1

PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA PT JASA RAHARJA
(PERSERO) PERWAKILAN TINGKAT 1
MEDAN

TUGAS AKHIR

Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan

Pendidikan Program Diploma 3

Oleh:

Mely Suriani Pulungan

NIM 1605091044

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN 2019
 KATA PENGATAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa

karena atas berkat dan rahmatNya masih diberikan kesehatan sehingga

dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir disusun

sebagai satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 pada

Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis di

Politeknik Negeri Medan dengan judul “Prosedur Penanganan Surat

Masuk Pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan”.

Dalam menyusun Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan

hambatan dan kesulitan, namun karena banyak dukungan serta

kerjasama yang baik dari berbagai pihak, hambatan dan kesulitan tersebut

dapat diatasi dengan baik.

Menyadari akan hal ini, penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Medan.

3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Medan.

4. Suri Purnami, S.E., M.Si., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Medan.

5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom Sekretaris Program Studi Administrasi

Bisnis Politeknik Negeri Medan

6. Netty, S.E., M.Si Dosen pembimbing I.

ii
7. Drs. Pantas Simanjuntak, M.Hum Dosen pembimbing II.

8. Bapak dan Ibu Staf Dosen pengajar dan Staf Administrasi Jurusan

Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan yang telah banyak

mendidik dan membimbing penulis selama perkuliahan.

9. Staf dan Karyawan PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1

Medan.

10. Teristimewa dan terkhusus untuk Ayahanda Mukmin Pulungan dan

Almh. Ibunda Maisaroh Harahap, serta saudara penulis M. Khoiril,

Mutia, Arya yang selalu memberikan doa, dukungan materil dan moril,

serta perhatian, kasih sayang, dan motivasi selama penulis duduk di

bangku perkuliahan serta kepada Prada M. A. Prayoga dan seluruh

teman-teman AB-6C, terkhusus Ade, Nabilla, Sri, Putri, yang telah

memberikan dukungan dan saran selama penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan

dalam penulisan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan

kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi

semua pembacanya.

Medan, 6 Agustus 2019

Penulis

Mely Suriani Pulungan

NIM 1605091044
iii
 ABSTRAK

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang berasal dari satu

pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warkat. Surat
menyurat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh organisasi
pemerintahan maupun swasta, surat yang dikirim maupun yang diterima
memiliki nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai
ingatan, dan sebagai bukti tertulis.

Penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur

penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Jasa Raharja
(Persero) perwakilan Tingkat 1 Medan. Data yang digunakan adalah data
primer dan data sekunder yang diperoleh melalui observasi, wawancara,
dan studi kepustakaan. Kemudian data dianalisis dengan menggunakan
analisis deskriptif.

Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil wawancara bahwa

prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Jasa
Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan, pada saat menerima surat
masuk tidak dicatat di buku agenda masuk dan untuk surat keluar tidak
dicatat di buku ekspedisi.

Kata kunci: Prosedur Penanganan, Surat Masuk, surat keluar.

iv
 ABSTRACT

Lletter is a means of written communication originating from one

party and addressed to other parties to convey the warranty.
Correspondence is a routine activity conducted by government and private
organizations, letters sent or received have a very important value both as
a means of communication, as a memory, and as written evidence.

This final assignment is to know the procedure of handling incoming

mail and outgoing mail at PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1
Medan. The data used is primary data and secondary data obtained
through observation, interviews, and library studies. Then the data were
analyzed using descriptive analysis.

Based on the data derived from the interviews that the incoming
mail handling procedure and outgoing mail at PT Jasa Raharja (Persero)
Perwakilan Tingkat 1 Medan, at the time of recorded in the entry agenda
book and for outgoing mail not recorded in the expedition book.

Keywords: Handling procedures, Incoming mail, Outgoing mail.

v
 DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................. ii
KATA PENGANTAR .......................................................................... iii
ABSTRAK .......................................................................................... v
ABSTRACT ........................................................................................ vi
DAFTAR ISI ....................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................ ix
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................... x
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ..................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................... 2
1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir ....................................... 2
1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir...................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan .................................................... 3

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA......................................................... 5

2.1 Pengertian Surat ............................................................ 5
2.2 Fungsi Surat................................................................... 6
2.3 Kelebihan dan Kekurangan Surat ................................... 7
2.4 Syarat-syarat Surat yang Baik ........................................ 8
2.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk .............................. 10
2.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar ............................... 16

BAB 3 METODE PENELITIAN ....................................................... 28

3.1 Cara Pengumpulan Data ................................................ 28
3.2 Jenis Dan Sumber Data ................................................. 30
3.3 Teknik Analisis Data ....................................................... 31

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................... 32

4.1 Gambaran Umum Perusahaan....................................... 32
4.1.1 Sejarah Singkat PT Jasa Raharja (Persero) ......... 32
4.1.2 Visi PT Jasa Raharja (Persero) ............................ 35
4.1.3 Misi PT Jasa Raharja (Persero) ............................ 35
4.1.4 Makna Logo Perusahaan ...................................... 36
4.1.5 Struktur Organisasi ............................................... 37
4.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan 39
4.2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk ..................... 39
4.2.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar ..................... 43

vi
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN .................................................... 46
5.1 Simpulan ........................................................................ 46
5.2 Saran ............................................................................. 47

DAFTAR PUSTAKA........................................................................... 48

LAMPIRAN

vii
 Daftar Gambar

Nomor Judul Halaman

Gambar 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk 10

Gambar 2.2 Buku Agenda 14

Gambar 2.3 Kartu Kendali 14

Gambar 2.4 Lembar Disposisi 15

Gambar 2.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk 16

Gambar 2.6 Model-Model Lipatan Surat 23

Gambar 2.7 Contoh Alamat Luar Sebelah Kiri Atas 25

Gambar 2.8 Contoh Alamat Luar Disebelah Kiri Bawah 25

Gambar 2.9 Contoh Alamat Luar di Belakang Sampul 25

Gambar 2.10 Contoh Buku Ekpedisi Ekstren 27

Gambar 2.15 Contoh Buku Ekspedisi Intren 27

Gambar 4.1 Gambaran Umum Perusahaan 35

Gambar 4.2 Logo PT Jasa Raharja (Persero) 36

Gambar 4.3 Struktur Organisasi PT Jasa Raharja (Persero) 38

viii
 Daftar Lampiran

Nomor Judul

Lampiran 1 Daftar Pertanyaan dan Jawaban Hasil Wawancara

Lampiran 2 Lembar Disposisi

Lampiran 3 Kartu Kendali

Lampiran 4 Buku Agenda Surat Keluar

Lampiran 5 Buku Ekspedisi Intren

ix
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul

Di era modernisasi dan kemajuan teknologi seperti saat ini,

masyarakat harus mengikuti perkembangan zaman mulai dari kegiatan

sehari-hari hingga pada pemenuhan kebutuhan yang bersifat formal.

Semakin maju dan meningkatnya perkembangan teknologi

mengakibatkan semakin tingginya tingkat kebutuhan hidup yang harus

dipenuhi, tetapi tidak dengan organisasi pemerintahan maupun swasta

yang masih menggunakan surat sebagai penyampaian informasi kepada

pihak lain.

Surat merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi

tertulis kepada pimpinan ataupun pihak lainnya, baik sebagai laporan,

pemberitahuan, permintaan maupun hal lainnya.

Surat menyurat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh

organisasi pemerintah maupun swasta. Surat yang diterima maupun

dikirim oleh organisasi pemerintahan maupun swasta memiliki nilai yang

sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai ingatan, dan

sebagai bukti tertulis. Maka dari itu dibutuhkan pengelolaan surat masuk

dan surat keluar dengan metode dan sistem yang baik untuk

mengantisipasi masalah tersebut.

Seringnya kehilangan surat yang diterima oleh perusahaan/instansi

dapat mengganggu arus komunikasi di dalam perusahaan/instansi yang

mengakibatkan proses kerja tidak berjalan dengan baik. Untuk surat

1
 2

masuk setelah selesai dicatat dalam buku agenda, setelah itu diberi lembar

disposisi untuk didisposisikan kepada yang dituju, sedangkan untuk surat keluar

sebelum dikirimkan terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda surat keluar

untuk mengtahui jumlah surat yang dikeluarkan perusahaan dan

menggandakan surat sebelum dikirim untuk pertinggal bagi perusahaan.

Dalam penanganan surat setiap kantor tidak akan sama, hal ini dipengaruhi

besar kecilnya kantor tersebut juga prosedur penanganan dan perlengkapan

yang dipergunakan.

Berdasar permasalahan tersebut, oleh karena itu Prosedur Penanganan

Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan

Tingkat 1 Medan menarik untuk diteliti agar penanganan surat masuk dan surat

keluar lebih baik lagi dan terhindar dari kehilangan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang akan

dibahas pada tugas akhir ini adalah “Bagaimana Prosedur Penanganan Surat

Masuk dan Surat Keluar Pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1

Medan”

1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui

prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan.

 3

1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir

Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah:

1. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang prosedur penanganan surat

masuk dan surat keluar pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat

1 Medan.

2. Menambah referensi bagi pembaca yang ingin membahas masalah yang

sama mengenai Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada

PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan.

1.5 Sistematika Penulis

Tugas akhir ini diuraikan dalam beberapa bagian. Penjelasan singkat

mengenai isi setiap bagian diuraikan dalam sistematika penulisan sebagai

berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini diuraikan Latar Belakang, Pemilihan Judul, Rumusan Masalah, Tujuan

Penulis, Manfaat Penulis, Serta Sistematika Penulisan Tugas Akhir.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini diuraikan kajian kepustakaan mengenai pengertian surat, fungsi surat,

kelebihan dan kekurangan surat, syarat-syarat surat yang baik, prosedur

penanganan surat masuk, dan prosedur penanganan surat keluar.

BAB 3 METODE PENELITIAN

Bab ini diuraikan metode yang dilakukan dalam pengumpulan data, jenis

sumber data dan teknik analisis data.

 4

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini diuraikan tentang gambaran umum perusahaan yang mengenai sejarah

perusahaan, Visi dan Misi, Makna logo struktur organisasi, serta berisikan

pembahasan yang berkaitan dengan prosedur penanganan surat masuk dan

surat keluar pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan,

serta analisis, dan evaluasi terhadap data yang diperoleh dari lapangan

mengenai Pratik nyata yang dilakukan di perusahaan dan dibandingkan dengan

teori.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini diuraikan tentang simpulan dan saran dari penulisan Tugas Akhir dan

saran yang nantinya dapat dijadikan bahan masukan bagi PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan dalam penanganan surat masuk dan

surat keluar.
 BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Surat

Dalam kehidupan yang penuh dengan kesibukan dan serba cepat, suatu

komunikasi tidak dapat dilakukan secara lisan, bisa juga dilakukan secara

tulisan. Salah satu sarana komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat.

Surat merupakan alat penyampain informasi secara tertulis yang dibuat oleh

pihak satu yang dituju kepada pihak kedua.

Memahami lebih lanjut, berikut pengertian surat menurut beberapa ahli,

yaitu:

Menurut Barthos (2015: 36) surat adalah alat komunikasi tertulis yang

berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

warkat.

Menurut Priansa (2017: 174) surat merupakan salah satu sarana

komunikaasi tertulis. Oleh karena itu, seseorang yang menulis surat harus

menguasai tata tulisan dan mamiliki keterampilan menulis kalimat efektif dan

mengembangkan paragraf serta dapat mengaplikasikan kaidah-kaidah ejaan

yang berlaku untuk penulisan bahasa yang digunakan. Surat merupakan

informasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.

5
 6

2.2 Fungsi Surat

Surat memiliki sejumlah fungsi yang melekat. Menurut Priansa (2017:

174-176) fungsi umum surat secara garis besar adalah sebagai bukti hitam di

atas putih, pengungkap banyak hal dan informasi, perekam peristiwa, sehiga

surat dapat dibaca kembali oleh pembaca. Adapun fungsi khusus surat yaitu:

1. Alat Dokumentasi

Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan sebagai alat

pemberian atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan.

2. Alat Pengingat

Surat dapat dijadikan alat pengingat masa lalu dan pendokumentasian

secara tertulis sesuatu yang mungkin telah terjadi. Misalnya, untuk

menyelesaikan suatu masalah, pegawai kantor sering harus membuka

kembali arsip yang berhubungan dengan hal yang berkaitan dengan masalah

tersebut karena pimpinan atau pegawai kantor lupa mengenai hal itu.

3. Bukti Historis

Jika pihak tertentu ingin mengetahui perubahan-perubahan dalam organisasi

itu (maju-mundurnya organisasi itu), ia dapat menggunakan surat-surat

tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat yang lama maupun surat-surat

yang masih relatif baru. Dengan demikian, surat-surat dapat dijadikan

sebagai bukti historis dari perkembangan kehidupan manusia.

4. Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan

Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar

semua kegiatan, baik di dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana

dengan lancar dan baik, selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan karena
 7

ia tidak harus selalu memberi petunjuk kepada bawahannya secara tatap

muka.

5. Duta Penulis

Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat dihindarkan,

penulis sering menggunakan surat sebagai duta atau wakilnya kepada

pembaca.

2.3 Kelebihan dan Kekurangan Surat

Surat merupakan salah satu pilihan yang bisa digunakan dari beberapa

saluran komunikasi yang tersedia, misalnya Koran, telepon, radio, televise, dan

sebaginya. Menurut Yatimah (2013: 121-122) sebagai media komunikasi

tertulis surat memiliki kelebihan dan kekurangan diantaranya sebagai berikut:

1. Kelebihan surat

a. Dapat merekam informasi secara panjang lebar;

b. Praktis (mudah);

c. Dapat menyimpan rahasia;

d. Efektif (informasi bisa lansung sampai ke tujuan);

e. Ekonomis.

2. Kekurangan surat

a. Susunan surat yang ruwet;

b. Kalimat yang tidak lengkap, berbelit-belit, dan bertele-tele;

c. Kata-kata dalam kalimat tidak jelas dan terpotong-potong;

d. Pemakaian istilah-istilah yang tidak tepat;

e. Tata bahasa yang tidak tepat;

f. Pemakaian huruf besar yang tidak tepat;

 8

g. Pengungkapan gagasan yang tidak sopan atau terlalu memuji, kasar atau

terlalu merendah;

h. Pengetikan yang ceroboh, huruf bertumpuk, dan kotor.

2.4 Syarat- syarat Surat Yang Baik

Mengingat fungsi surat yang melekat dalam surat, diperlukan

pemahaman yang memadai tentang syarat-syarat surat yang baik. Menurut

Priansa (2017: 177) untuk menyusun surat yang baik, ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut:

1. Menetapkan terlebih dahulu maksud pembuatan surat, yaitu surat, apakah itu

berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, atau

hal lain.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan ditulis.

3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu per satu secara runtut, logis,

teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar,

sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4. Menghindarkan penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang

tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-

bagiannya.

6. Mengikuti pedoman ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh oleh

Podoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan dan

Podoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

7. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

8. Pengetahuan terkait dengan ketatausahaan kantor.

 9

Menurut Priansa (2017: 177-178) tiga hal penting yang perlu

diperhatikan agar surat menjadi surat yang efektif adalah sebagai berikut:

1. Teknik penyusunan

Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu:

a. Penyusunan letak bagian-bagian surat

b. Pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi

c. Pemakaian yang sesuai dengan kepentingan.

2. Isi surat

Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara

ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-

ragu, dang pengiriman surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti

yang dikehendaki.

3. Bahasa

Bahasa yang digunakan dalam surat perlu memenuhi beberapa hal, antara

lain:

a. Penggunaan bahasa yang baku

b. Penggunaan bahasa yang jelas dan tidak mengandung multitafsir

(bermakna ganda);

c. Lugas, yang berkaitan dengan penggunaan kata-kata yang tidak bertele-

tele;

d. Efektif dan efisien dari segi penggunaan bahasa ataupun kata;

e. Kesatuan antara kata dan bahasa yang digunakan pada tiap-tiap

paragraf;
 10

f. Bernalar logika kabahasaan yang runtut antara yang satu dan yang

lainnya;

g. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis,

menghindari pengungkapan secara lansung hal-hal yang tidak

menyenangkan;

h. Taat asas.

2.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga, karena

surat dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tersebut

untuk melakukan kegiatannya.

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi

pemerintah maupun swasta dengan tujuan menyampaikan informasi ataupun

merupakan surat balasan.

Menurut Yatimah (2013: 124-131) dalam penanganan surat masuk

terdapat beberapa kegiatan yang harus dilakukan, yaitu:

Penerimaan surat Penyortiran surat Pencatatan surat

Penyimpanan Penyampaian/ Pengarahan

surat distribusi surat surat

Gambar 2.1 Prosedur penanganan surat masuk

1. Penerimaan Surat

Kegiatan yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam penerimaan surat,

antara lain:

a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk.

 11

b. Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat, surat segera

dikembalikan.

c. Menanda tangani bukti pengiriman atau buku sebagai bukti bahwa surat

telah diterima.

d. Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit

pengolahan/nama pejabat).

e. Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa kelengkapannya

(bila ada lampirannya, kalau lampiran kurang lengkap buat catatan

seperlunya). Membuka surat dapat dilakukan untuk surat yang sifatnya

tidak rahasia. Adapun untuk surat rahasia, wewenang untuk

membukanya berada pada pimpinan, kecuali sudah didelegasikan

kepada sekretaris. Pemberian wewenang atau pendelegasian ini

penting dilaksanakan karena dapat mempermudah pengawasan bagi

pimpinan.

Saat membuka surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Menjaga agar isi amplop tidak terpotong atau rusak.

2. Amplop dibuka pada bagian tepinya agar surat tidak rusak.

Oleh karena itu usahakan lipatan surat tidak sampai ke tepian amplop:

a. Hati-hatilah dalam mengeluarkan isi smplop, jangan sampai sobek

terkena lem amplop.

b. Bilah sobek/rusak, rekatlah kembali dengan pita pelastik tembus

pandang (transparent tissue tape).

c. Satukan isi surat dengan amplopnya dengan menggunakan cap

(mungkin sampul masih diperlukan).

 12

Sekretaris harus meneliti lampiran surat lebih jauh, dalam arti harus

membacanya dan mengerti isi surat termasuk jenis dan jumlah lampiran. Bila

jumlah lampiran dan jenisnya tidak sesuai dengan lampiran, ada dua hal dapat

dilakukan, yaitu:

1. Tuliskan “lampiran tidak ada atau lampiran salah” pada secarik kertas dan

lampirkan pada surat tersebut.

2. Buat catatan pada buku untuk peringatan.

f. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima di balik surat atau

pada sampul surat.

1. Penyortiran Surat

Menurut Yatimah (2013: 127) penyortiran surat adalah kegiatan

memisahkan dan mengelompokkan surat-surat menurut jenisnya dan

golongannya. Kegiatan penyortiran surat dimaksudkan untuk:

a. Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk.

b. Mengelompokkan/memisahkan surat untuk memudahkan penanganan

surat.

c. Mempermudah pengawasan.

Adapun tugas penyortir suras meliputi:

a. Menggolongkan/membagi surat ke dalam surat pribadi dan dinas.

b. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai

lainnya.

c. Membagi surat dinas menjadi tiga golongan, yaitu dinas rutin, penting,

dan rahasia.
 13

d. Membaca dan meneliti isi surat untuk memberi saran kepada pimpinan,

apabila diberi wewenang untuk masalah itu. Sekretaris harus membaca

surat secara teliti dan seksama karena mungkin memerlukan tanggapan

segera.

Ada beberapa yang harus diperhatikan dalam membaca surat, yaitu:

a. Membaca surat secara seksama dan teliti , mulai dari pengiriman,

tanggal, isi lengkapnya, lampiran, dan sebagainya;

b. Memberi catatan mengenai hal-hal penting untuk membantu pimpinan

dalam membaca surat;

c. Memberi tanda dengan menggaris bawahi kata atau kalimat yang

menggambarkan surat;

d. Mengklasifikasikan surat berdasarkan kodenya;

e. Menghubungkan dengan surat lain yang berkaitan;

f. Mencatat surat pada buku yang disediakan sesuai dengan sistem yang

dianut dalam pemprosesan surat.

2. Pencatatan Surat

Pencatatan surat dapat dilakukan dengan menggunakan buku catatan

harian, atau agenda, dan kartu tertentu. Menurut Yatimah (2013: 166) buku

agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang masuk

atau diterima oleh suatu organisasi. Untuk surat penting pencatatanya pada

kartu kendali, jumlah kartu kendali biasanya rangkap tiga. Untuk surat

biasa/rutin biasanya dicatat pada lembar pengantar rangkap dua, surat

bersarta lembar pengantar diserahkan pada unit pengolah. Adapun untuk

 14

surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia, dua rangkap

dan disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.

Contoh buku agenda:

No. Isi
Tanggal M/K No. Surat Tgl. Surat Dari/Kepada Ket
Urut Ringkasan

Gambar 2.2 Buku agenda

Contoh kartu kendali

Kartu Kendali
Indeks : Kode: Tanggal: M
No.Urut : K
Hal :
Isi Ringkasan:
Lampiran :
Dari/Kepada :
Tanggal : No. Surat:
Pengolah : Paraf :
Catatan :

Gambar 2.3 Kertu kendali

Keterangan: kartu kendali terdiri atas tiga lembar

a. Lembar pertama berwarna putih

b. Lembar kedua berwarna kuning

c. Lembar ketiga berwarna merah.

3. Pengarahan Surat

Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat mana yang

harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi dan surat mana disampaikan

 15

kepada pengolah. Surat yang disampaikan lansung pada pimpinan adalah

surat yang bersifat masalah-masalah yang berkenaan dengan

kebijaksanaan dan hal lain yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun surat

yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan

langsung kepada pengolah. Untuk menyerahkan surat kepada yang

berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lembar disposisi.

Lembar disposisi merupakan lembar yang berisikan instruksi atau informasi

diberikan pimpinan kepada bawahan atau staf pimpinan di dalam instansi

tersebut.

Contoh lembar disposisi:

LEMBAR DISPOSISI
RAHASIA PENTING RUTIN
No. Agenda: Tanggal Penyelesaian:
Tanggal :
Perihal :
Tgl. Surat :
Asal Surat :
Instruksi/informasi: Diteruskan Kepada:

1
2
3
4
Catatan:

Gambar 2.4 Lembar disposisi

4. Penyimpanan Surat

Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak-

pihak yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan. Penyimpanan

surat ini penting karena sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat

dibaca kembali. Dalam penyimpanan surat sekretaris dituntut untuk

 16

menyimpan surat secara sistematis sehingga bila dibutuhkan kembali dapat

ditemukan dalam waktu yang singkat.

Menurut Yatimah (2013: 131) penyimpanan surat memiliki beberapa

tujuan di antaranya:

a. Sebagai referensi bila organisasi memerlukan keterangan tertentu.

b. Memberikan data/informasi kepada kepada pimpinan yang bisa

dijadikan dasar dalam mengambil keputusan.

c. Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti

dengan ketentuan hukum.

2.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh suatu instans/perusahaan

maupun perseorangan yang dikirimkan kepada perusahaan/perseorangan lain

untuk menyampaikan informasi atau surat yang dibuat sebagai balasan atau

tindak lanjut dari surat yang telah diterima. Menurut Yatimah (2013: 131-164),

prosedur penanganan surat keluar adalah meliputi hal-hal sebagai berikut:

Pendiktean Konsep Pembuatan Konsep Persetujuan

surat Surat Konsep surat

Penandatanganan
surat Penyuntingan surat Pengetikan surat

Penomoran surat
Penyimpanan surat

Pengiriman surat

Gambar 2.5 Prosedur penanganan surat keluar

 17

1. Pembuatan Konsep Surat

Untuk membuat konsep surat, terdapat beberapa metode antara lain:

a. Berdasarkan dikte dari pimpinan. Dengan metode ini, pimpinan ingin

menyusun sendiri bahasa surat yang akan disampaikan kepada pihak

lain. Sekretaris menyalin apa yang didiktekan oleh pimpinan pada blanko

konsep surat. Pendiktean bisa dilakukan secara lisan langsung oleh

pimpinan atau dengan menggunakan mesin dikte (dicating machine).

b. Pimpinan menyusun naskah surat secara tertulis dan menyerahkannya

kepada sekretaris untuk diketik.

c. Pimpinan mencatat inti surat dan menyuruh sekretaris menyusun surat.

d. Pimpinan menyerahkan sepenuhnya kepada sekretaris untuk menyusun

konsep surat dan menyelesaikannya.

Salah satu hal yang menentukan baik atau tidaknya surat dalam

korespondensi adalah formatnya. Format surat adalah tata letak atau posisi

bagian-bagian surat, yang setiap bagian-bagian dalam surat tersebut

mempunyai kegunaan tertentu. Berikut penjelasan tentang bagian-bagian

dalam surat.

1. Kepala surat

Kepala surat selalu terletak dibagian atas surat. Kegunaan kepala surat

adalah memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat

dan keterangan lainnya yang berkaitan tentang instansi.

Kepala surat biasanya menyebutkan:

a. Nama instansi/badan

b. Alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos

 18

c. Alamat kawat

d. Lambang instansi/logo

e. Alamat kantor cabang

f. Jenis usaha, dan sebagainya.

2. Nomor surat

Penulisan nomor surat biasanya berguna untuk:

a. Memudahkan dalam pengarsipan surat

b. Memudahkan dalam pencarian surat

c. Mengetahui banyaknya surat yang keluar

d. Bahan rujukan surat-menyurat tahap berikutnya.

Contoh penulisan nomor surat:

Nomor: 017/SK/GJ/IX/2019

Nomor Surat

Kode devisi/jenis surat

perusahaan
Kode nama perusahaan

Bulan surat dibuat

Tahun surat dibuat

3. Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi untuk:

a. Untuk memberitahukan kepada si penerima surat, kapan surat itu ditulis

b. Agar si penerima mengetahui berapa lama surat itu di perjalanan.

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat.

 19

4. Lampiran surat

Lampiran berguna sebagai petunjuk bagi penerima surat tentang adanya

keterangan-keterangan tambahan, selain surat itu sendiri.

5. Hal/Perihal

Hal bermakna perkara, soal, urusan, peristiwa, dan tentang hal. Hal surat

dapat disamakan dengan judul karangan. Hal/perihal berguna agar pembaca

dengan cepat mengetahui hal yang ingin dibicarakan dalam surat tersebut

sebelum membaca surat selengkapnya.

6. Alamat yang Dituju

Alamat surat berguna sebagai petunjuk lansung pihak yang harus menerima

surat. Pada umumnya, surat dinas dikirim dengan menggunakan sampul

atau amplop. Dengan demikian ada dua macam alamat yang ditulis, yaitu

alamat luar dan alamat dalam.

a. Alamat luar pada sampul

Alamat luar pada sampul yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat.

Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai petunjuk dalam

menyampaikan surat kepada orang yang berhak menerimanya.

b. Alamat dalam pada sampul

Alamat dalam pada sampul yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat.

Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinya yang

berhak menerima surat.

 20

7. Salam pembuka

Salam pembuka ditulis sebagai tanda pengormatan penulis terhadap pihak

yang dituju. Selain itu salam pembuka ditulis untuk menandakan surat yang

sopan dan adab.

Ada berbagai macam salam pembuka, antara lain:

a. Dengan hormat,

b. Saudara yang terhormat,

c. Ibu Mely yang terhormat,

d. Bapak Arya yang terhormat,

e. Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Salam pembuka hendaknya disesuaikan dengan pihak yang dituju. Apabila

yang dituju lingkungan pesantren, lebih baik menggunakan

“Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh”. Namun apabila yang

dituju merupakan lembaga umum, hendaknya menggunakan salam

pembuka “ Dengan hormat”.

8. Alinea Pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat untuk mengajak

pembaca surat menyesuaikan perhatihannya kepada pokok surat

sebenarnya. Penulis hendaknya menggunakan alinea pembuka yang

sesuai dengan isi surat.

9. Isi surat

Isi surat merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat

atau memuat sesuatu yang dikehendaki oleh pengirim surat. Isi surat
 21

merupakan lanjutan dari alinea pembuka dan isinya menerangkan hal yang

telah diterakan sebelumnya.

10. Alinea penutup

Alinea penutup bisa berupa penegasan, harapan, ucapan terima kasih, atau

untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Alinea penutup umumnya lebih

sederhana bila dibandingkan dengan isi surat maupun alinea pembuka.

11. Salam penutup

Salam penutup pada surat berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis

setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat, salam penutup

yang sering digunakan adalah “Hormat kami, Hormat saya, Salam takzim,

dan Wassalam”.

12. Pengirim surat

Pengirim surat adalah orang yang bertanggung jawab atas

penulisan/penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban

pengirim, dalam bagian surat tersebut dibubuhi tanda tangan. Pembubuhan

tanda tangan itu penting untuk, disamping sebagai bukti

pertanggungjawaban, juga berfungsi untuk menunjukan keabsahan surat

tersebut.

13. Tembusan

Tembusan surat (carbon copy = cc) dibuat jika isi surat tersebut juga perlu

diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan

demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi

surat itu.
 22

14. Inisial

Pada bagian kiri bawah surat sering dijumpai tanda pengenal yang berupa

singkatan (inisial) dari nama pengongsep dan pengetik surat. Gunanya

untuk mengetahui siapa pengongsep dan pengetik surat yang bersangkutan

sehingga pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada

kesalahan atau kekurangan pada surat tersebut.

2. Pengetikan Surat

Pengetikan surat merupakan pekerjaan penting bagi sekretaris karena

merupakan proses terakhir dari pembuatan surat. Oleh karena itu sekretaris

harus memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang cara pengetikan

cepat dan benar. Sebelum melakukan pengetikan, terlebih dahulu

persiapkan peralatan dan perlengkapannya agar tidak menggangu pada

waktu mengetik, jika barang-barang tersebut diperlukan. Misainya mesin tik,

komputer/laptop, kertas, amplop, map dan lainnya.

3. Penyuntingan Surat

Penyuntingan surat merupakan kegiatan untuk memeriksa surat, baik

darisegi tata letak, format penyusunan, isi surat dan bahasanya, sebelum

surat diketik akhir.

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam proses penyuntingan surat adalah

a. Mencari kekeliruan yang mungkin terjadi dalam tata letak dan format

penyusunannya. Bagian-bagian surat yang letaknya tidak benar

kemudian diperbaiki, periksa ukuran margin, spasi, jenis, dan ukuran

huruf.
 23

b. Memeriksa isinya, dengan melihat kejelasan, kelogisan, kelengkapan,

dan sistematika penyusunannya.

c. Memperbaiki kesalahan bahasa, yaitu keterkaitan dengan penyusunan

kalimat, pemilihan kata, dan penggunaan ejaan.

4. Pelipatan dan Penyampulan Surat

Surat yang sudah diketik akhir dibawa ke pimpinan untuk ditandatangani,

kemudian diberikan nomor surat dan diberi cap stempel perusahaan. Tahap

berikutnya adalah pelipatan dan penyampulan surat. Termasuk dalam

tahap ini adalah pembubuhan alamat tujuan surat dan alamat pengirimnya

pada sampul atau amplop surat.

a. Melipat surat

Ada beberapa model pelipatan surat yaitu sebagai berikut

1. Lipatan Baku (Standar Fold)

2. Lipatan Acordiob (Accordion Fold)

3. Lipatan Tunggal (Singel Fold)

4. Lipatan Model Prancis (French Fold)

5. Lipatan Setengah Baku (Semi Standart Fold)

6. Lipatan Setengah Acordion (Semi Accordion Fold)

7. Lipatan Ganda Paralel (Pararrel Double Fold)

8. Lipatan Model Baron (Baron Fold)

Lipatan yang lazim digunakan dalam surat dinas adalah lipatan baku,

lipatan akordion dan lipatan sejajar ganda. Khusus untuk warkat pos (surat

tak bersampul) lebih tepat apabila cara melipatnya menggunakan model

lipatan akordion, kepala dan alamat yang dituju, tampak pada bagian atas.
 24

Hal ini memudahkan pengirim dan penerima surat. Nama pengirim dan

alamat yang dituju dapat langsung terbaca dengan jelas, sementara isi

surat tertutup pada bagian dalamnya.

Pelipatan surat harus pula memperhatikan sampul yang akan digunakan.

Apabila sampulnya berukuran panjang, model lipatan yang dipakai adalah

lipatan baku, baku rendah akordion, sejajar ganda, dan lipatan tunggal.

Namun apabila sampulnya pendek menggunakan model lipatan perancis

atau lipatan baron.

b. Menyampul surat

Ada bermacam-macam ukuran sampul surat, antara lain:

1. Ukuran 9 x 14 cm

2. Ukuran 10,5 x 23 cnm

3. Ukuran 12x 23,5 cm

Surat dinas umumnya menggunakan sampul berukuran 10,5 x 23 cm atau

ukuran 12 x 23,5 cm. Kedua jenis sampul tersebut memang lebih ideal

bagi kertas surat dinas yang umumnya yang beruku dan folio.

5. Pembubuhan Alamat Surat

Alamat surat atau alamat yang dituju dapat dituliskan pada salah satu dari

dua pilihan berikut:

a. Pada halaman muka sampul dibagian tengah (gambar 2.10)

b. Pada halaman muka sampul, di sudut kanan atas (gambar 2.11)

Bila pada sampul surat terdapat kop surat, alamat pengirim tidak pertu

dicantumkan lagi. Bila belum, ada tiga untuk menulisnya yaitu sebagai

berikut:
 25

a. Halaman muka sampul, di sudut kiri atas (gambar 2.7)

b. Halaman muka sampul, di sudut kiri bawah (gambar 2.8)

c. Halaman belakang sampul, di bagian tengah atas (gambar 2.9)

Nadhira Aifah Fathyarani

Jalan Diponegoro No. 51
Bandung 40198
Kepada Yth,
Rahmah N Harahap
SPO BRI Cabang Stabat
Jalan Zainal Arifin No. 52
Stabat

Gambar 2.7 Contoh alamat luar di sebelah kiri atas

Kepada Yth.
Rahmah N Harahap
SPO BRI Cabang Stabat
Jalan Zainal Arifin No. 52
Stabat

Mely Suriani Pulungan

Jalan Pembangunan No. 41
Medan

Gambar 2.8 Contoh alamat luar di sebelah kiri bawah

Mely Suriani Pulungan

Jalan Pembangunan No. 40
Medan

Gambar 2.9 contoh alamat luar di belakang sampul

 26

6. Pencatatan Surat

Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani, dan menjadi surat dinas

resmi lengkap dengan amlop dan lampirannya atau kelengkapan lainnya

kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat mencatatnya

dalam buku agenda atau kartu kendali.

Semua surat keluar perlu dicatat pada buku agenda surat keluar tujuannya

adalah:

a. Untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat.

b. Untuk mengontrol surat yang keluar.

c. Untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar.

7. Pengiriman dan Penyimpanan Surat

Tahap terakhir dari penanganan surat keluar adalah pengiriman dan

penyimpanan surat. Pengiriman surat merupakan bagian dari kegiatan

ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatandi bidang tata usaha yang bertugas

menyampaikan atau mengirimkan surat. Semua surat yang diantarkan

dicatat pada sebuah buku yang dinamakan buku ekspedisi. Buku ekspedisi,

selain berguna untuk mencatat surat yang akan diantar, juga berfungsi

sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom

tanda terima atau tanda tangan penerima.

Buku ekspedisi untuk mencatat surat keluar dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Buku ekspedisi Ekstern, yang digunakan untuk mencatat surat yang di

kirim ditujukan keluar perusahaan (gambar 2.14).

 27

b. Buku ekspedisi Intern, yang digunakan untuk mencatat surat keluar yang

ditujukan untuk anggota atau kantor sendiri (gambar 2.15).

No Tanggal Tanggal No. Surat Dikirim Paraf dan Nama

Kirim Surat Kepada Penerima

Gambar 2.10 Contoh buku ekspedisi ekstern

No Tanggal Tanggal dan Perihal Dituju Nama Tanda

Kirim No. Surat Kepada Penerima Tangan

Gambar 2.11 Contoh buku ekspedisi intern

 BAB 3
METODE PENELITIAN

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, digunakan beberapa teknik/metode,

pengumpulan data, sumber data, dan teknik analisis data yang bertujuan untuk

mendapatkan informasi dan memperoleh keterangan yang lengkap mengenai

penelitian yang dilakukan oleh penulis tentang prosedur penanganan surat

masuk pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan.

Menurut Sugiyono (2017: 2) metode penelitian pada dasarnya

merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan

tertentu. Berdasar hal terdapat empat hal kata kunci yang perlu diperhatikan

yaitu, cara ilmiah, data tujuan, dan kegunaan. Cara ilmiah berarti kegiatan

penelitian, didasarkan pada ciri-ciri keilmuan, yaitu rasional (kegiatan penelitian

dilskukan dengan cara-cara yang masuk akal), empiris (dapat diamati dan

mengetahui cara-cara yang digunakan), dan sistematis (proses yang digunakan

dalam penelitian itu menggunakan langka-langka tertentu yang bersifat logis).

3.1 Cara Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data bertujuan untuk mempermudah dalam

memperoleh keterangan yang dibutuhkan dalam penyelesaian Tugas Akhir

yang berjudul “Prosedur Penanganan Surat Masuk Pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan”. Adapun metode yang

28
 29

digunakan dalam pengumpulan data yaitu dengan studi lapangan (Field

Research), dan studi pustaka (Library Research).

1. Studi lapangan (Field Research)

Data diperoleh dengan melakukan penelitian secara lansung di lapangan

pada saat pelaksanaan Pratik Kerja Lapangan (PKL) selama tiga bulan

pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan. Dalam

melaksanakan penelitian yang dilakukan dengan teknik studi lapangan ini

penulis mengelompokkan menjadi tiga bagian antara lain:

a. Pengamatan (Observation)

Menurut Subroto dalam Simanjuntak (2016: 89) observasi dilakukan

dengan cara lansung mengamati permasalahan di lapangan (checking

on the spot). Metode ini biasanya disertai dengan kegiatan-kegiatan

lainnya, seperti Teknik rekam, Teknik simak, dan catat, serta

memungkinkan juga memadukan dengan teknik wawancara. Observasi

yang dilakukan penulis adalah observasi langsung pada PT Jasa

Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan khususnya pada bagian

penanganan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan di

perusahaan. Melalui observasi penulis memperoleh informasi yang jelas

mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT

Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan.

b. Wawancara

Wawacara adalah cara pengumpulan data yang digunakan untuk

memperoleh informasi secara lansung dengan mengajukan beberapa

pertanyaan kepada responden tersebut. Pada metode ini, penulis

29
 30

mengajukan beberapa pertanyaan secara tatap muka lansung kepada

Bapak Jenius Romadoni staf Administrasi mengenai prosedur

penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan. Adapun pertanyaan dan

jawabab hasil wawancara (lampiran 1) mengenai prosedur penanganan

surat masuk dan surat keluar pada PT Jasa Raharja (Persero)

Perwakilan Tingkat 1 Medan.

c. Studi Kepustakaan (Library Research)

Metode ini dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari referensi

seperti buku-buku yang berkaitan dengan permasalahan pada Tugas

Akhir ini yaitu prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar

dengan mengutip dari buku sebagai bahan referensi sehingga

membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Studi pustaka

dilakukan dengan dengan mempergunakan sumber-sumber tertulis yang

dimaksud berupa buku-buku teks, jurnal, makalah, majalah, surat kabar,

dan sumber-sumber cetak lainnya.

3.2 Jenis Dan Sumber Data

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, data yang dipergunakan adalah data

primer dan data sekunder.

1. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh lansung dari tempat objek

penelitian yang dilakukan oleh peneliti. Data ini diperoleh langsung dari

kegiatan observasi dan wawancara.

 31

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari buku-buku yang

berhubungan dengan masalah yang dibahas dan dokumen perusahaan

tempat pelaksanaan Pratik Kerja Lapangan (PKL).

3.3 Teknik Analisis Data

Menurut Sugiyono (2017: 244) analisis data adalah proses mencari dan

menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan

lapangan, dan dokumentasi, dengan cara mengorganisasikan data ke dalam

kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun ke

dalam pola, memilih mana yang penting, dan yang akan dipelajari, dan

membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami oleh diri sendiri maupun orang

lain.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan teknik analisis

deskriptif yaitu teknik yang digunakan dengan cara mengumpulkan dan

mendiskripsikan hasil penelitian menjadi suatu kesimpulan. Penulis

menggunakan teknik analisis deskriptif ini dimaksudkan agar memperoleh

gambaran dan data secara sistematis yang berkaitan dengan prosedur

penanganan surat masuk sehingga penulis dapat menyajikan data yang

sistematis, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

 32

BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

Di dalam bab ini, dijelaskan secara singkat mengenai data-data yang

diperoleh dari perusahaan seperti, sejarah singkat, visi, misi, makna logo, dan

struktur organisasi PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan.

4.1.1 Sejarah Singkat PT Jasa Raharja (Persero)

PT Jasa Raharja (persero) didirikan berdasarkan peraturan pemerintah

No. 08 tahun 1965 tanggal 1, dengan nama perusahaan Negara Asuransi

Kerugian (PNAK) Jasa Raharja. Perusahan ini memiliki tugas khusus yaitu:

1. Mengelola pelaksanaan Undang-Undang No. 33 tahun 1964 peraturan

pemerintah No. 17 tahun 1965 tentang dana pertanggung jawaban

kecelakaan penumpang.

2. Mengelola pelaksanaan Undang-undang No. 34 tahun 1964 peraturan

pemerintah No. 18 tahun 1965 tentang dana kecelakaan lalu lintas pejalan.

Pada perkembangan selanjutnya PNAK Jasa Raharja mengalami

beberapa perubahan status yaitu:

1. Perubahan status Jasa Raharja dari Perusahaan Negara (PN) menjadi

Perusahan Umum (Perum). Dilakukan sejak tanggal 18 November 1970

sesuai dengan keputusan Menteri Keuangan RI. Dimana Perusahaan ini

mempunyai usaha di dalam negeri, khususnya dalam

32
 33

lapangan asuransi tanggung jawab kendaraan bermotor dan asuransi

kecelakaan penumpang.

2. Berdasarkan peraturan pemerintah No. 39 tahun 1980 tanggal 6 november

status Jasa Raharja diahlikan dari perusahaan umum (perum) menjadi

perusahaan perseroan (persero).

3. Pendirian perusahaan dilaksanakan dihadapan notaris Iman Fatimah, SH di

Jakarta dengan akte No.49 tanggal 28 februari 1981 yang selanjutnya

diubah dengan akte No. 25 tanggal 07 maret 1982 oleh notaris yang sama

kemudian berdasarkan keputusan rapat umum luar biasa pemegang saham

tanggal 18 april 1984, anggaran dasar perusahaan mengalami perubahan

yang dilaksanakan di hadapan notaris Achmad Basumi, SH di Jakarta

dengan akte No. 214 tanggal 29 agustus 1984 dan perubahan terakhir

dengan akte notaris Imas Fatimah , No. 36 tanggal 16 februari 1985.

Sejalan dengan ketentuan tersebut, perusahaan sebagai

penyelenggaraan program asuransi sosial, terhitung mulai tanggal 1 januari

1994 telah menyesuaikan kegiatan usaha yaitu:

1. Asuransi kecelakaan penumpang umum bagaimana diatur di dalam

Undang-undang No. 33 tahun 1964 merupakan iuran wajib bagi tiap

penumpang yang sah dari kendaraan alat transportasi umum dengan trayek

ke luar kota, kereta api, kapal laut milik perusahaaan pelayaran nasional,

kapal sungai, klotok danau penyebrangan, serta pesawat udara milik

perusahaan nasional dengan tujuan pemberian ganti rugi santunan kepada

penumpang yang mengalami kecelakaan akibat alat angkutan yang

bersangkutan.
 34

2. Asuransi kecelakaan lalu lintas jalan sebagaimana diatur dalam Undang-

undang No. 34 tahun 1964, merupakan sumbangan wajib dari para pemilik

kendaraan bermotor dengan tujuan memberikan jaminan kepada korban

yang di timbulkan oleh kendaraan yang bersangkutan.

Nama PT.Jasa Raharja (persero)

Bidang Usaha Asuransi Sosial

Pemilik 100 % dimiliki Oleh Negara Republik Indonesia

Dasar Hukum a. Peraturan Pemerintahan Nomor 15 Tahun 1961 tentang

Pendiria Perusahaan Negara Asuransi Kerugian Eka Karya

b. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 1965 tentang

Pendirian Perusahaan Negara Asuransi Kerugian Jasa

Raharja

c. Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor KEP

750/MK/IV/11/1970 tanggal 18 November 1970 tentang

Pernyataan mengenai Perusahaan Negara (PN) Asuransi

Kerugian Djasa Rahardja sebagai Usaha Negara seperti

yang dimaksud dalam ayat (2) Pasal Undang-Undang No.

9 Tahun 1969.

d.Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 1980 tentang

Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum Asuransi Kerugian

Jasa Raharja menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)

 35

Kegiatan Melaksanakan Asuransi Kecelakaan penumpang alat

Usaha angkutan umum dan asuransi umum dan asuransi

tanggungjawab menurut okum terhadap pihak ketiga

sebagaimana diatur UU No. 33 dan 34 Tahun 1964 berikut

peraturan pelaksanaannya.

Jaringan PT Jasa Raharja memiliki 28 Kantor Cabang, 61 Kantor

Kantor Perwakilan, 50 Kantor Pelayanan PT Jasa Raharja (KPJR)

dan 978 Kantor Bersama Samsat, yang tersebar di seluruh

Indonesia.

Gambar 4.1 Gambaran umun perusahaan

4.1.2 Visi PT Jasa Raharja (Persero)

“Menjadi Perusahaan terkemuka dibidang asuransi dengan

mengutamakan penyelenggaraan program asuransi sosial dan asuransi wajib

sejalan dengan kebutuhan masyarakat”

4.1.3 Misi PT Jasa Raharja (Persero)

Catur Bakti Eka Karsa PT Jasa Raharja (Persero) :

1. Bakti kepada Masyarakat

2. Bakti kepada Negara

3. Bakti kepada Perusahaan

4.
 36

4.1.4 Makna Logo Perusahaan

Sumber : www.Jasaraharja.co.id
Gambar 4.2 Logo Jasa Raharja (Persero)

1. Warna putih yang terpancar dari inisial “J” dan “R” berarti kesucian dan

keterbukaan/transparansi pada saat memberikan pelayanan untuk

mewujudkan visi perusahaan sebagai terkemuka dalam penyelenggara

program Asuransi Sosial dan Asuransi Wajib.

2. Warna dasar keseluruhan lambang adalah biru muda melambangkan arti

keteguhan dan kesetiaan didalam pengabdiannya “Catur Bakti Ekakarsa”.

3. Warna Hitam pada tulisan Jasa Raharja melambangkan arti kejujuran dalam

melaksanakan tugas sesuai motto “Utama dalam Perlindungan, Prima

dalam Pelayanan”.

Inisial typoghrapy huruf “J” dan “R” adalah huruf awal dari Jasa Raharja.

Jasa diartikan : Perbuatan baik untuk menuju suatu kebaikan.

Raharja diartikan : Suatu keadaan yang berkecukupan (Sejahtera) Secara

ringkas makna Jasa Raharja adalah :

Perbuatan baik untuk menuju suatu keadaan masyarakat yang sejahtera”.

Bentuk lingkaran adalah sebuah ungkapan adanya kebulatan tekad, kesatuan

dalam mengemban Visi dan Misi Perusahaan.

 37

Jadi dapat disimpulkan arti makna logo PT Jasa Raharja (Persero)

Perwakilan Tingkat 1 Medan adalah pada Hakekatnya lambang PT Jasa

Raharja (Persero) secara keseluruhan melambangkan adanya suatu kebulatan

tekad dan kesatuan sebagai perbuatan baik untuk mencapai kehidupan yang

sejahtera dengan dilandasi Catur Bakti Ekakarsa Jasa Raharja yaitu Bakti

kepada masyarakat, Bakti kepada Negara, Bakti kepada Perusahaan, Bakti

kepada Lingkungan dengan mengutamakan pemberi perlindungan disertai

mengusahakan yang terbaik dalam pelayanan.

4.1.5 Struktur Organisasi

Menurut Robbins dalam Priansa (2017: 110) struktur organusasi

menetapkan cara pembagian, pengelompokan, dan perorganisasian pekerjaan

secara formal.

Menurut Robbins dan June dalam Priansa (2017: 110) empat elemen

struktur organisasi yang menunjukan keberhasilan organisasi yaitu,

spesialisasi pekerjaan, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan

desentralisasi.
 38

Gambar 4.3 Struktur organisasi PT Jasa Raharja (Persero)

 39

4.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi

pemerintah maupun swasta dengan tujuan menyampaikan informasi ataupun

merupakan surat balasan. Sedangkan surat keluar adalah sarana komunikasi

tertulis yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah/swasta maupun perorangan

untuk menyampaikan informasi yang dikirim kepada instansi atau perorangan.

4.2.1 Prosdur Penanganan Surat Masuk

Di dalam PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan

terdapat empat bagian unit kerja, yaitu:

1. Kepala bagian

Tugas pokoknya adalah:

a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan operasional perusahaan.

b. Melakukan koordinasi dengat mitra yang ada di lingkungan samsat dan

mitra kerja yang terkait.

c. Memeriksa dan menandatangani laporan bulanan peneriman IWPKB

(iuran wajib pajak kendaraan bermotor), laporan bidang klaim, dan

laporan keuangan.

d. Memelihara dan menjaga asset perusahaan.

2. Bidang Pelayanan dan Operasi

tugas pokoknya adalah:

a. Memeriksa berkas pengajuan klaim.

b. Melakukan survey atas berkas klaim.

c. Melengkapi berkas pengajuan klaim.

 40

3. Bidang umum dan Keuangan

Tugas pokoknya adalah:

a. Memonitor absensi pegawai di kantor perwakilan.

b. Mengkoordinir pencatatan penerimaan dan pengeluaran keuangan di

kantor perwakilan.

c. Membuat surat perjalanan dinas

d. Melakukan penilaian terhadap karyawan.

4. Bagian Kasir

Tugas pokok kasir adalah:

a. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran uang kas

perusahaan.

b. Membuat laporan harian kas/bank bukti transferan dana santunan

Mengirim laporan mingguan ke kantor cabang.

Adapun proseur penanganan surat masuk pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan/instansi

pemerintahan maupun swasta untuk menyampaikan informasi.

Pada saat menerima surat masuk petugas melakukan beberapa pekerjaan,

seperti:

a. Memperiksa alamat tujuan apakah sudah sesuai dengan alamat

perusahaan, jika tida sesuai maka surat dapat dikembalikan.

 41

b. Menandatangani buku penerimaan surat, bahwa surat telah diterima dan

menandatangani lembar kartu kendali berwarna kuning, dan berwarna putih

dijadikan arsip jika surat masuk yang diterima dari kantor cabang.

c. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk.

d. Membuka surat masuk (kecuali surat rahasia) dan memperiksa kelengkapan

surat seperti, lampiran surat.

e. Membubuhkan stempel tanggal penerimaan surat.

Pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan

penerimaan surat dilakukan lansung oleh bagian yang menanganin surat,

sehingga surat tidak tercecer.

2. Penyortiran Surat Masuk

Penyortiran surat merupakan kegiatan memisah-misahkan atau

menggolongkan surat berdasarkan jenisnya. Penyortiran surat merupakan

kegiatan yang penting, sebelum surat lanjut diproses ke tahap selanjutnya.

Guna penyortiran surat ini agar mempermudah pengawasan, mengetahui

banyak dan seringnya jenis surat yang masuk, dan mempermudah penanganan

surat.

Dalam kegiatan penyortiran surat petugas harus membaca surat (kecuali

surat rahasia atau pribadi), beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam

pembacaan surat, yaitu:

a. Membaca secara teliti, mulai dari pengiriman, tanggal, lampiran, dan isi

lengkapnya.
 42

b. Memberi kata kunci dengan menggaris bawahi kalimat yang

menggambarkan isi surat, agar mempermuda pimpinan dalam membaca

surat atau memahami isi surat.

c. Mengklasifikasikan surat berdasarkan kodenya.

3. Pengarahan Surat Masuk

Dalam menentukan arah surat pengelolah harus memperhatikan surat mana

yang harus disampaikan kepada pimpinan dan surat mana yang disampaikan

kepada bagian unit pekerja. Adapun surat yang sifatnya rutin disampaikan

lansung kepada pengolah. Untuk menyerahkan surat kepada yang berhak,

pengarahan surat perlu dilengkapi dengan lembar disposisi (routing slip)

gunanya tempat pimpinan memberikan informasi atau intruksi kepada

bawahannya.

Pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan

menggunakan lembar disposisi (lampiran dua), untuk pengarahan surat kepada

siapa yang dituju.

4. Penyimpanan Surat

Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada yang

berhak, selanjutnya surat disimpan berserta kartu kendali berwarna putih

(lampiran tiga). Penyimpanan surat ini penting karena bila surat dibutuhkan

sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat.

Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan, yaitu:

a. Sebagai referensi bila organisasi memerlukan keterangan tertentu.

b. Memberikan informasi kepada pimpinan yang bisa dijadikan dasar dalam

pengambilan keputusan.
 43

c. Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti dengan

ketentuan hukum.

Penyimpanan surat pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat

1 Medan menggunakan sistem perihal (subject Filing System). Perusahaan

memilih sistem perihal dalam penyimpanan surat dikarenakan sesuai dengan

perusahaan yang bergerak dibidang asuransi sosial yang menangani

kecelakaan lalu-lintas. Penyimpanan arsip berdasarkan perihal diklasifikasikan

berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang

berhubungan dengan perusahaan.

4.2.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Prosedur penanganan surat keluar pada PT Jasa Raharja (Persero)

Perwakilan Tingkat 1 Medan adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan konsep surat

Pembuatan konsep surat dilakukan oleh sekretaris berdasarkan dikte dari

pimpinan perusahaan. Tetapi ada juga konsep surat yang dibuat sendiri oleh

sekretaris tergantung jenis surat yang dikeluarkan atau surat yang mau dibalas,

hal ini pastinya sudah mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan

dikarenakan pimpinan tidak mempunyai cukup waktu.

2. Pengetikan surat

Setelah konsep surat sudah disetujui oleh pimpinan maka lanjut

kepengetikan surat. Proses pengetikan surat merupakan pekerjaan yang

penting bagi sekretaris, karena merupakan proses terakhir dari pembuatan

surat. Oleh karena itu seorang sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan

keterampilan dalam pengetikan surat, yaitu:

 44

a. Mengetahui peralatan dan perlengkapan mengetik.

b. Mengetahui bagian-bagian mesin tik dan fungsi-fungsinya.

c. Mengetik dengan sistem sepuluh jari.

d. Memiliki kecepatan dan keterampilan pengetikan.

3. Memeriksa surat yang sudah diketik

Surat yang sudah selesai diketik harus diperiksa kembali oleh sekretaris

sebelum diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani pimpinan.

Memeriksa surat, baik dari segi tata letak, format penyusunan, isi surat, dan

bahasa yang digunakan dalam surat.

4. Pelipatan dan Penyampulan surat

Surat yang sudah diketik akhir dan ditandatangani pimpinan, lalu diberikan

nomor surat. Dan tahap berikutnya adalah pelipatan surat dan penyampulan

surat.

a. Pelipatan surat

Lipatan surat yang digunakan oleh PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan

Tingkat 1 Medan adalah jenis lipatan akordion (gambar 2.6).

b. Penyampulan surat

Ukuran sampul yang digunakan oleh perusahaan adalah ukuran 12 x 23,5

cm untuk kertas ukuran A4.

5. Pembubuhan alamat surat

Pembubuhan alamat surat merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.

Ketidakjelasan dan kekeliruan dalam penulisan alamat dapat berakibat fatal,

surat menjadi tidak sampai atau salah alamat sehingga akan memperlama

penyampaian surat kapeda pihak yang dituju. Pada PT Jasa Raharja (Persero)
 45

Perwakilan Tingkat 1 Medan pembubuhan alamat surat yang digunakan adalah

alamat luar di sebelah kiri atas (gambar 2.7).

6. Pencatatan surat

Setelah surat sudah selesai mulai dari pembuatan konsep surat hingga

pembubuhan alamat surat, maka penanganan selanjutnya adalah pencatatan

surat ke dalam buku agenda surat keluar (lampiran empat). Fungsi pencatatan

surat dalam buku agenda adalah untuk mengetahui jumlah surat yang

dikeluarkan oleh perusahaan dan sebagai rujukan apabila diperlukan kembali.

7. Pengiriman dan penyimpanan surat

Tahap terakhir dari penanganan surat keluar pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan adalah pengiriman dan penyimpanan

surat. Semua surat yang dikirimkan dicatat pada buku agenda surat keluar.

Jika surat yang mau dikirim ke kantor cabang maka perusahaan juga

menyertakan kartu kendali (lampiran dua) berwarna putih dan kuning,

sedangkan kartu kendali berwarna merah sebagai pertinggal dan jika surat

keluar untuk di dalam perusahaan maka dicatat dalam buku ekspedisi intern

(lampiran lima). Fungsi kartu kendali untuk mengetahui kemana surat

diarahkan.

Sebelum surat dikirim kepada alamat tujuan biasanya sekretaris

menggandakan surat untuk bahan pertinggal yang akan diarsipkan sebagai

bukti apa bila dibutuhkan kembali sewaktu-waktu.

 BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan karyawan

PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan Bapak Jenius

Romadoni staf Administrasi adapun perbedaan prosedur penanganan surat

masuk dan surat keluar pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1

Medan dengan teori Yatimah, Yaitu:

1. Prosedur penanganan surat masuk pada PT Jasa Raharja (Persero)

Perwakilan Tingkat 1 Medan dimulai dari, penerimaan surat, penyortiran

surat masuk, pengarahan surat masuk, dan penyimpanan surat.

Sedangkan untuk prosedur penanganan surat keluar dimulai dari,

pembuatan konsep surat, pengetikan surat, memeriksa kembali surat yang

sudah diketik, pelipatan dan penyampulan surat, pencatatan surat, dan

pengiriman dan penyimpanan surat.

2. Adapun perbedaan dalam prosedur penanganan surat masuk dan surat

keluar adalah surat masuk dicatat pada buku agenda surat masuk dan surat

keluar dicatat pada buku ekspedisi ekstern. Sedangkan pada PT Jasa

Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan surat masuk tidak dicatat

pada buku agenda surat masuk tetapi surat lansung diarsipkan dengan

kertu kendali atau perusahaan tidak melakukan proses pencatatan dalam

penanganan surat masuk dan untuk penanganan surat keluar tidak dicatat

dalam buku ekspedisi ekstern tetapi lansung dicatat di dalam buku agenda

surat keluar.

46
 47

5.2 Saran

Adapun saran penulis mengenai prosedur penanganan surat masuk dan

surat keluar pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan.

1. Pencatatan surat masuk sebaiknya juga dicatat di dalam buku agenda surat

masuk atau melakukan prosedur pencatatan pada penanganan surat masuk

agar surat lebih terarah lagi dalam prosedur penanganan surat masuk.

2. Sebaiknya surat keluar juga dicatat pada buku ekspedisi ekstern agar lebih

baik lagi dalam dalam penanganan surat masuk.

 DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2015. Manajemen Kearsipan. Cetakan Kesebelas. Jakarta: PT

Bumi Aksara

Priansa, Donni Juni. 2017. Manajemen Sekretaris Perkantoran Trampil dan

Profesional. Cetakan Pertama. Bandung: CV Pustaka Setia

Simanjuntak, Pantas. 2016. Tata Tulis Laporan. Edisi Revisi. Medan: USU
Press

Sugiyono. 2017. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Cetakan

Kedua Puluh. Bandung: Alfabeta

Yatimah, Durotul. 2013. Kesekretarisan Moderen dan Administrasi perkantoran.

Cetakan Pertama. Bandung: CV Pustaka Seti

48
 Lampiran Satu

Daftar Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Prosedur Penanganan Surat

Masuk dan Surat Keluar pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan
Tingkat 1 Medan

1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan?

Penanganan surat masuk pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan

Tingkat 1 Medan dimulai dari:

1. Penerimaan surat

Pada saat menerima surat petugas harus memperhatikan terlebih

dahulu seperti

a. alamat tujuan apakah sudah benar,

b. menandatangani bukti penerimaan surat tapi jika surat masuk berasal

dari kantor cabang petugas juga menandatangani kartu kendali

rangkap dua berwarna putih dan kuning, sedangkan warna merah

pertinggal untuk perusahaan cabang,

c. membuka surat kecuali surat rahasia atau pribadi, dan

d. membubuhkan stempel tanggal penerimaan surat.

2. Menyortir surat masuk

Menyortir surat merupakan memisah-misahkan surat atau

menggolongkan surat sesuai jenisnya. Penyortiran surat merupakan

kegiatan yang penting, sebelum surat lanjut diproses ke tahap

selanjutnya. Guna penyortiran surat ini agar mempermudah

pengawasan, mengetahui banyak dan seringnya jenis surat yang

 masuk, dan mempermudah penanganan surat. Pada saat penyortiran

surat petugas juga harus teliti membaca isi surat, memberi kata kunci

dengan digaris bawahi agar pembaca mudah memahami isi surat, dan

memberi kode pada surat.

3. Pengarahan surat

Untuk mengarahkan surat kepada yang berhak, pengarahan surat

disertakan dengan lembar disposisi dan sebagai tempat pimpinan juga

memberi informasi atau intruksi kepada bawahannya.

4. Penyimpanan surat

Penyimpanan surat pada PT Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Tingkat

1 Medan menggunakan sistem perihal (subject Filing System).

Perusahaan memilih sistem perihal dalam penyimpanan surat

dikarenakan sesuai dengan perusahaan yang bergerak dibidang

asuransi sosial yang menangani kecelakaan lalu-lintas. Penyimpanan

arsip berdasarkan perihal diklasifikasikan berdasarkan kegiatan-

kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan

dengan perusahaan.

2. Bagaimana prosedur penanganan surat keluar pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan?

a. Pembuatan konsep

Sebelum surat diketik biasanya sekretaris selalu membuat konsep

surat. Pembuatan konsep surat dilakukan oleh sekretaris berdasarkan

dikte dari pimpinan perusahaan. Tetapi ada juga konsep surat yang

dibuat sendiri oleh sekretaris tergantung jenis surat yang dikeluarkan

 atau surat yang mau dibalas, hal ini pastinya sudah mendapat

persetujuan dari pimpinan perusahaan dikarenakan pimpinan tidak

mempunyai cukup waktu.

b. Pengetikan surat

Setelah konsep surat sudah disetujui oleh pimpinan maka lanjut ke

pengetikan surat.

c. Memeriksa surat yang sudah diketik

Surat yang sudah selesai diketik harus diperiksa kembali oleh sekretaris

sebelum diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani. Memperiksa

tata letak, format penyusunan, isi surat, dan bahasa yang digunakan.

d. Pelipatan dan penyampulan surat

Lipatan surat yang digunakan oleh PT Jasa Raharja (Persero)

Perwakilan Tingkat 1 Medan adalah jenis lipatan akordion dan

penyampulan surat menggunakan ukuran sampul 12 x 23,5 cm untuk

kertas ukuran A4.

e. Pembubuhan alamat surat

Pembubuhan alamat menggunaka alamat luar di sebelah kiri atas.

f. Pencatatan surat

Setelah surat sudah selesai sampai pada pembubuhan alamat maka

proses selanjutnya mencatat surat ke dalam buku agenda surat keluar.

Fungsinya adalah untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan

perusahaan.

g. Pengiriman dan penyimpanan surat

Tahap terakhir dari penanganan surat keluar pada PT Jasa Raharja

(Persero) Perwakilan Tingkat 1 Medan adalah pengiriman dan

penyimpanan surat. Semua surat yang dikirimkan dicatat pada buku

ekspedisi ekstern (lampiran lima) jika di luar perusahaan, sedangkan

jika di dalam perusahaan menggunakan buku ekspedisi intern (lampiran

enam). Jika surat yang mau dikirim ke kantor cabang maka perusahaan

juga menyertakan kartu kendali (lampiran tujuh) berwarna putih dan

kuning, sedangkan kartu kendaali berwarna merah sebagai pertinggal.

Fungsinya untuk mengetahui kemana surat diarahkan. Sebelum surat

dikirim kepada alamat tujuan biasanya sekretaris menggandakan surat

untuk bahan pertinggal yang akan diarsipkan sebagai bukti apa bila

dibutuhkan kembali sewaktu-waktu.

Lampiran Dua
Lampiran Tiga
Lampiran Empat
Lampiran Lima