FUNGSI DAN KARAKTERISTIK DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah

Komunikasi Organisasi

Dosen pengampu :

Dr. Muhammad Ghafar, M.Pd.I.

Disusun Oleh : Kelompok 1/MPI6B

1. Claudia Oktaviana 206210043

2. Dhea Novita Ningrum 206210047
3. Fitriya Dwi Mutrikah 206210062
4. Rosid Muhammad Ridho 206210144

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO

2024
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Komunikasi merupakan kebutuhan bagi manusia untuk memenuhi segala
bentuk aktivitas hidup baik dalam antar individu maupun kelompok. Sebagai makhluk
sosial, kita selalu berkaitan erat dengan komunikasi. Dalam menjalankan aktivitas
sehari-hari memerlukan interaksi untuk menyampaikan atau menerima suatu informasi
guna memenuhi kebutuhan hidup. Komunikasi dapat dipahami sebagai hubungan
kontak antara manusia baik individu maupun kelompok. Dalam kehidupan sehari-hari
disadari atau tidak komunikasi adalah bagian dari kehidupan manusia itu sendiri. Sejak
dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Selain itu komunikasi
diartikan pula sebagai hubungan atau kegiatan-kegiatan yang ada kaitannya dengan
masalah hubungan atau dapat pula diartikan bahwa komunikasi adalah saling tukar
menukar pikiran atau pendapat.
Komunikasi digunakan dalam interaksi pada suatu organisasi. Dalam setiap
organisasi yang disi oleh sumber daya manusia, ada yang berperan sebagai
pemimpin, dan sebagian besar lainnya berperan sebagai anggota/karyawan. Semua
orang yang terlibat dalam organisasi tersebut akan melakukan komunikasi. Tidak
ada organisasi tanpa komunikasi, karena komunikasi merupakan bagian integral
dari organisasi. Komunikasi ibarat sistem yang menghubungkan antar orang,
antar bagian dalam organisasi, atau sebagai aliran yang mampu membangkitkan
kinerja orang-orang yang terlibat di dalam organisasi.1
Dalam sebuah organisasi yang di dalamnya terdiri atas orang-orang yang
memiliki tugas masing-masing serta saling berhubungan satu sama lain sebagai suatu
sistem tentu memerlukan komunikasi yang baik agar kinerja organisasi berjalan dengan
baik pula. Sehingga apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai.
Keberlangsungan hidup sebuah organisasi salah satunya adalah dengan komunikasi.
Suatu organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya komunikasi.
Komunikasi berperan penting sebagai sarana interaksi antar individu dalam
proses sosial. Konteks komunikasi memiliki ciri dan karakteristik yang berbeda dengan
konteks komunikasi lain. Pada komunikasi organisasi, biasanya proses komunikasinya

1
Nina Siti Salmaniah Siregar, Interaksi Komunikasi Organisasi, Jurnal ilmu sosial-fakultas isipol Uma,
Perspektif 5 no.1 (2012)

2
 lebih terorganisir dan terstruktur. Dalam komunikasi tersebut memiliki fungsi dan
karakteristiknya masing-masing.
Berdasarkan latar belakang tersebut, penyusun tertarik untuk mengkaji
mengenai fungsi dan karakteristik dalam komunikasi organisasi.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Komunikasi dan Organisasi ?
2. Apa yang dimaksud dengan Komunikasi dalam Organisasi ?
3. Bagaimana fungsi Komunikasi Organisasi ?
4. Bagaimana karakteristik Komunikasi dalam Organisasi ?
C. Tujuan
1. Mengetahui definisi Komunikasi dan Organisasi
2. Mengetahui Komunikasi dalam Organisasi
3. Mengetahui fungsi Komunikasi dalam Organisasi untuk mencapai tujuan
4. Mengetahui karakteristik Komunikasi dalam Organisasi

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Definisi Komunikasi dan Organisasi

1. Definisi Komunikasi
Istilah komunikasi dalam bahasa inggris “communication”, dari bahasa latin
“communicatus” yang memiliki arti berbagi atau menjadi milik bersama,
komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan
aktifitas komunikasi tersebut. Menurut Lexicographer, komunikasi adalah upaya
yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan. Jika dua orang
berkomunikasi maka pemahaman yang sama terhadap pesan yang saling
dipertukarkan adalah tujuan yang diinginkan oleh keduanya. Kemudian definisi
komunikasi menurut J.A Devito mendefinisikan komunikasi sebagai suatu tindakan
oleh satu orang atau lebih yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh
gangguan terjadi dalam satu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu dan
ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.2
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses penyampaian dan penerimaan
informasi. Dimana hal itu menjadi salah satu sumber daya untuk menjaga,
memelihara, memajukan serta mengembangkan organisasi secara dinamis sesuai
dengan tujuannya. Tidak hanya itu komunikasi juga dapat diartikan sebagai proses
penyampaian informasi yang di dalamnya berupa gagasan, pendapat, penjelasan
dari seorang berupa gagasan, pendapat, penjelasan, saran-saran dari
komunikator/sumbernya kepada komunikan dan untuk memperoleh atau merubah
respon sesuai dengan apa yang diinginkan oleh sumber informasi.
Salah satu respon yang penting dalam penyampaian informasi adalah
kesediaan bekerjaan atau pemberian dukungan dari penerima informasi sesuai
dengan harapan sumber informasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau
menyelesaikan suatu masalah di lingkungan suatu organisasi. Untuk itu komunikasi
sangat penting artinya dalam menciptakan dan mengembangkan jaringan kerja
(network) baik internal maupun eksternal yang berpengaruh pada kinerja organisasi
dalam mewujudkan eksistensi organisasi tersebut.

2
Desi Damayani Pohan and Ulfi Sayyidatul Fitria, ‘Jenis Jenis Komunikasi’, Cybernetics: Journal
Educational Research and Social Studies, 2021, hlm 31.

4
 Beberapa ahli mengemukakan beberapa pengertian tentang komunikasi dan
pada prinsipnya komunikasi digambarkan sebagai suatu hubungan dua arah antara
pemberi pesan yang penerima pesan. Secara garis besar dapat digambarkan model
komunikasi yang banyak dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut3:

Siapa Apa Saluran Siapa

Efek
Pembicara Pesannya Media audience
nya

2. Definisi Organisasi
Selanjutnya pembahasan mengenai apa itu organisasi, Dibawah ini beberapa
definisi organisasi menurut para ahli diantaranya yaitu, Menurut Schein organisasi
merupakan suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai
beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki
otoritas dan tanggung jawab. Organisasi juga mempunyai karakteristik tertentu
yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian
lain dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas
dalam organisasi tersebut. Menurut Kohler organisasi merupakan sistem hubungan
yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu. Sedangkan menurut Wright organisasi adalah suatu bentuk sistem
terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai
suatu tujuan bersama.4

B. Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi, pembentukan aktivitas komunikasi sebagai peran supaya
seluruh anggota organisasi dapat merasakan kekeratan dalam organisasi melalui
keharmonisan hubungan setiap anggota, sikap saling mendukung, dan rasa saling
membutuhkan.
Menurut Goldhaber komunikasi organisasi merupakan proses menciptakan dan
bertukar pesan dalam jaringan hubungan yang saling tergantung untuk menghadapi
lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah. Waine pace dan Don Faules pun
menjelaskan pengertian komunikasi organisasi yaitu penyajian dan interpretasi pesan

3
Dody Hermawan and Ujang Cepi Barlian, ‘Komunikasi Dalam Organisasi’, Jurnal Administrasi
Pendidikan, 2.2 (2004), hlm 2-3.
4
Irene Silviani, Komunikasi Organisasi (Scopindo Media Pustaka, 2020), hlm 70.

5
 dalam unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi tertentu. Sedangkan
menurut wursanto komunikasi organisasi yang dapat dibedakan menjadi dua macam
pengertian yaitu :
1. Tata Hubungan Organisasi
Komunikasi yang dilakukan dan memiliki fungsi serta kedudukan dengan
mengandung unsur perintah yang mana hal ini terjadi dalam hubungan antara atasan
dengan bawahan.
2. Hubungan Tata Usaha
Hubungan yang terjadi dalam satuan lingkup organisasi dengan satuan lingkup
lainnya dan tidak mengandung unsur perintah. Komunikasi ini biasanya terjadi
dalam hubungan antara bawahan dengan bawahan. Hubungan ini hanya dalam
bentuk pengiriman informasi sebagai tugas pekerjaan organisasi.
Maka dari itu, komunikasi organisasi dapat disimpulkan sebagai sebuah proses
komunikasi dengan memberi dan saling menukar pesan antara bawahan kepada
bawahan, atasan dengan atasan ataupun bawahan dengan atasan yang terjadi dalam
organisasi dan memiliki tujuan untuk menjaga keharmonisan serta kelancaran
kerjasama antara berbagai pihak yang berkepentingan. Pada hakikatnya, komunikasi
organisasi sebagai bentuk dari (human Communication) komunikasi antar manusia di
dalam suatu organisasi.5

C. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Terdapat dua fungsi komunikasi organisasi, yaitu organisasi yakni fungsi umum dan
fungsi khusus.
1. Fungsi Umum
a. Komunikasi berfungsi untuk menceritakan informasi terkini mengenai semua
hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Namun terkadang komunikasi merupakan
proses pemberian informasi mengenai bagaimana seorang atau sekelompok
orang harus mengerjakan satu tugas tertentu. Contohnya: job description.
b. Komunikasi berfungsi untuk "menjual" gagasan dan ide, pendapat, fakta,
termasuk menjual sikap organisasi dan sikap mengenai sesuatu yang merupakan
subjek layanan. Contohnya: public relations (humas), pameran, ekspo, dll.

5
M I K Pia Khoirotun Nisa and others, Aksi Komunikasi Dalam Teori Dan Praktik (Mahakarya Citra
Utama Group, 2023), hlm 156-157. <https://books.google.co.id/books?id=ILOtEAAAQBAJ>.

6
 c. Komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan supaya
mereka dapat belajar dari orang lain (internal), belajar tentang apa yang
dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain, tentang apa, yang "dijual" atau
yang diceritakan oleh orang lain tentang organisasi.
d. Komunikasi berfungsi untuk menentukan apa dan bagaimana organisasi
membagi pekerjaan, atau siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi
bawahan, besaran kekuasaan dan kewenangan, menentukan bagaimana
menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumber daya, serta
mengalokasikan manusia, mesin, metode dan teknik dalam organisasi.
2. Fungsi Khusus
a. Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi, lalu
menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah komando.
b. Membuat para karyawan menciptakan dan menangani relasi antar sesama bagi
peningkatan produk organisasi.
c. Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani atau
mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti.

Menurut Charles Condrad yang dikutip oleh Alo Liliweri dalam bukunya
sosiologi dan komunikasi organisasi menyatakan bahwa terdapat dua fungsi makro
komunikasi organisasi yaitu fungsi komando dan fungsi relasi bermuara pada fungsi
komunikasi yang mendukung organisasi dalam pengambilan keputusan, terutama
ketika organisasi mengalami situasi yang tidak menentu, antara lain :

1. Fungsi Komando
Mengarahkan dan tidak membatasi tindakan, menangani dan memelihara
tampilan yang dekat melalui umpan balik menggunakan publikasi dan instruksi.
2. Fungsi Relasi
Menciptakan dan melanjutkan sifat impresional dalam organisasi, membuat
koordinasi antar unit kegiatan, menentukan dan mendefinisikan peran
organisasi.
3. Fungsi komunikasi untuk mengambil keputusan dalam suasana yang Ambigu
dan Tidak Pasti
Menjaga keseimbangan antara kepentingan organisasi dan kepentingan
individual, mengelola berbagai akibat yang ditinggalkan atau memelihara

7
 tradisi organisasi, menciptakan perspektif bagi peluang pembagian pengalaman
kerja.6

D. Karakteristik Komunikasi Organisasi

Hal yang membedakan komunikasi organisasi dan komunikasi di luar organisasi
adalah struktur hierarki yang merupakan karakteristik dari setiap organisasi. Secara
tradisional, struktur organisasi dipandang sebagai suatu jaringan tempat mengalirnya
informasi. Oleh karena itu, dalam hubungan dengan suatu jaringan, maka isi
komunikasi (informasi) akan terdiri atas:
1. Informasi yang berisi instruksi, perintah untuk dikerjakan atau tidak dikerjakan
selalu dikomunikasikan ke bawah melalui rantai komando dari seseorang kepada
orang lain yang berada di bawah hierarkinya langsung.
2. Informasi yang berisi laporan, pertanyaan, permohonan, selalu dikomunikasikan ke
atas melalui rantai komando dari seseorang kepada atasannya langsung.

Kedua bentuk informasi tersebut termasuk pada dimensi vertikal. Artinya, suatu
dimensi komunikasi antara atasan dan bawahan dan melukiskan susunan organisasi
melalui hubungan kerja atasan dan bawahan. Dimensi lain adalah dimensi horisontal,
yaitu bagaimana mengalirnya informasi di antara anggota organisasi yang mempunyai
kedudukan sama, misalnya antara manajer pemasaran dengan manajer produksi.
Tujuannya adalah untuk melakukan koordinasi. Dimensi ketiga adalah dimensi luar
organisasi atau dimensi eksternal, yaitu bagaimana pertukaran informasi antara
organisasi dengan lingkungannya (dengan organisasi lain atau masyarakat luas).
Tujuannya adalah membina hubungan komunitas.

Oleh karena itu, dalam proses komunikasi organisasi yang penting adalah
bagaimana membuat makna dari suatu informasi sama di antara pemberi informasi dan
penerima informasi. Komunikasi efektif jika maksud pengirim pesan dimaknai sama
oleh penerima pesan.7

6
Silviani, komunikasi organisasi. hlm 108-109.
7
Engkus Kuswarno, ‘Efektivitas Komunikasi Organisasi’, Mediator: Jurnal Komunikasi, 2.1 (2001), hlm
56-57.

8
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan
1. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses penyampaian dan penerimaan
informasi. Dalam komunikasi berupa gagasan, pendapat, penjelasan dari seorang
berupa gagasan, pendapat, penjelasan, saran-saran dari komunikator/sumbernya
kepada komunikan dan untuk memperoleh atau merubah respon sesuai dengan apa
yang diinginkan oleh sumber informasi. Sedangkan organisasi sebagai wadah
sekumpulan orang yang memiliki tujuan bersama yang hendak dicapai.
2. Komunikasi organisasi sebagai sebuah proses komunikasi dengan memberi dan
saling menukar pesan antara bawahan kepada bawahan, atasan dengan atasan
ataupun bawahan dengan atasan yang terjadi dalam organisasi guna menjaga
keharmonisan serta kelancaran kerjasama yang baik.
3. Terdapat dua fungsi komunikasi organisasi, yaitu organisasi yakni fungsi umum
dan fungsi khusus.
4. Hal yang membedakan komunikasi organisasi dan komunikasi di luar organisasi
adalah struktur hierarki yang merupakan karakteristik dari setiap organisasi.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Hermawan, Dody, and Ujang Cepi Barlian. ‘Komunikasi Dalam Organisasi’. Jurnal
Administrasi Pendidikan, 2.2 (2004).

Kuswarno, Engkus. ‘Efektivitas Komunikasi Organisasi’, Mediator: Jurnal Komunikasi, 2.1

(2001).

Pia Khoirotun Nisa, M I K, A R Hardi, I H Faizah, I Rahmatillah, I W Mahendra, L F

Amalia, and others. Aksi Komunikasi Dalam Teori Dan Praktik (Mahakarya Citra
Utama Group, 2023).

Pohan, Desi Damayani, and Ulfi Sayyidatul Fitria. ‘Jenis Jenis Komunikasi’. Cybernetics:
Journal Educational Research and Social Studies, 2021.

Silviani, Irene. Komunikasi Organisasi. (Scopindo Media Pustaka, 2020).

Siti Salmaniah Siregar, Nina. Interaksi Komunikasi Organisasi. Jurnal ilmu sosial-
fakultas isipol Uma. Perspektif 5 no.1 (2012).

10