Surat Menyurat Dan Tor

A. Pengerian surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh

suatu pihak kepada pihak yang lain dengan tujuan memberikan maksud pesan dari
pengirim.

B. Tujuan menulis surat

Tujuan dari penulis surat tentunya adalah sarana komunikasi atau pemberi
informasi yang disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Tujuan
penulisnya tentunya menyampaikan maksud yang diberikan pihak pengirim ke
penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja sama.

C. Fungsi surat

1. Sebagai sarana komunikasi

2. Bentuk kerja sama
3. Media penyimpanan
4. Alat bukti tertulis

D. MEKANISME SURAT MENYURAT

Pada prinsipnya BPC GMKI Ternate menggunakan mekanisme surat-

menyurat yang tersentralistik. Dengan demikian, semua surat yang keluar dari Badan
Pengurus Cabang harus melalui Sekretaris Cabang, begitu juga dengan surat masuk
semua terlebih dahulu melalui Sekretaris Cabang yang kemudian didistribusikan
kebidang-bidang melalui Sekretaris Fungsi. Sekretaris Fungsi Bidang, dapat membuat
dan menandatangani surat-surat keluar yang sifatnya internal dalam hal melaksanakan
program-program dan surat tersebut diketahui dan atas nama Sekretaris Cabang.
Berikut mekanisme surat menyurat BPC GMKI Ternate Masa Bakti 2021-2023 :
a. Mekanisme Surat Menyurat Tingkat Cabang sebagai berikut :

I. Surat keluar–masuk Badan Pengurus Cabang GMKI Ternate semuanya

melalui Sekretaris Cabang.
II. Surat-surat keluar Sekretaris Fungsi Bidang ditandatangani oleh
Sekretaris Fungsi Bidang yang bersangkutan atas sepengetahuan dan
atas nama Sekretaris Cabang.
III. Surat menyurat yang menyangkut Keputusan ataupun sikap organisasi
dan surat keluar eksternal ditandatangani oleh Ketua Cabang dan
Sekretaris Cabang.
IV. Surat-surat yang sifatnya informatif tentang berbagai keputusan dan
kebijakan cabang, yang sifatnya internal cukup ditandatangani oleh
Sekretaris Cabang atau Wakil SekretarisCabang.
V. Dalam rangka efisiensi dan efektifitas distribusi surat-menyurat,
dipandang perlu untuk mengoptimalkan penggunaan perangkat
teknologi yang ada. (media sosial, e-mail, dan lainnya).

b. Mekanisme Surat Menyurat di tingakat komisariat GMKI Ternate

I. Surat keluar–masuk Pengurus Komisariat yang ada di GMKI Ternate

semuanya melalui Sekretaris Komisariat.
II. Surat menyurat yang menyangkut Keputusan ataupun sikap dalam lingkup
Internal GMKI Ternate, ditandatangani oleh Ketua Komisariat dan
Sekretaris Komisariat.
III. Surat-surat yang sifatnya informatif tentang berbagai keputusan dan
kebijakan Komisariat, yang sifatnya internal cukup ditandatangani oleh
Sekretaris Komisariat atau departemen yang ada didalam komisariat.
IV. Pengurus Komisariat tidak di perkenankan menyatakan sikap keluar dalam
bentuk tertulis mauspun lisan atas nama komisariat yang ada di lingkup
GMKI Ternate tanpa berkoordinasi dengan Badan Pengurus Cabang
(BPC).
V. Dalam rangka efisiensi dan efektifitas distribusi surat-menyurat,
dipandang perlu untuk mengoptimalkan penggunaan perangkat teknologi
yang ada. (media sosial, e-mail, dan lainnya).
VI. Untuk bentuk penulisan disesuaikan sesuai MKI komisariat masing-
masing.
1. Model/ Bentuk Penulisan
Model atau bentuk penulisan Surat seperti berikut :

Surat Biasa

1.1 Badan Pengurus Cabang GMKI Ternate(untuk Jenis Surat Biasa)

Ternate,…………..

Nomor :…………….. (1

Lampiran : (2

Perihal : Informasi (3

Kepada Yth

……. *

Di

………. **

Salam Sejahtera, ***

****

“UT OMNES UNUM SINT”*****

BPC GMKI TERNATE ******

 ttd ttd *******

********

Keterangan :

Ternate : Menunjuk Kota Dimana surat dibuat

Menunjuk tanggal, bulan dan tahun

Di tulis diatas nomor surat

Nomor : nomor surat disini sesuai dengan urutan nomor

surat.

Lampiran : berkas surat yang menjadi bagian dari surat.

Bilangan untuk banyaknya berkas lampiran surat yang

Disertakan dengan tulisan dengan angka biasa dalam hal

ini 3.

Exp : Akronim dari exemplar maksudnya adalah berkas

surat yang

dilampirkan

Perihal : Perihal surat, berupa informasi, undangan,

permohonan dll

* : Nama orang/lembaga tujuan Surat

** : Alamat Surat

*** : Salam pembuka

**** : Isi surat

***** : Salam penutup

****** : Lembaga Pembuat Surat

******* : Tanda Tangan

******** : Penjelas terhadap pengarsipan surat, bisa berupa

adanya tembusan surat atau jika tidak ada, maka
cukup hanya ditulis Cf. Pertinggal (surat
internal/eksternal)

(2 dan (3 ditulis sejajar (1

*,**,****,****,****** dan ******* ditulis sejajar

*** ditulis italic *****

(3 ditulis Bold

*,***,*****,****** ditulis Bold

Khusus cf.surint atau surext ditulis Italic

1.2 Surat Keputusan

S U R A T K E P U T U S A N(1
Nomor:180002/SC/INT/K/VI/2017(2
T E N T A N G: (3

BADAN PENGURUS CABANG GERAKAN

MAHASISWA KRISTEN INDONESIA (GMKI)
TERNATE(3

M E N I M B A N G : (4
**
M E N G I N G A T : (5
***
M E M P E R H A T I K A N : (6
****
M E M U T U S K A N (7
M E N E T A P K A N :(8
*****
BPC GMKI TERNATE(9 ******
ttd t t d *******

******** (hal Lampiran)

Keterangan :

* : Menunjuk Pada Keputusan

** : Menunjuk Pada Pertimbangan SK

*** : Menunjuk pada aturan organisasi

**** : Menunjuk pada hal-hal yang mendukung pengeluaran

SK
 ***** : Isi Keputusan

****** : Lembaga Pembuat SK

******* : Tanda Tangan

******** : Lampiran SK memuat Struktur dan Fungsionaris

(1,(2,(3,(4,(5,(6,(7,(8,(9,* : Ditulis Bold

1.3 Surat Mandat/Tugas

S U R A T M A N D A T (1
Nomor: (2

Badan Pengurus Cabang Gerakan

Mahasiswa Kristen Indonesia (GMKI)
Ternate dengan ini memberikan mandat
kepada:
Nama :*
Jabatan : **
Alamat : ***

Untuk:
****
”Ut Omnes Unum Sint”*****

Ternate, ******
BPC GMKI TERNATE*******

Ttd ********

*********
**********

Keterangan :

* : Nama penerima mandate/tugas

 ** : Jabatan penerima mandate/tugas

*** : Alamat penerima mandate/tugas

**** : Isi

***** : Salam penutup

****** : tanggal, bulan dan tahun

******* : Lembaga pembuat surat

******** : Tanda Tangan

********* : Menunjuk kepada siapa surat disampaikan

********** : tembusan

*****,*******,******** : Ditulis Bold

(1,(2 dan BPC GMKI TERNATE : Ditulis Bold

2. Kode Penomoran Surat

Surat dibedakan dalam dua bagian, yaitu :

Surat didalam lingkup GMKI (Intern)

Surat diluar lingkup GMKI (Extern)

2.1 Badan Pengurus Cabang (BPC)

Untuk keseragaman, Kode Nomor Surat dari Badan Pengurus Cabang,

dibedakan dalam dua bagian, yaitu: INTERN dan EXTERN.

Contoh:

180002/SC/INT/B/TTE/VI/2017untuk INTERN; dan

180002/SC/EXT/B/TTE/ VI/2017 untuk EXTERN.
 Keterangan:

Angka 18 : Menunjukkan Konfercab GMKI Ternate ke-XVIII

SC...... : Menunjukan kode Sekretaris Cabang

INT..... : Menunjukan jenis surat Intern.

EXT …. : Menunjukan jenis surat Ektern

B......... : Menunjukan sifat surat Biasa.

Bilamana Surat Keputusan digunakan kode K.

Bilamana Surat

Tugas digunakan Kode T

TTE :Akronim nama cabang dengan penulisan huruf kapital

sebanyak 3 huruf, dalam hal cabang Ternate

VI....... : Menunjukan bulan pembuatan surat.

2017.. . : Menunjukkan tahun 2017.

2.2. Lembaga Intern Bentukan BPC

Untuk Lembaga intern lain penulisannya relatif sama dengan model di

atas, hanya pembuatan surat dilakukan oleh sekretaris intern bentukan.

Contoh :

01/S/INT/TPP/B/VI/2017 untuk interen

01/S/EXT/TPP/B/X/2016 untuk exteren

Keterangan :
 01 ……. Nomor Surat
S ……. Sekretaris
INT ……. Jenis surat internal
EXT ……. Jenis surat eksternal
TPP ……. Akronim dari lembaga ditulis
sebanyak-banyaknya 5 huruf,
dan sekurang-kurangnya 3 huruf
dengan penulisan huruf kapital
dalam hal ini Tim Pokja Pers
B ……. Jenis surat biasa
VI ……. Bulan pembuatan surat
2017 ……. Tahun pembuatan surat

3. Jenis Surat
Jenis surat dimaksud terdiri dari :

a. B ……. Surat Biasa

Surat jenis ini antara lain berupa surat
keterangan, surat rekomendasi, surat mandat
dan lain-lainnya.
b. T ……. Surat Tugas
Surat jenis ini adalah surat yang berupa
penugasan organisasi atau lembaga.
c. K ……. Surat Keputusan
Surat ini berupa surat keputusan organisasi atau
lembaga.

4. Penulisan Atau Pembuatan Surat

Penulisan atau pembuatan surat

a. Pada kertas kepala surat yang asli bukan foto copy

b. Surat yang berupa tembusan atau pertinggal dibuat sebagaimana surat
tersebut tidak boleh merupakan foto copy surat.

5. Kertas Kepala Surat dan Amplop

1. Kertas Kepala Surat
a. Warna tinta pada kepala kertas kepala surat adalah “warna biru
organisasi”
b. Ukuran huruf-huruf diatur dengan memperhatikan unsur-unsur
keindahan, kerapian, perbandingan ukuran kertas dan lain-lainnya.
c. Khusus untuk BPC maka ukuran kertas kepala surat yang
dipergunakan adalah ukuran kertas Quarto, sedangkan untuk lembaga-
lembaga intern lainnya dapat ditentukan oleh lembaga yang
membentuknya.
d. Jenis kertas untuk kepala surat BPC dapat dipilih berdasarkan
kebutuhan termasuk dalam hal ini adalah sama atau tidaknya jenis
kertas untuk surat tembusan atau pertinggal, demikian pula adanya
dengan lembaga interen yang dibentuk.
e. Format tulisan kertas kepala surat:
e.1. BPC

 bagian atas
i. Logo GMKI sebelah kiri
ii. Nama lembaga
iii. Tulisan Gerakan Mahasiswa Kristen
Indonesia
iv. Penulisan ii dan iii dalam bahasa Inggris
(jika dicantumkan terletak di sebelah kanan bawah ii dan
iii)
v. Alamat sekretariat dan nomor telepon jika
memiliki telepon.
ii, iii, iv dan v terletak disebelah kanan i

vi. Poin ii, iii, iv, dan v ditulis dengan

menggunakan penulisan rata tengah (center)
  Bagian bawah
i. hanya diisi dengan tulisan tema dan sub
tema GMKI yang berlaku.
e.2. Lembaga intern lainnya dapat menentukan variasi tambahan
lainnya jika dipandang perlu.

2. Amplop
a. Warna tinta pada amplop sama dengan kertas kepala surat
b. Ukuran amplop yang dipergunakan adalah berbentuk panjang putih,
dan jika dibutuhkan maka dapat disesuaikan
c. Format tulisan bagian luar sama dengan format pada kertas kepala
surat bagian atas.
E. Tor
1. PENGERTIAN TOR
 TOR = Term of Reffrence
 TOR = KAK : Kerangka Acuan Kegiatan
 TOR merupakan dokumen dalam sistem perencanaan suatu lembaga Dasar
Penyusunan TOR:

Dasar penyusunan Tor

 Blue print pengembangan lembaga (APU; RENSTRA, RENJA)

 Kondisi aktual lembaga
 Masalah : Gap antara harapan (Renstra, Renjata) & Kenyataan
2. Fungsi penyusunan Tor
 Alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan
oleh bawahannya.
 Alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai urgensi pelaksanaan
kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan Tugas Pokok dan
Fungsi.
 Alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi
kegiatan tersebut.
 Sebagai informasi bagaimana output kegiatan dilaksanakan/didukung oleh
komponen input, serta apa saja input (tahapan-tahapan) yang dibutuhkan dan
bagaimana pelaksanaannya untuk mencapai output.
3. PENTINGNYA TOR
 Sebagai dasar bahwa rencana kegiatan sesuai dengan garis-garis besar
perencanaan kelembagaan
 Sebagai dasar pelaksanaan kegiatan
 Sebagai dasar rasionalisasi munculnya usulan anggaran
 Sebagai jaminan mutu sistem perencanaan
 Sebagai dasar audit internal ataupun eksternal
 Sebagai dasar bahwa usulan program memiliki kualifikasi yang baik atau
tidak
4. Format TOR
 Halaman Depan
 Halaman Pengesahan
 Judul Kegiatan
 Latar Belakang
 Rasional
 Tujuan
 Mekanisme & Desain
 Sumberdaya yang Dibutuhkan
 Indikator Kinerja
 Jadwal kegiatan
 Keberlanjutan Program
 Person in Charge