STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

KESEKRETARIATAN

I. SURAT MENYURAT
II. PROPOSAL KEGIATAN
III. LAPORAN PERTANGGUNG
JAWABAN KEGIATAN
IV. SERTIFIKAT KEGIATAN
V. INVENTARIS
 KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan
semesta alam, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat
menyelesaikan Standar Operasional Prosedur (SOP):
Kesekretariatan HIMIA FISIP UMJ Periode 2019-2020. Hal ini
menjadi sangat penting demi kelancaran jalannya organisasi ke
depan sesuai dengan standart yang telah disepakati bersama.
Kami menyadari bahwa SOP yang kami susun ini masih
terdapat kekurangan. Untuk itu kami mohon maaf atas kekurangan
dari kami. Besar harapan kami, setiap pengurus dapat memahami
dan melaksanakan SOP ini dengan baik selama satu tahun
kepengurusan tanpa ada kendala yang berarti. Kami juga mengharap
kritik dan saran dari berbagai pihak sehingga dapat menjadi
masukan dan evaluasi bagi perbaikan SOP di masa mendatang
menjadi lebih baik.

Jazakumullahu Khairan,
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Cirendeu, 05 November 2019

Sekretaris Umum,
 LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

”KESEKRETARIATAN”

HIMIA FISIP UMJ

PERIODE 2019-2020

Cirendeu, 05 November 2019

Di Periksa Oleh : Di Buat Oleh :
Ketua Umum Sekretaris Umum
HIMIA FISIP UMJ HIMIA FISIP UMJ

Dwiky Lucky Adiyasha Hani Amelia

NPM : 2017120028 NPM : 2017120018
Di Setujui Oleh : Di Periksa Oleh :
Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi
Administrasi Publik Administrasi Publik

Mawar, SIP, M.AP Nida Handayani, S.IP, M.Si

NIDN : 0011057804
NIDN : 0323058602
 I. SURAT MENYURAT

STANDARISASI FORMAT
A. Format Harder dan Footer Lembaga
1.1 Format Harder

1 5
3
6
Keterangan Gambar :
1. Logo Himpunan Mahasiswa Administrasi Publik FISIP
UMJ
2. Nama Lembaga yang bersangkutan
3. Alamat kesekretariatan Lembaga yang bersangkut
4. Nomer telepon lembaga yang bisa dihubungi (Untuk
HIMIA nomer yang tercantum adalah Ketua Umum)
5. Media Sosial lembaga yang bersangkutan
6. Lafadz Basmallah (Wajib karena atas izin dan ridho Allah
SWT maka diwajibkan serta kita berada dilingkungan
Universitas islam)
1.2 Format KOP Surat

Keterangan :
1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing
lembaga.
2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan
jenis kertas Legal (21,59x35,56cm.)
3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan
ukuran 12, Kecuali pada bagian KOP surat yaitu ukuran 11.
4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,15 (tanpa spasi
before/after paragraph).
1.3 Format Penomoran Surat
Berikut merupakan kode penomoran surat:

Jenis Surat Singkatan Kode

Surat Keputusan SK 1
Surat Undangan SU 2
Surat Permohonan SPm 3
Surat Pemberitahuan SPb 4
Surat Peminjaman SPp 5
Surat Pernyataan SPn 6
Surat Mandat SM 7
Surat Tugas ST 8
Surat Keterangan SKet 9
Surat Rekomendasi SR 10
Surat Balasan SB 11
1.4 Surat yang Dikeluarkan Oleh HIMIA FISIP UMJ
(Sekretaris Umum)
Contoh Nomor: 02.2/SU/D-FISIP UMJ/VIII/2019
Keterangan:
KODE KETERANGAN
02 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu
bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode
dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis
suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai
dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah
masing-masing jenis surat yang dikeluarkan
departemen dalam satu tahun kepengurusan)
2 Kode nomor surat
SU Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat
yang dikeluarkan)
D-FISIP Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
UMJ
VIII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2019 Tahun berjalan
1.5 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen
a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen)
Contoh Nomor: 03.3/SPm/D-FISIP UMJ/VII/2019

Keterangan:
KODE KETERANGAN
03 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu
bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode
dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis
 suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai
dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah
masing-masing jenis surat yang dikeluarkan
departemen dalam satu tahun kepengurusan)
3 Kode nomor surat
SPm Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat
yang dikeluarkan)
D-FISIP Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
UMJ
VII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2019 Tahun berjalan

Nb.
Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan
oleh masing-masing sekretaris departemen dalam bentuk soft file,
kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan kepada sekretaris Umum
HIMIA FISIP UMJ.
b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana
Kegiatan)
Contoh Nomor: 05.2/SU/D-FISIP UMJ/VII/2019
Keterangan :
KODE KETERANGAN
02 Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu
bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode
dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis
suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai
dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah
masing-masing jenis surat yang dikeluarkan
departemen dalam satu tahun kepengurusan)

2 Kode nomor surat

SU Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat
yang dikeluarkan)
D-FISIP Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
UMJ
VII Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2019 Tahun berjalan

Keterangan :
1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris
acara dalam bentuk Soft File, kemudian setelah selesai acara wajib
dilaporkan kepada sekretaris Umum HIMIA FISIP UMJ
2. Tambahan untuk keterangan kepanitiaan bisa disematkan diatas
sebelum tanda tangan.
1.6 Format KOP Amplop

Keterangan :
1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga
2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis
kertas
Amplop Khusus Surat
3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman
dengan ukuran 12 dan dibold serta Italic
4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth”, tetapi
cukup
salah satu saja
5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara,
atau
Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah
sebagai
berikut:
Kepada Yth :
Dekan Fisip UMJ
di-
tempat
 I. PROPOSAL KEGIATAN
2.1 Proposal Kepanitiaan
Lembar 1 (Cover Proposal)

Keterangan :
1. Nama Himpunan atau penyelenggara kegiatan
2. Nama Kegiatan & Tema kegiatan
3. tag line himpunan/lembaga terkait
 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)
LEMBAR PENGESAHAN
1. Nama Kegiatan : Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Bentuk Kegiatan : Berisi bentuk kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Sasaran Kegiatan : Berisi pihak-pihak yang akan menjadi
sasaran dalam kegiatan
4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : Berisi waktu dan
tempat pelaksanaan kegiatan
5. Dana Total Kegiatan : Berisi dana total yang digunakan
dalam kegiatan
6. Sumber Dana : Berisi sumber darimana dana diperoleh.
Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/lembaga yang
paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah
7. Persetujuan : Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana
dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan
Nb:
Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang
sama dengan rincian dana yang diajukan Dana Total kegiatan
jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana
 Format Tanda Tangan
Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana

Cap
Panitia Pelaksana

Suhardiman Hani Amelia

NPM : 2017120082 NPM : 2017120018

Mengetahui,
Ketua Umum Ketua Umum
BEM FISIP UMJ HIMIA FISIP UMJ
Cap
Cap
HIMIA
BEM FISIP

Alfathan Putut Panggiring Dwiky Lucky Adiyasha

NPM : 2016140002 NPM : 2017120028

Menyetujui,
Dekan Ketua Program Studi
FISIP UMJ Administrasi Publik

Mawar, S.IP., M.AP

Dr. Ma’mun Murod., M. Si. NIDN : 0011057804
NIDN: 0313067301

Nb:
1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar
pengesahan)
2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada
paling kiri
3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan
menyetujui tanda tangan pihak Universitas oleh Wakil Rektor III.
Namun jika tidak meinta dana Universitas, aka Wakil rektor III
tidak perlu dicantumkan
4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan
tanda titik
5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan
6. Apabila Ketua Umum HIMIA FISIP UMJ mempunyai
kepentingan lain dalam jangka waktu lama (lebih dari 1 minggu),
maka tanda tangan untuk posisi Ketua Umum HIMIA FISIP UMJ
dapat diatasnamakan oleh Sekretaris Umum HIMIA FISIP UMJ
sesuai surat mandat (kuasa) dari ketua.

Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan:

Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen
Ketua Panitia kepada Sekretaris Panitia
Dan lain-lain sesuai kondisi
 Lembar 3 (Isi)
NO REDAKSI KETERANGAN
1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Landasan Berisi landasan kegiatan yang
Kegiatan akan dilaksanakan
4. Latar Belakang Berisi latar belakang kegiatan
Kegiatan yang akan dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan
dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang
akan dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang
akan dilaksanakan
8. Waktu dan Hari, Tanggal : Hari, Tanggal
Tempat Bulan Tahun
Pelaksanaan Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang
akan digunakan untuk kegiatan
9. Susunan Panitia -
10. Susunan Acara Berisi rundown acara
11. Rencana Berisi Mengenai Rincian
Anggaran Dana Anggaran pemasukan dan
pengeluaran
Catatan : Jumlah pengeluaran
harus sama dengan jumlah
pemasukan

12. Layanan Berisi nama lengkap dan nomor

Informasi telepon panitia yang dapat
dihubungi untuk
segala informasi kegiatan
tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang
saja, biasanya ketua
panitia, koordinator sie acara dan
koordinator sie humas)

13. Penutup Berisi kata penutup dan harapan

jalannya kegiatan
2.2 PROPOSAL SPONSORSHIP

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal

sponsorship:
1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat
pengantar berupa
permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti
format surat pada bab II
2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar
pihak sponsor tertarik
dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan
3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut:
Logo lembaga yang bersangkutan dan logo Universitas
Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan
Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
Bentuk kerjasama yang ditawarkan
Rencana anggaran dana
Contact person penyelenggara kegiatan
2.3 ALUR PENGAJUAN PROIPOSAL KEGIATAN

Pembuatan Proposal / LPJ

Koordinasi Kepada Sekretaris Umum

Tanda Tangan Pihak Terkait

Memberikan Ke Kabag FISIP UMJ/Dekan FISIP

UMJ

Follow-Up Proposal

ACC Dana

Nb : Selesai
1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal
melalui Bendahara Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana
sama dengan proposal kegiatan
2. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk
proposal ASLI(tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.
II. LAPORAN PERTANGGUNG
JAWABAN (LPJ) KEGIATAN
3.1 LPJ Kepanitiaan
Lembar 1 (Cover LPJ kegiatan LPJ)
 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)
LEMBAR PENGESAHAN
1. Nama Kegiatan : Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Bentuk Kegiatan : Berisi bentuk kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Sasaran Kegiatan : Berisi pihak-pihak yang akan menjadi
sasaran dalam kegiatan
4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : Berisi waktu dan tempat
pelaksanaan kegiatan
5. Dana Total Kegiatan : Berisi dana total yang digunakan
dalam kegiatan
6. Sumber Dana : Berisi sumber darimana dana diperoleh.
Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/lembaga yang
paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah
7. Persetujuan : Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana
dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan
 Lembar 3 (Isi)

NO REDAKSI KETERANGAN
1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan
dilaksanakan
2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan
dilaksanakan
3. Landasan Berisi landasan kegiatan yang akan
Kegiatan dilaksanakan
4. Latar Belakang Berisi latar belakang kegiatan yang
Kegiatan akan dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan
dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang akan
dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang sudah
dilaksanakan
8. Waktu dan Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan
Tempat Tahun
Pelaksanaan Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang akan
digunakan untuk kegiatan
9. Susunan Panitia -
10. Susunan Acara Berisi rundown acara yang telah
selesai
11. Laporan surat Berisi Laporan surat keluar yang
menyurat telah dibuat atau disebarkan oleh
sekretaris pelaksana
Nb: didalam pembuatan LPJ
kegiatan, semua surat yang
dikeluarkan di copy
kemudian dilampirkan setelah daftar
surat keluar
12. Anggaran Dana Berisi Pengeluaran dan pemasukan
Terealisasi real tentang dana yang dikeluarkan
dandidapatkan pada saat kegiatan.
Format penulisannya sama seperti
pada proposal kegiatan
13. Layanan Berisi nama lengkap dan nomor
Informasi telepon panitia yang dapat dihubungi
untuk
segala informasi kegiatan tersebut
(cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya
ketua
panitia, koordinator sie acara dan
koordinator sie humas)
14. Laporan Kegiatan Berisi tentang tolak ukur
keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai
dari hambatanhambatan kegiatan,
laporan masing-masing seksi, foto-
 foto kegiatan, lapran keuangan
berupa kuitansi maupun strukm
pembayaran, serta saran untuk
kegiatan selanjutnya
15. Penutup Berisi kata penutup dan ucapan
terima kasih
3.2 Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti
dibawah ini:
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
DEPARTEMEN XXX
HIMIA FISIP UMJ
PERIODE 2019-2020
POINT KETERANGAN
1.1 Visi
Berisi Visi departemen masing-
I. VISI & MISI masing
1.2 Misi
Berisi Misi departemen masing-
masing

2.1 Strenght
II. ANALISA SWOT Berisi kekuatan-kekuatan
departemen (faktor internal
departemen)
2.2 Weakness
Berisi kelemahan-kelemahan
departemen (faktor internal
departemen)
2.3 Opportunity
Berisi kesempatan-kesempatan
yang dimiliki departemen untuk
 mengembangkan dirinya (faktor
eksternal departemen)
2.4 Threath
Berisi ancaman-ancaman yang
menghambat perkembangan
departemen (faktor
eksternal departemen)
Halaman 33

3.1 Nama Lengkap :

III. KONDISI ....................................................
PERSONIL/ANGGOTA Kondisi Personil :
....................................................
3.2 Dst...

IV. EVALUASI PROGRAM -

KERJA

1. Deskripsi Kegiatan
Berisi gambaran umum kegiatan
2. Tujuan Kegiatan
Berisi tujuan diadakannya kegiatan
3. Sasaran Kegiatan
Berisi hal-hal yang menjadi sasaran
kegiatan
V. NAMA PROKER 4. Parameter Keberhasilan
Berisi tolak ukur kegiatan yang
dibagi menjadi kualitatif dan
kuantitatif
a. Kuantitatif
b. Kualitatif
5. Waktu dan Tempat pelaksanaan
Hari, Tanggal : Hari, Tanggal
Bulan Tahun
Waktu : --:-- s.d. --:--
Tempat : Berisi tempat yang telah
digunakan dalam kegiatan
6. Pendanaan
Berisi pemasukan dan pengeluaran
secara rinci.
Jika surplus tuliskan berapa jumlah
surplusnya. Dan jika defisit tuliskan
berapa jumlah defisitnya
7. Penanggung Jawab
Berisi nama penanggungjawab
8. Hasil Kegiatan
Berisi laporan kegiatan. Apakah
sesuai dengan parameter dan tujuan
yang
ditargetkan atau tidak
Halaman 34
 9. Kendala dan Rekomendasi
Berisi kendala yang dihadapi
selama kegiatan serta rekomendasi
untuk
kegiatan selanjutnya

VI. NAMA PROKER Dst...

VII. PENUTUP Berisi rangkaian kata-kata

penutupan serta ucapan terima
kasih

Nb:
1. Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala
Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing
Departemen
2. Untuk Point IV diisi masing-masing penanggung jawab tiap
proker yang sudah berjalan
3. Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan
format sesuai dengan
standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ
Periodik masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan
kepada Sekretaris Umum HIMIA FISIP UM.
3.3 ALUR PENYERAHAN LPJ KEGIATAN
Alur Penyerahan Proposal Kegiatan dan LPJ Kegiatan

Penyusunan LPJ

Koordinasi Kepada Sekretaris Umum

Tanda Tangan Pihak

Terkait
Memberikan Ke Kabag FISIP UMJ/DEkan FISIP

Nb :
UMJ dan Kaprodi Administrasi Publik (HIMIA)

1. LPJ diserahkan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana.

2. Pada Penyerahan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan
kepada Pihak tertentu.
3. Khusus untuk kegiatan delegasi , LPJ ditambah dengan CD/DVD
kegiatan yang berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran
berupa paper jika ada.
4. Untuk LPJ dibuat rangkap 4 (sesuai kebutuhan)
5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ
ASLI (tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap
 IV. SERTIFIKAT
4.1 Sertifikat Kepengurusan
a) Ketua, Sekretaris dan Bendahara Umum

NB:
1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Sekretaris Umum
Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus
masing-masing pada Sekretaris Umum untuk kemudia dibuatkan/diterbitkan
Sknya.
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada
pembuatan sertifikat adalah seperti di atas dengan ketentuan masing-
masing lembaga. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat
dikreasi sendiri.
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan Ketua,
Sekretaris dan Bendahara Umum adalah Dekan FISIP UMJ dan Kaprodi
Administrasi Publik .
 b) Kepala, Sekretaris Departemen Beserta Kabiro dan
Para Staff

NB:
1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Sekretaris Umum
Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus
masing-masing pada Sekretaris Umum untuk kemudia dibuatkan/diterbitkan
Sknya.
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada
pembuatan sertifikat adalah seperti di atas dengan ketentuan masing-
masing lembaga. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat
dikreasi sendiri.
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan Ketua,
Sekretaris dan Bendahara Umum adalah Dekan FISIP UMJ dan Kaprodi
Administrasi Publik, Ketua Umum Serta Sekretaris Umum HIMIA FISIP
UMJ.
4.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan

NB :
1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan/Peserta dilakukan
oleh masing-masing penyelenggara kegiatan dengan cara membuat
surat permohonan SK serta melampirkan nama, NIM, serta jabatan
dalam acara/ kepanitiaan
2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada
pembuatan sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun
background sertifikat dapat dikreasi sendiri
3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/
kepanitiaan/Peserta adalah Dekan FISIP UMJ, Kaprodi dan Ketua
Umum Serta Ketua Pelaksana Kegiatan HIMIA FISIP UMJ.
 V. INVENTARIS
5.1 Kartu Inventaris Barang (KIB)

Contoh KODE : 01/INV-HIMIA/03/IX/2019

KODE KETERANGAN

01 Nomor urutan barang inventaris atau barang yang

akan di data. Selalu bertambah hingga akhir
kepengurusan kecuali tidak ada barang atau
inventaris masuk lagi.(tujuan: untuk mengetahui
jumlah barang atau Aset yang HIMIA miliki)

INV-HIMIA Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen

03 Kode Jenis Surat

IX Bulan berjalan pendataan (dalam angka Romawi)

2019 Tahun berjalan pendataan

5.2 Kode Penomoran Barang Inventaris
Berikut merupakan kode penomoran surat :
KODE JENIS KETERANGAN
01 Tanah dan - Tanah
Bangunan - Bangunan
- dll
02 Mebeular / - Meja & Kursi
Furniture - Lemari
- Locker
- Papan Tulis
- Mading
- Meja rapat
- dll
03 ATK - Buku
- Pulpen
- Spidol
- Map
- dll
04 Alat Electronic - Komputer
- Printer
- Scanner
- AC
- Telepon
- dll
05 Alat Rumah - Alat Kebersihan
Tangga - Kompor
- Dispenser
- dll
06 Mekanik / - Mobil
Mechine - Motor
- Mesin Fotocopy
- dll
07 DLL Alat Pendukung lainnya diluar daftar
di atas
5.4 Buku Induk Barang Inventaris

Keterangan :
POINT KETERANGAN
No Nomor urut pendataan barang
Tanggal Pendataan Tanggal masuk barang atau pendataan barang
Nama Barang Nama atau Jenis barang tertenyu
Kode Barang Kode barang ditulis sesuai dengan kode yang
ada pada kartu daftar inventaris
Tahun Masuk Tahun masuk barang tertentu
Asal Barang Dari mana asalnya barang tersebut, bisa
diberikan oleh fakultas ataupun ada donatur
yang memberikan
Kondisi Kondisi barang tersebut apakah dalam kondisi
baik atau rusak
Keterangan Keterangan terkait kondisi barang secara
terperinci.