhan hukum
kepada unit terkait
dan anak perusahaan
DS
DS
Konsultan
Hukum
yang
ditunjuk
11. Memastikan
pengurusan perizinan
yang dikeluarkan
Pemerintah untuk
kepentingan
Perusahaan berjalan
dengan baik
DS
DS
All VP
% surat izin
yang keluar
sesuai batas
waktu yang
ditetapkan
Perusahaan
Secretary.
Dalam setiap pengambilan keputusan, Direksi harus memiliki dasar pertimbangan
yang jelas dan akurat, yang dapat diperoleh dari kajian/analisa/feasibility study dari
salah satu Direktur, unit terkait, atau pihak lainnya, yang mengajukan permohonan
persetujuan/keputusan Direksi. Dan pertimbangan ini harus dituangkan dalam
dokumen keputusan direksi baik dalam Risalah Rapat Direksi ataupun Keputusan
ditunjuk Direksi.
Dalam Pembuatan Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi, unit Corporate
Secretary harus memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan dan
ketentuan
perundang-undangan
yang
berlaku,
serta
prinsip
tata
kelola
perusahaan.
Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi dapat diterbitkan sewaktu-waktu sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, baik berdasarkan permintaan anggota Direksi
Unit Corporate Secretary dapat menerbitkan kutipan dari Risalah Rapat Direksi
ataupun kutipan Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi sesuai permintaan atau
kebutuhan perusahaan.
Kutipan ditandatangani oleh pejabat satu level di bawah Direksi yang membidangi
Legal/Corporate Secretary sebagai pejabat yang mengeluarkan kutipan; Direktur
terkait sebagai bentuk persetujuan. Selain itu apabila diperlukan, kutipan dapat
ditandatangani oleh pejabat satu level di bawah Direksi yang terkait dengan isi
kutipan tersebut.
Unit Corporate Secretary tidak melakukan penerbitan dan/atau legalisasi surat
Penyelenggaraan RUPS
- Memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan dan ketentuan
-
modal.
Memastikan bahwa materi RUPS tersedia bagi pemegang saham sesuai
dengan waktu yang ditentukan berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan dan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku termasuk ketentuan pasar
modal.
berikut:
1. untuk perjanjian pengadaan merujuk pada ketentuan pengadaan (Procurement
Manual)
2. untuk perjanjian di luar pengadaan diatur dalam tabel di bawah ini:
Nilai Tahunan (USD)
< 100
< 500
500
-
Persetujuan Pejabat
L2 (hanya regional office)
L1 User
L0 User
Dalam hal perusahaan akan melakukan kerjasama di luar pengadaan dengan suatu
perusahaan tertentu sebagai mitra perusahaan, maka user wajib melakukan proses
seleksi berdasarkan analisa kebutuhan perusahaan atau memiliki justifikasi khusus
konfirmasi atas isi perjanjian kepada user dan unit terkait lainnya.
Untuk perjanjian yang telah dibuatkan 'template' oleh unit yang membidangi legal
dan berdasarkan keterangan tertulis telah disampaikan user terkait dapat
didesentralisasikan tanpa mendapatkan legalisasi dari unit yang membidangi legal,
user dapat secara langsung mentandatangani draft perjanjian tersebut dengan
ketentuan isi draft template tidak dirubah kecuali untuk hal-hal terkait aspek
komersial/teknis/operasional.
Legalisasi
Memastikan isi draft sesuai perundang-undangan, memastikan proses sesuai,
memastikan isi draft memuat kesepakatan pihak-pihak pembuat perjanjian,
1. untuk perjanjian kerjasama, draft perjanjian dikirim paling lama 14 hari sebelum
dimulainya kerjasama.
2. untuk perjanjian pengadaan, draft perjanjian dikirim paling lambat pada saat
persetujuan pemenang oleh pejabat berwenang.
3. pada saat pengajuan draft perjanjian untuk diriview/legalisasi, user harus
menyertakan analisa terkait kesepakatan dan dokumen-dokumen pendukung
(anggaran dasar/TDP pihak mitra, surat kuasa dari Direksi kepada pejabat yang
menandatangani perjanjian dalam hal penandatanganan bukan Direksi pihak
-
mitra, dsb)
Dalam hal perusahaan membuat perikatan dengan pihak asing maka dokumen
tersebut wajib dituangkan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris / bahasa
asing (bilingual) pihak mitra tersebut atau membuat terjemahan dalam bahasa
Indonesia. User dapat menyampaikan hal ini kepada pihak mitra dari awal dengan
biaya yang dibebankan oleh pihak mitra, atau dalam hal kepentingan perusahaan
maka biaya akan ditanggung user sebagai bagian dari biaya proses negosiasi para
pihak.
Draft yang telah dilegalisasi corporate secretary, diberikan nomor perjanjian unit
corporate secretary dan dikirimkan kepada user dengan lembar pengesahan yang
memuat:
1. Penjelasan bahwa draft telah dilegalisasi
2. Kolom memuat nama PIC, jabatan, paraf dari unit terkait
3. Lampiran ringkasan draft perjanjian
- Setelah menerima perjanjian yang telah dilegislasi oleh kepala unit yang
membidangi
-
legal,
maka
user
akan
menindaklanjuti
dengan
proses
secara bersama.
Mediasi dilakukan dengan menunjuk mediator yang disepakati
Peran Corporate Secretary adalah memberikan dokumen-dokumen terkait dan
penjelasan yang diperlukan sampai dengan melaporkan kepada Board of Director
mengkoordinasikan
dan
kelola perusahaan.
Aktifitasnya, mulai dari pengumpulan informasi ketentuan dan best practice yang
ada, penyusunan konsep awal, usulan pembentukan/penyempurnaan sampai
(GCG)
Aktivitasnya, melakukan Assesment secara regular
Dilakukan secara internal maupun eksternal (oleh pihak ketiga/independen).
Internal assesment dilakukan minimum setiap tahun dan eksternal assesment
oleh pejabat 2 tingkat di bawah Direksi yang membidangi tata kelola perusahaan.
Sedangkan pendapat dan rekomendasi yang memiliki kaitan dengan ketentuan AD
dan perundangan lainnya harus atas persetujuan pejabat 1 tingkat di bawah Direksi
yang membidangi tata kelola perusahaan.
Aktivitasnya, mulai dari mereview ketentuan dan tata cara penyusunan manualmanual yang ada, analisa kesesuaian kebijakan dan tata cara penyusunan
terhadap KTKP dan PPDK, penyusunan laporan tingkat kepatuhan manual-manual
aspek hukum.
Aktivitasnya, mulai dari pendataan perijinan yang diperlukan, masa berlaku
perijinan, sampai dengan pengurusan perijinan/surat keterangan, sedangkan untuk
perijinan masing-masing kantor cabang dilakukan oleh masing-masing kantor
berlaku.
Aktivitasnya, mulai dari pengumpulan informasi ketentuan perundang-undangan,
Anggaran Dasar, analisa, kesesuaian kebijakan terhadap ketentuan, penerbitan,
issue regulasi.
Aktivitasnya, adalah
memberikan
rekomendasi
penyempurnaan
kebijakan
perusahaan.
Dokumen perusahaan harus disimpan dalam tempat penyimpanan yang aman dari
bencana, kebakaran, kebanjiran, serangan hama dan serangga serta adanya
Proses pemindahan dokumen dari unit-unit kerja ke Arsip Pusat akan dilakukan
oleh Corporate Secretary.
Pengalihan/Alihmedia Dokumen
- Pengalihan dokumen dari format hardcopy menjadi softcopy/alihmedia dokumen
-
klasifikasi/kategori confidental/rahasia.
Permintaan softcopy dokumen tanpa watermark dan enskripsi berdasarkan
permintaan dari lembaga pemerintah, badan otoritas, dapat diberikan dengan
mail.
Distribusi dokumen hardcopy melalui jasa kurir dibuat untuk memastikan bahwa
dokumen yang akan didistribusikan yang diterima unit-unit kerja dikirimkan dan
sampai sesuai dengan alamat tujuan serta unit pengirim dokumen dapat melakukan
pengecekan secara mandiri perihal status penerimaan dokumen tersebut
yang ada.
Pemusnahan Dokumen
- Dokumen yang dimusnahkan adalah dokumen yang telah memasuki masa retensi
dan tidak mempunyai nilai guna bagi perusahaan.
perusahaan
Reviu CSM-5
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan kepatuhan
perusahaan
Reviu CSM-6
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan dokumen
perusahaan
Audit CSM-7
- Kegiatan pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan terdokumentasi
terhadap fungsi-fungsi pengelolaan corporate secretary
Audit Ketaatan
- Yaitu mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur pengelolaan
corporate secretary oleh para pegawai struktural dan menentukan ketaatan
serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi corporate secretary.
Audit compatibilitas
- Yaitu untuk melihat alignment dan konsistensi kebijakan dan prosedur corporate
secretary
Audit Kepuasan
dikumpulkan.
Laporan hasil Audit Corporate Secretary
- Laporan hasil audit adalah laporan yang dibuat berdasarkan kesimpulan audit yang
mencakup: esensi, sistimatika, bentuk dan bahasa laporan audit corporate
-
tersebut.
Reviu manajemen
- Untuk meningkatkan efektivitas dan prosedur serta peningkatan kinerja wajib
dilakukan Reviu Manajemen secara berkala dengan menggunakan hasil akhir dari
pengukuran proses dan KPI.
baik dari segi proses, parameter pengukur (KPI), hasil internal audit.
Continous Improvement ditargetkan dengan tingkat kesesuaian 100%