` LANGKAH - LANGKAH PENGERJAAN 'PENGELOLAAN

DOKUMEN'
1. Baca soal terlebih dahulu kemudian Identifikasi surat
2. Menyortir surat masuk dan keluar, setelah itu urutkan sesuai tanggal surat (kronologis)
3. Kemudian Cap surat masuk dan isi CAP AGENDA
CONTOH CAP AGENDA CAP AGENDA
No. Agenda : 001

Tgl. Diterima : 10 Maret 2021

Tgl. Diteruskan: 10 Maret 2021

Paraf :

Catatan :
 Tgl Diterima diisi 2 hari setelah tanggal Surat
 Tgl Diteruskan diisi sama dengan tanggal terima, karena semua surat dianggap
penting
 apabila tanggal terima surat jatuh hari Sabt,u atau minggu, berarti tanggal yang
dicantumkan adalah tanggal hari Senin.
4. kemudian satukan dengan disposisi dan di isi kecuali kolom 'instruksi dan di teruskan'
(SURAT LANGSUNG DIBERI KODE DI POJOK KANAN ATAS SESUAI
SISTEM KEARSIPAN YANG DIPERINTAHKAN PADA SOAL)
Contoh Mengisi Disposis:
CATATAN:

Utk pemgisian disposisi yg pertama adalah

1. INDEKS
Cara pengisiannya sesuai dengan aturan mengindeks
Contoh : Nama perusahaan
PT Sejahtera Mandiri
Diindeks menjadi Sejahtera Mandiri, PT

utk indeks nama seseorang

Contoh: Siti Fauziah
Di indeks menjadi Fauziah Siti

2. KODE
2.1 Jika sistem pengarsipannya sistem abjad maka PT Sejahtera Mandiri kodenya “ S “
Jika sistemnya sistem geografi/wilayah
KOP suratnya

PT SENOTSA MAKMUR
Jalan Raya Kembangan No. 13
Jakarta Barat

No. 123/SM/III/2021 9 Maret 2021

Maka kodenya adalah Jakarta Barat

CATATAN : Kode tergantung dari sistem penyimpanannya

3. Tanggal penyelesaian
Yaitu sesuai dengan tanggal ya berada di cap agenda jika di cap agenda tgl terimanya 11 maret
2021 maka tgl penyelesaian di disposisi adalah 11 maret 2021

4. Mengisi data
Asal surat : PT Santors Makmur
Nomor dan tanggal surat : 123/SM/III/2021, 9 Maret 2021
Isi ringkasan : (ISI SURAT YANG DIRINGKAS)
5. bagian instruksi dan di teruskan TIDAK BOLEH DIISI YANG MENGISI ADALAH
PIMPINAN
6. Dikembalikan ke dan tanggal prngembalian
Utk dikembalikan sesuai dari mana surat tersebut yg membuat disposisi
Contoh: jika yang membuat staf administrasi berarti dikembalikan ke staff administrasi
Utk tanggal: disamakan dengan tanggal penyelesaian

4. Surat yang sudah diisi disposisinya diserahkan ke asesor untuk mendapatkan instruksi
5. Buat surat keluar sesuai dengan instruksi asesor yang berada dilembar disposisi
 jika isi disposisi dibalas sesuai memo dan dikirim melalui EMAILartinya dibuat surat
balasan sesesuai memo dan dikirim melalui email, print surat yang sudah dibuat dan
meminta tanda tangan kepada asesor dan jangan lupa MEMINTA TANDA TANGAN
MENGGUNAKAN MAP, kemudian SCAN SURAT YANG SUDAH DITANDA
TANGANIN dan kirim melalui email
 jika isi disposisi dibalas dan dikirim melalui EKSPEDISI artinya dibuat surat balasan
sesesuai memo dan dikirim melalui ekspedisi, print surat yang sudah dibuat dan meminta
tanda tangan kepada asesor dan jangan lupa MEMINTA TANDA TANGAN
MENGGUNAKAN MAP, kemudian COPY terlebih dahulu SURAT untuk arsip dan
kirim melalui EKSPEDISI
 Membuat lembar ekspedisi BENTUK LANDSCAPE

BUKU EKSPEDISI
PT …………..

Paraf &
No. Nama
No Tanggal Surat Dikirim Kepada Perihal Tanggal
Surat Penerima
Terima

6. Langkah berikutnya membuat agenda surat masuk dan surat keluar

7. Membuat guide dan kemudian arsipkan dokumen sesuai sistem kearsipan yang diperintahkan
CATATAN :
1. NO SRT KELUAR ADALAH NOMOR SELANJUTNYA DARI R NO SRT KELUAR
TERAKHIR.
2. SETIAP PEKERJAAN DIBERI NAMA DAN NAMA SEKOLAH. (GUNAKAN
FOOTER)
3. BENTUK SURAT POTRAIT
4. AGENDA DAN EKSPEDISI BENTUK LANDSCAPE

LANGKAH LANGKAH MEMBUAT AMPLOP

1. Block alamat surat yang akan dikirim
2. Klik MAILING pilih ENVELOPE, PILIH ADD DOKUMEN, atur posisi alamat sesuai
ketentuan
3. Print amplop, CTRL P pilih pages “0” enter

LANGKAH - LANGKAH PENGERJAAN 'KOMUNIKASI DI TEMPAT

KERJA'

1. Membaca soal dengan teliti

2. Perhatikan perintah yang diberikan asesor
3. Searching tiket pesawat dan hotel minimal 2/3 pilihan sesuai perintah soal (Ketika searching
tiket, perhatikan jarak tempuh perjalanan dan perbedaan waktu, dan harga tiket. Untuk hotel
perhatikan waktu check in dan check out)
4. Apabila Snipping tool tidak ada, lakukan :
*klik 'printscren' pada keyboard dan buka ms.word lalu klik paste.
*kemudian klik kiri 2x pada gambar, dan klik 'crop' di ujung kanan, dan crop gambar sesuai
kebutuhan.
Untuk Snipping tools :
*klik snipping tools dan klik new, kemudian blok sesuai kebutuhan dan save pada picture.
*Buka ms.word klik insert dan pilih 'picture' lalu cari gambar yang sudah di save.
*Dan klik insert.
5. Print tiket dan hotel dan kemudian berikan ke asesor untuk memilih jenis penerbangan dan
hotel yang diinginkan.
6. Dan buatlah percakapan sesuai perintah asesor dan dihafalkan (Nama hotel/tiket yang sudah
dipilih oleh asesor)
7. Pada saat menelpon jangan lupa persiapkan block note dan untuk menerima telpon jangan lupa
siapkan LPT. dan catat semua pesan yang disampaikan oleh penelpon.

CATATAN :
1. SEBELUM MENSEARCHING TIKET ADA HAL YANG HARUS
DIPERHATIKAN
 JARAK TEMPUH ANTARA TEMPAT KEBERANGKATAN DENGAN
NEGARA YANG DITUJU
 APAKAH ADA PERBEDAAN WAKTU ANTARA TEMPAT
KEBERANGKATAN DENGAN NEGARA YANG DITUJU
2. PADA LEMBAR DAFTAR PENERBANGAN JANGAN LUPA CANTUMKAN
RUTE DAN TANGGAL PENERBANGAN
3. PADA LEMBAR HOTEL JANGAN LUPA CANTUMKAN TANGGAL
PENGINAPAN. (SELAIN TANGGAL HARUS TERDAPAT TYPE KAMAR,
NAMA HOTEL, DAN HARGA)
4. DAN NAMA ASESI DICANTUMKAN DISETIAP LEMBAR KERJA SELURUH
PEKERJAAN PADA KLASTER INI BENTUK POTRAIT

LANGKAH - LANGKAH PENGERJAAN KLASTER 3 ' AGENDA KERJA

DAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN'

1. Membaca soal dengan teliti

2. Buat kolom Agenda Kerja Pimpinan seperti contoh dibawah ini

AGENDA KERJA PIMPINAN

N HARI WAKTU KEGIATAN TEMPAT KETERANGAN
O TANGGAL

3. Isi agenda kerja sesuai urutan secara kronologis (tanggal terkecil diatas)
4. Masukkan memo yang diberikan JIKA ADA untuk tambahan agenda kerja pimpinan sesuai
urutan kronologis
CATATAN :
 “KEGIATAN” HAL YANG DI LAKUKAN “KETERANGAN” HAL-HAL
TAMBAHAN DARI KEGIATAN
 CANTUMKAN NAMA DISETIAP PEKERJAAN
 BENTUK AGENDA LANDSCAPE

LANGKAH - LANGKAH PENGERJAAN KLASTER 4 'PELAYANAN

PRIMA'
A. MENERIMA TAMU
1. Sambut tamu dengan salam “SELAMAT PAGI, ADA YANG SAYA BISA BANTU”
2. Setalah tamu memberitahukan keperluannya TANYAKAN APAKAH SUDAH ADA
JANJI?
3. Persilahkan Tamu untuk mengisi BUKU TAMU, KEMUDIAN PERSILAHKAN DUDUK
4. Hubungi orang yang ingin ditemui oleh Tamu, apabila sudah dipersilahkan, antarkan tamu ke
orang yang dituju
5. Perkenalkan tamu dengan orang yang ingin ditemui oleh si Tamu
CONTOHNYA:
R : SELAMAT PAGI PAK ARI, PERKENALKAN INI BAPAK ZUPRI DARI PT
SETIA MAKMUR, YANG SUDAH MEMBUAT JANJI DENGAN BAPAK, PAK ZUPRI
INI BAPAK ARI BAGIAN TEKNISI PERUSAHAAN KAMI, SETELAH MEREKA
BERKENALAN RECEPTIONIST IJIN UNTUK KEMBALI KETEMPAT

B. MENGELOLA RAPAT
1. Bacalah soal dengan teliti dan baik
2. Buatlah surat undangan dan susunan acara sesuai dengan soal, apabila ditujukan ke lebih dari
1 orang maka membuat surat undangan sebagai berikut:
Contoh:

PT SENOTSA MAKMUR
Jalan Raya Kembangan No. 13
Jakarta Barat

No. 123/SM/III/2021 9 Maret 2021

Yth.
1. Ibu Nina Pratiwi
2. Bapak Cahyono
3. Bapak Ismail

3. Aturlah waktu susunan acara dengan tepat.

CONTOH : apabila waktu rapat hanya 2 Jam, dan agenda kegiatan ada 5 acara, berarti 2jam
(120mnt - 5/15mnt baru sisa dibagi 5 untuk agenda)
4. Perhitungkan waktu untuk pendaftaran pada susunan acara
CONTOH : apabila acara dimulai jam 09.00 berarti waktu registrasi jam 08.45 sampai jam 09.00
5. Buatlah Notula rapat dengan membaca soal baik, apabila secara 'resume' berarti hanya point
pointnya saja. Buat terlebih dulu FORMAT NOTULA RAPAT RESUME
CONTOH NOTOLU RAPAT RESUME

NOTULA
RAPAT …………………………….

Hari :
Tanggal :
Tempat :
Waktu :

PesertaRapat
Hadir : 1.
2. dst

Tidak Hadir :-

Pimpinan Rapat :
Agenda Rapat : 1.
2.

Jalannya Rapat

1. Pembukaan
Rapat dibuka oleh pimpinan rapat pada pukul ....

2. Pembahasan
Masalah yang dibicarakan:
A. ....
 ........
 ........
 .......

B. .................
 ......
 .......

Usulan-usulan
 .............
 .............
 ..............
 ................

Kesimpulan
 .....................
 ...................
 ........................

3. Penutup
Rapat ditutup pada pukul………………………………………………………………………….

Jakarta , ............................

Mengetahui,
Pimpinan Rapat Notulis,

........................ ......
CATATAN :
*cantumkan nama pada setiap pekerjaan
*pada surat undangan, terdapat lampiran yaitu susunan acara
*seluruh pekerjaan bentuk POTRAIT

LANGKAH - LANGKAH PENGERJAAN 'KAS KECIL'

1. Baca soal dengan teliti
2. Susunlah kwitansi secara kronologis (tanggal terkecil diatas)
3. Catatlah transaksi yang tidak ada kwitansi/nota/bon di 'pettycash' lalu diberi BKK
4. Isilah BKK sesuai urutan kwitansi secara kronologis
Satukan Bukti kas dan Bukti Transaksi dengan posisi kwitansi/bon/nota/petaty cash dibawah
Bukti Kas
Keluar,

Kwintansi

BUKTI KAS KELUAR

Contoh Mengisi BKK

Bon dari Toko Buku Mitra atas pembelian

2 rim kertas HVS Rp. 50.000
Tgl 1 Maret 2021 No. 234/Ft/0

Bukti Kas Keluar

No : KK 001
Telah dibayarkan kepada : Toko buku Mitra
Uang sebesar : lima puluh ribu rupiah
Untuk : Pembelian 2 rim kertas HVS
Rp. 50.000,- Jakarta, 1 Maret 2021

Mengetahui, Dibuat oleh Diterima oleh

Nama Atasan Pembuat Penerima

4. Masukkan kedalam Map lalukan sampai kwitansi terisi di BKK semua kedalam map
 Susun Secara Kronologis

BKK 01

BKK 02

BKK 03
BKK 04
BUKTI KAS
KELUAR
5. Lalu isi BKM dari 'bukti penarikan dana'

FORM TARIK TUNAI

BUKTI KAS MASUK

Contoh Mengisi BKM

Form Penarikan Bank BI

Rp. 90.000
Tgl 02 Jan 2021 No. 234/Ft/0

Bukti Kas Masuk

No : KM 001
Di terima dari : Bendahara
Uang sebesar : sembilan puluh ribu rupiah
Untuk keperluan : Pengisian dana kas kecil
Rp. 90.000,- Jakarta, 2 Januari 2021

Mengetahui, Dibuat oleh Diterima oleh

Nama Atasan Pembuat Penerima

6. Buatlah guide bukti kas masuk dan bukti kas keluar

B
K
M
B
K
K
7. Buatlah laporan kas kecil menggunakan ms.excel, sesuai dengan urutan sebagai berikut
Lapran Kas Kecil
Periode 2 Jan – 6 Februari 2021

Debet Tanggal No. Bukti Uraian Kredit Pos Pengeluaran

Konsums Transport Lain lain

Rp. 10.000 2 Jan 2021 Saldo

Rp 90.000 2 Jan 2021 BKM 001 Pengisian

4 Jan 2021 BKK 001 Transport Rp. 15.000 Rp15.000

25 Jan 2021 BKK 002 Konsumsi Rp. 40.000 Rp. 40.000

6 Feb 2021 BKK 003 Fotocopi Rp. 40.000 Rp.40.000

Rp.100.00 6 Feb 2021 Jumlah Rp.95.000 Rp.40.000 Rp15.000 Rp40.000

0

Saldo Rp. 5000

Rp95.000 Imprest

Jakarta, 6 Februari 2021

Mengetahui Dibuat oleh,

…………….. ………………………
*Saldo kas bulan lalu apabila ada
*BKM
*BKK sesuai dengan urutan tanggal terkecil kemudian isilah pos² setiap pengeluaran dengan
sistem LINK dan bentuk kertas landscape
8. Isilah form pengajuan dana
*Bagian : diisi sesuai dengan posisi disoal (contoh:Bagian pemasaran, penjualan, produksi)
*Periode kas kecil : diisi sesuai dengan periode bulan pengajuan
*dana tetap : diambil dari 'jumlah debet laporan kas kecil'
*Saldo : diisi apabila ada (diambil dari saldo kas kecil dari laporan)
*Pengajuan Dana : Diambil dari 'imprest' laporan kas kecil
*Tanggal pengajuan : diambil dari tanggal pembuatan laporan kas kecil

Form Pengajuan Dana

Bagian : Pemasaran
Periode : 6 Februari – Maret 2021
Dana Tetap : Rp. 100.000,-
Saldo : Rp. 5.000,-
Pengajuan dana : Rp. 95.000
Jakarta, 6 Februari 2021
Mengatahui Diajukan oleh

Nama Atasan Pembuat

CATATAN :
*cantumkan nama
*untuk mengeprint perhatikan ukuran kertas,lakukan printscreen terlebih dahulu. Apabila tidak
cukup, klik pagelayout pilih 'scale' turunkan sampai 75% (minimal) apabila masih tidak cukup
juga, lakukan pengecilan kolom
INGAT BENTUK LAPORAN KAS KECIL LANDSCAPE

=======SELAMAT UJIAN=======