MANAJEMEN KORESPONDENSI DAN ETIKET BERTELEPON

Untuk Memenuhi Mata Kuliah Kesekretarisan

Dosen Pengampu :
Dr. Nina Oktarina S.Pd., M.Pd.

Disusun oleh :
Kelompok 1
1. Aisyah Ermawati (7101421012)
2. Fajar Hidayat (7101421142)
3. Faaza Asykar Muhammad (7101421220)
4. Novia Dwi Lestari (7101421283)
5. Amalina Zahro Putri Atmaja (7101421288)
6. Muhammad Giffari Daffa Riza (7101421338)

PENDIDIKAN EKONOMI ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2023
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya serta
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah kelompok 1 dengan judul
“Manajemen Korespondensi Dan Etiket Bertelepon” tepat waktu. Tugas makalah ini
merupakan tugas kelompok dalam mata kuliah Kesekretarisan di Jurusan Pendidikan
Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Semarang.

Tidak lupa kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dr. Nina Oktarina S.Pd.,
M.Pd. selaku dosen pengampu yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan
makalah ini. Makalah ini kami susun semaksimal mungkin dengan kerja sama anggota
kelompok. Untuk itu kami berterimakasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi
dalam menyelesaikan tugas tersebut. Terlepas dari semua itu, kami menyadari bahwa masih
ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun materi yang disampaikan. Untuk itu
kami mengharapkan kritik, saran dan masukan sebagai perbaikan dalam penyusunan makalah
selanjutnya.

Akhir kata kami berharap semoga makalah ini dapat memenuhi tugas dan dapat bermanfaat
bagi para pembacanya.

Semarang, 09 April 2023

Kelompok 1

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................................ii
DAFTAR ISI........................................................................................................................... iii
BAB 1 ........................................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN .................................................................................................................... 1
A. Latar Belakang .............................................................................................................. 1
B. Identifikasi Masalah ..................................................................................................... 2
C. Rumusan Masalah ........................................................................................................ 2
BAB 2 ........................................................................................................................................ 3
PEMBAHASAN ....................................................................................................................... 3
A. MANAJEMEN KORESPONDENSI .......................................................................... 3
1. Fungsi Surat................................................................................................................. 3
2. Syarat Surat ................................................................................................................. 3
3. Macam Surat ............................................................................................................... 3
4. Bahasa Surat ................................................................................................................ 4
5. Langkah-langkah Menyusun Surat.............................................................................. 4
6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Pengiriman Surat ..................................... 5
7. Bagian surat dan fungsinya: ........................................................................................ 5
8. Kegiatan Surat Menyurat ............................................................................................ 6
B. ETIKA BERTELEPON ............................................................................................... 7
1. Etika Dalam Bertelepon .............................................................................................. 7
2. Hal yang diperbolehkan dalam bertelepon : ................................................................ 9
3. Hal yang tidak diperbolehkan dalam bertelepon : ....................................................... 9
BAB 3 ...................................................................................................................................... 10
PENUTUP............................................................................................................................... 10
A. KESIMPULAN ........................................................................................................... 10
B. SARAN ......................................................................................................................... 10

iii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi, salah
satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat atau
korespondensi. Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran
karena korespodensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis, mulai dari penyusunan,
penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang
dituju. Selain itu, proses korespondensi, merupakan sarana untuk mengirim atau
memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat. Dalam suatu lembaga baik itu
swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatan tidak terlepas dari surat
menyurat atau korespondensi. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan
sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian
surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi.
Dalam kegiatan perkantoran juga diperlukan kemampuan dan ketrampilan
berkomunikasi, salah satunya yaitu memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis layanan
bertelepon. Sebelum menggunakan telepon ada beberapa hal yang harus diperhatikan
oleh seorang pegawai, salah satunya adalah Etika Bertelepon. Etika bertelepon adalah
tata krama, sopan-santun tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan
kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat
dan bersahabat. Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau menerima telepon
kita harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas, ramah dan lain-lain sehingga
menimbulkan kesan bersahabat. Seorang pegawai, meskipun bukan operator telepon
harus mengetahui etika bertelepon. Seseorang yang mengetahui etika bertelepon
berarti juga turut menjaga nama baik perusahaanya. Orang yang menerima telepon
dengan sikap yang menyenangkan, akan memberikan kesan positif bagi
perusahaanya.

1
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang dapat di identifikasi
dalam penulisan ini adalah :
1. Peran korespondensi dalam kegiatan perkantoran
2. Penerapan etika bertelepon dalam perkantoran

C. Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut :
1. Seberapa besar peranan korespondensi dalam kegiatan perkantoran ?
2. Seberapa penting etika bertelepon diterapkan dalam perkantoran ?

2
 BAB 2

PEMBAHASAN

A. MANAJEMEN KORESPONDENSI
1. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai : wakil dari pengirim penulis, bahan pembukti,
pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, alat pengukur kegiatan
organisasi, sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Mengingat betapa
pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang menulis surat perlu
berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sasaran
sesuai dengan kehendak kita/organisasi.
2. Syarat Surat
Surat yang baik adalah : obyektif dan bukan subyektif, sistematis susunan isi
surat, singkat, tidak bertele-tele, jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa,
lengkap isinya, sopan, mljud fisik yang menarik ( kwalitas kertas, bentuk surat,
ketikan dan sebagainya ). Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat
seperti yang telah diutarakan, maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu
: menguasai pennasalahannya, menguasai bahasa tertulis, memiliki pengetahuan
tentang surat menyurat.
3. Macam Surat
Karena banyaknya macarn surat, maka untuk memudahkan mengetahui
macadjenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya :
1. Menurut wujudnya seperti; kartu pos, warjat pos, surat bersampul,
memorandum dan Nota, telegram, surat pengantar
2. Menurut tujuannya seperti; surat pemberitahuan, surat perintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, swat susulan, surat
keputusan, surat laporan, swat pe rjanjian, dan surat penawaran, pesanan
dan lain-lain.

3
 3. Menurut sifat isi dan asalnya seperti; sura dinas, surat niaga, surat pribadi,
dan.surat yang isinya masalah sosial.
4. Menunit jtimlah penerima seperti; surat biasa, - Untuk satu orang
(pejabat/organisasi), surat edaran, - Untuk beberapa
orang/pejabat/organisasi, surat pengumuman - Untuk sekelompok
masyarakat.
5. Menurut keamanan isinya seperti; surat sangat rahasia, surat rahasia, surat
biasa.
6. Menumt urgensi penyelesainya seperti surat sangat segera, surat segera,
surat biasa.
7. Menurut prosedur pengursanya seperti; surat masuk, dan surat keluar.
8. Menurut jangkauanya seperti; surat intern, dan surat ekstern.
4. Bahasa Surat
Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, ha1 itu akan
dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya
adalah :
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis
surat.
2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut.
3. Kata yang dipergunakan hendaknya sederhana, umum, dan bukan kata
daerah, asing dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat
juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat
dipengaruhi oleh dua fsiktor, yaitu :
1. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.
2. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi,
pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.
5. Langkah-langkah Menyusun Surat
Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau dengan kata lain
agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan efektif maka sebaiknya
dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan
2. Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang
akan dikemukakan didalam surat, termasuk mengumpulkan referensinnya.

4
 3. Menyusun masalah pada butir a secara sistematis sesuai dengan kaitan dan
urutan masalahnya.
4. Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam kalimat surat. Dalam ha1
menyusun surat satu anjuran atau saran yang sebaiknya selalu diingat
yaitu, Penyusun surat hendaknya menempatkan din sebagai pihak yang
akan meneriina agar dapat membayangkan apa yang akan te rjadi
seandainya penyusun menerima surat tersebut.
5. Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, kalau
penyusun sedang dalam keadaan tidak kosentarasi.
6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Pengiriman Snrat
Kegiatan menyusun surat bukanlah kegiatan yang mudah artinya diperlukan
pengetahuan yang luas tenteng surat-menyurat serta pengalaman yang
cukup.Untuk dapat menulis surat yang benar-benar baik dan sempurana,
disampingfaktor bahasan juga hal-ha1 berikut perlu diperhatikan :
• Bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat
mempunyai arti dan fungsi yang bebeda. Bentuk surat dan teknik
pengetikannya.
• Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah
surat.Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang
bagaimana yang sebaiknya kita gunakan.
7. Bagian surat dan fungsinya:
1. Kepala surat ( Heading, letter head ) berfungsi sebagai alat Penganal (
Identitas ), alat pemberian Informasi, dan iklan, pada kantor-kantor
tertentu.
2. Tanggal surat, berfungsi sebagai : referensi, alat pemberian Informasi,
iklan, pada kantor tertentu.
3. Nomor surat, dengan fungsi sebagai : alat petunjuk bagi petugas filling,
alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu
periode tertentu, penunjuk unit asal surat, referensi, lampiran, suatu
petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang
bersangkutan.
4. Lampiran, berfungsi sebagai mengetahui ada dan tidaknya
dokumen/lampiran yang disertakan.

5
 5. Perihal, dengan fungsi sebagai : referensi, petunjuk tentang intisari dari
surat secara, keseluruhan, dan petunjuk bagi petugas filling.
6. Alarnat dalam, berfungsi sebagai : petunjuk bagi petugas kearsipan, alat
petunjuk langsung bagi penerima, sedangkan alamat lua berfungsi sebagai
petunjuk bagi petugas pos dalam menyampaikan surat.
7. Salam pembuka berfungsi sebagai pembuka pembicaraan serta
memberikan rasa hormat.
8. Isi/tubuh surat berfungsi sebagai penyampaian isi surat.
9. Salam penutup berfungsi sebagai pemberian rasa hormat dan keakraban.
10. Tanda tangan berfungsi sebagai untuk mengetahui jabatan penandatangan
surat atau pihak yang bertanggungjawab terhadap isi surat.
8. Kegiatan Surat Menyurat
Dalam surat menyurat terdapat kegiatan :
1. Pendiktean, Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan
pendiktean, perlu dimiliki agar yang didiktekan dapat terekam atau tertulis
dengan cepat dantepat. Akan lebih baik bila menggunakan stenografi
2. Melatinkan, Adalah keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi
menjadi tulisanlatin biasa, baik dengan mempergunakan mesin ketik atau
tulisan tanganagar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain secara
mudah dan jelas.
3. Transkripsi, Dalam ha1 ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape
recorder sering digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi
surat yang akandikirim oleh pimpinan. Dengan demikian maka
kemampuan untuk memindahkan suara yang keluar dari tape recorder
tersebut kedalambentuk tulisan hams dimiliki.
4. Mengetik, Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa,
materi yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan
pembaca atauyang akan dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta
pikiran.
5. Mengorehi. Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh
sebab itu,adalah merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan
tindakankoreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atrau
pengetikan dalarnarti bentuk suratnya.

6
 6. Menandatangankan Surat, Langkah terakhir dari kegiatan mempersiapkan
surat adalah penandatanganan surat yang telah sesuai konsep oleh
pimpinan. Pimpinanakan bersedia menandatangani surat yang telah
sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan.
7. Menggandakan, Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau
memproduksi suatunaskah. Untuk melaksanakan kegiatan ini maka perlu
pula mengetahui tentang cara pengoperasian mesin stensil, photo copy,
mencetak dengan menggunakan komputer, dan lain-lain.
8. Menghitung, Adalah kegiatan penunjuang yang berupa penghitungan-
penghitungan yang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam
melaksanakan bermacam-macam kegiatan kantor, menghitung merupakan
kegiatan yangsaling menunjang dan tidak berdiri sendiri.
B. ETIKA BERTELEPON

1. Etika Dalam Bertelepon

1. Pegang gagang telepon dengan baik.
• Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak jelas
• Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan
mulut kita.

2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di
telepon.

3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon
• Seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb.
• Bila menerima telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan,
salam, nama dan kalimat bisa dibantu.
• Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian bisa
dibantu..?

4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat

• Misal. boleh tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?

7
5. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak
pertama mengucapakan salam
• Bagaimana sich membuat suara kita enak & empuk didengar dan selalu seperti
tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan buat nada suara
kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan menggunakan
suara perut.

6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu
cepat dan terlalu lambat.

7. Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara.

• Jangan memotong pembicaraan.
• Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita.

8. Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan.

9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri

pembicaraan

10. Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan

• Seperti, "apakah ada lagi yang bisa kita bantu?" atau ada hal-hal penting yang
terlewat untuk disampaikan.
• Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam

11. Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang
telepon terlebih dahulu
• Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin belum
disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup atau berkesan
kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai
berbicara.

8
2. Hal yang diperbolehkan dalam bertelepon :
• Angkat telepon yang bersifat penting dan berbicara secukupnya. Terutama saat
anda sedang bekerja.
• Matikan fungsi suara atau gunakan nada getar dalam ruangan yang banyak
berisi orang.
• Gunakan handsfree saat berada di ruangan yang sibuk dan berisik. Selain
memungkinkan anda mengeliminir suara saat berbicara, menghindari terlibat
perbincangan yang mengganggu orang lain.
• Menjaga sopan santun dengan orang didekat anda, jika kebetulan anda harus
mengangkat telepon bersifat penting.
• Beritahu kepada lawan bicara anda kalo anda sedang menerapkan tata karma
dalam bertelepon.
• Gunakan ruang public sebagai area bebas ponsel, supaya tidak bising dan tidak
terjadi polusi suara.

3. Hal yang tidak diperbolehkan dalam bertelepon :

• Berbicara keras-keras, usahakan menjauh dari siapapun, jangan terlalu dekat.
• Jangan menggunakan nada dering yang mengganggu.
• Tidak perlu pamer suara, pilih aja nada dering yang bersahabat
• Kalo tidak perlu, jangan menerima telepon / SMS ketika sedang berkendara,
berbahaya.
• Jika berada ditempat umum, misalnya bank, mall, swalayan,.atau ketika
sedang menunggu diruang tunggu dokter, ......jangan sok jago dengan
handphone anda. Maksudnya jangan caper lah, kalo memang enggak ada apa-
apa, jangan pura-pura main HP, risi juga ngeliatnya.
• Jangan melakukan pembicaraan yang bersifat emosional didepan umum.
• Jangan mengaktifkan ponsel ditempat-tempat seperti pom bensin, bandara dan
selama dipesawat, atau ditempat-tempat yang rawan radiasi gelombang ponsel

9
 BAB 3

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dalam kegiatan kantor tentu ada komunikasi, yang mana komunikasi pada zaman
sekarang dapat dilakukan tanpa bertatap muka, melainkan dapat juga menggunakan
media surat atau telefon. Dalam menggunakan media surat ada banyak aspek yang
perlu diperhatikan dan juga biasanya bersifat formal. Lalu untuk telefon ada etika
dalam berkomunikasi yang harus diperhatikan. Komunikasi melalui telefon biasanya
bersifat formal/non formal.

B. SARAN
Diharapkan agar dalam membuat surat dapat memperhatikan urutan surat, bagian-
bagian surat, dan juga cara surat menyurat. Lalu dalam etiket bertelfon agar
menggunakan Bahasa yang sopan, tidak berbelit-belit, jelas. Saat menggunakan telfon
disarankan juga tidak sedang berbicara dengan orang lain, mengendarai kendaraan,
dan juga menghindari keramaian.

10