Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:
KODE SURAT
1. Kode surat terdiri dari :
a. Surat Keputusan = SKep
d. Surat Tugas = ST
e. Surat Kuasa = SK
f. Surat Peringatan = SP
j. Memorandum = Mem
k. Nota Dinas = Nd
l. Pengumuman = Peng
2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan
dilaksanakan
a. Konferensi Zona = KZ
b. Seminar Umum = SU
c. Seminar Teknologi = ST
3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan
Desember yaitu dengan kode I – XII
4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat
Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel
surat.
Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah
ditentukan.
Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.
AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat,
alamat dan tujuan serta perihal surat.
1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :
Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan
jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi.
Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak
yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan tidak
mengancam kelembagaan.
2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai
dialamat hari itu juga.
Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim
menurut jadwal kurir.
Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping
itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada
susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali
dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000
s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.
000 UMUM
001 Lambang
004 Ucapan
005 Undangan
020 PERALATAN
042 Dokumentasi
045 Kearsipan
.14 Pungutan
.34 Kursus-Kursus
.37 Pramuka
.3 Koperasi Desa
420 PENDIDIKAN
421 Sekolah
.1 Pra Sekolah
.2 Sekolah Dasar
.3 Sekolah Menengah
.4 Sekolah Tinggi
.5 Sekolah Kejuruan
.7 Kegiatan Pelajar
.2 Tahun Pelajaran
.3 Hari Libur
.5 Beasiswa
.1 Kuliah
.2 Ceramah, Simposium
.3 Diskusi
.5 Kurikulum
.6 Karya Tulis
.7 Ujian
.1 Gedung
.2 Buku
.3 Perlengkapan Sekolah
426 Keolahragaan
.2 Sarana
.22 Stadion
.23 Lapangan
.4 KONI
428 Kepramukaan
430 KEBUDAYAAN
431 Kesenian
.1 Cabang Kesenian
.2 Sarana
432 Kepurbakalaan
433 Sejarah
434 Bahasa
440 KESEHATAN
442 Obat-obatan
444 Gizi
450 AGAMA
451 Islam
.1 Peribadatan
.11 Sholat
.14 MTQ
.2 Rumah Ibadah
.3 Tokoh Agama
.4 Pendidikan
.41 Tinggi
42 Menengah
.43 Dasar
.47 Buku
.48 Dakwah
.6 Peradilan
.8 Mazhab
.1 ONH
.2 Manasik
.1 Pengangguran
561 Upah
800 KEPEGAWAIAN
810 PENGADAAN
820 MUTASI
830 KEDUDUKAN
841 Tunjangan
.1 Jabatan
.2 Kehormatan
.3 Kematian/Uang Duka
.6 Keluarga
842 Dana
.1 Taspen
.2 Kesehatan
.3 Asuransi
844 istribusi
845 Perumahan/Tanah
850 CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil,
Cuti Naik Haji, Cuti
860 PENILAIAN
861 Penghargaan
.1 Bintang/Satyalencana
.5 Pegawai Teladan
862 Hukuman
871 Formasi
.1 NIP
.2 KARPEG
.3 Legitiminasi/Tanda Pengenal
876 Penggajian
.1 SKPP
877 Sumpah/Janji
891 Perencanaan
895 Metode
899 Sarana
900 KEUANGAN
910 ANGGARAN
930 VERIFIKASI
940 PEMBUKUAN
950 PERBENDAHARAAN
970 PENDAPATAN
990 BENDAHARAWAN
Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat. Untuk daftaran nomor surat yang lebih lengkap
dapat di klik di sini