ADMINISTRASI KELEMBAGAAN

VANIA RIZKI AZZAHRA

Selasa, 15 Oktober 2019
KAMPUS B, FKIP UHAMKA
ADMINISTRASI ? Suatu aturan dan tugas
yang dibutuhkan untuk
mengawasi(mengontrol)
terhadap sebuah rencana
atau organisasi.
 LEMBAGA
ORGANISASI
?
MANUSIA KELOMPOK

Tujuan
sama MINAT
KEPENTINGAN
 SURAT
01
MENYURAT

ADMINISTRASI
PROPOSAL 02 KELEMBAGAAN

LPK 03
SURAT MENYURAT
• Surat pada hakekatnya adalah bentuk
penuangan ide atau kehendak seseorang
dalam bentuk tulisan.
• Surat harus sesuai dengan tujuan.
Disusun secara singkat dan padat tetapi
jelas dan tegas.
 BAGIAN-BAGIAN SURAT

 Kepala Surat  Perihal Surat  Isi Surat

 01
Tanggal Surat  Alamat Surat  Penutup Surat
 Nomor Surat  Permulaan Surat  Kaki Surat
 Lampiran Surat
03 04
 Kepala surat atau kop surat
KEPALA SURAT sebagai identitas dan
alamat dari pembuat surat
Untuk jenis surat undangan atau pemberitahuan atau TANGGAL
permohonan dicantumkan pada kanan atas. Tanggal
surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, SURAT
kemudian disambung tanggal/bulan/tahun Masehi lalu
dibawahnya di cantumkan penanggalan Hijriyyah.
Selain surat diatas tanggal surat terletak dikanan bawah
surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 1 spasi.

Contoh :

Jakarta, 15 Oktober 2019 M

16 Safar 1441 H
 NOMOR SURAT

• Nomor surat khusus terdiri dari:

• Nomor surat umum terdiri dari:
Nomor Urut Surat/Kode Surat/Pembuat/
Bulan/Tahun
Nomor Urut Surat/Kode Surat/
Jenis Surat Khusus/Pembuat Surat/
Bulan/Tahun

Contoh : Contoh :
012/A-5/DPM FKIP/X/2019 001/A.1/KEP/DPM FKIP/X/2019
*Keterangan :
Nomor Urut

• Nomor urut surat untuk PBH dan masing-masing bidang/komisi

dimulai dari nomor 001. Selanjutnya diperbaharui kembali dengan
nomor 001 setiap pergantian kepengurusan.

• Kegiatan yang menggunakan kepanitiaan dimulai dengan nomor urut

001 dan diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap pergantian
kegiatan.
*Keterangan :
KODE SURAT
KODE KODE JENIS
KODE
STRUKTUR JENIS SURAT
TAMBAHAN
LEMBAGA SURAT KHUSUS

Kode . (titik) untuk surat ke

A = BPH 1 = Surat ketetapan/keputusan 1. TAP = Surat Ketetapan
dalam lembaga kemahasiswaa
B = Komisi I/Bidang I 2 = Surat mandat/tugas/delegasi/ 2. KEP = Surat Keputusan n (KM UHAMKA)
C = Komisi II/Bidang II instruksi 3. KET = Surat Keterangan Contoh : Surat untuk HIMA,
D = Komisi III/Bidang III 3 = Surat keterangan/sertifikat 4. ST = Surat Penghargaan BEM, dan DPM,
E = Komisi IV/Bidang IV 4 = Surat undangan/pemberitahu / Sertifikat UKM.
F = Komisi V/Bidang V an/edaran/himbauan 5. INS = Surat Instruksi/
Kode - (strip) untuk surat ke
G = dan seterusnya 5 = Surat permohonan tugas/mandat/delegasi
.
luar lembaga kemahasiswaan
6 = Surat memorandum/peringat .
(Luar KM UHAMKA)
an Contoh : Surat untuk Pimpinan
7 = Surat pengantar Fakultas, IMM.
8 = Dan lain-lain
PEMBUAT ATAU PENGIRIM
Pembuat atau pengirim surat adalah lembaga kemahasiswaan.
Contoh : DPM FKIP UHAMKA (jika kegiatan tersebut tidak memiliki unsur kepanitiaan)
PANPEL LKTD (jika kegiatan tersebut dilaksanakan dengan unsur kepanitiaan)

BULAN
Bulan yang berada pada nomor surat ditulis dengan menggunakan angka romawi
seperti:
I = Januari VII = Juli
II = Februari VIII = Agustus
III = Maret IX = September
IV = April X = Oktober
V = Mei XI = November
VI = Juni XII = Desember

TAHUN
Tahun yang berada pada nomor surat ditulis menggunakan tahun masehi seperti 2017, 2018 ……….
dan seterusnya.
 Keterangan:
a. Bagian Pertama
012 = Nomor urut surat

b. Bagian Kedua
A = Kode Struktur Lembaga = BPH
- = Surat ditujukan ke luar KM UHAMKA
5 = Surat Permohonan
012/A-5/DPM FKIP/X/2019
c. Bagian Ketiga
DPM FKIP = Pembuat Surat

d. Bagian Keempat
X = Bulan Pembuatan Surat = Oktober

e. Bagian Kelima
Tahun Pembuatan Surat = 2019
 Keterangan:
a. Bagian Pertama
001 = Nomor urut surat

b. Bagian Kedua
A = Kode Struktur Lembaga = BPH
. = Surat ditujukan ke dalam KM UHAMKA
1 = Surat Ketetapan/Keputusan
001/A.1/KEP/DPM FKIP/X/2019
c. Bagian Ketiga
DPM FKIP = Pembuat Surat

d. Bagian Keempat
X = Bulan Pembuatan Surat = Oktober

e. Bagian Kelima
Tahun Pembuatan Surat = 2019
001/A.1/KEP/BEM FKIP/X/2019

025/C-4/PANPEL LKTD/V/2019

016/A-5/HIMA PBSI/II/2019
012/A-4/DPM FKIP/X/2019

030/D.3/ST/HIMA BK/II/2019

009/B-7/HIMA BIO/XII/2019
LAMPIRAN SURAT
Merupakan kelengkapan surat berupa penyertaan
dokumen dan mengenai lampiran dituliskan
kuantitasnya, namun tidak perlu ditulis secara jelas
apa yang dilampirkan cukup hanya kuantitasnya.

Contoh:
Satu Lembar = Jika Lampiran 1 Lembar
Dua Lembar = Jika Lampiran 2 Lembar
Tiga Lembar = Jika Lampiran 3 Lembar
Satu Berkas = Jika Lampiran Lebih dari 3 Lembar
Satu Bundel = Jika Lampiran adalah Proposal dan
LPK
PERIHAL SURAT
Ringkas tapi jelas, pendek tetapi padat, dan dapat
diketahui secara jelas apa maksud, tujuan dan isi surat
dengan dipertebal (Bold).

Contoh:

Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

 ALAMAT
SURAT
Alamat surat terletak di bawah, segaris lurus di bawah isi nomor surat, lampiran,
dan perihal dengan jarak satu spasi. Dengan menggunakan “Yang Terhomat”
dalam pengiriman surat sebagai bentuk menghormati orang yang dikirim surat.
Untuk alamat surat tulisan dipertebal (Bold).

Contoh:

Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Perihal : Undangan

Yang terhomat Kepada
Dekan FKIP UHAMKA DPM FKIP UHAMKA
Dr. Desvian Bandarsyah, M.Pd. Di Jakarta
Di Jakarta
PERMULAAN SURAT
Bagi KM UHAMKA penggunaan kalimat salam
itu perlu, minimal dengan kata Assalamu’alaikum
Warahmatullahi Wabarakatuh. Di setiap tulisan
yang berbahasa asing harus ditulis dengan gaya
italic.

Contoh:
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
 ISI SURAT
Terdiri dari 3 (tiga) bagian, antara
lain :
 Paragraf Pembuka
 Isi
 Paragraf Penutup
PARAGRAF PEMBUKA

Dalam pembuatan surat harus jelas pada tujuan dan

tidak banyak membuang kata agar lebih efektif. Surat
itu semestinya memakai kata pendahuluan.

Contoh :
“Ba’da salam, terhatur rasa syukur kehadirat Allah
SWT dengan rahmat serta hidayah-Nya kita dapat
melaksanakan aktivitas sehari-hari dengan baik, Amin.”
 ISI
Maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat
dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-hal yang harus diperhatikan adalah :
• Menggunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Jarak antar alinea dan spasi
dalam satu alinea 1 (satu) spasi;
• Dalam satu surat, sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis perkara atau
permasalahan. Sebab penggabungan permasalahan dalam satu surat akan
menimbulkan kesulitan untuk dimengerti, selain itu cantumkan secara jelas
maksud surat yang sesuai dengan perihal pada kepala surat;
• Hendaknya menggunakan kalimat yang sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan,
kecuali yang sudah lazim digunakan.
PARAGRAF PENUTUP Untuk kalimat penutup dilihat kembali pada
tujuan surat dan kesopanan dalam
melaksanakan suatu korespondesi
(penyampaian maksud) perlu adanya
kalimat-kalimat penutup seperti :

Contoh:
“Demikian surat undangan ini kami buat.
Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan
terima kasih”.
PENUTUP SURAT
Sama dengan pembuka surat, penutup surat juga
menggunakan salam dan gaya penulisan miring
(italic).

Contoh :
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
30%

KAKI60
10%
%
SURAT
20%
Kaki surat meliputi tembusan, penandatanganan, dan
cap.
 PROPOSAL
Rencana kerja yang ditulis secara sistematis,
terperinci, dan formal mengenai rancangan suatu kerja atau
kegiatan.
Proposal juga merupakan suatu bentuk pengajuan
atau permohonan, penawaran baik berupa ide, gagasan,
pemikiran, maupun rencana kepada pihak lain untuk
mendapatkan dukungan izin, persetujuan, dana, dan lain
sebagainya.
SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL
COVER
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan
B. Landasan Kegiatan
C. Tujuan Kegiatan
BAB II DESKRIPSI KEGIATAN
A. Nama dan Tema Kegiatan
B. Waktu dan Tempat Kegiatan
C. Bentuk Kegiatan
D. Sasaran Kegiatan
E. Susunan Panitia
F. Susunan Kegiatan
BAB III RENCANA ANGGARAN
BAB IV PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
 PENGARSIPAN
PROPOSAL

Setiap kegiatan proposal dirangkap

menjadi 3 buah. Untuk diserahkan
kepada :
 Pimpinan Dekanat (soft)
 Biro Keuangan
 DPM  Surat Audiensi
 Arsip Lembaga  Surat Pengantar proposal ke DPM
 Surat Pencairan Dana

KELENGKAPAN
SURAT
PROPOSAL
LEMBAGA DPM

SURAT PERMOHONAN
AUDIENSI

BIRO
WADEK III
SURAT PENCAIRAN UMUM
DANA

PENGANTAR
PROPOSAL KE DPM BAUK
 SISTEMATIKA PENULISAN LPK
LPK COVER
KATA PENGANTAR
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan
B. Landasan Kegiatan
C. Tujuan Kegiatan
BAB II REALISASI KEGIATAN
A. Nama dan Tema Kegiatan
B. Waktu dan Tempat Kegiatan
C. Bentuk Kegiatan
D. Realisasi Acara
E. Peserta Kegiatan
F. Susunan Panitia
BAB III REALISASI ANGGARAN
BAB IV EVALUASI KEGIATAN
A. Kritik dan Saran
B. Rekomendasi
C. Tindak Lanjut
BAB V PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
LAMPIRAN-LAMPIRAN
 PENGARSIPAN KELENGKAPAN
LPK SURAT

Setiap laporan kegiatan  Surat Audiensi LPK

acara dirangkap menjadi  Surat Pengantar LPK
3 buah. Untuk diserahkan ke DPM
kepada:
 Pimpinan Dekanat
(soft)
 Biro Keuangan
 DPM
 Arsip Lembaga
LPK
LEMBAGA DPM

SURAT AUDIENSI LPK KE

DPM

BIRO
WADEK III
UMUM
SURAT PENGANTAR LPK KE
DPM

BAUK
 PROGRAM KERJA
RAPB
1. PROPOSAL KEGIATAN 2. LPK
 Surat Permohonan Audiensi ke
 SURAT PERMOHONAN
DPM H-23
AUDIENSI LPK H + 5
 AUDIENSI PROPOSAL H-21  AUDIENSI LPK H+10
 PENAIKAN PROPOSAL KE  PENAIKAN LPK H+14 (SUDAH
FAKULTAS H-14 (SUDAH DI DI TTD DAN DICAP) KE BAUM
TTD DAN DICAP) KE BAUM
 SOFT COPY PROPOSAL
(EMAIL DPM)
 PENCAIRAN DANA (BAUK)
 PROGRAM KERJA
NON RAPB

 Komunikasi ke DPM H-5

 Surat pemberitahuan kegiatan
ke DPM H-2
 LAPORAN ACARA
DISERAHKAN KE DPM H+ 3
FORMAT PENULISAN
A. Margin

• Proposal :
Atas : 4 cm Kanan : 3 cm
Bawah : 3 cm Kiri : 4 cm

• Surat :
Atas : 5 cm Kanan : 2,5 cm
Bawah : 2,5 cm Kiri : 2,5 cm
 B. Ukuran Kertas dan Tulisan
Font : Times New Roman

Ukuran : 1. LEGAL/F4 (WIDTH : 21,5 DAN

 12 untuk penulisan, HEIGHT 33)
 12 untuk sub judul, dan  SURAT
 14 untuk judul  RAPB
 LPJ
 LPK
 DAN SEMUA DATA YANG AKAN
DILAMPIRKAN DI LPK

2. A4 : PROPOSAL
 AUDIENSI
• KETUA UMUM
• KETUA BIDANG
• KETUA PELAKSANA
• SEKRETARIS PELAKSANA
• BENDUM
• OC ACARA

* WAJIB MEMAKAI JAKET ALMAMATER, KAOS KAKI

NO JEANS
 Warna Jilid dan Kertas Pembatas

 RAPB : Ungu
 PROPOSAL : Biru Muda
 LPK : Hijau Muda
 LPJ : Pink
 Sekretaris Umum

Sekretaris Bidang

Sekretaris Pelaksana

Kesekretariatan
Thank you