MAKALAH

EVALUASI KEGIATAN KORESPONDENSI DALAM KANTOR

Disusun oleh:
1. Putri awalin rohmah
2. Novita yulia
3. Yesi sofiana
4. Nayla dzalwa bahira
5. Hayatun hikmah
6. Rizq jatra saputra

SMK NEGRI 6 TEBO TAHUN AJARAN 2023

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadiran Allah SWT. yang telah memberikan nikmat serta
hidayah-nya sehingga penyusunan makalah ini dapat diselsaikan. Shalawat beriringan salam
kehariban Nabi Muhammad SAW yang kita harapkan syafa’atnya di yaumi kelak

Adapun makalah ini disusun untuk memenuhi tugas sekolah korespondensi, judul dari
makalah ini adalah “ Evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor”.

Terima kasih penulis sampaikan kepada guru yang telah membimbing dan memberikan
pengajaran demi lancarnya tugas ini. Serta terima kasih kepada pihak pihak yang telah ikut
membantu demi terselsaikannya makalah ini.

Demikian makalah ini disusun semoga bermanfaat, penulis sangat mengharapkan kritik
dan saran yang membangun demi kesempurnaan isi dari makalah ini.
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………………………….............................................1

DAFTAR
ISI……………………………………………………………………………….2

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………3
A. Latar belakang………………………………………………….
B. Rumusan masalah…………………………………………....…
C. Tujuan………………………………………………………….
BAB II PEMBAHASAN………………………………………………………4
A. Pengertian Evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor
B. Tujuan evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor
C. Proses evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor
D. Manfaat evaluasi korespondensi

BAB PENUTUP……………………………………………………………….5
A. Kesimpulan…………………………………………………...
DAFTAR
PUSAKA……………………………………………………………………….6
 BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Di dalam system kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi, salah satunya
komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat menyurat (korespondensi). Kegiatan
ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat
menyurat merupakan rangkaian aktifitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara
tertulis, mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman infomasi hingga sampai
pada pihak yang dituju, Selain itu, proses korespondensi, merupakan sarana untuk mengirim
atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat

Dalam penyusunan korepondensi harus memperhatikan berbagai unsur unsur dalam

pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat, Dalam
menulis yang berati menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan
dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehingga kini
mempunyai serangkai arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai dengan
surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses
bahasa pun perlu di perhatikan seperti ketepatan dalam penggunaannya, dan memakai bahasa
yang baik serta benar.

Oleh karna itu korespondensi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar dalam
perkantoran maka korespondensi harus diperhatikan secara baik karena apabila terjadi
gangguan dalam proses korespondensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan
secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.

2. RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah sebagai berikut.
1. Apa maksud dari evaluasi kegiatan korespodensi dalam kantor?
2. Simpulkan tujuan evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor?
3. Jelaskan proses evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor?
4. Apa saja manfaat evaluasi korespondensi?

3. TUJUAN

Adapun tujuan pembuatan makalah ini adalah:

Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai evaluasi
korespondesi dalam kegiatan kantor yang mencakup pengertian, tujuan, proses, dan manfaat
kegiatan korespondensi dalam kantor.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN EVALUASI KEGIATAN KORESPONDENSI DALAM KANTOR

Evaluasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sistematis dan terencana untuk mengukur,
menilai, serta mengklasifikasi pelaksanaan dan keberhasilan program. Melalui evaluasi, suatu
organisasi dapat mengambil keputusan yang akan dijadikan acuan atau referensi untuk
pekerjaan pekerjaan berikutnya agar lebih baik lagi
Bedasarkan definisi-definisi tersebut, dapat di tarik kesimpulan bahwa evaluasi adalah
proses penilaian yang sistematis untuk menilai kinerja seseorang, Selanjutnya hasil penilaian
tersebut di informasikan dalam rangka pengambilan keputusan terhadap implementasi dan
efektivitas suatu kegiatan.
Evaluasi kegiatan korespondensi adalah suatu proses usaha untuk melihat efektivitas yang
telah tercapai atau belum selesai, sesuai dengan tujuan yang telah di tentukan.

B. TUJUAN EVALUASI KEGIATAN KORESPONDENSI DALAM KANTOR

Tujuan evaluasi kegiatan korespondensi dikantor adalah untuk menilai seluruh kegiatan
surat menyurat yang telah dilaksanakan oleh bagian administrasi perkantoran dalam
melaksanakan tanggung jawabnya.
Dengan melakukan evaluasi kegiatan korespondensi kita dapat menemukan masalah
dan kesulitan ketika melakukan kegitan korespondensi di kantor.berupa kesulitan dalam
mengungkapkan ide dan masalah dalam bentuk tertulis.akibatnya, surat yang dihasilkan
cenderung berbelit-belit, susunannya tidak tepat, penggunaan bahasanya menjadi tidak
efesien, dan memiliki kesalahan teknis lainnya.
C. PROSES EVALUASI KEGIATAN KORESPONDENSI DALAM KANTOR
Terdapat beberapa tahapan untuk melakukan proses evaluasi korespondensi dalam
kantor. Tahapan-tahapan tersebut dijelaskan pada uraian berikut.
1. Menghimpun data
Tahapan menghimpun data dilakukan dengan mengumpulkan semua surat yang
pernah masuk dan dikeluarkan oleh perusahaan. Surat-surat yang berhasil di himpun
selanjutnya akan di priksa atau di verifikasi.
2. Melakukan verifikasi data
Tahapan verifikasi data, dalam hal ini semua surat yang pernah masuk dan keluar,
dapat di lakukan dengan beberapa cara berikut.
a. Mengamati susunan predaksi surat dan bentuk surat.
Susunan redaksi surat dan bentuk surat harus sesuai dengan kaidah pembuatan
surat.
b. Mengamati penulisan alamat surat yang dikirimkan.
Penulisan alamat merupakan salah satu hal terpenting dalam kegiatan
berkorespondensi.surat yang telah dikirmkan harus memiliki alamat yang sesuai
dengan tujuan semula.
c. Menilai balasan surat dari penerima.balasan surat dari penerima surat yang kita
kirimkan dapat sesuai harapan atau sebaliknya.
d. Mengindentifkasi sifat surat. Sifat surat digolongkan menjadi tiga, yakni surat
pribadi, surat setengah resmi, dan surat resmi.Dalam perusahaan, sifat surat yang
banyak ditemukan adalah surat setengah resmi, misalnya surat lamaran
pekerjaan dan surat izin kariyawan, misalnya surat perjanjian, surat niaga, dan
surat kuasa. Menggolongkan surat-surat sesuai sifatnya akan memudahkan
dalam kegiatan evaluasi korespondensi.
e. Mengindentifikasi kesalahan-kesalahan yang di temukan.
Saat mengamati susunan predaksi, bentuk, penulisan, hingga balasan surat dari
si penerima, sangat penting untuk mencatat kesalahan yang ditemukan pada
setiap proses tersebut. Mencatat kesalahan dapat menjadi acuan evaluasi
sehingga kesalahan tersebut tidak terjadi lagi dikemudian hari.Dengan demikian,
hasil pekerjaan turut menjadi semakin baik.

3. Mengolah dan menganalisis data

Setelah mengumpulkan dan memeriksa isi semua surat yang di himpun, tahpan
selanjutnya adalah mengolah dan menganalisis data. Tahapan ini dapat dilakukan
dengan menggolongkan surt menjadi dua, yakni surat yang bebas dari kesalahan dn
surat yang masih mengandung kesalahan kores pondensi. Surat yang masih
mengalami kesalahan korespondensi kemudian di analisis, misalnya dari segi
penyebab mengapa kesalan terebut dapat terjadi.

4. Memberikan inter prestasi dan menyimpilkan data

Tahapan yang dilakuakan setelah pengolahan dan analisis data adalah memeberikan
interprestasi atau simpulan atas data tersebut. Misalnya, terjadi kesalahan
korespondensi karena puhak yang mengirimkan surat lupa mencantumkan detail
 alamat pengiriman, dan alamatnya hanya bertuliskan satu tempat saja, misalnya
“Jakarta pusat.”
5. Menindak lanjuti hasil efaluasi
Setelah proses efaluasi selesai, tahapan selanjutnya adalah menindak lanjut hasil
efaluasi tersebut. Tindak lanjut yang pling utama adalah berusaha agar jangan
sampai kesalahan kores pondensi tersebut terjadi lagi dikemudian hari. Tindak lanjut
lainya adalah memeberian teguran jika pihak yang melakukan kesalahan
korespondensi tersebut berasal dari ligkungan perusahaan itu sendiri.

D. MANFAAT EVALUASI KORESPONDENSI

Evalusi korespondensi dikantor sangat penting untuk dilakukan karna memiliki banyak
manfaat,baik bagi pihak perusahaan maupun bagi pihak yang melakukan
korespondensi.manfaat evaluasi korespondensi adalah sebagai berikut.
*untuk mengetahui berapa jumlah surat yang masuk dan surat yang keluar.
*untuk mengetahui permasalahahi dalam memperoses surat.
*untuk mengetahui keluhan dalam balasan surat dari relasi kantor.
*untuk mengetahui surat yang masuk dari berbagai organisasi dan berbagai perihal yang
tertuang di dalamnya.
*untuk mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk menghasilkan surat
*untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat tersebut.
 BAB III
PENUTUP

5) KESIMPULAN
Pengertian evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor evaluasi berasal dari bahasa
inggris yakni, Evaluation yang berati “ penilaian “ atau “penaksiran” evaluasi dapat di artikan
sebagai suatu kegiatan sistematis dan terencana untuk mengukur, menilai, serta
mengklasifikasi pelaksanaan dan keberhasilan program.

Tujuan evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor adalah untuk menilai seluruh
kegiatan surat-menyurat yang telah dilaksanakan oleh bagian administrasi perkantoran dalam
melaksanakan tanggung jawabnya untuk dapat melakukan evaluasi kantor harus sudah
mempunyai deskripsi dan spesifikasi kegiatan korespondensi.

6) SARAN

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka evaluasi korespondensi sangatlah penting dalam

suatu organisasi karena evaluasi korespondensi dalam kantor merupakan salah satu bagian
keberhasilan bagi perusahaan itu sendiri, Dengan adanya evaluasi korespondensi, maka dapat
mendukung tercapainya tujuan yaitu bisa bertahan (survival) dan bisa tumbuh berkembang
(growth)
 DAFTAR PUSAKA

Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Evaluasi korespondensi, Yogyakarta.