ADMINISTRASI

KELEMBAGAAN

KENANGA EL AISYAH
Jum’at, 6 Desember 2019
Aula Villa HSG, Batu Layang, Cisarua, Bogor
ADMINISTRASI?

Suatu aturan dan tugas

yang dibutuhkan untuk mengawasi (mengontrol)
terhadap sebuah rencana atau organisasi.

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 KELEMBAGAAN
ORGANISASI

MANUSIA MINAT

TUJUAN
KELOMPOK SAMA KEPENTINGAN

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 ADMINISTRASI KELEMBAGAAN

SURAT
MENYURAT
PROPOSAL LPK

The Power of PowerPoint - thepopp.com

SURAT MENYURAT
Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan
ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.

Surat harus sesuai dengan tujuan. Disusun secara

singkat dan padat tetapi jelas dan tegas.
 BAGIAN- BAGIAN
• Kepala Surat
• Tanggal Surat SURAT
• Nomor Surat
• Lampiran Surat
• Perihal Surat
• Alamat Surat
• Permulaan Surat
• Isi Surat
• Penutup Surat
• Kaki Surat
KEPALA SURAT
Kepala surat atau kop surat sebagai identitas
dan alamat dari pembuat surat
TANGGAL SURAT
Untuk jenis surat undangan atau pemberitahuan atau
permohonan dicantumkan pada kanan atas. Tanggal surat
diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian
disambung tanggal/bulan/tahun Masehi lalu dibawahnya di
cantumkan penanggalan Hijriyyah.
Selain surat diatas tanggal surat terletak dikanan bawah surat
sebelah kalimat penutup dengan jarak 1 spasi.
Contoh :
Jakarta, 15 Oktober 2019 M
16 Safar 1441 H
 NOMOR SURAT
Surat Umum
Nomor surat umum terdiri dari:
Nomor Urut Surat/Kode
Surat/Pembuat/Bulan/Tahun
Contoh :
012/A-5/DPM FKIP/X/2019
The Power of PowerPoint - thepopp.com
Surat Khusus
Nomor surat khusus terdiri dari:
Nomor Urut Surat/Kode Surat/
Jenis Surat Khusus/Pembuat Surat/
Bulan/Tahun
Contoh :
001/A.1/KEP/DPM FKIP/X/2019
 KETERANGAN

NOMOR URUT

Nomor urut surat untuk PBH dan masing-masing bidang/komisi dimulai dari nomor 001.
Selanjutnya diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap pergantian kepengurusan.

Kegiatan yang menggunakan kepanitiaan dimulai dengan nomor urut 001 dan diperbaharui kembali
dengan nomor 001 setiap pergantian kegiatan.

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 KETERANGAN

KODE SURAT

KODE
KODE JENIS JENIS SURAT KODE
STRUKTUR
SURAT KHUSUS TAMBAHAN
LEMBAGA

A = BPH 1 = Surat ketetapan/keputusan 1.TAP = Surat Ketetapan Kode . (titik) untuk surat ke
2 = Surat mandat/tugas/delegasi/ 2.KEP = Surat Keputusan dalam lembaga kemahasiswaan
B = Komisi I/Bidang I (KM UHAMKA)
instruksi 3.KET = Surat Keterangan
C = Komisi II/Bidang II 3 = Surat keterangan/sertifikat Contoh : Surat untuk HIMA,
4.ST = Surat Penghargaan/
D = Komisi III/Bidang 4 = Surat Sertifikat BEM, dan DPM, UKM.
III undangan/pemberitahuan/edaran/hi 5.INS = Surat Instruksi/  
mbauan tugas/mandat/delegasi Kode - (strip) untuk surat ke luar
E = Komisi IV/Bidang
5 = Surat permohonan lembaga kemahasiswaan (Luar
IV KM UHAMKA)
6 = Surat
F = Komisi V/Bidang V memorandum/peringatan Contoh : Surat untuk Pimpinan
G = dan seterusnya 7 = Surat pengantar Fakultas, IMM.
8 = Dan lain-lain

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 KETERANGAN

Pembuat atau Pengirim

Pembuat atau pengirim surat adalah lembaga kemahasiswaan.
Contoh : DPM FKIP UHAMKA (jika kegiatan tersebut tidak memiliki unsur kepanitiaan)
PANPEL LKTD (jika kegiatan tersebut dilaksanakan dengan unsur kepanitiaan)

Bulan TAHUN
Bulan yang terdapat pada nomor surat ditulis dengan angka
Tahun yang berada pada nomor surat
romawi. ditulis menggunakan tahun masehi
Contoh : seperti 2017, 2018 ………. dan
I = Januari VII = Juli seterusnya.
II = Februari VIII = Agustus
III = Maret IX = September
IV = April X = Oktober
V = Mei XI = November
VI = Juni XII = Desember

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 Keterangan :
Bagian Pertama
A 014 = Nomor urut surat

Bagian Kedua

B A = Kode Struktur Lembaga = BPH

- = Surat ditujukan ke luar KM UHAMKA
5 = Surat Permohonan
014/A-5/HIMA
C
Bagian Ketiga
BIO/X/2019 HIMA BIO = Pembuat Surat

Bagian Keempat
D X = Bulan Pembuatan Surat = Oktober

Bagian Kelima
E Tahun Pembuatan Surat = 2019

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 Keterangan :

A
Bagian Pertama
001 = Nomor urut surat

B
Bagian Kedua
A = Kode Struktur Lembaga = BPH
. = Surat ditujukan ke dalam KM UHAMKA
1 = Surat Ketetapan/Keputusan
001/A.1/KEP/DPM
FKIP/X/2019 C Bagian Ketiga
DPM FKIP = Pembuat Surat

D
Bagian Keempat
X = Bulan Pembuatan Surat = Oktober

E
Bagian Kelima
Tahun Pembuatan Surat = 2019

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 009/B-7/HIMA BIO/XII/2019

001/A.1/KEP/BEM FKIP/X/2019

012/A-4/DPM FKIP/X/2019

025/C-4/PANPEL LKTD/V/2019

030/D.3/ST/HIMA BK/II/2019

016/A-5/HIMA PBSI/II/2019
 LAMPIRAN SURAT
Merupakan kelengkapan surat berupa penyertaan dokumen dan
mengenai lampiran dituliskan kuantitasnya, namun tidak perlu
ditulis secara jelas apa yang dilampirkan cukup hanya kuantitasnya.

Contoh:
Satu Lembar = Jika Lampiran 1 Lembar
Dua Lembar = Jika Lampiran 2 Lembar
Tiga Lembar = Jika Lampiran 3 Lembar
Satu Berkas = Jika Lampiran Lebih dari 3 Lembar
Satu Bundel = Jika Lampiran adalah Proposal dan LPK
 PERIHAL SURAT
Ringkas tapi jelas, pendek tetapi padat, dan dapat
diketahui secara jelas apa maksud, tujuan dan isi surat
dengan dipertebal (Bold).

Contoh:

Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

ALAMAT SURAT
Alamat surat terletak di bawah, segaris lurus di bawah isi nomor surat, lampiran,
dan perihal dengan jarak satu spasi. Dengan menggunakan “Yang Terhomat”
dalam pengiriman surat sebagai bentuk menghormati orang yang dikirim surat.
Untuk alamat surat tulisan dipertebal (Bold).
 

Contoh:

Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Perihal : Undangan

Yang terhomat Kepada
Dekan FKIP UHAMKA DPM FKIP UHAMKA
Dr. Desvian Bandarsyah, M.Pd. Di Jakarta
Di Jakarta
PERMULAAN SURAT

Bagi KM UHAMKA penggunaan kalimat salam itu perlu,

minimal dengan kata Assalamu’alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh. Di setiap tulisan yang berbahasa asing harus
ditulis dengan gaya italic.

Contoh:
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
 ISI SURAT

PARAGRAF PARAGRAF
PEMBUKA ISI PENUTUP

The Power of PowerPoint - thepopp.com

PARAGRAF PEMBUKA
Dalam pembuatan surat harus jelas pada tujuan dan tidak
banyak membuang kata agar lebih efektif. Surat itu
semestinya memakai kata pendahuluan.

Contoh :
“Ba’da salam, terhatur rasa syukur kehadirat Allah SWT.
dengan rahmat serta hidayah-Nya kita dapat melaksanakan
aktivitas sehari-hari dengan baik, Amin.”

The Power of PowerPoint - thepopp.com

ISI
Maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus
dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu
hal-hal yang harus diperhatikan adalah :
• Menggunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Jarak
antar alinea dan spasi dalam satu alinea 1 (satu) spasi;
• Dalam satu surat, sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis
perkara atau permasalahan. Sebab penggabungan
permasalahan dalam satu surat akan menimbulkan
kesulitan untuk dimengerti, selain itu cantumkan secara jelas
maksud surat yang sesuai dengan perihal pada kepala
surat;
• Hendaknya menggunakan kalimat yang sopan dan wajar,
tidak berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan.
The Power of PowerPoint - thepopp.com
 PARAGRAF PENUTUP
Untuk kalimat penutup dilihat kembali pada tujuan surat dan
kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondesi
(penyampaian maksud) perlu adanya kalimat-kalimat
penutup seperti :
 
Contoh:
“Demikian surat undangan ini kami buat. Atas perhatian
Saudara, kami mengucapkan terima kasih”.

The Power of PowerPoint - thepopp.com

PENUTUP SURAT
Sama dengan pembuka surat, penutup surat juga menggunakan
salam dan gaya penulisan miring (italic).

Contoh :
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

KAKI SURAT
Kaki surat meliputi tembusan, penandatanganan,
dan cap.
 PROPOSAL

Rencana kerja yang ditulis secara sistematis, terperinci, dan

formal mengenai rancangan suatu kerja atau kegiatan.

Proposal juga merupakan suatu bentuk pengajuan atau permohonan,

penawaran baik berupa ide, gagasan, pemikiran, maupun rencana
kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan izin,
persetujuan, dana, dan lain sebagainya.

The Power of PowerPoint - thepopp.com

SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL
COVER
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Kegiatan
B.Landasan Kegiatan
C.Tujuan Kegiatan
BAB II DESKRIPSI KEGIATAN
D.Nama dan Tema Kegiatan
E.Waktu dan Tempat Kegiatan
F.Bentuk Kegiatan
G.Sasaran Kegiatan
H.Susunan Panitia
I.Susunan Kegiatan
BAB III RENCANA ANGGARAN
BAB IV PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
 KELENGKAPAN
SURAT
PENGARSIPAN
PROPOSAL

Setiap kegiatan proposal dirangkap menjadi 3 buah.

Untuk diserahkan kepada :
• Surat Audiensi
• Pimpinan Dekanat (soft)
• Surat Pengantar proposal ke DPM
• Biro Keuangan
• Surat Pencairan Dana
• DPM
• Arsip Lembaga
PROPOSAL LEMBAG
DPM
A
SURAT PERMOHONAN
AUDIENSI

SURAT PENCAIRAN
BIRO
DANA WADEK III
UMUM
PENGANTAR
PROPOSAL KE DPM

BAUK
 LPK
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

Laporan yang diberikan setelah kegiatan program kerja terlaksana

SISTEMATIKA PENULISAN LPK
COVER
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Kegiatan
B.Landasan Kegiatan
C.Tujuan Kegiatan
BAB II REALISASI KEGIATAN
D.Nama dan Tema Kegiatan
E.Waktu dan Tempat Kegiatan
F. Bentuk Kegiatan
G.Realisasi Acara
H.Peserta Kegiatan
I. Susunan Panitia
BAB III REALISASI ANGGARAN
BAB IV EVALUASI KEGIATAN
J. Kritik dan Saran
K.Rekomendasi
L.Tindak Lanjut
BAB V PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
LAMPIRAN-LAMPIRAN
PENGARSIPAN
LPK
Setiap laporan kegiatan acara
dirangkap menjadi 3 buah. Untuk KELENGKAPAN
diserahkan kepada: SURAT
• Pimpinan Dekanat (soft)
• Biro Keuangan Surat Audiensi LPK
• DPM Surat Pengantar LPK
• Arsip Lembaga ke DPM
LPK

LEMBAGA DPM

SURAT AUDIENSI
LPK KE DPM

BIRO
SURAT PENGANTAR WADEK III
LPK KE DPM UMUM

BAUK

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 PROGRAM KERJA
RAPB

1. PROPOSAL KEGIATAN
Surat Permohonan Audiensi ke
DPM H-23 2. LPK
AUDIENSI PROPOSAL H-21
SURAT PERMOHONAN
PENAIKAN PROPOSAL KE
AUDIENSI LPK H + 5
FAKULTAS H-14 (SUDAH DI AUDIENSI LPK H+10
TTD DAN DICAP) KE BAUM PENAIKAN LPK H+14 (SUDAH DI TTD DAN
SOFT COPY PROPOSAL DICAP) KE BAUM
(EMAIL DPM)
PENCAIRAN DANA (BAUK)

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 PROGRAM KERJA
NON RAPB

Komunikasi ke DPM H-5

Surat pemberitahuan kegiatan ke DPM H-2
Laporan acara diserahkan ke DPM H+ 3
 FORMAT PENULISAN

A. Margin
•Proposal :
Atas : 4 cm Kanan : 3 cm
Bawah : 3 cm Kiri : 4 cm • Surat :
Atas : 5 cm Kanan : 2,5 cm
Bawah : 2,5 cm Kiri : 2,5 cm

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 B. Ukuran Kertas dan Tulisan
Font : Times New Roman 1. LEGAL/F4 (WIDTH : 21,5 DAN
HEIGHT 33)
Ukuran : SURAT
 12 untuk penulisan, RAPB
LPJ
 12 untuk sub judul, dan
LPK
 14 untuk judul DAN SEMUA DATA YANG AKAN
DILAMPIRKAN DI LPK

2. A4 : PROPOSAL

The Power of PowerPoint - thepopp.com

AUDIENSI
KETUA UMUM
KETUA BIDANG
KETUA PELAKSANA
SEKRETARIS PELAKSANA
BENDUM
OC ACARA

* WAJIB MEMAKAI JAKET

ALMAMATER, KAOS KAKI NO JEANS

The Power of PowerPoint - thepopp.com

Warna Jilid dan Kertas Pembatas

RAPB : Ungu
PROPOSAL: Biru Muda
LPK : Hijau
LPJ : Pink

The Power of PowerPoint - thepopp.com

Thank You! 
Any Questions?