Anda di halaman 1dari 12

1.

Kebijakan pengelolaan corporate secretary


Main
Accountability
1. Membuat risalah rapat
direksi

KPI

Risalah rapat
direksi
ditandatangani
oleh direksi
sesuai
ketentuan
dalam board
manual

DS

BOD

BOD

BOD

2. Menjamin administrasi
legalisasi dokumen
perusahaan,
berkomunikasi dengan
user terkait

Service
Excellence (%
of no
complaint from
user

DS

DS

All users,
konsultan
hukum
yang
ditunjuk

3. Menjamin
terlaksananya GCG
Assesment

GCG score /
index

DS

DS,
all
unit

BOD & all


unit terkait

4. Memastikan
Tersedianya
tersedianya struktur,
dokumen
mekanisme dan sistem
Anggaran
tata kelola dokumen
Dasar,
GCG yang meliputi:
KTKP/ Code
Anggaran Dasar
of CG dan
Code of Corporate
Board
Governance (CG)
Manual
(Pedoman Kebijakan
Review
Perusahaan)
Board of Manual
dokumen
Pedoman Pembuatan
minimum 2
Dokumen Kualitas
tahun sekali

DS

5. Menjamin
terlaksananya
Whistleblowing system

Tersedianya
policy dari
WBS

DS

DS

DA,
Direktur
GCG

6. Menjamin

Tersedianya

DS

DS

Doc.

DS

DS, BOD,
BOC

Main
Authority
Membuat risalah rapat
direksi

BOD
&
users
&
pihak
terkait
BOD,
BOC
&
pihak
terkait

Menerbitkan dokumen
perusahaan yang
telah dinyatakan legal

Menunjuk dan
menetapkan
assessor GCG
Menerbitkan dan
mengumumkan
hasil GCG
assesment

BOD, Menyempurnakan
BOC
Anggaran Dasar
Merekomendasikan
penyempurnaan
KTKP
Merekomendasikan
penyempurnaan
Board Manual
Meminta unit kerja
untuk membuat dan
mereview kebijakan
fungsional secara
reguler
All
Menetapkan
unit
Whistleblowing policy

All

Menetapkan

terlaksananya
Document
Management System

dokumen
perusahaan
dalam format
e-documents
(%)

mngment
consultant,
QX

users

Document
Management
System
Berperan dalam
memfinalisasi
dokumen yang
memerlukan
persetujuan korporat
Menandatangani
dokumen korporat
BOD
Melakukan pelaporan
kepada regulator
Pasar Modal dan/atau
keterbukaan informasi
kepada publik

7. Menjamin terpenuhinya
seluruh ketentuan
hukum pasar modal
sebagaimana
dipersyaratkan oleh
Otoritas Jasa
Keuangan dan Bursa
Efek Indonesia

Comply with
all capital
market
regulation

DS

DS,
unit
terkait

Konsultan
hukum
yang
ditunjuk

8. Menjamin adanya
koordinasi dan
komunikasi dengan
users dalam
memahami setiap
transaksi

Number of
legal
claim/dispute
from
counterpart

DS

DS

User terkait

BOD
dan
pihak
terkait

Memberikan legal
advice/legal opini dan
ikut berperan
dan/atau terlibat
dalam setiap transaksi
korporasi

9. Menjamin terwujudnya
legal awarness pada
users

% of legal
issue and or
potential court
dispute solved

DS

DS

All user

All
user

Mengadakan
sosialisasi &
penyuluhan hukum
kepada unit terkait
dan anak perusahaan

10. Menjamin tersedianya % of claimed


reliable & accurate
penaltyor %
agreements dan advis
out of court
legal terkait dengan
settlement
permintaan users
% kasus yang
ditangani
agar tidak
berkelanjutan

DS

DS

Konsultan
Hukum
yang
ditunjuk

11. Memastikan
pengurusan perizinan
yang dikeluarkan
Pemerintah untuk
kepentingan
Perusahaan berjalan
dengan baik

DS

DS

All VP

% surat izin
yang keluar
sesuai batas
waktu yang
ditetapkan
Perusahaan

DA, Menetapkan SOP


BOD Menetapkan standard
kontrak
Melegalisasi kontrak
Memberikan legal
opinion
Memberikan
rekomendasi
penyelesaian kasus
BOD, Mengusulkan biaya
All VP
pengurusan
perizinan
Melakukan lobi dalam
rangka pengurusan
perizinan

2. Kebijakan Pengelolaan Corporate Secretarial

Penerbitan Keputusan Direksi


- Dalam penerbitan Keputusan Direksi khususnya terkait dengan pembuatan
Risalah Rapat Direksi, dilakukan oleh unit yang membawahi corporate secretarial
dengan memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan dan ketentuan
-

peraturan perundang-undangan yang berlaku.


Memastikan terdapatnya panggilan Rapat Direksi, terpenuhinya korum rapat,
daftar hadir Rapat, proses pengambilan keputusan dilaksanakan secara

musyawarah mufakat atau voting (pengambilan suara).


Penerbitan Risalah Rapat ditandatangani oleh seluruh Direksi yang menghadiri
Rapat Direksi dan notulen Rapat, yang dalam hal ini diwakili oleh VP Corporate

Secretary.
Dalam setiap pengambilan keputusan, Direksi harus memiliki dasar pertimbangan
yang jelas dan akurat, yang dapat diperoleh dari kajian/analisa/feasibility study dari
salah satu Direktur, unit terkait, atau pihak lainnya, yang mengajukan permohonan
persetujuan/keputusan Direksi. Dan pertimbangan ini harus dituangkan dalam
dokumen keputusan direksi baik dalam Risalah Rapat Direksi ataupun Keputusan

Direksi diluar Rapat Direksi.


Dalam hal VP Corporate Secretary berhalangan atau tidak hadir dalam Rapat
Direksi oleh sebab apapun yang tidak perlu dijelaskan kepada pihak lain, maka
notulen Rapat Direksi ditandatangani oleh pejabat lain yang mewakili VP
Corporate Secretary atau pejabat lainnya yang hadir dalam Rapat Direksi yang

ditunjuk Direksi.
Dalam Pembuatan Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi, unit Corporate
Secretary harus memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan dan
ketentuan

perundang-undangan

yang

berlaku,

serta

prinsip

tata

kelola

perusahaan.
Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi dapat diterbitkan sewaktu-waktu sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, baik berdasarkan permintaan anggota Direksi

maupun unit terkait.


Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi berlaku dan dianggap sah setelah
ditandatangani oleh seluruh Direksi.

Unit Corporate Secretary dapat menerbitkan kutipan dari Risalah Rapat Direksi
ataupun kutipan Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi sesuai permintaan atau

kebutuhan perusahaan.
Kutipan ditandatangani oleh pejabat satu level di bawah Direksi yang membidangi
Legal/Corporate Secretary sebagai pejabat yang mengeluarkan kutipan; Direktur
terkait sebagai bentuk persetujuan. Selain itu apabila diperlukan, kutipan dapat
ditandatangani oleh pejabat satu level di bawah Direksi yang terkait dengan isi

kutipan tersebut.
Unit Corporate Secretary tidak melakukan penerbitan dan/atau legalisasi surat

kuasa yang diterbitkan oleh Pejabat lain di luar Direksi.


Keputusan Direksi di luar Rapat Direksi dan Surat Kuasa Direksi diterbitkan dan
dilegalisasi oleh unit Corporate Secretary ditandai dengan hal sebagai berikut:
1. Pembubuhan stempel Corporate Secretary di setiap halaman;
2. Paraf dari personel unit Corporate Secretary di setiap halaman;
3. Paraf dari pejabat satu level di bawah Direksi yang membidangi unit
legal/Corporate Secretary pada halaman penandatanganan.

Penyelenggaraan RUPS
- Memperhatikan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan dan ketentuan
-

Perundang-undangan yang berlaku termasuk ketentuan pasar modal.


Memastikan RUPS terselenggara dengan baik, dengan bekerjasama dan
berkoordinasi dengan unit terkait atau pihak terkait/profesi penujang pasar

modal.
Memastikan bahwa materi RUPS tersedia bagi pemegang saham sesuai
dengan waktu yang ditentukan berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan dan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku termasuk ketentuan pasar
modal.

Hubungan dengan Regulator Pasar Modal dan kementerian teknis terkait


Sebagai penghubung antara Perusahaan dengan regulator Pasar Modal (OJK dan
BEI) dan pemegang saham serta status kementerian teknis terkait dengan status

perusahaan sebagai BUMN.


Wajib memastikan terjalinnya hubungan baik antara Perusahaan dengan Regulator
pasar modal serta Kementerian teknis terkait.

3. Kebijakan pengelolaan perjanjian perusahaan


Pembuatan/Pemeriksaan Perjanjian

Review perjanjian, untuk melindungi kepentingan hukum perusahaan dengan


memastikan aspek-aspek hukum yang terdapat di dalam perjanjian sesuai undang-

undang dan ketentuan perusahaan.


Hal yang harus diperhatikan dalam pemeriksaan draft perjanjian:
1. persetujuan dari pejabat berwenang sesuai ketentuan yang berlaku
2. kewenangan pihak yang menandatangani
3. persetujuan anggaran sesuai ketentuan yang berlaku
4. hak dan kewajiban para pihak
5. jangka waktu perjanjian
Kewenangan penandatanganan suatu perjanjian pada dasarnya diatur sebagai

berikut:
1. untuk perjanjian pengadaan merujuk pada ketentuan pengadaan (Procurement
Manual)
2. untuk perjanjian di luar pengadaan diatur dalam tabel di bawah ini:
Nilai Tahunan (USD)
< 100
< 500
500
-

Nilai Tahunan (IDR)


< 1.000
< 5.000
5.000

Persetujuan Pejabat
L2 (hanya regional office)
L1 User
L0 User

Dalam hal perusahaan akan melakukan kerjasama di luar pengadaan dengan suatu
perusahaan tertentu sebagai mitra perusahaan, maka user wajib melakukan proses
seleksi berdasarkan analisa kebutuhan perusahaan atau memiliki justifikasi khusus

dalam hal tidak melakukan proses seleksi.


Dalam melakukan pemeriksaan/pembuatan draft perjanjian perlu dilakukan

konfirmasi atas isi perjanjian kepada user dan unit terkait lainnya.
Untuk perjanjian yang telah dibuatkan 'template' oleh unit yang membidangi legal
dan berdasarkan keterangan tertulis telah disampaikan user terkait dapat
didesentralisasikan tanpa mendapatkan legalisasi dari unit yang membidangi legal,
user dapat secara langsung mentandatangani draft perjanjian tersebut dengan
ketentuan isi draft template tidak dirubah kecuali untuk hal-hal terkait aspek
komersial/teknis/operasional.

Legalisasi
Memastikan isi draft sesuai perundang-undangan, memastikan proses sesuai,
memastikan isi draft memuat kesepakatan pihak-pihak pembuat perjanjian,

berkordinasi dengan unit-unit terkait.


Dalam hal user akan mengadakan perjanjian bisnis/operasional dengan pihak
mitra, maka draft perjanjian yang ada perlu dikirimkan kepada unit yang
membidangi Corporate Contract untuk direview (untuk masukan/feedback) dan
dilegislasi dengan merujuk pada peraturan perundang-undangan yang berlaku,
dengan ketentuan sebagai berikut:

1. untuk perjanjian kerjasama, draft perjanjian dikirim paling lama 14 hari sebelum
dimulainya kerjasama.
2. untuk perjanjian pengadaan, draft perjanjian dikirim paling lambat pada saat
persetujuan pemenang oleh pejabat berwenang.
3. pada saat pengajuan draft perjanjian untuk diriview/legalisasi, user harus
menyertakan analisa terkait kesepakatan dan dokumen-dokumen pendukung
(anggaran dasar/TDP pihak mitra, surat kuasa dari Direksi kepada pejabat yang
menandatangani perjanjian dalam hal penandatanganan bukan Direksi pihak
-

mitra, dsb)
Dalam hal perusahaan membuat perikatan dengan pihak asing maka dokumen
tersebut wajib dituangkan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris / bahasa
asing (bilingual) pihak mitra tersebut atau membuat terjemahan dalam bahasa
Indonesia. User dapat menyampaikan hal ini kepada pihak mitra dari awal dengan
biaya yang dibebankan oleh pihak mitra, atau dalam hal kepentingan perusahaan
maka biaya akan ditanggung user sebagai bagian dari biaya proses negosiasi para

pihak.
Draft yang telah dilegalisasi corporate secretary, diberikan nomor perjanjian unit
corporate secretary dan dikirimkan kepada user dengan lembar pengesahan yang

memuat:
1. Penjelasan bahwa draft telah dilegalisasi
2. Kolom memuat nama PIC, jabatan, paraf dari unit terkait
3. Lampiran ringkasan draft perjanjian
- Setelah menerima perjanjian yang telah dilegislasi oleh kepala unit yang
membidangi
-

legal,

maka

user

akan

menindaklanjuti

dengan

proses

penandatanganan pejabat yang berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.


Khusus untuk perjanjian para pihak yang merupakan badan usaha / badan hukum
Indonesia/WNI, user agar menyiapkan agar pejabat berwenang menandatangani

perjanjian diatas meterai.


Distribusi/Penyimpanan Perjanjian yang dilegalisasi
Dilakukan untuk menjamin perjanjian terdokumentasi dengan baik dan terdistribusi
kepada unit-unit kerja terkait.

Pembuatan opini/advis hukum terkait perjanjian


Memberikan opini hukum, advis hukum, penyuluhan hukum kepada user mengenai
aspek-aspek hukum yang terkait dengan perjanjian agar transaksi atau kerjasama
yang dilakukan user dapat secara optimal memenuhi kebutuhan bisnis atau
operasional perusahaan.

Penyuluhan/pelatihan hukum terkait perjanjian


- Dilakukan untuk menjamin dalam proses perbuatan perjanjian sesuai dengan
standar perjanjian yang ditetapkan.

Aktivitasnya adalah merancang bahan penyuluhan, mengkoordinasikan dan


melaksanakan penyuluhan terkait pembuatan perjanjian.

4. Kebijakan Pengelolaan Litigas


Litigasi
- Dilakukan untuk menjamin bahwa seluruh penyelesaian sengketa baik sebagai
tergugat/terlapor maupun penggugat/pelapor dapat diselesaikan sesuai mekanisme
-

proses peradilan dan perundang-undangan yang berlaku.


User mengajukan permintaan pada unit legal untuk membuat atau melakukan
analisa/pendapat hukum terhadap permasalahan yang dialami, untuk kemudian
diterbitkan suatu rekomendasi langkah hukum yang dapat diambil oleh perusahaan

oleh unit yang membidangi legal.


User dapat mengajukan permintaan bantuan hukum kepada unit legal dalam
bentuk pendampingan dalam proses pemeriksaan yang dilakukan oleh lembagalembaga berwenang, termasuk mengajukan laporan dalam hal terdapat indikasi
adanya kerugian perusahaan.

Penyelesaian Sengketa Melalui Mekanisme Penyelesaian Sengketa Alternatif


- Proses penanganan sengketa dilaksanakan berdasarkan mekanisme yang
-

disepakati para pihak yaitu melalui negosiasi, mediasi atau arbitrase.


Dilakukan dalam bentuk musyawarah untuk tercapainya kesepakatan penyelesaian

secara bersama.
Mediasi dilakukan dengan menunjuk mediator yang disepakati
Peran Corporate Secretary adalah memberikan dokumen-dokumen terkait dan
penjelasan yang diperlukan sampai dengan melaporkan kepada Board of Director

dan membuat rekomendasi tindak lanjut hasil penyelesaian sengketa.


Beberapa catatan penting yang perlu diperhatikan/dilakukan dalam penanganan
sengketa:
1. Analisa hukum atas kedudukan perusahaan
2. Data pendukung yang terkait dengan sengketa
3. Koordinasi dengan unit terkait dalam kelengkapan data dan informasi
4. Peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan sengketa

Pembuatan Opini dan Advis Hukum terkait Litigasi


- Pendapat hukum dikeluarkan dalam bentuk tertulis dan ditandatangani oleh
setidaknya Pejabat dua tingkat di bawah Direksi. Pendapat hukum disusun dengan
melalui tahap:
1. Perumusan kasus posisi
2. Perumusan masalah hukum
3. Penelusuran legal audit
4. Kesimpulan
5. Saran & Rekomendasi (bila diperlukan)

Penyuluhan Hukum terkait Litigasi

Untuk menjamin unit-unit yang sedang menjalani proses bersengketa mendapat

dukungan yang cukup dari aspek legal.


Aktivitasnya,
merancang
bahan
penyuluhan,

mengkoordinasikan

dan

melaksanakan penyuluhan terkait dengan hukum bisnis.

5. Kebijakan Tata Kelola Perusahaan


Pembentukan dan Penyelarasan Kebijakan tata Kelola Perusahaan
- Dibuat untuk memastikan tersedianya kebijakan, struktur, dan mekanisme tata
-

kelola perusahaan.
Aktifitasnya, mulai dari pengumpulan informasi ketentuan dan best practice yang
ada, penyusunan konsep awal, usulan pembentukan/penyempurnaan sampai

mendapatkan persetujuan yang meliputi:


1. Kebijakan tata kelola perusahaan
2. Board manual
3. Etika Bisnis
4. Kebijakan Terkait lainnya
Implementasi Tata Kelola Perusahaan
- Aktivitasnya, mulai dari merekomendasikan kebijakan tata kelola perusahaan,

menetapkan program dan anggaran tata kelola perusahaan.


Assesment Tata Kelola Perusahaan
- Dibuat untuk mengetahui tingkat penerapan tata kelola perusahaan yang baik
-

(GCG)
Aktivitasnya, melakukan Assesment secara regular
Dilakukan secara internal maupun eksternal (oleh pihak ketiga/independen).
Internal assesment dilakukan minimum setiap tahun dan eksternal assesment

dilakukan minimum 2 tahun sekali.


Advis dan Penyuluhan Tata Kelola Perusahaan
- Aktivitasnya, memberikan rekomendasi penyempurnaan KTKP, Board Manual, dan
-

Etika Perusahaan serta kebijakan tata kelola perusahaan lainnya.


Seluruh pendapat dan rekomendasi mengenai issue tata kelola perusahaan dan
hanya terkait dengan ketentuan internal dan etika perusahaan dapat dikeluarkan

oleh pejabat 2 tingkat di bawah Direksi yang membidangi tata kelola perusahaan.
Sedangkan pendapat dan rekomendasi yang memiliki kaitan dengan ketentuan AD
dan perundangan lainnya harus atas persetujuan pejabat 1 tingkat di bawah Direksi
yang membidangi tata kelola perusahaan.

6. Kebijakan Pengelolaan Kepatuhan Perusahaan


Memastikan Kepatuhan Manual Perusahaan Terhadap KTKP terkait dengan
Kebijakan Perusahaan dan PPDK terkait dengan standard format manual
- Proses ini dibuat untuk menjamin dokumen kualitas perusahaan tersedia, valid,
-

teridentifikasi dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.


Secara rinci prosedur ini diatur pada Pedoman Pengelolaan Dokumen Kualitas

Aktivitasnya, mulai dari mereview ketentuan dan tata cara penyusunan manualmanual yang ada, analisa kesesuaian kebijakan dan tata cara penyusunan
terhadap KTKP dan PPDK, penyusunan laporan tingkat kepatuhan manual-manual

terhadap KTKP dan PPDK.


Mengelola Perijinan Perusahaan
- Proses ini untuk memastikan perijinan maupun hal-hal terkait dengan persetujuan
yang diperlukan perusahaan dapat terpenuhi, sehingga perusahaan terlindungi dari
-

aspek hukum.
Aktivitasnya, mulai dari pendataan perijinan yang diperlukan, masa berlaku
perijinan, sampai dengan pengurusan perijinan/surat keterangan, sedangkan untuk
perijinan masing-masing kantor cabang dilakukan oleh masing-masing kantor

cabang dengan berkoordinasi dengan unit-unit terkait.


Mengelola Kepatuhan terhadap Regulasi Pasar Modal, Penerbangan, dan
Regulasi lainnya
- Proses ini untuk memastikan perusahaan telah memenuhi ketentuan-ketentuan

pasar modal, korporasi, BUMN, penerbangan, dan regulasi terkait lainnya.


Mengelola Surat Keputusan Direksi
- Proses ini untuk memastikan isi surat keputusan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan telah sesuai dengan peraturan dan ketentuan perundangan yang
-

berlaku.
Aktivitasnya, mulai dari pengumpulan informasi ketentuan perundang-undangan,
Anggaran Dasar, analisa, kesesuaian kebijakan terhadap ketentuan, penerbitan,

dan pemberlakuan Surat Keputusan.


Advis dan Penyuluhan Regulasi
- Proses advis dan penyuluhan regulasi dibuat untuk memastikan tersedianya
pendapat dan rekomendasi yang dibutuhkan oleh unit-unit kerja berkenan dengan
-

issue regulasi.
Aktivitasnya, adalah

memberikan

rekomendasi

penyempurnaan

kebijakan

perusahaan terhadap ketentuan regulator.


7. Kebijakan Pengelolaan Dokumen Perusahaan
Penyimpanan Dokumen di Arsip Pusat
- Dibuat untuk memastikan bahwa dokumen perusahaan disimpan dengan aman
sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku dan ketentuan
-

perusahaan.
Dokumen perusahaan harus disimpan dalam tempat penyimpanan yang aman dari
bencana, kebakaran, kebanjiran, serangan hama dan serangga serta adanya

pengaturan akses keamanan.


Dokumen yang disimpan di Arsip Pusat adalah dokumen perusahaan yang
mempunyai nilai guna untuk perusahaan dengan format hardcopy yang dikemas
dalam boks Arsip Pusat dengan disertakan daftar dokumen (katalog).

Proses pemindahan dokumen dari unit-unit kerja ke Arsip Pusat akan dilakukan
oleh Corporate Secretary.

Pengalihan/Alihmedia Dokumen
- Pengalihan dokumen dari format hardcopy menjadi softcopy/alihmedia dokumen
-

adalah upaya yang dilakukan untuk melakukan back up dokumen.


Proses alihmedia terhadap dokumen yang akan disimpan di Arsip Pusat harus

mendapat persetujuan dari pejabat minimal 2 tingkat dibawah Direksi.


Sirkulasi Dokumen Asli (Peminjaman dan Pengembalian)
- Permintaan peminjaman dokumen asli dapat diberikan berdasarkan permintaan
tertulis yang diajukan oleh pejabat minimal 2 tingkat dibawah Direksi dengan
-

menyertakan penjelasan tujuan dan rencana jangka waktu peminjaman.


Peminjaman dokumen harus mendapat persetujuan dari unit pemilik dokumen

dalam hal ini oleh pejabat minimal 2 tingkat di bawah Direksi.


Permintaan Dokumen Softcopy
- Dilakukan dengan menyertakan penjelasan tujuan permintaan secara tertulis
- Softcopy dokumen dapat diberikan kepada user setelah mendapat persetujuan dari
pihak terkait (internal dan eksternal perusahaan), dengan diberikan dalam format
watermark dan enskripsi dokumen apabila dokumen dimaksud adalah dalam
-

klasifikasi/kategori confidental/rahasia.
Permintaan softcopy dokumen tanpa watermark dan enskripsi berdasarkan
permintaan dari lembaga pemerintah, badan otoritas, dapat diberikan dengan

ketentuan permintaan diajukan oleh minimal pejabat 1 tingkat di bawah direksi.


Distribusi Dokumen perusahaan dalam Bentuk Hardcopy melalui Jasa Kurir
- Dokumen yang dikirim melalui jasa kurir adalah dokumen perusahaan / company
-

mail.
Distribusi dokumen hardcopy melalui jasa kurir dibuat untuk memastikan bahwa
dokumen yang akan didistribusikan yang diterima unit-unit kerja dikirimkan dan
sampai sesuai dengan alamat tujuan serta unit pengirim dokumen dapat melakukan
pengecekan secara mandiri perihal status penerimaan dokumen tersebut

berdasarkan no barcode/resi bukti kirim.


Pengiriman dokumen untuk tujuan didistribusikan (internal dan eksternal) dapat
dilakukan dengan menyerahkan dokumen ke Mail Room GA dengan lokasi GCC lt
basementdengan menyertakan dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan

yang ada.
Pemusnahan Dokumen
- Dokumen yang dimusnahkan adalah dokumen yang telah memasuki masa retensi
dan tidak mempunyai nilai guna bagi perusahaan.

Penyuluhan Pengelolaan Dokumen


- Sosialisasi, sharing dan konsultasi pengelolaan dokumen dibuat untuk memastikan
pengelolaan dokumen dilakukan sesuai dengan standard pengelolaan dokumen
yang ditetapkan.

Aktivitasnya, mempersiapkan bahan untuk konsultasi dan koordinasi dengan user


terkait pengelolaan dokumen.

8. Kebijakan Reviu dan Penyempurnaan


Mengukur proses dan indikator kinerja utama
Reviu CSM-1
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan corporate
secretarial, berkenaan dengan:
1. Penerbitan keputusan direksi
2. Penyelenggaraan RUPS
3. Hubungan dengan regulator pasar modal
Reviu CSM-2
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan perjanjian
perusahaan berkenaan dengan:
1. Pembuatan/pemeriksaan perjanjian
2. Legalisasi perjanjian
3. Distribusi/penyimpanan perjanjian yang dilegalisasi
4. Pembuatan opini dan advis hukum terkait kontrak
5. Penyuluhan/pelatihan hukum terkait kontrak
Reviu CSM-3
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan litigasi
Reviu CSM-4
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan tata kelola

perusahaan
Reviu CSM-5
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan kepatuhan

perusahaan
Reviu CSM-6
- Melakukan reviu & penyempurnaan terhadap KPI seluruh kegiatan dokumen
perusahaan

Audit CSM-7
- Kegiatan pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan terdokumentasi
terhadap fungsi-fungsi pengelolaan corporate secretary
Audit Ketaatan
- Yaitu mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur pengelolaan
corporate secretary oleh para pegawai struktural dan menentukan ketaatan

terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku.


Audit Fungsi Corporate Secretary
- Yaitu untuk mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi corporate secretary

serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi corporate secretary.
Audit compatibilitas
- Yaitu untuk melihat alignment dan konsistensi kebijakan dan prosedur corporate

secretary
Audit Kepuasan

Yaitu menganalisa tingkat kepuasan pengguna pelayanan fungsi corporate

secretary melalui pelaksanaan survey kepuasan internal client.


Temuan Audit
- Adalah semua data/informasi faktual yang diperoleh melalui interaksi antara auditor

dengan auditee dalam rangka proses audit.


Kesimpulan Audit
- Adalah hasil akhir dari sebuah proses audit berupa pernyataan auditor yang dibuat
setelah menganalisa dan mempertimbangkan semua bukti-bukti objektif yang telah

dikumpulkan.
Laporan hasil Audit Corporate Secretary
- Laporan hasil audit adalah laporan yang dibuat berdasarkan kesimpulan audit yang
mencakup: esensi, sistimatika, bentuk dan bahasa laporan audit corporate
-

secretary serta tindak lanjutnya.


Setiap hasil temuan audit dilakukan klarifikasi temuan pada rapat koordinasi audit
dan diberikan waktu maksimum 1 x 24 jam untuk mengklarifikasi temuan audit

tersebut.
Reviu manajemen
- Untuk meningkatkan efektivitas dan prosedur serta peningkatan kinerja wajib
dilakukan Reviu Manajemen secara berkala dengan menggunakan hasil akhir dari
pengukuran proses dan KPI.

Tindakan pencegahan dan perbaikan


- Manajemen menempatkan program perbaikan dan atau pencegahan sebagai hal
utama dan oleh karenanya harus dilakukan pemantauan realisasi pencapaiannya,
-

baik dari segi proses, parameter pengukur (KPI), hasil internal audit.
Continous Improvement ditargetkan dengan tingkat kesesuaian 100%