MANUAL BOOK

INOVASI INTERNAL

BALAI PEMASYARAKATAN KELAS I PADANG

2
 DAFTAR ISI

PENDAHULUAN 1
1. Latar Belakang 1
2. Tujuan 1
3. Manfaat 1
DEFINISI 2
1. Surat Tugas 2
2. e-RESTI 2
TATA CARA INPUT SURAT TUGAS 4
PENUTUP 11

3
 PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Balai Pemasyarakatan Kelas I Padang merupakan salah satu Unit Pelayanan
Teknis di bawah Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah Sumatera Barat. Bapas
Kelas I Padang memiliki tugas pokok dan fungsi, yaitu melakukan penelitian
kemasyarakatan, pendampingan, pembimbingan, pengawasan dan sidang tim
pengamat pemasyarakatan. Selain melakukan tugas pelayanan eksternal, Bapas Kelas
I Padang juga melakukan kegiatan tata usaha untuk mendukung berjalannya
organisasi. Salah satu bagian dari tata usaha adalah urusan keuangan.
Bagian urusan keuangan di Bapas Kelas I Padang memiliki tugas dalam
kegiatan administratif yang berhubungan dengan keuangan dan anggaran Bapas
Padang. Saat ini bagian keuangan di Bapas Kelas I Padang terdiri dari 1 orang Kepala
Urusan Keuangan, 1 orang bendahara dan 2 orang Pembimbing Kemasyarakatan Ahli
Pertama yang diperbantukan di bagian keuangan.
Salah satu tugas rutin yang dilaksanakan oleh bagian keuangan adalah
melakukan rekapitulasi surat tugas perjalanan dinas yang dilakukan oleh Pembimbing
Kemasyarakatan untuk pencairan biaya perjalanan dinas. Selama ini rekapitulasi surat
tugas dilakukan secara manual oleh bagian keuangan. Untuk efektivitas dan efisiensi
dalam rekapitulasi surat tugas, maka dibuat inovasi berupa rekapitulasi surat tugas
mandiri. e-RESTI merupakan aplikasi form berbasis googleform, yang dapat diakses
kapan saja dan di mana saja oleh seluruh Pembimbing Kemasyarakatan. Pembimbing
Kemasyarakatan dapat menginput mandiri surat tugas ke aplikasi googleform. Setelah
itu, Pembimbing Kemasyarakatan diminta untuk mengumpulkan dokumen asli ke
bagian keuangan untuk proses validasi.
Inovasi e-RESTI diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses
rekapitulasi surat tugas sehingga lebih efektif dan efisien. Proses validasi tetap
dilakukan bagian keuangan dengan memeriksa berkas dokumen fisik asli yang
diserahkan ke bagian keuangan.

2. TUJUAN
Tujuan e-RESTI adalah mempermudah dan mempercepat proses rekapitulasi
surat tugas. Setiap Pembimbing Kemasyarakatan dapat menginput surat tugas secara
mandiri setelah selesai melakukan tugas sehingga proses rekapitulasi menjadi lebih
efektif dan efisien.

3. MANFAAT
1. Mempercepat proses input dan rekapitulasi surat tugas
2. Mengetahui data persebaran kegiatan litmas dan pendampingan setiap bulan
3. Mengetahui data penyelesaian litmas setiap bulan

1
 DEFINISI
1. SURAT TUGAS
Pembimbing Kemasyarakatan Bapas Kelas I Padang melakukan tugas pokok
dan fungsi penelitian kemasyarakatan, pendampingan, pembimbingan, pengawasan
dan sidang tim pengamat pemasyarakatan. Sebelum melaksanakan tugas, pembimbing
kemasyarakatan diwajibkan untuk membuat surat tugas yang mencantumkan nama
pegawai, NIP, kegiatan yang akan dilakukan, waktu kegiatan, tempat kegiatan dan
nama klien. Surat tugas tersebut ditandatangani oleh Kepala Bapas dan diberikan
nomor serta stempel oleh bagian umum.
Surat tugas merupakan surat perintah resmi dari kantor untuk Pembimbing
Kemasyarakatan dalam melakukan suatu kegiatan. Surat tugas juga digunakan sebagai
bukti dokumen dalam pencairan biaya perjalanan dinas bagi para Pembimbing
Kemasyarakatan. Surat tugas yang dapat dibayarkan dibagi menjadi dua jenis, yaitu
surat tugas untuk klien dewasa dan surat tugas untuk klien anak.
1. Surat Tugas Dewasa
a. Surat Tugas Litmas PB
b. Surat Tugas Litmas CB
c. Surat Tugas Litmas CMB
d. Surat Tugas Litmas Asimilasi
e. Surat Tugas Litmas Asimilasi Rumah
f. Surat Tugas Asesmen
2. Surat Tugas Anak
a. Surat Tugas Litmas Sidang Pengadilan
b. Surat Tugas Litmas Diversi
c. Surat Tugas PB/CB/Asimilasi/Asimilasi Rumah
d. Surat Tugas Pendampingan Sidang Dakwaan
e. Surat Tugas Pendampingan Sidang Putusan
f. Surat Tugas Pendampingan Diversi Kejaksaan/Pengadilan
g. Surat Tugas Pendampingan Pelaksanaan Putusan

2. e-RESTI
e-RESTI (elektronik Rekapitulasi Surat Tugas Mandiri) merupakan inovasi
dari bagian keuangan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam proses
rekapitulasi surat tugas. e-RESTI merupakan aplikasi berbasis googleform, di mana
Pembimbing Kemasyarakatan dapat melakukan input surat tugas secara mandiri.
Aplikasi googleform dipilih karena dapat dengan mudah diakses kapan saja, baik
melalui laptop maupun ponsel.
e-RESTI memiliki logo berupa jam dan diagram bar. Jam memiliki arti bahwa
e-RESTI dapat diakses di mana saja dan bersifat real time. Jam juga memiliki arti
kedisiplinan dan ketepatan waktu. Selain itu diagram bar berarti bahwa e-RESTI

2
dapat memberikan informasi terkait kinerja penyelesaian litmas dan pendampingan
setiap bulannya.

Ket : Logo e-RESTI

Proses input surat tugas mandiri dapat dilakukan setiap awal bulan dan ditutup
pada hari terakhir setiap bulannya. Setelah melakukan proses input surat tugas
mandiri, Pembimbing Kemasyarakatan diminta untuk mengumpulkan berkas
hardcopy ke bagian keuangan untuk proses validasi.

3
 TATA CARA INPUT SURAT TUGAS

1. Pembimbing Kemasyarakatan membuka link yang dishare oleh bagian

keuangan
Link akan dishare dalam bentuk bar code dan ditempel di papan pengumuman
Bapas Kelas I Padang sehingga Pembimbing Kemasyarakatan dapat menscan dan
mengisi secara langsung. Selain itu link juga akan dishare di grup Bapas Kelas I
Padang setiap awal bulan, sehingga Pembimbing Kemasyarakatan dapat mengakses
link kapan saja dan di mana saja.

Ket : Contoh link bar code yang dishare di papan pengumuman

Link dibagi menjadi dua, yaitu untuk surat tugas klien anak dan surat tugas
klien dewasa. Apabila Pembimbing Kemasyarakatan melakukan tugas untuk klien
dewasa maka bisa membuka link untuk klien dewasa. Sedangkan kegiatan litmas dan
pendampingan untuk klien anak, diinput ke dalam link surat tugas klien anak.

4
2. Mengisi data sesuai dengan surat tugas
a. Surat Tugas Dewasa
1. Mengisi Nama Pembimbing Kemasyarakat
Nama Pembimbing Kemasyarakatan diketik dengan huruf kapital dan tanpa
gelar.
2. Memilih Jenis Kegiatan yang Dilakukan
Memilih jenis kegiatan yang dilakukan, sesuai dengan pilihan yang tersedia
dengan cara meng-klik tanda bulat di sebelah kiri pilihan.

1. Ketik nama
Pembimbing
Kemasyarakatan
dengan huruf kapital

2. Pilih jenis
kegiatan yang
dilakukan dengan
meng-klik tanda di
sebelah kiri pilihan

3. Mengisi Nama Klien

Nama klien diketikkan sesuai dengan nama klien yang tertulis dalam surat tugas,
contoh : GILANG ANANTA PGL. GILANG BIN WAHYUDI

5
4. Mengisi Tempat Kegiatan
Tempat kegiatan diketikkan dengan huruf kapital secara singkat, contoh :
LAPAS PADANG, RUTAN SAWAHLUNTO, LAPAS SOLOK dan
seterusnya.
Untuk litmas ke alamat penjamin dituliskan nama Kota atau Kabupaten saja,
dengan huruf kapital, contoh : KOTA PADANG, KABUPATEN PADANG
PARIAMAN.
5. Mengisi Nomor Surat Tugas
Nomor surat tugas diketikkan lengkap sesuai dengan yang tertulis dalam surat
tugas, contoh : W3.PAS.PAS.40.PK.01.05.02-12345

6. Ketik nama Klien

sesuai dengan yang
tertulis di surat tugas

5. Ketik tempat
pelaksanaan
kegiatan di kolom
ini

4. Ketik nomor
surat tugas secara
lengkap

3. Ketik tanggal
sesuai dengan
tanggal surat tugas

6. Mengisi Tanggal Surat Tugas

Tanggal surat tugas diisi sesuai dengan tanggal yang tertulis di surat tugas.
7. Mengisi Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Tanggal pelaksanaan kegiatan diisi sesuai dengan tanggal kegiatan tersebut
dilaksanakan.
8. Mengklik kirim

6
 8. Ketik tanggal
pelaksanaan
kegiatan

7. Setelah selesai,
klik tombol kirim

b. Surat Tugas Anak

1. Mengisi Nama Pembimbing Kemasyarakat
Nama Pembimbing Kemasyarakatan diketik dengan huruf kapital dan tanpa
gelar.
2. Memilih Jenis Kegiatan yang Dilakukan
Memilih jenis kegiatan yang dilakukan, sesuai dengan pilihan yang tersedia
dengan cara meng-klik tanda bulat di sebelah kiri pilihan.

2. Ketik nama
Pembimbing
Kemasyarakatan
dengan huruf kapital
1.

1. Pilih jenis
kegiatan yang
dilakukan dengan
meng-klik tanda di
sebelah kiri pilihan

7
3. Mengisi Nama Klien
Nama klien diketikkan sesuai dengan nama klien yang tertulis dalam surat tugas,
contoh : GILANG ANANTA PGL. GILANG BIN WAHYUDI
4. Mengisi Tempat Kegiatan
Tempat kegiatan diketikkan dengan huruf kapital secara singkat, contoh :
POLRESTA PADANG, POLSEK PAUH, PN PADANG, KEJAKSAAN
PARIAMAN.
Untuk litmas setengah, dapat diketikkan dengan huruf kapital alamat penjamin/
klien hanya Kota/ Kabupaten saja. Contoh : KOTA PADANG, KOTA SOLOK.
5. Mengisi Nomor Surat Tugas
Nomor surat tugas diketikkan lengkap sesuai dengan yang tertulis dalam surat
tugas, contoh : W3.PAS.PAS.40.PK.01.05.02-12345.
6. Mengisi Tanggal Surat Tugas
Tanggal surat tugas diisi sesuai dengan tanggal yang tertulis di surat tugas.

3. Ketik nama
Klien sesuai
dengan yang
tertulis di surat
tugas

4 Ketik tempat
pelaksanaan
kegiatan di kolom
ini
6.

5. Ketik nomor
surat tugas secara
lengkap

4. Ketik tanggal
sesuai dengan
tanggal surat
tugas

8
 7. Mengisi Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Tanggal pelaksanaan kegiatan diisi sesuai dengan tanggal kegiatan tersebut
dilaksanakan, sesuai dengan tanggal pelaksanaan kegiatan yang tertulis di
litmas atau laporan pendampingan.
8. Mengklik kirim

8. Ketik tanggal
pelaksanaan
kegiatan

7. Setelah selesai,
klik tombol kirim

3. Mengumpulkan Berkas Hardcopy ke Bagian Keuangan

Setelah menginput surat tugas ke e-RESTI, pembimbing kemasyarakatan
diminta untuk mengumpulkan berkas hardcopy ke bagian keuangan. Kelengkapan
dokumen yang perlu diserahkan ke bagian keuangan, antara lain :

No Kegiatan Bukti fisik (rangkap 1) Ket

1. Penelitian Kemasyarakatan 1. Surat tugas (asli, cap
klien dewasa/ anak (untuk basah)
sidang pengadilan, diversi, 2. Fotocopy litmas
reintegrasi, asimilasi, asimilasi(halaman pertama)
rumah) 3. Dokumentasi kegiatan
2. Pelaksanaan asesmen 1. Surat tugas (asli, cap
basah)
2. Laporan asesmen
3. Dokumentasi kegiatan
3. Pendampingan sidang 1. Surat tugas (asli, cap Hanya
dakwaan dan putusan basah) dibayarkan
2. Laporan pendampingan sidang dakwaan
3. Dokumentasi kegiatan dan putusan
4. Pendampingan diversi 1. Surat tugas (asli, cap
kejaksaan/ pengadilan basah)
2. Laporan pendampingan
3. Dokumentasi kegiatan

9
5. Pendampingan pelaksanaan 1. Surat tugas (asli, cap
putusan pengadilan basah)
2. Laporan pendampingan
3. Dokumentasi kegiatan

Berkas hardcopy dikumpulkan ke bagian keuangan dengan urutan surat tugas,

halaman pertama litmas/ laporan pendampingan, dan dokumentasi. Berkas harcopy
dikumpulkan paling lambat pada hari terakhir setiap bulan.

4. Validasi oleh Bagian Keuangan

Validasi dilakukan oleh operator e-RESTI di bagian keuangan. Validasi
dilakukan dengan cara mencocokkan antara data yang diinput oleh Pembimbing
Kemasyarakatan melalui e-RESTI dengan berkas hardcopy yang dikumpulkan.

10
 PENUTUP
e-RESTI merupakan salah satu inovasi internal yang dibuat sebagai wujud
komitmen dari Bapas Kelas I Padang untuk selalu memberikan pelayanan terbaik baik
secara internal maupun eksternal. Inovasi e-RESTI diharapkan dapat membantu
mempermudah bagian administrasi keuangan, khususnya dalam menjalankan tugas
rekapitulasi surat tugas bapas untuk pembayaran perjalanan dinas. Harapan ke depan
adalah e-RESTI dapat dikembangkan lagi agar mencakup lebih banyak jenis surat
tugas, tidak hanya surat tugas litmas dan pendampingan. Selain itu, data dari e-RESTI
dapat digunakan sebagai bahan kajian tentang persebaran pembagian litmas bagi para
Pembimbing Kemasyarakatan, serta menjadi data penyelesaian tugas setiap bulan.

11