Seluk Beluk Surat

Pengertian dan Fungsi Surat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang berisikan tulisan suatu pesan  yang disajikan dalam
format yang khas yang disebut format surat.
Kemajuan tehnologi yang serba canggih sebenarnya  dapat menggantikan fungsi surat.
Tapi kenyataannya surat masih dominan karena berbagai kelebihan yang dimilikinya yaitu : daya
tampung yang leluasa, daya jangkau yang luas dan tingkat pembiayaan yang rendah.

Kelebihan surat yang lain adalah karena fungsinya sebagai :

1.    Wakil pribadi, kelompok , atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau
organisasi lain
2.    Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
3.    Bukti tertulis yang otentik hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hokum atau yuridis, misalnya
surat jual beli, surat wakaf, atau pembagian warisan.
4.    Alat pengingat atau arsip  jika sewaktu – waktu di perlukan
5.    Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan ,misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa
lalu.

Dalam penulisan surat formal kita dituntut untuk dapat menyajikan pesan dalam bahasa yang logis,
jelas, singkat serta sistematis serta dengan format yang sesuai.
Sebuah surat di nilai efektif apabila pesan yang ingin di komunikasikan penulis sampai pada tujuan

Dalam berkomunikasi dengan surat paling tidak ada empat hal yang terlibat didalamnya.
1.          Pengirim surat.yaitu orang atau lembagayang menyampaikan pesan melalui surat.
2.          Pengirim surat; yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat
3.          Pesan , yaitu isi surat berupa informasi gagasan, atau perasaan pengirimnya
   4    .Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang di informasikan dalam ragam bahasa tulis dan
disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan

Apa bila surat itu menyangkut kepentingan tugas atau dinas, maka surat semacam itu disebut
surat tugas atau surat dinas

      Surat resmi yang baik memiliki cirri- cirri sebagai berikut

1.    Menggunakan instrument yang sesuai , termasuk kedalamnya adalah ukuran, jenis dan warna kertas,
warna tinta, serta bentuk tulisan
2.    Memakai bentuk surat yang standar
3.    Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan
santun, serta menyampaikan fakta yang benar bila diperlukan
4.    Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum
5.    Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat

     
  Jenis-jenis surat

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat di kelompokkan sebagai berikut :

    a. Surt pribadi, yaitu surat yang di kirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu    organisasi
    b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah
        untuk kepentingan administrasi pemerintahan
    c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang di gunakan oleh perusahaan atau badan usaha
    d. Surat social, yaitu surat resmi yang di gunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba
( nonprofit )

2. Menurut isinya, surat surat dapat di kelompokkan menjadi surat  pemberitahuan, surat keputusan, surat
perintah, surat permintaan , surat panggilan , surat peringatan, surat perjanjian ,surat laporan, surat
 pengantar, surat panggilan,  surat penawaran, surat pemasaran, surat undangan, dan surat lamaran
kerja.

3. Menurut sifatnya, surat dapat di klasifikasikan sebagai berikut

    a. Surat biasa, artinya; isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang di     tuju
    b. Surat konfidensial ( terbatas ),maksutnya isi surat hanya boleh diketahui oleh
       kalangan tertentu yang terkait saja
    c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh di ketahui oleh orang                 yang dituju
4. Berdasarkan banyaknya sasaran  surat dapat di kelompokkan menjadi surat biasa,  Surat edaran , dan
surat pengumuman
5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat  biasa, surat kilat, dan surat
kilat kusus
6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, serta memo dan nota, warkat
pos,telegram, dan faksimili
7. Berdasarkan ruang lingkup sasaranya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern

Bahasa Indonesia dlam surat menyurat

Sebelum menulis surat kita harus jelas dulu apa yang akan kita tulis apa tujua dan hasil yang di
harapkan , serta siapa yang akan di tuju oleh surat kita
     Secara umum, bahasa surat resmi memiliki cirri berikut;
1      Bahasa yang jelas, maksutnya bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan
berbeda dengan penulis surat
2      Bahasa yang lugas dan singkat , artinya bahasa yang digunakanlangsung tertuju pada persoalan yang
ingin di kemukakan . Kelugasan bahasa diwujutkan ndalam pemakaian bahasa yang ringkas tetapi
padat makna ( tidak berbelit – belit )
3      Bahasa yang santun , yakni bahasa yang dipakai menunjukkan rasa hormat dan penghargaan yang
wajar dari pengirim terhadap penerima surat
4      Bahasa yang resmi , yaitu bahasa yang mengikuti kaidah baku bahasa Indonesia

Bentuk  surat
Yang dimaksut bentuk surat adalah pola surat yang di tentukantata letak atau posisi bagian-bagian
surat. Masing – masing bagian surat di letakkan dalam posisi tertentu sesuai dengan fungsinya
Secara umum , bentuk surat terbagi atas bentuk  lurus  dan bentu takuk.
Bentuk – bentuk lainnya seperti lurus penuh, setengah lurus , paragraph menggantung dan bentuk
resmi Indonesia hanyalah vareasi dari bentuk kedua surat tersebut. Bentuk – bentuk surat tersebut
berasal dari Eropa dan Amerika  

Contoh-contoh bentuk surat

           
                                   .................
........................................... ( 1 )
..................................

       ....................... (2 )
       ....................( 3 )

        ...........................
     .......................... ( 4 )
         ...........................

     ...............................................( 5 )

       ...............................(6)

.....................................................................................
 .......................................................................................

.........................................................................................
..........................................................................................
.........................................................................................( 7 )

..............................(8)
..............................(9)

...............................(10)
...............................(11)
...............................(12)
................................(13)
____//_______(14)

Keterangan :
1. Kepala surat
2. nomor
3. Tanggal
4. Alamat tujuan
5. Hal / Perihal
6. salam pembuka
7. Isi surat
8. salam penutup
9. Nama organisasi/unit yang mengeluarkan surat
10. Tanda tangan dan penanggung jawab
11. Jabatan penanda tangan
12. lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep dan pengetik
A.   Pengertian Surat Dinas
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu
dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang
yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini
disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh
instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu
dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang
lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti
aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

B.   Syarat sebuah surat dinas:

1.     Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan
seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak
bertele-tele.
2.     Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah
dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih
dan menggambarkan citra pengirimnya.

C.   Jenis-Jenis Surat Dinas

1.     Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada
pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara
dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu
acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin,
Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara
structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang
lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan
Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

a.     Identitas pemohon.
b.     Isi permohonan.
c.      Tujuan dan alasan memohon.
d.     Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e.      Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2.     Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi
baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya
 mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk
surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a.     Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b.     Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah
pokok yang akan diberitahukan.
c.      Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.

3.     Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang
atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat
berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan
tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat
oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan
seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat
keterangan ini, harus disebutkan:
a.     data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b.     data pribadi pihak vang diterangkan;
c.      isi keterangan;
d.     keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e.      pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4.     Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari
kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang
berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar
pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda
dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa
saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

D.   Sistematika dan Struktur Surat Dinas

1.     Kepala Surat atau Kop Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada dibagian paling atas dari
sitematika surat dinas. Kepala surat berfungsi sebagai alamat atau identitas
pengirim surat karena dalam kepala surat memuat nama instansi atau organisasi.
Kepala surat yang lengkap harus berisi :
        Nama instansi atau organisasi
        Alamat lengkap
        Nomor telepon
        Fax
        Kode pos
        Alamat
        Logo atau lambang

2.     Tanggal surat
        Tanggal surat di ketik disebelah kanan atas
        Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan menggunakan angka.
Sebelum tanggal tidak diantumkan nama kota dan daerah, karena sudah
tercantum didalam kop surat. Nama bulan di tulis dengan huruf secara lengkap.
3.     Nomor, lampiran dan perihal
a.     Nomor Surat
Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar),
kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk :
        Memudahkan mengatur penyimpanan
        Memudahkan mencarinya kembali
        Mengetahui banyak surat yang keluar.
b.     Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Pada lampiran
dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu.

c.      Perihal
Menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Perihal berisi  topik sebuah
surat, seperti undangan atau permohonan dan edaran.
4.     Alamat surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat)
dan alamat luar (pada amplop). Alamat surat merupakan petunjuk langsung
bagi penerima surat.
5.     Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Salam pembuka
yang lazim digunakan yaitu ungkapan “Dengan Hormat”.
6.     Isi surat
Isi surat terbagi kedalam tiga bagian:
1.     paragraf pembuka;
2.     paragraf isi;
3.     paragraf penutup.
7.     Kalimat penutup
8.     Salam penutup
9.     Tanda tangan
10.                        Nama jelas atau penulis surat.

E.   Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis
mengikuti syarat-syarat,yaitu :
1.     Tidak mengandung makna ganda.
2.     Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3.     Sederhana
4.     Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5.     Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
F.    Bahasa yang digunakan dalam surat.
1.     Mengutamakan sama derajat
2.     Tegas
3.     Mudah dimengerti oleh pembaca
4.      Menggunakan bahasa yang sopan
5.     Jelas antara penulisan dan makna