5 Sistem penyimpanan Arsip.

Terima kasih kepada ibu ety purwaningsih yang telah memberi ilmu mapel kearsipam, saya
disini menuliskan artikel sesuai dengan buku mapel kearsipan yang telah diajarkan oleh
sekolah.Sebelum membahas tentang penyumpanan Arsip. Kita tentu pasti tau apa pengertian
arsip.sendiri.

Arsip

Pengertian yang diungkapkan oleh Sedarmayanti (2003:9) bahwa, arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Nah,.. setelah tau mengenai arsip bahasan yang akan saya sampaikan adalah sistem penyimpanan
arsip

Pengertian Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Pada umunya
sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem
subjek, sistem abjad, sistem nomor, dan sistem wilayah. Adapun langkah prosedur penyimpanan
arsip anta lain :

1. Memeriksa

Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang
sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan, biasa disebut juga
dengan istilahrelasemark baik dalam bentuk stampel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu
diteliti oleh petugas.

2. Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen
untuk kepentingan penyimpanan.

3. Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas
surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan
surat sesuai dengan subjek yang benar.
4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan

penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan
bergiliran kelompok demi kelompok. . 5. Menempatkan

Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok
masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip, dan
lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari kelas
utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan yang
disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci.

B. Sistem Penemuan Kembali

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat
di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.

. Indeks : adalah kata tanggap (caption, catch word) yang berupa nama orang, nama badan,
nama organisasi, subjek, nama tempat.

Kode : biasaya kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf atau tanda lainya
yang mengandung pengertian tertentu.

Petunjuk silang : digunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang,
nama badan atau organisasi, dan nama tempat. Sebagai contoh :

Kepegawaian

00 Arsip Umum Kepegawaian

01 Inventarisasi

02 Perencanaan

03 Pengerahan Tenaga

04 Pengangkatan

05 Kesejahteraan

06 Kenaikan Pangkat

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1 Sistem Subjek
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan judul
masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-sub masalah, dan seterusnya
sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah :

Kepegawaian (masalah I)

Inventarisasi (masalah II)

Jabatan (masalah III)

Perencanaan (masalah I)

Karir (masalah II)

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan folder, juga
diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalanya.
Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah
diberi label. Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas
sebelah kanan. Susunan judul masalah yang baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder
hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk
masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu : masalah I,II
dan seterusnya. Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

2.Sistem Abjad

Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi.
Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat
individual. Semua dokumen mengenai pegawai disimpan dalam satu folder, dan bersama-sama
dengan folder lain di simpan secara abjad berdasarkan nama pegawai tersebut. Untuk keperluan
penyusunan folder pegawai tersebut data file cabinet, harus diikuti ketentuan cara mengindeks
nama-nama orang. Sarana peemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang. Adakalanya
dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan
atau organisasi yang menerima atau mengirimnya. Dalam hubungan ini yang menjadi sarana
penemuan kembali ialah nama badan atau organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah :

1. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama akan
berkelompok menjadi satu.

2. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat, tanpa
mempergunakan indeks.
4. Susunan guide dan folder sederhana.

5. Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

6. Dapat juga mempunyai file campuran.

3.Sistem Nomor

Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode
klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut
tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah
kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama
penemuan kembali ialah nomor/kode desimal. Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini,
di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor
Terminal Digit.

a. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal.Dalam system ini yang harus dilakukan
meliputi hal-hal berikut.

1) Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam
kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

3) Penyimpanan Surat

b. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam
buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1) Menyiapkan perlengkapan

- Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

- Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.

Laci pertama diberi kode 00-09

Laci kedua diberi kode 10-19

dan seterusnya sampai

Laci kesepuluh, berkode 90-99

- Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09
di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, sampai 09.

- Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor
berurutan mulai dari 0, 1, 2, sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya
pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide
berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, sampai 00/9.

- Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2) Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a) Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b) Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder
mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan
nomor tersebut dalam tiga unit.

- Unit I : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide.

- Unit II : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map.

- Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat dalam
map/folder.

c) Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor
kodenya.

4 Sistem Wilayah

Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan
subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah :

*Indonesia (Negara)

*Sumatera (Provinsi)

*Liot (Kabupaten)

*Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Dalam sistem ini dokumen disimpandalam folder dapat berupa dokumen tentang nama-nama
langganan atau pegawai. Sarana penemuan kembali dapat melalui : nama orang/nama
badan/organisasi, masalah,nomor/kode, dan nama tempat.

Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2. Apabilaterjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain :

1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki

wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara
lengkap.

3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah
yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau perwakilan.

5 Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima
(untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
 Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul tahun, guide
sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat