20 Maret 2021

ADMINISTRASI
KELEMBAGAAN
- Imelda Rosalinda -
 Administrasi?

Suatu aturan yang dibutuhkan untuk mengontrol

sebuah rencana atau organisasi
 LEMBAGA ? Organisasi

MANUSIA KELOMPOK

Tujuan
sama MINAT
KEPENTINGAN
 SURAT
01
MENYURAT

ADMINISTRASI
PROPOSAL 02
KELEMBAGAAN

LPK 03
SURAT MENYURAT
• Surat pada hakekatnya adalah bentuk
penuangan ide atau kehendak seseorang
dalam bentuk tulisan.
• Surat harus sesuai dengan tujuan.
Disusun secara singkat dan padat tetapi
jelas dan tegas.
● BAGIAN-BAGIAN SURAT

 Kepala Surat  Perihal Surat  Isi Surat

 01
Tanggal Surat  Alamat Surat  Penutup Surat
 Nomor Surat  Permulaan Surat  Kaki Surat
 Lampiran Surat
03 04
 Kepala surat atau kop surat
KEPALA SURAT sebagai identitas dan
alamat dari pembuat surat
Untuk jenis surat undangan atau pemberitahuan atau TANGGAL
permohonan dicantumkan pada kanan atas. Tanggal
surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, SURAT
kemudian disambung tanggal/bulan/tahun Masehi lalu
dibawahnya di cantumkan penanggalan Hijriyyah.
Selain surat diatas tanggal surat terletak dikanan bawah
surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 1 spasi.

Contoh :
Jakarta, 27
Januari 2020 M
2 Jumadi Akhir 1441 H
 NOMOR SURAT

• Nomor surat khusus terdiri dari:

• Nomor surat umum terdiri dari: Nomor Urut Surat/Kode Surat/

Nomor Urut Surat/Kode Jenis Surat Khusus/Pembuat Surat/

Bulan/Tahun
Surat/Pembuat/Bulan/Tahun
Contoh : Contoh :
012/A-5/DPM FKIP/X/2019
001/A.1/KEP/DPM FKIP/X/2019
*Keterangan :
KODE SURAT
KODE KODE JENIS
KODE
STRUKTUR JENIS SURAT
TAMBAHAN
LEMBAGA SURAT KHUSUS

Kode . (titik) untuk surat ke

1 = Surat ketetapan/keputusan dalam lembaga
A = BPH 1. TAP = Surat Ketetapan kemahasiswaan (KM
2 = Surat mandat/tugas/delegasi/ UHAMKA)
B = Komisi I/Bidang I 2. KEP = Surat Keputusan
instruksi Contoh : Surat untuk HIMA,
C = Komisi II/Bidang II 3. KET = Surat Keterangan
3 = Surat keterangan/sertifikat BEM, dan DPM,
D = Komisi III/Bidang III 4. ST = Surat
4 = Surat UKM.
E = Komisi IV/Bidang IV Penghargaan/ Sertifikat  
undangan/pemberitahuan/edaran/
F = Komisi V/Bidang V 5. INS = Surat Instruksi/ Kode - (strip) untuk surat ke
himbauan
G = dan seterusnya tugas/mandat/delegasi luar lembaga
.
5 = Surat permohonan kemahasiswaan
.
6 = Surat (Luar KM
memorandum/peringatan UHAMKA)
7 = Surat pengantar Contoh : Surat untuk Pimpinan
8 = Dan lain-lain Fakultas, IMM.
PEMBUAT ATAU PENGIRIM

Pembuat atau pengirim surat adalah lembaga kemahasiswaan.

Contoh : DPM FKIP UHAMKA (jika kegiatan tersebut tidak memiliki unsur kepanitiaan)

PANPEL LKTD (jika kegiatan tersebut dilaksanakan dengan unsur kepanitiaan)

BULAN

Bulan yang berada pada nomor surat ditulis dengan menggunakan angka romawi

seperti:
●  

TAHUN
●Tahun yang berada pada nomor surat ditulis menggunakan tahun masehi seperti 2017, 2018 ………. dan seterusnya.
 Keterangan:
a. Bagian Pertama
012 = Nomor urut surat

b. Bagian Kedua
A = Kode Struktur Lembaga = BPH
- = Surat ditujukan ke luar KM UHAMKA
012/A-5/DPM FKIP/X/2019 5 = Surat Permohonan

c. Bagian Ketiga
DPM FKIP = Pembuat Surat

d. Bagian Keempat
X = Bulan Pembuatan Surat = Oktober

e. Bagian Kelima
Tahun Pembuatan Surat = 2019
 Keterangan:
a. Bagian Pertama
001 = Nomor urut surat

b. Bagian Kedua
A = Kode Struktur Lembaga = BPH
. = Surat ditujukan ke dalam KM UHAMKA
001/A.1/KEP/DPM FKIP/X/2019 1 = Surat Ketetapan/Keputusan

c. Bagian Ketiga
DPM FKIP = Pembuat Surat

d. Bagian Keempat
X = Bulan Pembuatan Surat = Oktober

e. Bagian Kelima
Tahun Pembuatan Surat = 2019
001/A.1/KEP/BEM FKIP/X/2019

025/C-4/PANPEL LKTD/V/2019

016/A-5/HIMA PBSI/II/2019
012/A-4/DPM FKIP/X/2019

030/D.3/ST/HIMA BK/II/2019

009/B-7/HIMA BIO/XII/2019
LAMPIRAN SURAT
Merupakan kelengkapan surat berupa penyertaan
dokumen dan mengenai lampiran dituliskan
kuantitasnya, namun tidak perlu ditulis secara jelas
apa yang dilampirkan cukup hanya kuantitasnya.

Contoh:
Satu Lembar = Jika Lampiran 1 Lembar
Dua Lembar = Jika Lampiran 2 Lembar
Tiga Lembar = Jika Lampiran 3 Lembar
Satu Berkas = Jika Lampiran Lebih dari 3 Lembar
Satu Bundel = Jika Lampiran adalah Proposal dan
LPK
PERIHAL SURAT
Ringkas tapi jelas, pendek tetapi padat, dan dapat
diketahui secara jelas apa maksud, tujuan dan isi surat
dengan dipertebal (Bold).

Contoh:

Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

 Your Picture Here
ALAMAT
SURAT

Alamat surat terletak di bawah, segaris lurus di bawah isi nomor surat, lampiran, dan perihal dengan
jarak satu spasi. Dengan menggunakan “Yang Terhomat” dalam pengiriman surat sebagai bentuk
menghormati orang yang dikirim surat. Untuk alamat surat tulisan dipertebal (Bold).
 

Contoh:

Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Perihal : Undangan

Yang terhomat Kepada
Dekan FKIP UHAMKA DPM FKIP UHAMKA
Dr. Desvian Bandarsyah, M.Pd. Di Jakarta
Di Jakarta
PERMULAAN SURAT
Bagi KM UHAMKA penggunaan kalimat salam
itu perlu, minimal dengan kata Assalamu’alaikum
Warahmatullahi Wabarakatuh. Di setiap tulisan
yang berbahasa asing harus ditulis dengan gaya
italic.

Contoh:
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
 ISI SURAT
Terdiri dari 3 (tiga) bagian, antara
lain :
 Paragraf Pembuka
 Isi
 Paragraf Penutup
PARAGRAF PEMBUKA

Dalam pembuatan surat harus jelas pada tujuan dan

tidak banyak membuang kata agar lebih efektif. Surat
itu semestinya memakai kata pendahuluan.

Contoh :
“Ba’da salam, terhatur rasa syukur kehadirat Allah
SWT dengan rahmat serta hidayah-Nya kita dapat
melaksanakan aktivitas sehari-hari dengan baik, Amin.”
 ISI
Maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat
dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-hal yang harus diperhatikan adalah :
• Menggunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Jarak antar alinea dan spasi
dalam satu alinea 1 (satu) spasi;
• Dalam satu surat, sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis perkara atau
permasalahan. Sebab penggabungan permasalahan dalam satu surat akan
menimbulkan kesulitan untuk dimengerti, selain itu cantumkan secara jelas
maksud surat yang sesuai dengan perihal pada kepala surat;
• Hendaknya menggunakan kalimat yang sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan,
kecuali yang sudah lazim digunakan.
PARAGRAF PENUTUP Untuk kalimat penutup dilihat kembali
pada tujuan surat dan kesopanan dalam
melaksanakan suatu korespondesi
(penyampaian maksud) perlu adanya
kalimat-kalimat penutup seperti :
 
Contoh:
“Demikian surat undangan ini kami buat.
Atas perhatian Saudara, kami
mengucapkan terima kasih.”
PENUTUP SURAT
Sama dengan pembuka surat, penutup surat juga
menggunakan salam dan gaya penulisan miring
(italic).

Contoh :
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
30%

KAKI60
10%
%
SURAT
20%
Kaki surat meliputi tembusan, penandatanganan, dan
cap.
 PROPOSAL
Rencana kerja yang ditulis secara sistematis,
terperinci, dan formal mengenai rancangan suatu kerja
atau kegiatan.
Proposal juga merupakan suatu bentuk pengajuan atau
permohonan, penawaran baik berupa ide, gagasan,
pemikiran, maupun rencana kepada pihak lain untuk
mendapatkan dukungan izin, persetujuan, dana, dan lain
sebagainya.
SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL
COVER
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan
B. Landasan Kegiatan
C. Tujuan Kegiatan
BAB II DESKRIPSI KEGIATAN
D. Nama dan Tema Kegiatan
E. Waktu dan Tempat Kegiatan
F. Bentuk Kegiatan
G. Sasaran Kegiatan
H. Susunan Panitia
I. Susunan Kegiatan
BAB III RENCANA ANGGARAN
BAB IV PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
 PENGARSIPAN
PROPOSAL

Setiap kegiatan proposal dirangkap

menjadi 3 buah. Untuk diserahkan
kepada :
 Pimpinan Dekanat (soft)
 Biro Keuangan
 DPM  Surat Audiensi
 Arsip Lembaga  Surat Pengantar proposal ke DPM
 Surat Pencairan Dana

KELENGKAPAN
SURAT
PROPOSAL LEMBAG
DPM
A
SURAT PERMOHONAN
AUDIENSI

BIRO
WADEK III
UMUM
SURAT PENCAIRAN DANA

PENGANTAR PROPOSAL KE
DPM
BAUK
 SISTEMATIKA PENULISAN LPK
LPK COVER
KATA PENGANTAR
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan
B. Landasan Kegiatan
C. Tujuan Kegiatan
BAB II REALISASI KEGIATAN
D. Nama dan Tema Kegiatan
E. Waktu dan Tempat Kegiatan
F. Bentuk Kegiatan
G. Realisasi Acara
H. Peserta Kegiatan
I. Susunan Panitia
BAB III REALISASI ANGGARAN
BAB IV EVALUASI KEGIATAN
J. Kritik dan Saran
K. Rekomendasi
L. Tindak Lanjut
BAB V PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
LAMPIRAN-LAMPIRAN
 KELENGKAPAN
PENGARSIPAN LPK SURAT

Setiap laporan kegiatan  Surat Audiensi LPK

acara dirangkap menjadi  Surat Pengantar LPK
3 buah. Untuk diserahkan ke DPM
kepada:
 Pimpinan Dekanat
(soft)
 Biro Keuangan
 DPM
 Arsip Lembaga
 PROGRAM KERJA
RAPB

1. PROPOSAL KEGIATAN 2. LPK

 Surat Permohonan Audiensi ke
 SURAT PERMOHONAN
DPM H-23 AUDIENSI LPK H + 5
 AUDIENSI PROPOSAL H-21  AUDIENSI LPK H+10
 PENAIKAN PROPOSAL KE  PENAIKAN LPK H+14 (SUDAH
FAKULTAS H-14 (SUDAH DI DI TTD DAN DICAP) KE BAUM
TTD DAN DICAP) KE BAUM
 SOFT COPY PROPOSAL
(EMAIL DPM)
 PENCAIRAN DANA (BAUK)
 PROGRAM KERJA
NON RAPB

 Komunikasi ke DPM H-5

 Surat pemberitahuan kegiatan
ke DPM H-2
 LAPORAN ACARA
DISERAHKAN KE DPM H+ 3
FORMAT PENULISAN
A. Margin

• Proposal :
Atas : 4 cm Kanan : 3 cm
Bawah : 3 cm Kiri : 4 cm

• Surat :
Atas : 5 cm Kanan : 2,5 cm
Bawah : 2,5 cm Kiri : 2,5 cm
 B. Ukuran Kertas dan Tulisan
Font : Times New Roman
1. LEGAL/F4 (WIDTH : 21,5 DAN
Ukuran : HEIGHT 33)
 12 untuk penulisan,
 12 untuk sub judul, dan  SURAT
 14 untuk judul  RAPB
 LPJ
 LPK
 DAN SEMUA DATA YANG
AKAN DILAMPIRKAN DI LPK
2. A4 : PROPOSAL
 Warna Jilid dan Kertas Pembatas

 RAPB : Ungu
 PROPOSAL : Biru Muda
 LPK : Hijau
 LPJ : Pink
 Sekretaris Umum

Sekretaris Bidang

Sekretaris Pelaksana

Kesekretariatan
Terima kasih

Yuk bertanya!