FORMULIR 2 : PENGENDALIAN AKTUALISASI OLEH COACH

(digunakan pada saat aktualisasi di tempat kerja)

Nama : AHMAD SYA`RONI

NIP : 19961203 201612 1 003

Unit Kerja : KPP PRATAMA SUBANG

Jabatan : PELAKSANA

Isu : OPTIMALISASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DI SEKSI PENGAWASAN DAN KONSULTASI II

Kegiatan 1 : MEMPROSES SURAT MASUK

Penyelesaian Kegiatan * Catatan COACH Paraf COACH

 Tahapan Kegiatan
1. MEMINTA BUKU FOLIO BERGARIS DAN MAP KANTOR DI BAGIAN
UMUM MENGGUNAKAN BON BARANG DENGAN SIKAP RAMAH.
2. MEMBUAT BUKU TANDA TERIMA PENYERAHAN SURAT MASUK KE
ACCOUNT REPRESENTATIVE YANG DITUJU DENGAN FORMAT
MELIPUTI : TANGGAL PENYERAHAN, NOMOR, ASAL SURAT, NOMOR
SURAT, NAMA ACCOUNT REPRESENTATIVE DI PENGAWASAN DAN
KONSULTASI II
3. MENERIMA SURAT YANG BERASAL DARI SEKSI LAIN DENGAN RAMAH.
4. MENGINPUT SURAT MASUK DI KOMPUTER DENGAN TELITI
5. MENCETAK LEMBAR DISPOSISI DAN DI SATUKAN SURAT MASUK
6. MENGUMPULKAN SURAT MASUK YANG SUDAH DIINPUT KE DALAM
MAP KANTOR
7. MENYERAHKAN SURAT MASUK KE KEPALA SEKSI UNTUK DI
DISPOSISIKAN KE PEGAWAI YANG TERKAIT.
8. SETELAH SURAT MASUK DI DISPOSISIKAN KEMUDIAN DI SERAHKAN KE
PEGAWAI YANG DITUJU DENGAN MENGISI BUKU TANDA TERIMA
PENYERAHAN SURAT MASUK DAN MEMINTA TANDA TANGAN
 Output Kegiatan Terhadap Pemecahan Isu

1. BUKU FOLIO BERGARIS DAN MAP KANTOR

2. BUKU TANDA TERIMA SURAT MASUK
3. SURAT MASUK DARI SEKSI LAIN
4. FILE SURAT MASUK DENGAN BENTUK .XLSX
5. SURAT MASUK DAN LEMBAR DISPOSISI YANG SUDAH DISATUKAN
6. SURAT-SURAT DI DALAM MAP KANTOR
7. SURAT MASUK YANG DIBERIKAN KE KEPALA SEKSI
8. SURAT YANG SUDAH DI SERAHKAN KE PEGAWAI LAIN DAN BUKU
TANDA TERIMA YANG SUDAH TERISI TANGA TANGAN

 Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan

1. Pertama yang dilakukan sebelum memproses surat masuk
adalah mempersiapkan perlengkapan-perlengkapan untuk
memproses surat, yaitu meminta ATK ke subbagian umum
berupa buku ekspedisi (folio bergaris), map kantor, dan ordner
untuk mengarsip dengan ramah, Tahapan ini mencerminkan
bahwa kita harus ber etika kepada siapapun

2. Setelah meminta ATK selanjutnya membuat alat-alat untuk

menunjang proses surat masuk seperti buku tanda terima untuk
mencatat alur pemrosesan surat. Saat membuat alat-alat harus
menjaga kerapihan karena ini adalah barang milik negara.
Tahapan ini mencerminkan nilai Komitmen Mutu

3. Setelah semua alat-alat siap maka siap untuk memproses surat,

yang utama adalah menerima surat dari Seksi lain dengan
ramah. Ini membuktikan bahwa kepada yang lebih muda kita
perlu etika kepada siapapun

4. Menginput surat harus benar-benar jujur dan tidak boleh salah,

kita harus bertanggung jawab penuh saat menginput surat ini,
tahapan ini membuktikan kita perlu mempunyai nilai akuntabilitas
 5. Mencetak lembar disposisi menggunakan kertas yang sudah
terpakai agar tidak boros dan tidak merugikan barang milik
negara. Nilai yang terkandung dari tahapan ini bisa termasuk
dari nilai anti korupsi karena menggunakan yang tidak terpakai
karena salah cetak.

6. Mengumpulkan surat didalam map kantor untuk di disposisi

kepala seksi harus sesuai dengan surat yang di input tidak boleh
kurang, kita harus bertanggung jawab terhadap surat yang baru
di input dan akan disposisi kepala seksi

7. Menyerahkan Surat untuk di disposisi kepala seksi harus

bersikap sopan saat menghadap, menggunakan Bahasa yang
ramah dan santun dan harus ber etika

8. Setelah di disposisi maka surat harus diserahkan ke pegawai

yang lain sesuai dengan tujuan disposisi surat itu tidak boleh
salah kirim, kegiatan ini mengajarkan tanggung jawab

Kegiatan 2: Memindai Surat Masuk Menjadi Soft File

Penyelesaian Kegiatan * Catatan COACH Paraf COACH

 Tahapan Kegiatan
1. MEMINTA IZIN KE KEPALA SEKSI UNTUK MEMINDAI SURAT MASUK
DENGAN SOPAN DAN SANTUN
2. MENYIAPKAN SURAT MASUK YANG AKAN DI PINDAI
3. MEMBUAT FOLDER SCAN SURAT MASUK DENGAN NAMA “SURAT
MASUK 2017” DI KOMPUTER
4. MEMBUAT BEBERAPA FOLDER DI DALAM FOLDER SURAT MASUK
2017 SESUAI DENGAN JENIS SURAT SEPERTI “ND, PEM, S, DAN SURAT
LAIN
5. MEMINDAI SURAT MASUK DENGAN RAPI DAN TELITI
MENGGUNAKAN SCANNER ATAU APLIKASI KAMERA HANDPHONE
6. MENGECEK KEMBALI SURAT YANG DI PINDAI DENGAN SURAT
ASLINYA
7. MENAMAI FILE SESUAI DENGAN FORMAT “TANGGAL INPUT
SURAT_NOMOR SURAT”
8. MENYIMPAN FILE HASIL SCAN SURAT MASUK PADA FOLDER SESUAI
DENGAN JENIS SURAT
 Output Kegiatan Terhadap Pemecahan Isu
1. SURAT MASUK YANG AKAN DIPINDAI
2. FOLDER SURAT MASUK 2017
3. FOLDER ND, PEM, S, SURAT LAIN, DLL
4. SOFTCOPY SURAT DALAM BENTUK .PDF
5. FILE SURAT YANG SUDAH DINAMAI
6. FILE SURAT YANG SESUAI PADA FOLDERNYA

 Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan

1. Meminta Izin ke kepala Seksi untuk memindai surat dengan
ramah mencerminkan bahwa kita ber etika

2. Menyiapkan surat-surat yang akan di pindai harus sesuai

dengan surat yang dengan surat yang di input di komputer

3. Membuat folder scan agar memudahkan untuk menyimpan file

pindai dan memudahkan pencarian file pindai di komputer
tahapan ini mencerminkan komitmen mutu

4. Membuat folder di dalam folder surat masuk 2017 agar

memudahkan pencarian file karena sesuai dengan jenis surat
mencerminkan bahwa komitmen mutu

5. Memindai Surat harus dengan teliti dan benar agar hasil file yang
bagus dan rapi, rasa tanggung jawab kita saat memindai harus
bagus

6. Mengecek kembali surat dengan hasil scan harus sesuai dan

tidak boleh salah saat nanti file dinamai, tahapan kegiatan ini
membuktikan harus adanya akuntabilitas

7. Menamai file sama pentingnya dengan mengecek surat dengan

hasil scan, menamai file surat tidak boleh sampai salah, tahapan
ini mencerminkan nilai akuntabilitas

8. Setelah membuat beberapa folder untuk membedakan jenis-

jenis surat, maka memudahkan untuk penyimpanan file pindai
surat, tetapi kita perlu lebih teliti jangan sampai salah simpan file
surat.
Kegiata 3 : MENYIMPAN SURAT MASUK DI ORDNER

Penyelesaian Kegiatan * Catatan COACH Paraf COACH

 Tahapan Kegiatan
1. MEMINTA ORDNER KE SUB BAGIAN UMUM MENGGUNAKAN BON
BARANG DENGAN RAMAH
2. MENAMAI ORDNER “SURAT MASUK 2017” MENGGUNAKAN KERTAS
BEKAS
3. MEMASANG PEMBATAS SURAT UNTUK TIAP BULAN MENGGUNAKAN
KERTAS KARTON WARNA
4. MENATA SURAT MASUK SESUAI BULAN INPUT SURAT DI ORDNER
DENGAN TELITI

 Output Kegiatan Terhadap Pemecahan Isu

1. ORDNER
2. ORDNER YANG SUDAH DINAMAI
3. ORDNER DENGAN PEMBATAS TIAP BULAN
4. SURAT YANG TERTATA DALAM ORDNER

 Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan

1. Sebelum Menyimpan surat yang pertama di lakukan adalah
menyediakan tempat surat itu di simpan, ordner salah satunya
yang tepat untuk menyimpan surat, maka dari itu kita perlu
memnita ordner ke subbagian umum, dengan sikap ramah maka
nilai yang tercermin adalah etika public
2. Setelah mendapatkan ordner dari subbagian umum maka diberi
nama order agar tidak tertukar dengan ordner lain, cukup
menggunakan kertas bekas untuk mencetak nama ordner agar
tidak boros, nilai yang terkandung dari tahapan kegiatan ini
adalah anti korupsi
3. Untuk mempermudah menyimpan maupun saat mencari surat
perlu adanya pembatas untuk membedakan surat-surat yang
disimpan tiap bulannya, nilai yang terkandung dari tahapan ini
adalah komitmen mutu
4. Menyimpan surat harus lebih teliti sesuai dengan pembatas yang
sudah dibuat tadi. Selain itu surat harus disusun dari tanggal
input terlama hingga terbaru nilai yang terkandung dari tahapan
ini akuntabilitas.
Kegiatan 4 :Pelayanan Peminjaman Surat Masuk

Penyelesaian Kegiatan * Catatan COACH Paraf COACH

 Tahapan Kegiatan
1. MEMINTA BUKU FOLIO BERGARIS KE SUB BAGIAN UMUM
MENGGUNAKAN BON BARANG DENGAN RAMAH
2. MEMBUAT LABEL “ BUKU PEMINJAMAN SURAT "
3. MEMBUAT TABEL PADA ISI BUKU YAITU: NOMOR, TANGGAL
PEMINJAMAN, NOMOR SURAT, NAMA PEGAWAI, TANGGAL
PENGEMBALIAN, TANDA TANGAN PEMINJAMAN, DAN TANGGAL
PENGEMBALIAN
4. MENULISKAN DATA SURAT YANG DIPINJAM DENGAN TELITI DAN
MENYERAHKAN SURAT YANG DIPINJAM SEKALIGUS MEMINTA
TANDA TANGAN PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN
 Output Kegiatan Terhadap Pemecahan Isu
1. BUKU FOLIO BERGARIS
2. BUKU PEMINJAMAN SURAT
3. BUKU DENGAN ISI TABEL PEMINJAMAN SURAT
4. TABEL PEMINJAMAN SURAT DENGAN ISI DATA PEMINJAMAN SURAT

 Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan

1. Sebelum meminjamkan surat dan meminta tanda terima bahwa
surat telah dipinjam maka kita perlu buku untuk mencatat surat
apa dan siapa yang meminjam, meminta buku folio bergaris
pada subbagian umum dengan ramah mencerminkan kita
memiliki nilai Etika public
2. Membuat label pada buku untuk membedakan dengan buku folio
bergaris yang lain, agar tidak salah menulis pada buku lain,
komitmen mutu adalah nilai yang tepat untuk tahapan kegiatan
ini
3. Untuk mempermudah mencatat surat-surat yang dipinjam perlu
dibuat tabel yang rapi agar lebih teratur saat pencatatan.
Komitmen mutu adalah nilai di tahapan kegiatan ini
4. Menuliskan data-data surat yang pinjam dan menyerahkan ke
pegawai lain harus benar dan perlu meminta tanda terima agar
diketahui bahwa surat masih berada di pegawai lain atau sudah
dikembalikan, nilai yang tercermin dari tahapan ini adalah
Akuntabilitas
Kegiatan 5 : Pengawasan Surat Masuk yang dipinjam

Penyelesaian Kegiatan * Catatan COACH Paraf COACH

 Tahapan Kegiatan
1. MELAKUKAN PENGECEKAN SURAT MASUK YANG BELUM
DIKEMBALIKAN PADA BUKU PEMINJAMAN ARSIP
2. MENERIMA SURAT MASUK YANG DIKEMBALIKAN DENGAN RAMAH
DAN MEMINTA TANDATANGAN PENGEMBALIAN PADA BUKU
PEMINJAMAN ARSIP
3. MENANYAKAN KEPADA PEGAWAI YANG MEMINJAM SURAT APABILA
BELUM DIKEMBALIKAN MELEWATI 5 HARI KERJA DENGAN RAMAH
4. MENATA KEMBALI SURAT YANG DIKEMBALIKAN KE DALAM ORDENR

 Output Kegiatan Terhadap Pemecahan Isu

1. SURAT YANG DIKEMBALIKAN DENGAN TANDATANGAN PADA BUKU
PEMINJAMAN SURAT
2. SURAT YANG KEMBALI KE DALAM ORDNER DENGAN RAPI

 Keterkaitan Substansi dengan Mata Pelatihan

1. Memeriksa pencatatan di buku jika ada yang belum
mengembalikan surat maka segera di tindak lanjuti untuk
menghidari surat yang di pinjam hilang, sikap akuntabilitas
sangat penting di tahapan kegiatan ini

2. Menerima dengan ramah surat yang dikembalikan menandakan

bahwa surat telah selesai dipinjam, sehingga tanggung jawab
untuk menyimpan surat telah dibebankan kepada pelaksana,
sikap akuntabilitas tercermin di dalam tahapan kegiatan ini

3. Menanyakan surat yang dipinjam dengan ramah sangat perlu

dilakukan agar terjalin komunikasi yang baik, sehingga tidak ada
yang merasa tersinggung, sikap ber etika public tercermin di
dalam tahapan kegiatan ini

4. Menata kembali surat yang dikembalikan ke dalam ordner harus

benar-benar dengan aturannya seperti memasukkan sesuai
dengan bulan input atau pembatas yang sudah dibuat.
Berkomitmen untuk terus melakukan tahapan kegiatan dengan
benar tercermin dari tahapan kegiatan ini.