MAKALAH

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM BERORGANISASI

Dosen pengampun bpk AROHMAN, S.E.,M.M.

Disusun oleh

NAMA : MEGA AULIA

NPM : 2022306301084
KELAS : 1B
PRODI : S1 MANAJEMEN

PRODI MANAGEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMADIAH PRINGSEWU (UMPRI) LAMPUNG
2023

I
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, karena berkat rahmat-Nya saya
dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik, yang berjudul “KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI” kami sebagai penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada Ibu Kiki
Oktora, S.E, M.M. selaku dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis.

Kami menyadari bahwa apa yang disajikan didalam makalah ini masih terdapat
kekurangannya, baik dalam isi maupun penulisannya. Kekurangan-kekurangan tersebut
disebabkan oleh kelemahan dan keterbatasan pengetahuan serta kemampuan kami, baik
disadari ataupun yang tidak disadari. Untuk itu kritik dan saran dari pembaca perlu untuk
disampaikan. Agar penulisan makalah selanjutnya akan lebih baik dan sekaligus sebagai
upaya perbaikan dan penyempurnaan dimasa yang akan datang. Kami berharap makalah ini
bermanfaat bagi diri sendiri dan juga bagi pembaca pada umumnya.

Pringsewu, .............................

penyusun

I
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................ I

DAFTAR ISI .......................................................................................................................... II

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah ...................................................................................................... 1
1.3 Tujuan Penulisan .......................................................................................................... 2
1.4 Manfaat Penulisan ........................................................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Komunikasi dalam Organisasi ..................................................................................... 3

2.2 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi .......................................................................... 3
2.3 Gaya Komunikasi dalam Organisasi ............................................................................ 5
2.4 Peran Komunikasi dalam Organisasi ........................................................................... 6
2.5 Hubungan Komunikasi ................................................................................................. 7
2.6 Pola Komunikasi ........................................................................................................ 11
2.7 Cara Mengelola Komunikasi ...................................................................................... 18
2.8 Meningkatkan Keterampilan Komunikasi .................................................................. 20
2.9 Hambatan Komunikasi dalam Organisasi .................................................................. 21
2.10 Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi ........................................ 22

BAB III PENUTUP

3. 1 Kesimpulan.................................................................................................................. 23
3. 2 Saran............................................................................................................................ 23

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................ 24

II
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain
dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.Hal ini merupakan
suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentukdari hasil integrasi sosial
dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi,
selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakanmasalah penting untuk
kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan danbawahannya.
Di antara kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada komunikasi dua arah
atau komunikasi timbal balik, untuk itudiperlukan adanya kerja sama yang diharapkan
untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan
suatu organisasi. Kerjasamatersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan
sosial maupunkebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu
keinginanmasing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapatmemberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

1.2 Perumusan Masalah

Dari makalah yang disajikan ini dapat dirumuskan beberapa masalah, antara lain
sebagai berikut:
1. Bagaimana Komunikasi dalam Organisasi?
2. Apa Fungsi Komunikasi dalam Organisasi?
3. Bagaimana Gaya Komunikasi dalam Organisasi?
4. Apa Peran Komunikasi dalam Organisasi?
5. Bagaimana Hubungan Komunikasi?
6. Bagaimana Pola Komunikasi?
7. Bagaimana Cara Mengelola Komunikasi?
8. Bagaimana Meningkatkan Keterampilan Komunikasi?
9. Apa Hambatan Komunikasi dalam Organisasi?
10. Bagaimana Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi?

1
1.3 Tujuan Penulisan
Penulis tentunya bertujuan untuk menjelaskan atau memparkan point-point tersebut
sesuai dengan pengetahuan yang saya peroleh yaitu dari buku.

1.4 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat penulisan ini adalah:
1. Dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran dalam perkuliahan.
2. Agar mahasiswa dapat mengetahui tentang Komunikasi dalam Organisasi lebih lanjut.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Komunikasi dalam Organisasi

Istilah “komunikasi” ini berasal dari bahasa Latin, yaitu dari kata “communis” yang
berarti “sama” (common). Jika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan,
maka kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik-temu yang sama untuk
mencapai suatu pemahaman atau pengertian. Komunikasi juga sebagai suatu tindakan
mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang
diinginkan oleh pembicara atau penulis.
Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi
organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya
organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi
vertikal dan horizontal.

2.2 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Fungsi Organisasi menurut para ahli
1. Sendjaja
a. Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi.
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya
secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi
untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang
terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan
informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang
jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
1) Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu
mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi

3
 yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-
perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
2) Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi
pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang
pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini,
maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan
akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut
(newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi
informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja,
pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.

2. Scott dan T.R. Mitchell

a. Kendali, control, pengawasan.
b. Motivasi.
c. Pengungkapan emosional.
d. Informasi.
3. Thayer
a. Memberi informasi.
b. Membujuk.
c. Memerintah.
d. Memberi instruksi.
e. Mengintegrasikan organisasi.

4
2.3 Gaya Komunikasi dalam Organisasi
1. The Controlling Style
Controlling style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau
maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan
orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan
nama komunikator satu arah atau one-way communications.
2. The equalitarian style
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka.
Artinya, setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan
gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam
suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai
kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya
landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan
berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang
bersifat dua arah (two-way communication).
3. The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal
secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan,
penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender)
lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan
jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur
yang berlaku dalam organisasi tersebut mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur
yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna
lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena
pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi
pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering
dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga
(salesmen atau saleswomen).
5. The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran,
pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah,

5
 meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan
mengontrol orang lain.
6. The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak
komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini
untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun
kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

2.4 Peran Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah
penyampaian informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar tercapainya tujuan
tertentu. Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan mensinkronkan seluruh
aspek untuk kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah tujuan berorganisasi.
Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik niscaya sebuah organisasi
tidak akan mencapai tujuannya. Interaksi disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota
organisasi yang dapat berupa penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerja
atau mungkin pembagian tugas kerja. Interaksi sebenarnya adalah proses hubungan
komunikasi antara 2 orang atau lebih dimana orang yang satu bertindak sebagai pemberi
informasi dan orang yang lain berperan sebagai penerima informasi. Intinya, korelasinya
harus melibatkan dan terfokus kepada orang-orang itu sendiri dalam suatu organisasi.
Dengan kata lain, dapat disimpulkan komunikasi dapat dibilang juga sebagai proses
penyampaian informasi yang berguna untuk mengkoordinasikan lingkungan dan orang
lain demi mencapai suatu tujuan.
Sebuah bentuk organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar tercipta hasil
yang selaras. Biasanya proses komunikasi dalam suatu organisasi meliputi atasan dan
bawahan dengan penyampaian yang terarah dari suatu atasan ke bawahannya yang
semata-mata semua berorientasi berdasarkan organisasi.
Tujuan komunikasi dalam sebuah organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara
langsung yaitu memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang diberikan
dari atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan memang sudah
melekat pada suatu organisasi. Apabila semua bawahan dan atasan dapat berinteraksi
dengan baik, maka seluruh kesalahpahaman yang beresiko mungkin akan berkurang,
karena tiap manusia mempunyai cara penyampaian komunikasi yang berbeda-beda secara
verbal. Dengan demikian semua pelaku organisasi harus berbicara, bertindak satu sama

6
 lain guna untuk membangun suatu lingkungan kondusif dan mengetahui situasi-situasi
yang akan terjadi diluar dugaan karena kesalahan komunikasi sekecil apapun pasti akan
berakibat fatal.

2.5 Hubungan Komunikasi

Dalam masyarakat terdapat berbagai macam bentuk organisasi yang berskala kecil,
menengah maupun yang besar. apa yang dimaksud dengan organisasi? Organisasi adalah
sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu,
dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut
secara bersama – sama melakukan fungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan manajer yang
lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan
yang lain, merupaka salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.
PERAN MANAJERIAL
Manajer pada semua level dalam suatu organisasi bisnis memiliki peran strategis bagi
pengembangan organisasi kedepan. Menurut mintz berg, terdapat 3 peran manajerial yang
dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi, yaitu : peran antar pribadi
(interpersonal roles) peran informasional (informational rolls) dan peran keputusan
(decisional rolls). Masing masing peran manajerial tersebut tidak dapat dilepaskan dengan
betapa pentingnya kegiatan komunikasi dalam dunia bisnis. Melalui masing masing peran
tersebut seoran manajer harus mampu mengkomunikasikan ide, gagasan atau informasi
kepada para karyawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah
disampaikan dengan baik dan efektif.
a. Peran antar pribadi
Peran antar pribadi menunjukan bahwa seorang manajer harus mampu
memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur, pemimpin dan penghubung.
Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya sebagai
seorang tokoh figure. Sebagai contoh, ia dapat berperan sebagai perwakilan atau yang
dituakan dalam suatu organisasi. Ia memberikan sambutan pada acara acara
ceremonial (upacara) yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun eksternal
organisasi atau pada acara acara tertentu yang bersifat informal, misalnya pada acara
lomba sepeda santai, resepsi pernikahan, atau peristiwa duka cita yang dialami salah
satu karyawan di organisasi yang dipimpinnya.

7
 Selain berperan sebagai seorang tokoh figure, seorang manajer juga harus
mampu menyampaikan pesan pesan bisnis dengan baik kepada para karyawan,
sehingga pesan yang disampaikan tersebut efektif dan dapat dipahami dengan baik
pula. Sebagai contoh, seorang manajer suatu organisasi menyampaikan kebijakan
yang berkaitan dengan penetapan standard gaji baru para karyawannya. Pesan tersebut
dapat disampaikan secara lisan dan tertulis. Point penting dari kebijakan baru tersebut
dapat disampaikan secara lisan, sedangkan penjelasan yang lebih rinci sebaiknya
disampaikan dalam bentuk tertulis.
Peran manajerial yang lain adalah kemampuan dalam memimpin suatu
organisasi bisnis maupun nonbisnis. Seorang manajer harus mampu memotivasi dan
melakukan control terhadap karyawannya. Sedangkan, peran penghubun menunjukan
hubungannya dengan orang orang yang berada diluar organisasi, misalnya dalam
kaitannya dengan pelanggan, pemasok, klien, dan pemerintah.
b. Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran
penyebar informasi, dan peran juru bicara. Peran pemantauan/monitoring adalah
peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar
pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Selanjutnya, peran penyebar informasi adalah peran sebagai seorang juru
bicara. Seorang manajer harus dapat menyebarluaskan atau menyampaikan informasi
secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan
baik berbagai kebijakan organisasi tersebut. Penyebarluasan informasi ini lebih
berorientasi kepada kepentingan internal suatu organisasi, misalnya kebijakan pakaian
seragam yang baru bagi semua karyawan.
c. Peran keputusan
Peran keputusan mencakup tiga peran yang penting yaitu : peran wirausah,
peran pemecah masalah, dan peran pengalokasi sumber daya, dan peran negosiator.
Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang
jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsive, bertanggung jawab, berani
mengambil resiko dan berwawasan luas.
Peran berikutnya adalah peran pemecah masalah. Seorang manajer harus dapat
memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam
mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi, misalnya
masalah terlambatnya pendistribusian barang. Masalah pelayanan pelanggan yang

8
 kurang baik, masalah kualitas barang yang masih rendah, dan masalah penyediaan
bahan baku yang kurang lancar.

KEGIATAN PERTUKARAN INFORMASI

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses
komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan menggunakan
suatu bahasa atau symbol symbol yang biasa digunakan. Disamping itu, melalui proses
komunikasi tersebut akan diperoleh suatu hasil yang sangat berarti.
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi (1)
komunikasi memungkinkan orang orang untuk saling bertukar informasi (2) komunikasi
membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari
anggota lainnya.
Pada umumnya, organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk mencapai
tujuannya. Sebuah hasil penelitian yang dilakukan oleh Sproul menunjukan bahwa, orang
orang dalam organisasi menggunakan 69 persen dari hari hari kerja mereka dengan
menggunakan komunikasi verbal, baik itu berbicara, mendengarkan, menulis, ataupun
membaca.
a. Menetapkan Tujuan
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), suatu produk,
penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan.
Dalam menetapkan berbagai tujuan organisasi tersebut sangat diperlukan pertukaran
informasi atau komunikasi antara unit unit yang ada dalam organisasi tersebut.
b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang orang
didalam organisasi tersebut berbagai keputusan yang telah dipakai. Untuk membuat
keputusan keputusan yang mendukung tujuan organisasi. Mereka harus
mengumpulkan fakta fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan
yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila
telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini memerlukan lebih
banyak komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk
mengetahui apakah hasil yang diharapkan tercapai. Pengukuran prestasi kerja

9
 mencakup beberapa factor, antara lain biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas,
tingkat perputaran karyawan dan tingkat persediaan yang ada.
Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi acara menyeluruh sangat
diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang ada dalam organisasi
tersebut.
d. Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika ingin merekrut seorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara terbuka,
menulisa resume , dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat
ditentukan orang yang benar benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia.
Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.
e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer atau pelanggan (internal
maupun eksternal) dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk
formalmaupun nonformal. Harga yang tertera dalam suatu produk, nama kelompok
produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk simbol seperti
dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk komunikasi
yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan dengan pelanggan
atau konsumennya.
Penggunaan nota penjualan, brosur, iklan, telepon bebas pulsa, dan berbagai bentuk
promosi lainnya adalah bentuk komunikasi yang digunakan oleh organisasi sebagai
sarana untuk mernagsang keinginan para pelanggan agar menggunakan produknya.
f. Negosiasi Dalam Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan
perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemasok maupun dengan pemberi pinjaman.
Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin
memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yang terkait.
g. Memproduksi Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian
menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang
siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Seorang perancang mendesain rencana
prosuk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer penjualan melakukan
kampanye penjualan. Kegiatan-kegiatan di atas memerlukan banyak komunikasi, baik
komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan yang

10
 lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain, proses
produksi erat kaitannya dengan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Komunikasi bukan saja terjadi dengan tubuh perusahaan, tetapi juga antara
perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil rakyat, pemerintah sudah seharusnya
melindungi kepentigan masyarakat.
Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi
perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan,
misalnya peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan
hari tua, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha. Kegiatan-kegiatan
tersebut juga memerlukan komunikasi.

2.6 Pola Komunikasi

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak
dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi
perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penaympaian
informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karywan tersebut. Lain halnya
dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, penyampaian
informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal
dan saluran komunikasi nonformal.
A. Saluran Komunikasi Nonformal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan ataupun dari manajer kepada karyawan, pola transformasi
informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah
ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal.

11
 a. Komunikasi Dari Atas Ke Bawah

MANAJER UMUM

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN
PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

PENJUALAN PROMOSI PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI KEUANGAN

KARYAWAN

Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke

bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward
communications). Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut, umumnya
terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi.
Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan
untuk menyampaikan informasi, mengoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan
mengendalikan berbagai kegitanan yang ada di level bawah.
Salah satu kelemahan dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya
penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para
bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bias jadi tidak
selengkap aslinya. Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan, perlu diperhatikan
panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang
ingin disampaikan kepada para karyawannya.

12
 b. Komunikasi Dari Bawah Ke Atas
c.

MANAJER UMUM

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN
PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

PENJUALAN PROMOSI PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI KEUANGAN

KARYAWAN

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berarti jalur pesan
yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan
yang disampaikan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya
disampaikan ke jalur yang lebih tinggi, yaitu kebagian pabrik, ke manajer
produksi, dan akhirnya ke manajer umum.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan
bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja,
sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak
disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa
demikian? Hal ini terjadi karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hanya
melaporkan hali yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau meyelamatkan
posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi.

13
 d. Komunikasi Horizontal

MANAJER UMUM

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN
PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

PENJUALA PROMOSI PABRIK PENELITIA AKUNTAN KEUANGA

N N SI N

KARYAWAN

Komunikasi horizontal, atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi

lateral, adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi
sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain
untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada
bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal
bersifat koordinatif diantara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam
satu departemen maupun di antara beberapa departemen.

14
 e. Komunikasi Diagonal

MANAJER UMUM

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN
PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

PENJUALAN PROMOSI PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI KEUANGAN

KARYAWAN

Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk
komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua
tingkat organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara
manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian
promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer
keuangan dengan bagian penelitian.

15
f. Keterbatasan Komunikasi Formal

MANAJER

SUPERVISOR SUPERVISOR SUPERVISOR

A B C D E F G H I

Meskipun sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran

komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun
perusahaan. Dilihat dari sudut pandang individual, komunikasi formal sering
membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai
keterbatasan untuk masuk kedalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur
organisasi yang besar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus
terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada di bawahnya. Artinya banyak
jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan
manajer puncak.

16
 B. Saluran Komunikasi Informal

MANAJER UMUM

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN
PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

PENJUALAN PROMOSI PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI KEUANGAN

KARYAWAN

Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi

yang ada ditranformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan
jalur hirearki yang ada. Namun, dalam praktik, tampaknya garis-garis dan kotak-kotak
yang tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam
suatu organisasi untuk saling bertukar informasi antara orang-orang yang satu dengan
orang yang lain. Oleh karena itu, keberadaan jaringan komunikasi informal dalam
suatu organisasi tidak dapat dielakkan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para
manajer untuk memonitor para karyawannya dalam melakukan tugasnya.

17
2.7 Cara Mengelola Komunikasi
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi
1. Penanganan pesan-pesan rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan lebih banyak
daripada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat dari kegiatan komunikasi
dengan biaya tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya
tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a. Mengurangi Jumlah Pesan
Arus pesan dalam suatu organisasi yang disampaikan secara lisan maupun tertulis
perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer suatu organisasi perlu
menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat diperlukan
waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Berapa lama sebuah
pesan seharusnya dapat diselesaikan? Dapatkah sebuah pesan cukup disampaikan
lewat telepon? Dapatkan menjawab pertanyaan lewat memo? Berapa banyak surat
yang seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban
terhadap petanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam
menghemat waktu dan uang.
b. Intruksi Yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat
dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini
seorang manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang
dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas
melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan
dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindarkan
dirinya dari kesalah memberi instruksi.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai
bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan
pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang
manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain.
Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan
gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d. Melatih Petugas

18
 Suatu organisasi danjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan
berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat
dengan masalah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan
memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga
komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.

2. Penanganan krisis komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang
biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat
munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Krisis komunikasi ini
merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.
Berikut ini adalah contoh beberapa kejadian yang menimpa suatu perusahaan
yang harus ditangani dengan seksama.
1) Kasus pertama
Perusahaan jamu PT Utama Sehat memproduksi obat pegal linu dalam berbagai
macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul maupun kaplet. Seorang wanita
dikabarkan meninggal dunia setelah minumobat pegal linu produksi perusahaan
tersebut. Mendengar kejadian itu, apparat keamanan dan dinas kesehatan segera
melakukan penyelidikan dan pemeriksaan ditempat kejadian. Hasil sementara
mengisyaratkan bahwa penyebab kematiannya adalah obat yang diproduksi PT
Utama Sehat. Melihat kejadian tersebut, bagaimana pendapat anda?
2) Kasus kedua
Dalam beberapa kejadian terpisah, laporan konsumen dari beberapa provinsi,
ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya dalam makanan
bayi, yang anda produksi,. Anda kemudian melakukan pengecekan ke beberapa
daerah yang melaporkan hal ersebut, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup
untuk mendukung klaim tersebut. Melelui penelaah secara menyeluruh, tidak
ditemukan masalah baik dibagian produksi maupun distribusi. Namun, perlu
diingat bahwa tentang tercampurnya zat-zat kimia berbahaya tersebut telah
menyebar ke berapa daerah. Melihat kondisi itu, apa yang perlu diperhatikan oleh
perusahaan tersebut?
3) Kasus ketiga
Sebuah perusahaan penghasil penyedap masakan didemo oleh warga masyarakat
yang ada disekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga masyarakat berpendapat

19
 bahwa limbah pabrik tersebut menjadikan sawah-sawah milik warga para petani
menjadi tidak subur lagi. Di samping itu, mereka juga mengeluhkan bau limbah
yang sangat mengganggu, bahkan ada diantara mereka yang mengalami pusing
dan mual, dan terpaksa harus diopname di rumah sakit.

Cara penanganan krisis disuatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang
lain. Namun yang jelas, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai
pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam
kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu (1)
bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakana apa yang terjadi dan segara.
Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil,
seperti yang dialami perusahaan Amerika Johnson & Johnson dan Gerber.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan diantara lain:

 Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis

 Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
 Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai repsentasi perusahaan yang
dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
 Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang
ada yang salah, segera mohon maaf
 Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga
dalam bentuk tindakan

2.8 Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada
kepekaan anda sebagai komunikator. Keterampilan anda dalam berkomunikasi akan
sangat berpengaruh pada terhadap keberhasilan anda dalam dunia bisnis.
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
 Membaca
 Mendengarkan
 Membuat percakapan menarik
 Melakukan wawancara
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi

20
  Menulis surat, memo dan laporan

Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-

latihan atau praktik-praktik.

2.9 Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

1. Hambatan dari Proses Komunikasi
a. Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum
jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau
situasi emosional.
b. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang
dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang
dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang
dipergunakan terlalu sulit.
c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media
komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat
mendengarkan pesan.
d. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si
penerima
e. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat
menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak
mencari informasi lebih lanjut.
f. Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak
menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretative, Hambatan
tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan
alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya
orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang
dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak

21
 jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya
perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun internasional).
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi,
misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan
penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari
sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau
ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang,
dll.

2.10 Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya,
sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima berita
a. Bagaimana latar belakang pendidikannya
b. Bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan
c. Sejauh mana minat dan perasaan.
3. Rencanakan secara teliti
Pertimbangkan baik-baik, misalnya : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.

22
 BAB III
PENUTUP

3. 1 Kesimpulan
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan atau berita ke
beberapa orang. Dikarenakan komunikasi melibatkan seorang pengirim dan menerima
pesan yang mungkin juga memberikan umpan baliku ntuk menyatakan bahwa pesan
telah diterima. Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia karena manusia
adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Dalam berkomunikasi
seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam
berkomunikasi. Dalam proses komunikasi kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak
hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk
mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Seseorang dalam berkomunikasi pasti
dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima informasi
sehingga terciptanya suatu hubungan yg mutualisme antara keduanya.

3. 2 Saran
Seorang manajer baiknya melakukan komunikasi dengan seluruh aspek dalam
organisasinya tersebut agar tercipta “lingkungan kerja” yang baik. Hal tersebut dapat
meningkatkan kualitas kerja, sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan baik.

23
 DAFTAR PUSTAKA

Effendy Uchjana Onong. 2003. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: Citra
Aditya Bakti.
Gibson, James L. 1990. Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses. Jakarta: Binarupa
Aksara
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta: Erlangga
Syafie Kencana Inu, dkk. 1999. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta : Reneka Cipta
Pasolong Harbani, 2007. Teori Administrasi Publik. Bandung : Alfabeta

24