perjalanan dinas pimpinan

Senin, 25 Januari 2016

perjalanan dinas pimpinan
PERJALANAN DINAS PIMPINAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUHAN  NEGERI 1

SURABAYA
Jl. Smea No.4 Wonokromo, Surabaya . Telp: 031-8292038 . Fax: 031-8292039 . Email:
info@smkn-1.sch.id Website: http://www.smkn1-sby.sch.id
TAHUN AJARAN 2015/2016

Disusun Oleh :
·         Ayu Puspita Sari (17)
·         Chindi Debora (23)
·         Cindy Dwi Ariska (27)
·         Dewi Rahmawati (38)
Kelas : XII APK- 1
 Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, taufik serta hidayah-Nya
sehingga saya bisa menyelesaikan makala mengenai Mengatasi Perjalanan Dinas Pimpinan
makala mengenai Mengatasi Perjalanan Dinas Pimpinan kami buat dengan berdasarkan
dengan fakta yang ada. Namun demikin tidak tertutup kemungkinanmasih adanya
kekurangan. Oleh karena itu, segala saran dan masukan dari semua pihak selalu diharapkan
untuk perbaikan dan penyempurnaannya.
Kepada semua pihak yang ikut berpartisipasi demi terwijudnya makala mengenai Mengatasi
Perjalanan Dinas Pimpinan kami ucapkan terimakasih.

Surabaya 21 Januari 2016

Penulis

BAB 1
PENDAHULUAN
A.   LATAR BELAKANG
            Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara
lain karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang,
seminar, diklat,  tender, janji perusahaan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara
ceremonial, kegiatan social dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan bisnis
tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi karena adanya
administrasi kantor atau sekretaris, seorang sekkretaris harus memiliki pengetahuan dan
keterampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan bisnis.
 B. RUMUSAN MASALAH
1.      Persiapan perjalanan dinas pimpinan
2.      Pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan
3.      Pelaporan perjalanan dinas pimpinan

C.    MAKSUD DAN TUJUAN

1. Memberikan pengetahuan mengenai perjalanan dinas pimpinan.

2. Memudahkan kita dalam mempersiapkan rencana perjalanan dinas pimpinan.
3. Memudahkan kita dalam mempersiapkan dokumen perjalanan dinas pimpinan.
4. Memudahkan kita dalam mempersiapkan transportasi dan akomondasi perjalanan
dinas pimpinan.
5. Memudahkan kita dalam mempersiapkan daftar  dan pembiayaan perjalanan dinas
pimpinan
6. Memudahkan kita untuk membuat laporan perjalanan dinas pimpinan.

BAB 2
TEORI PERJALANAN DINAS PIMPINAN
1.   PENGERTIAN  PERJALANAN DINAS
                Perjalanan Dinas adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang
ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas  dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan
tugas dalam jangka waktu tertentu.
            Perjalanan dinas perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor
atau sekretaris, sebagai asisten impinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus
keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.
            Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau
sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan
dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama
perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.
2.   MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS
Macam - macam perjalanan dibedakan  menjadi 3 yaitu :
 Ditinjau dari segi wilayah, perjalanan dinas dibedakan  menjadi dua macam, yaitu :
a.       Perjalanan bisnis dalam negeri
§  Perjalanan bisnis antar kota
§  Perjalanan dinas antarprovinsi
b.      Perjalanan dinas luar negeri
§  Perjalanan antar negara

Ditinjau dari segi transportasi, perjalanan dinas dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
a.       Perjalanan dinas lewat darat meliputi mobil dinas atau perusahaan,travell,bus,kereta api  .
persiapan yang hrus dilakukan adalah :
·         membawa identitas pribadi
·         dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
·         membawa peta kota tujuan
·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan /dokumen
yang dibawa
·         konfirmasikan pemesanan hotel
b.      Transportasi laut menggunakan kapal laut .persiapan yang harus dilakukan adalah :
·         siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
·         siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
·         siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
·         konfirmasikan pemesanan kamar hotel
·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
·         surat-surat daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
·         usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan
c.       Transportasi udara menggunakan pesawat terbang .persiapan yang harus dilakukan adalah :
·         siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
·         siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
·         siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
·         periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
·         konfirmasikan pemesanan kamar hotel
·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang
harus dibawa
·         persiapkan daftar nama dan telepon yang akan di hubungi
·         usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan

Ditinjau dari tujuan ,dibedakan menjadi :

·         Perjalanan dinas untuk rakernas
·         perjalanan dinas untuk seminar nasional
·         perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
·         perjalanan dinas untuk pendidikan latihan
·         perjalanan dinas untuk pelantikan
·         perjalanan dinas untuk pengadaan kerja sama
·         perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
·         perjalanan dinas untuk tender
·         perjalanan dinas untuk cara seremonial
·         perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3.      TUJUAN PERJALANAN BISNIS

  Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :
a)      Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan
mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini
adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan
persyaratan administrasi serta company profile.
b)      Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan
kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh
pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja
sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).
c)      Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu
dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara
cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.
d)     Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus
memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah
diterima oleh para pemegang saham.
e)      Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang
perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian
cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.
f)       Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus
mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.
g)       Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara
lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran
atas kunjungan tersebut.
4.      TATA CARA PERJALANAN DINAS
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang
berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :

1. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus
menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari
persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta
keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang
mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu
mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu
menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan
( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2.     Travel Bureau ( Biro Perjalanan )

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan
perjalanan dinas karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini,
administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.
 3.     Administrasi Kantor atau sekretaris

Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris
sendiri yang mempersiapkan perjalanan dinasnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris
harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas
pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel
yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan dinas dapat dipertanggungjawabkan, seorang
administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta
masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan
perjalanan dinas.

BAB 3
PEMBAHASAN
1.      PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN
1.1  Persiapan rencana perjalanan bisnis
Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera
mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai
peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan
tersebut, antara lain :
a)      Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.
b)      Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
c)      Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan,
kedatangan, dan persinggahan.
d)     Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai
pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
e)      Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f)       Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel.
Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang
tiket, yaitu sebagai berikut :
·         Pembelian tiket
Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris,
pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai
penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket
sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat
dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
·         Recorfirmation
Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang
tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan )
tersebut.
·         Shuttle flights
Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya
dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat
langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.
·         Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka
administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk
menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
·         Open return
 Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan
akan kembali.
·         Redeeming tickets
Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan
kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
g)      Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri.
Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai
dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk
kabin.
h)      Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan
maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage )
yang tidak dikenai biaya, antara lain :
§  Economy class ( kelas ekonomi )            : 20kg
§  Business class ( kelas bisnis )                  : 30kg
§  First class ( kelas satu )                            : 40kg
i)        Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.
j)        Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

1.2  Persiapan dokumen perjalanan bisnis

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis
dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
a)      Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang
bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
§  Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan
diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
§  Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi
atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )
untuk melaksanakan perjalanan dinas.
b)      Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan
untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
§  Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar
negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar
untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk
perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk
umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
1. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
- Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
- Kartu Keluarga ( KK )
- Ijazah pendidikan terakhir
- Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
- Akta kelahiran
 - Surat tugas dari instansi terkait
2. Pasppor berisi data, antara lain :
            - Nomor  paspor
            - Nama pemegang paspor
            - Jenis kelamin
            - Kewarganegaaan
            - Tempat dan tanggal lahir
            - Tanggal dikeluarkannya paspor
            - Tanggal masa berlaku paspor
            - Kantor yang mengeluarkan paspor
            - Foto diri pemegang paspor
            - Alamat
            - Lembar untuk exit permit atau visa
3. Cara mendapatkan paspor,
Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah
disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.
4. Macam-macam paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
§  Paspor Biasa ( normal passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh
masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
§  Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh
pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas
ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk
pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu
tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
§  Paspor diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat
diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic
dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa
Inggris.
§  Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam
paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna
biru muda unuk staf PBB.
Dokumen yang setara dengan Paspor
Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan
paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
1. Sea man book  : Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan
dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.
2. Certificate of Identity : Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless
persons ).
§  Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh
kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

§  Surat keterangan fiscal

 Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan
berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran
pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak
yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
§  Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan
Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah
distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa
berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.
§  Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu.
Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu
Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi
WHO.
§  Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain.
Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa
pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga               jam
dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan
kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b. Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat
terbang.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :
             - Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
                  - Kelas penerbangan
                  - Status penerbangan
                  - Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :
                        a. Window seat ( tempat duduk dekat jendela )
                        b. Middle seat ( te,pat duduk ditengah )
                        c. Front row ( tempat duduk dibaris depan )
                  - Status tiket
                        a. Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti
jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan )
yang lain.
b. Nonendorsable
Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi
tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan )
lain.
                        c. Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik
dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.
§  Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau
sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di
dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk
dan tanggal keluar.
1.3  Persiapan transportasi dan akomondasi
Untuk  kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan
persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :
             a.    Persiapan transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau
sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai,
yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan
pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.
b.    Jenis-jenis akomondasi
Jenis-jenis akomondasi, antara lain :
1)      Hotel
Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa
pelayanan lainnya.
a)      Jenis hotel menurut letak bangunannya, diantaranya :
§  Resort hotel : hotel yang berada di kawasann objek wisata
§  City hotel : hotel yang dibangun di wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar
melakukan kegiatan usaha atau bisnis di wilayah tersebut.
§  Airport hotel : hotel yang dibangun dekat dengan bandara, tujuannya untuk mmudahkan para
tamu melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang.
§  Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya agar para tamu dapat menikmati
suasana pedesaan.
§  Suburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamunya
melakukan kegiatan rapat.
b)      Jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap, diantaranya :
§  Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap selama 1-2 hari
§  Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal
§  Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.
c)      Jenis hotel menurut penetapan tarif kamar, diantaranya :
§  American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk biaya tiga kali makan.
§  European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.
§  Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.
§  Continental plan : hotel yang menetapkan harga  kamar sudah termasuk makan pagi secara
continental.
§  Bermuda plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara
American.
d)     Jenis hotel menurut jumlah tempat tidur, diantaranya :
§  Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang
§  Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.
§  Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.
§  Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, bisa
dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar tidur
§  Triple room  : kamar yang dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan
dengan tiga single beds.
§  Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.
§  Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur disuatu kamar hotel.
§  Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi, bagi tamu yang membawa
bayinya ke hotel.
e)      Jenis hotel menurut tingkatannya, diantaranya :
§  Standard room : kamar hotel dimana peralatan dan perlengkapan hotel terdapat dalam satu
ruangan.
§  Suite room : kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.
§  Presidential suite room : kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, dan dilengkapi dengan
meja makan serta dapur kecil.
f)       Jenis hotel menurut jumlah kamar hotel, diantaranya :
§  Small hotel : jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak 28 kamar
§  Medium hotel : jumlah kamar yang disediakan antara 28-299 kamar
§  Large hotel : jumlah kamar yang disediakan lebih dari 300 kamar.
2)      Motel
Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat
kamar dan biasanya tertutup.
3)      Hostel
Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan
yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel terdapat
lebih dari enam tempat tidur.
4)      Losmen
Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak
mendapatkan fasilitas makan.
5)      Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.
6)      Mess
Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa
yang relative murah.
7)      Bungalow
Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk
beristirahat di daerah wisata.
1.4  Persiapan daftar perjalanan bisnis ( itinerary )
Daftar perjalanan bisnis  ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan
selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu
atau pertemuan.
Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap
empat, lembar pertama ( asli )  diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil
pimpinan, lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang
keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip
perusahaan.

 Membuat daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :

- Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
- Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar
negeri.
- Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.
- Jenis transportasi yang digunakan.
- Tujuan perjalanan bisnis.
- Kapan selesai atau tiba kembali

 Kegunaan daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau
sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :
            - Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.
             - Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
- Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi
pimpinan selama pimpina tidak di tempat.
1.5  Persiapan biaya perjalanan bisnis
Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang
mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan
selama perjalanan bisnis pimpinan.

a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.

Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara lain :

§  Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax,
biaya exit permit, dan biaya health certivicate.
§  Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama
dalam perjalanan bisnis.
§  Biaya akomondasi.
§  Biaya acara kontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya
pelatihan.
§  Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
§  Biaya konsumsi.
§  Biaya lunsum atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.

b. Macam-macam alat pembayaran

Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan
beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara lain :
§  Uang tunai
Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
§  Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )
Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan
perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan
bisasanya memilliki wujud sebagai berikut
- Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah
nominal yang relative kecil.
- Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana
dalam jumlah yang besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis
dalam jumlah besar.
- Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit
kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk
pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

2.      PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

1.      JADWAL KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
1.      Pengertian jadwal kerja
Jadwal kerja adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaan yang disesuaikan dengan
pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan,
sehingga ada istilah kegiatan kerja pimpinan atau agenda kerja pimpinan.
2.      Keuntungan jadwal kerja/kegiatan pimpinan
Keuntungan jadwal kerja/kegiatan pimpinan yaitu :
1.      Pekerjaan penting tidak terlewatkan
2.      Menghemat pemikiran
3.      Bekerja lebih tenang
4.      Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan kerjanya
5.      Memiliki data untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.
3.      Cara menyusun jadwal kerja/kegiatan pimpinan
Untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan pimpinan perlu langkah – langkah sebagai
berikut :
1.      Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan
2.      Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan
3.      Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah, dan jangka panjang
4.      Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan
5.      Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.
4.      Membuat jadwal kerja/kegiatan pimpinan/agenda kerja pimpinan
Jadwal kerja/agenda kerja pimpinan dapat dibuat dengan kolom yang beraneka macam
bentuknya tergantung selera perusahaan/kantor masing – masing. Namun pada dasar intinya
sama bahwa kolom tersebut terdiri dari : Nomor, hari dan tanggal, waktu, uraian kegiatan dan
keterang.

Contohform  agenda kerja/kegiatan pimpinan :

 AGENDA KERJA/KEGIATAN PIMPINAN
PT SELALU SUKSES
Jalan mutiara 199
Surabaya
PERIODE ....... s/d ........
N URAIAN
HARI/TANGGAL WAKTU KETERANGAN
O KEGIATAN

Surabaya, ..............

Direktur,                                                                                  Sekretaris,

.........................                                                                       .........................

2.      SURAT TUGAS

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang penjabat/pegawai untuk
melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh kantor/perusahaan yang berkepentingan.
Bagian – bagian surat tugas terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat. Cara menyusun
surat tugas yaitu :
1.      Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat di kantor yang
bersangkutan.
2.      Menulis kop surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kop surat.
3.      Merancang alinea pendahuluan secara tepat.
4.      Merancang alinea isi/inti yang memuat identitas pemberi tugas, pengemban tugas, jenis
tugas, dll.
5.      Merancang alinea penutup.
6.      Menulis kaki surat.
7.      Mengetik konsep surat yang telah diparaf.
8.      Penanda tanganan surat tugas.

3.      SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)

SPPD adalah surat yang memuat penugasan ke wilayah dalam jangka waktu yang telah
ditentukan dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara. Bagian – bagian surat perintah
perjalanan dinas terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat. Adapun data yang harus
dimuat dalam isi surat tersebut adalah :
1.      Penjabat yang memberi perintah
2.      Nama dan identitas yang mendapat perintah
3.      Tempat tujuan perjalanan dinas
4.      Transportasi yang akan digunakan
5.      Jangka waktu perjalanan
6.      Maksud perjalanan
7.      Biaya perjalanan
8.      Keterangan

4.      JADWAL PERJALANAN DINAS

Jadwal perjalanan dinas adalah daftar perincian prjalanan yang akan dilalui dalam
menjalankan tuganya. Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat) untuk diberikan kepada
pimpinan, teman sejawat dan sekretaris. Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan
sedang melakukan perjalanan dinas. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam mengatur
perjalanan dinas adalah :
1.      Tujuan perjalanan
2.      Kota tujuan
3.      Jenis perjalanan
4.      Jenis layanan/fasilitas yang digunakan
5.      Rencan janji temu dan keperluan
6.      Tanggal, wktu, hari keberangkatan dan kembali.
Cara membuat jadwal perjalanan dinas berwujud kolom yang beraneka ragam
bentuk/modelnya, namun pada dasarnya sama. Kolom tersebut terdiri dari :
1.      Nomor urut
2.      Hari, tanggal, waktu
3.      Lapangan terbang/stasiun
4.      Nomor penerbangan/kereta api
5.      Tiba dikota tujuan/tempat tujuan
6.      Hotel/penginapan
7.      Kegiatan.

3.      PELAPORAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN

Contohlaporanperjalanandinasuntukmengikutipendidikan / penyuluhan /
sosialisasipegawainegerisipilkementerian.
Dalammenjalankantugaspegawaiharusmelaksanakannyadenganprofesionaldanbertanggungja
wabpadaatasan yang telahmeberitugas. Bentukdaritanggungjawabantara lain
melaksanakantugassesuaidenganperintah (tugaspokokdanfungsi)
denganbaikdanmembuatlaporan (tertulis) setelahselesaimenjalankantugas.

Dalam halpelaksanaantugasdengansuratperintahperjalanandinas (SPPD)
harusdilaksanakandenganasasmanfaatdisertaibuktibuktipelaksanaandalamlaporan,
danpelaporanharuslakukandengansegera.Sistematikaataukerangkalaporanperjalanandinasadal
ahsebagaiberikut:

Bagianawal / pembukaanataupendahuluan:
§  DasarPelaksanaan;
§  Tujuan;
§  MateriKegiatan;
§  TempatdanWaktu

BatangTubuh:
§  HasilKegiatan.

Penutup:
§  Kesimpulandan Salam penutup.

********************************************************************
ContohLaporanPerjalananDinasMengikutiPenyuluhan
 ********************************************************************

LAPORAN PERJALANAN DINAS

MENGIKUTI PENYULUHAN KESEHATAN DAN
KESELAMATAN KERJA PELAYARAN

A. DASAR PELAKSANAAN

a.       Surat Kepala Kantor Kesyahbandaran Dan Otoritas Pelabuhan Kelas III Palang***Nomor:
UM.003/Z/8/KSOP.TLD-2015, tanggal 22 Agustus 2015 Perihal Surat Pengantar; Surat
Kepala Balai Kesehatan Kerja Palang*** Nomor: KK.001/4/12/KKP.15 tanggal
17Agustus 2015 Perihal: Pemberitahuan Penyuluhan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja
Pelayaran.

b.      Surat Perintah Tugas dari Kepala Balai Ka***** Pal**** No. 1239/TU.220/L.24.B/8/2015,
tanggal 22  Agustus 2015 untuk mengikuti Penyuluhan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja
Pelayaran.

B. T U J U A N

Mengikuti Penyuluhan Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Pelayaran. 

C. MATERI KEGIATAN

Profil Balai Kesehatan Kerja Pelayaran; Kesehatan dan Keselamatak Kerja (K3) Pelayaran;
Penyakit Menular Seksual (PMS); Penyakit Diabetes; Penyakit Gigi dan Mulut.

D. TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN

a.       Tempat pelaksanaan di Royal Garden Resort, dengan alamat Jl. In Marsda Surya Darma No.
9 Pal******.
b.      Hari /Tanggal, Senin 24 Agustus 2015.

E. HASIL PELAKSANAAN

Pembelajaran Profil Balai Kesehatan Kerja Pelayaran; Kesehatan dan Keselamatan Kerja

(K3) Pelayaran; Penyakit Menular Seksual (PMS); Penyakit Diabetes; Penyakit Gigi dan
Mulut (Sertifikatterlampir).

F. P E N U T U P

Demikian Laporan Perjalanan Dinas dalam rangka mengikuti Mengikuti Penyuluhan

Kesehatan Dan Keselamatan Kerja Pelayaran di Royal Garden Resort, dengan alamat Jl. In
Marsda Surya Darma No. 9 Pal****** tanggal 24 Agustus 2015 telah saya laksanakan,
untukdapatdipergunakansebagaimanamestinya

Pal******, 26 Agustus 2015
Pelaksana,
TunggulAmetungTunggorono
NIP. 19730416 200803 1 001

Contoh Form Laporan Perjalanan dinas

 BAB III
PENUTUP

KESIMPULAN
Perjalanan bisnis adalah perjalaan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis berbeda dengan perjalanan biasanya. Peran administrasi kantor
atau seorang sekretaris sangat penting, Karena dengan adanya administrasi atau sekretaris
yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan
perjalanan bisnis, maka perjalanan bisnis dapat berjalan sesuai prosedur yang ada.

DAFTAR PUSTAKA
http//dheacitrayosca.blogspot.co.id
Modul Perjalanan Dinas dari BuMala

 
Unknown di 04.53
Berbagi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Beranda
Lihat versi web
Mengenai Saya
Unknown
Lihat profil lengkapku

Diberdayakan oleh Blogger.