SOP Penomoran Surat

No. :
Dokumen
No. Revisi :
SOP
Tanggal :
Terbit
Halaman :
dr. Agustinus Triyono
UPT Puskesmas
NIP. 19610312
Dadirejo
198903 1 008

1. Pengertian
a. Surat Dinas Adalah Surat yang berisi hal penting
berkenaan dengan Pemerintahan dan Pembangunan
yang dibuat oleh Lembaga Pemerintah
b. Pemberian Nomor Surat Dinas dan jenis surat lain yang
berisi kedinasan dapat berbentuk Surat Pengantar,
Surat Keputusan, Surat Edaran, Surat Undangan, Surat
Tugas, Surat Kuasa, Surat Pernyataan, Surat
Keterangan, Naskah Kerjasama (MOU) dll.
c. Surat dinas yang diberi nomor oleh Ka. Subag. Tata
Usaha adalah surat yang diajukan kepada instansi atau
perorangan yang berasal dari luar instansi yang ditanda
tangani oleh pimpinan
2. Tujuan
SOP Pemberian nomor pada surat dinas bertujuan untuk
menyeragamkan prosedur pelayanan pemberian nomor
pada surat-surat dinas dilingkungan UPT Puskesmas
Dadirejo

3. Kebijakan
a. Keputusan Mendikbud RI. No. 091/U/95, pasal 113 dan
115 serta Surat Edaran Sekretaris Jenderal Depdikbud
No. 19917/A.A5/OT/1996 tentang cap jabatan dan cap
dinas.
b. Pedoman Kerja Ketatausahaan di lingkungan
Depdikbud, Biro Tata Usaha Sekjen Depdikbud tahun
1996 tentang Prinsip Pengurusan Surat

4. Referensi

5. Prosedur a. Unit kerja mengajukan konsep surat yang akan diberi

nomor dan surat dinas yang akan distempel kepada
 Kasubag Tata Usaha dan tembusannya untuk
diketahui
b. Subag. Tata Usaha memeriksa isi surat berkaitan
dengan ketentuan penomoran.
c. Subag. Tata Usaha memberi nomor sesuai dengan jenis
surat.
d. Subag. Tata Usaha meminta satu copy untuk jenis
surat dinas keluar dan memberi satu copy kepada
Subag.
e. Subag. Tata Usaha memeriksa surat atau dokumen
yang akan distempel berdasarkan kebenarannya.
f. Petugas membubuhkan stempel dinas

6. Langkah-
langkah -
7. Bagan Alir N Nomor Surat Dinas
Susunan nomor surat dinas meliputi:
1) Kategori klasifikasi keamanan surat dinas;
2) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) Kode klasifikasi arsip;
4) Bulan; dan
5) Tahun terbit.
Contoh

Contoh yang masih salah:

Nomor : 800/122.SMP1/VII/2014
Seharusnya Nomor : 122/800-SMP.1/VII/2014
Artinya :
122 merupakan nomor urut surat
800-smp.1 merupakan kode klasifikasi masalah
Kepegawaian di SMP 1 yang disebutkan pada kop surat
VII menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
 2014 menunjukkan tahun atau tahun 2014

8. Hal-hal yg
perlu
diperhatikan
9. Unit Terkait
10. Dokumen
Terkait
11. Rekaman
historis
perubahan