KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik dan hidayah-Nya
sehingga penyusun dapat menyelesaikan Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini tepat
pada waktunya. Sholawat serta salam semoga senantiasa Allah curahkan kepada Nabi
Muhammad SAW yang atas perjuangan beliau kita dapat tetap hidup dibawah naungan
cahaya rahmat dan dapat terus menuntut ilmu guna mendapat derajat kemuliaan di sisi-Nya
serta dapat lebih mengenal hakikat-Nya. Buku Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini
mengacu pada pelaksanaan PKL yang berdasarkan Kurikulum 2013 pada Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah Kejuruan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sesuai dengan Permendikbud Nomor 60 Tahun
2014.
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan dan penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dapat
terlaksana dengan baik berkat bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini
penyusun mengucapkan terima kasih kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan kesehatan, kelancaran serta kemudahan
dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ini.
2. Bapak Drs.H.Sumarjoto selaku Kepala Sekolah SMK ISAS Leuwimunding.
3. Hendar Nugraha,S.Kom. selaku Guru Produktif Program Keahlian Teknik Komputer
dan Jaringan SMK ISAS Leuwimunding.
4. Malla Sulastri,S.Pd.,Gr, Selaku Wakasek Kurikulum.
5. Bapak Munadjat Subiyantara, BA. selaku Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Majalengka.
6. Bapak Abdul Hasyim selaku Koordinator Pembimbing di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Majalengka.
7. Bapak dan Ibu Guru SMK Isas Leuwimuding
8. Orang tuda dan teman-teman yang telah memberikan dorongan dan motivasi baik materi
maupun moral selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini.
9. Semua pihak yang turut membantu dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini.
Penyusun menyadari bahwa Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini masih jauh dari
sempurna, untuk itu penyusun mohon maaf yang sebesar-besarnya dan senantiasa
mengharapkan kritik serta saran yang bersifat membangun untuk kebaikan dan
kesempurnaan di masa yang akan datang.
Akhir kata semoga Allah senantiasa memberikan ridho-Nya dan Laporan Kegiatan Praktik
Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Majalengka, Desember 2018

Penyusun,

Robi Fardiansyah
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ........................................................................................................... i

Kata Pengantar ................................................................................................................... ii
Daftar Isi ............................................................................................................................. iii

1. BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ...................................................................................................... 1
1.2 Tujuan Pelaksanaan Prakerin(PKL)......................................................... 1
1.3 Tujuan Pelaksanaan Prakerin Dan Penyusunan Laporan ...................................... 1
1.4 Manfaat ................................................................................................................. 1
2. BAB II PROFILE SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MAJALENGKA .... 2
2.1 Profile Sekretariat Daerah ..................................................................................... 2
2.2 Sejarah Berdirinya ................................................................................................ 2
2.3 Struktur Organisasi ............................................................................................... 3
3. BAB III LANDASAN TEORI .................................................................................... 4
3.1 Penjelasan Tentang Surat ...................................................................................... 4
3.2 Rapat ..................................................................................................................... 7
3.3 Kearsipan .............................................................................................................. 9
3.4 Proses Pengarsipan Surat Masuk di Sekretariat Daerah ....................................... 10
3.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk ....................................................................... 11
3.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar ....................................................................... 16
3.7 Memproses Surat .................................................................................................. 19
Jurnal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ........................................................................... 24
4. BAB IV PENUTUP .................................................................................................... 23
4.1 Kesimpulan ........................................................................................................... 23
4.2 Saran ..................................................................................................................... 23
Lampiran ............................................................................................................................ 24
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan akademik yang berorientasi pada bentuk
pembelajaran siswa untuk mengembangkan dan meningkatkan tenaga kerja yang berkualitas.
Dengan mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) diharapkan dapat menambah ilmu
pengetahuan, keterampilan dan pengalaman siswa dalam mempersiapkan diri memasuki
dunia kerja yang sebenarnya.

Praktek Kerja Lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap, kemampuan dan
keterampilan yang diperoleh siswa di bangku Sekolah Menengah Kejuruan. Pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan di berbagai perusahaan/instansi akan sangat berguna bagi siswa
untuk dapat ilmu pengetahuan, keterampilan dan pengalaman.

1.2 Tujuan Pelaksanaan Prakerin(PKL)

1. Siswa/siswi mampu memahami, memanfaatkan, dan mengembangkan pelajaran yang

didapat di sekolah dan penerapannya di dunia kerja.
2. Membentuk semangat kerja yang baik bagi siswa – siswi Prakerin
3. Menghasilkan tamatan yang memiliki pengetahuan, ketermapilan dan sikap yang
menjadi bakat dasar pengembangan dirinya secara berkelanjutan

1.3 Tujuan Penyusunan Laporan

Pembuatan laporan yang merupakan karya tulis adalah kewajiban bagi setiap siswa/siswi
SMK ISAS Leuwimunding yang telah menyelesaikan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
Pembuatan laporan ini bertujuan :

1. Siswa/siswi mampu mencari alternative pemecahan masalah kejuruan secara lebih

luas dan mendalam yang terungkap dari buku lapoaran yang dibuatnya.
2. Siswa/siswi dapat memahami cara-cara pembuatan suatu laporan praktek kerja
lapangan.
3. Agar siswa/siswi dapat mencurahkan dan menuangkan pikiran serta segenap
kemampuan kedalam penulisan.
4. Siswa/siswi dapat menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan ejaan
bahasa Indonesia yang disempurnakan.
5. Menggunakan data guna kepentingan sekolah dan dirinya sendiri.
6. Sebagai bukti nyata bahwa penulis telah melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.

1.4 Manfaat
1. Setiap yang dilakukan pasti memiliki manfaat, demikian pula dengan kegiatan praktik
kerja lapangan yang telah dilaksanakan, adapun manfaat dari kegiatan praktik kerja
lapangan yang telah penulis laksanakan sebagai berikut : Keahlian professional yang
diperoleh dari kegiatan praktik kerja lapangan dapat meningkatkan rasa percaya diri,
yang selanjutnya akan mendorong untuk meningkatkan keahlian professional pada
tingkat yang lebih tinggi.
2. Waktu tempuh untuk mencapai keahlian professional menjadi lebih singkat. Setelah
lulus sekolah dengan praktik kerja lapangan, tidak memerlukan lagi waktu latihan
lanjutan untuk mencapai tingkat keahlian siap pakai.
3. Melatih disiplin, tanggung jawab, inisiatif, kreatifitas, motivasi kerja, kerjasama,
tingka laku, emosi dan etika.
 BAB II
PROFILE SEKRETARIAT DAREAH KABUPATEN MAJALENGKA

2.1 Profile Sekretariat Daerah

Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota merupakan unsur pembantu pimpinan Pemerintah

Kabupaten/Kota yang dipimpin oleh Sekretaris Daerah, berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati/Wali Kota. Sektretariat Daerah Kabupaten/Kota bertugas membantu
Bupati/Wali Kota dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintah, administrasi,
organisasi, dan tata laksana serta memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh
Perangkat Daerah/Kota. Sekretariat Daerah unutk Kabupaten/Kota diangkat dan
diberhentikan oleh Gubernur atas usul Bupati/Wali Kota. Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota
terdiri atas sebanyak-banyaknya 3 Asisten : dimana Asisten masing-masing dari sebanyak-
banyaknya 4 bagian.

2.2 Sejarah Berdirinya

Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Majalengka diresmikan oleh Bupati Majalengka Drs.
H. Adam Hidayat, SH. pada tanggal 6 Juni 1996. Sekretariat Daerah memiliki bangunan
tambahan yang mulai dipergunakan sejak tanggal 1 April 1956. Pada masa jabatan Bupati
Majalengka Rd. Moch. Nur Atmadibrata.

Dibawah ini terdapat nama-nama kepemimpinan Majalengka/Bupati Majalengka dari masa

ke masa.

2.2.1 Bupati Majalengka dari masa ke masa

1. Dalem Panungtun
2. Dalem Lumaju
3. Dalem Kulunta
4. Dalem Cucuk
5. Dalem Sahahurang
6. Dalem Barzah Mangunnagara (Mangkubumi)
7. Dalem Arya Jayawira
8. Dalem Jayakusumah (Paniis)
9. Tumenggung Jayawisesa (Cigasong)
10. Tumenggung Natakaria
11. Bupati R.T. Dendanegara (1819 – 1849)
12. Bupati R.A.A. Kartadiningsih (1849 – 1857)
13. Bupati R.A. Bahudenda (1857 – 1863)
14. Bupati R.A.A Suryadiningrat (1883 – 1885)
15. Bupati R.A. Suriadiredja (1885)
16. Bupati R.M.A.A. Salmon Suriadiningrat (1885 – 1902)
17. Bupati R.A.A. Sasrabahu (1902 – 1922)
18. Bupati R.M.A.A. Suriatnudibrata (1922 – 1944)
19. Bupati R.A. Umar Said (1944 – 1945)
20. Bupati Rd. Enoch (1945 – 1947)
21. Bupati Rd. Sulaeman Nataamidjaja (1947 – 1949)
22. Bupati M.R. Mamun (1946)
23. Bupati R.H. Hamid (1949)
24. Bupati M. Chafil (1949)
25. Bupati Rd. Moch. Nur Atmadibrata (1949 – 1957)
26. Bupati H. Azis Halim (1957 – 1960)
27. Bupati H.R.A. Sutisna (1960 – 1966)
 28. Bupati Rd. Saleh Sediana (1966 – 1978)
29. Bupati Moch. S. Paindra (1978 – 1983)
30. Bupati H.R.E. Jaelani (1983 – 1988)
31. Bupati Drs. H. Djufri Pringadi (1988 – 1993)
32. Bupati Hj. Tuty Hayati Anwar, SH.,M.Si (1988 – 2003)
33. Bupati Hj. Tuty Hayati Anwar, SH.,M.Si (2003 – 2008)
34. Bupati DR.H. Sutrisno, SE.,M.Si (2008 – Sekarang)

2.3 Struktur Organisasi

 BAB III
LANDASAN TEORI

3.1 Penjelasan Tentang Surat

3.1.1 Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencangkup lima hal : sarana
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat
pengingat, bukti historis dan pedoman kerja. Pada umumnya, semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

3.1.2 Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu, surat pribadi, surat dinas,
dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan
apabila digolongkan berdasarkan pemakainya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat
pribadi, resmi, dan dinas.

A. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat
berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi :

1. Tidak menggunakan kop surat

2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas.

B. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edara, dan surat
pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi :

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

Adapun aturan format baku bagian-bagian surat resmi :

Kepala / kop surat
Kop surat terdiri dari :
1. Nama instansi/lembaga ditulis dengan huruf capital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
4. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirim
5. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
6. Hal berupa garis besar isi surat
7. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
8. Alamat yang dituju (jangan gunkan kata kepada)
9. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
10. Isi surat
 Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan Ejaan Yang Disempurnakan
(EYD) haruslah menyesuaikan.

Penutup Surat
Penutup surat berisi :
1. Salam penutup
2. Jabatan
3. Tanda tangan
4. Nama (biasanya ditandai Nomor Induk Pegawai atau NIP)
5. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan.

C. Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga
seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat
jual beli, kwitansi, dan perdagangan, dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan
surat niaga eksternal. Salah satu contoh surat adalah surat penawaran dan surat
penagihan.

D. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekjerjaan formal seperti instansi dinas dan
dinas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam surat instansi.
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atau perkembangan instansi dan pedoman kerja
dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas :

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penuttup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu.

E. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang
ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran
pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan
yang harus diperhatikan dalam penulisannya secara umum.

Surat memiliki bagian-bagian sebagai berikut :

a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal pembuatan
c. Nomor surat
d. Perihal
e. Alamata tujuan
f. Salam pembuka
Isi surat yang terbagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
a. Paragraf pembuka
b. Isi surat
c. Paragraf penutup
d. Salam penutup
e. Tanda tangan dan nama terang
3.1.3 Penggolongan Surat
A. Berdasarkan sifatnya :
1. Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga, dsb. Surat pribadi di
bagi menjadi 2 diantaranya :
a. Surat pribadi yang kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan
b. Surat setengah resmi
c. Surat resmi adalah surat yang diterbitkan oleh instansi yang ditujukan kepada
instansi lain atau individu yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan
tugas, kegiatan dinas, atau bisnis instansi yang terkait.
d. Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang
isinya tidak berkaitan langsung dengan urusan bisnis.
e. Surat niaga adalah surat resmi yang isinya berupa tawaran, jual-beli yang
berhubungan dengan barang/jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan
perniagaan.
f. Surat dinas adalah surat yang bersifat resmi yang kegunaannya adalah untuk
menyampaikan informasi tentang kedinasan, surat jenis ini dibuat oleh pejabat
dalam seuah organisasi atau instansi pemerintah.

B. Berdasarkan wujudnya :
 Surat biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus,
contoh : surat perkenalan, surat keluarga, surat ucapan selamat.
 Kartu pos adalah selembar kertas tebal atua karton tipis berbentuk persegi panjang
yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga
yang lebih murah daripada surat.
 Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga
bila dilipat merupakan sebuah amplop. Bagian dalamnya dapat digunakan untuk
menulis surat yang bersifat rahasia.
 Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau amplop.
 Memorandum dan data nota memorandum adalah suatu alat komunikasi berupa
surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (di dalam lingkungan sendiri).
 Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita melalui
radio atau alat telegrap mengenai suatu hal yang perlu mendapat penyelesaian
dengan cepat.

C. Berdasarkan keamanan isinya

 Surat rahasia adalah surat-surat yang berisi dokumen ringan dan harus
dirahasiakan atau tidak boleh di baca oleh orang lain, karena kalau jatuh ke tangan
orang yang tidak berhak akan merugikan perusahaan dan instansi tersebut.
 Surat konfidensial adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia karena isinya
tidak boleh diketahui oleh orang lain, cukup diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut.
 Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, tetapi cukup
diketahui saja.
 Surat sangat rahasia adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat
yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa
dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ke tangan yang tidak berhak maka
akan membahayakan masyarakat atau bangsa dan Negara.

D. Berdasarkan proses penyelesaiannya

  Surat sangat segera atau surat kilat adalah surat yang harus dikirimkan dengan
sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada
kesempatan yang pertama, karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya
sebab penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
 Surat segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada
kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaiannya dari pihak penerima.
 Surat biasa adalah surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaiannya
karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

E. Pembagian surat menurut dinas pos

 Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannya tidak perlu dikirim
secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu
dan dikirimkan hanya dengan menempelkan perangko termurah.
 Surat kilat adalah surat yang pemberangkatannya dan pengantarannya
diutamakan dari surat biasa. Dan bahwa surat tersebut harus sampai dalam waktu
1x24 jam, dikirim dengan perangko yang telah ditentukan oleh perum pos dan
giro dan tentunya lebih mahal dari perangko biasa.
 Surat kilat khusus adalah surat yang dijamin pengirimannya selama 1x24 jam oleh
parpostel dan harus sudah ada jaringanny pada daerah yang akan dikirimi surat
khusus ini.
 Surat tercatat atau surat terdaftar adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi
ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
 Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya seperti sertifikat,
akta, surat perjanjian, dll.

3.2 Rapat
3.2.1 Pengertian Rapat
Dalam bahasa inggris, rapat disebut “meeting” yang dapat diartikan sebagai
pertemuan atau perkumpulan orang untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau
majelis. Pengertian rapat menurut Wursanto adalah :
 Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap
muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun
pemerintah.
 Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
 Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk
mufakat.
 Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.

3.2.2 Funsi dan Tujuan Rapat

A. Fungsi rapat
Ada beberapa kegunaan atau fungsi rapat, yaitu sebagai berikut :
 Forum diskusi untuk memecahkan masalah
 Forum silaturahmi
 Sarana bernegosiasi
 Ketentuan hukum
 Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta pertanggung jawaban
 Brainstorming – sumbang saran
 Sarana berkonsultasi

B. Tujuan Rapat
 Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat
adalah sebagai berikut
 Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud
jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhawatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
 Mendapatkan masukkan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai
penurunan gaji pegawai.
 Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk
memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masaah dapat segera diatasi.
 Menjalin kerjasama diantara anggota untuk membetuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya
akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian
lainnya.
 Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka melalui rapat.
 Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
 Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari
orang-orang yang terlibat di dalamnya.

Sedermayanti menyatakan bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena :

 Untuk memecahkan masalah
 Untuk menyampaikan informasi
 Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan
 Sebagai alat komunikasi yang baik antara peserta dan perusahaan.

3.2.3 Jenis-jenis rapat

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu
sebagai berikut :
1. Menurut tujuannya
a. Rapat penjelasan
Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat
tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga
diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
b. Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah yaitu, rapat yang digunakan untuk memecahkan
masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk
memberikan masukan.
c. Rapat perundingan
Rapat perundingan yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu
perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan yang berselisih.

2. Menurut sifatnya
a. Rapat resmi (formal meeting), yaitu yang diselenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan
yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
b. Rapat tidak resmi (informal meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan
istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi
secara tiba-tiba.
c. Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota
informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
 d. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan
masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

3. Menurut janga waktunya

a. Rapat mingguan yaitu, rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas
masalah-masalah yang terjadi terjadi sebulan yang lalu.
c. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang
membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-
program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat
dewan komisaris.

4. Menurut frekuensinya
a. Rapat rutin, yaitu rapa tyang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat
rutin mingguan.
b. Rapat incidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini
membahas yang sifatnya penting dan mendadak yang harus diselesaikan
bersama.

3.3 KEARSIPAN
3.3.1 Jenis-Jenis Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan
atau warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan
cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan
pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi
kearsipan.

3.3.2 Jenis-Jenis Arsip

1. Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya
 Arsip berbentuk lembaran. Contoh : surat, kwitansi, faktur, dll
 Arsip tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flashdisk, cd, dvd, dll (baca
arsip elektronik)

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

 Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan. Contohnya :
kwitansi, giro, cek.
 Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.
 Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
 Sales record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh :
daftar agen distributor, daftar penjualan barang.
 Production record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh
: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan, dll.

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

 Lembaga pemerintahan, meliputi arsip nasional di Indonesia (arsip nasional
Republik Indonesia). Arsip nasional di setiap ibu kota daerah tingkat 1 (arsip
nasional daerah).
 Instansi pemerintah/swasta, meliputi arsip primer dan skunder dan arsip
sentral dan arsip unit.
 4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
 Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi. Contoh : surat
undangan.
 Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat
informasinya sudah berlalu, contoh : surat lamaran kerja.
 Arsip penting, arsip yang memiliki huungan dengan masa lalu dan masa yang
akan datang, contoh : surat perjanjian.
 Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-
lamanaya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh : naskah proklamasi.
 Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam
organisasi. Contoh : hasil penilaian pegawai.

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

 Arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
 Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan administrasi Negara.

3.4 PROSES PENGARSIPAN SURAT MASUK DI SEKRTARIAT DAERAH

1. Prosedur penangangan surat masuk sistem buku agenda
Setiap surat masuk ke Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Majalengka dikirim
ke Bagi. Umum sebagai alat penerimaan surat. Kemudian oleh Bag. Umum surat tersebut
dicatat dalam buku besar agenda surat masuk dan dalam kartu kendali, setelah
diagendakan surat tersebut dipilih untuk didistribusikan ke Bupati, Sekda, Asda atau
langsung ke tiap-tiap bagian. Kemudian dari Bupati, Sekda atau Ada di disposisikan ke
tiap-tiap bagian untuk diproses lebih lanjut sesuai dengan bagian yang menangani perihal
isi surat masuk tersebut.
Adapun langkah-langkah penangangan surat masuk meliputi :
Penerimaan semua surat masuk oleh agen dan dikumpulkan untuk dicatat dalam buku
agenda, dan agenda dari sistem tersebut menandatangani bukti pengiriman yang
diberikan oleh si pengirim sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
a. Pengagendaan surat
Surat yang masuk diterima oleh agendaris kemudian surat tersebut dicatata dalam
buku agenda surat masuk.
b. Pendisposisian
Surat-surat yang telah diagendakan kemudian dilampiri lembaran disposisi sebagai
lembar pengantar untuk diteruskan atau diserahkan kepada kepala bagian.
c. Penyerahan surat
Setelah surat-surat diagendakan dan dilampiri disposisi kemudian diserahkan kepada
kepala bagian untuk diinstruksi/informasi dan diteruskan kepada siapa surat tersebut.
d. Pendistribusian
Surat-surat yang telah di disposisi oleh kepala bagian kemudian didistribusikan
kepada kasubbag-kasubbag.
e. Penyimpanan surat
Setelah surat di distribusikan surat-surat tersebut diarsipkan oleh kasubbag-kasubbag
yang menerima surat tersebut.
2. Prosedur penanganan surat keluar
Proses penanganan surat keluar yaitu sebagai berikut :
a. Pembuatan prsoes surat
Kepala bagian memerintah kepada salah satu seorang pegawai untuk membuat
konsep surat, setelah selesai dikonsep, konsepan tersebut diserahkan kepada kepala
bagian untuk disetujui.
b. Pengetikan konsep
Setelah disetujui kemudian surat tersebut diketik dengan rapih.
c. Penandatanganan surat
Setelah diketik dengan rapi dan tidak ada kesalahan, maka surat tersebut
ditandatangani oleh kepala bagian.
d. Penggandaan surat
Sebelum diberi nomor surat tersebut digandakan terlebih dahulu, setelah digandakan
surat tersebut diberi nomor, distempel, dilipat dan dimasukkan ke dalam amplop.
e. Pengiriman surat
Setelah dimasukkan ke dalam amplop, surat tersebut dikirim langsung melalui kantor
pos atau dikirim langsung oleh pengantar dari instansi dengan menggunakan buku
ekspedisi sebagai bukti penerimaan bahwa surat tersebut telah diterima.
f. Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirim, sedangkan tembusannya atau hasil dari gandaan di arsipkan.

3.5 PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

3.5.1 Menangani surat masuk
Penanganan surat masuk adalah semua yang dilakukan sejak penerimaan surat
masuk, pengelolaan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Ada dua macam
penanganan surat masuk, yaitu :
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
3.5.2 Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang diperugnakan untuk mencatat surat-
surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut
agendaris.
Buku agenda ada 3 macam :
1. Buku agenda tunggal/campuran, adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
2. Buku agenda berpasangan, adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat
masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan atau sebaliknya
dengan nomor sendir-sendiri.
3. Buku agenda kembar, adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar disediakan sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda, yaitu :
1. Buku verbal adalah buku yang digunakan utnuk mentata surat keluar selama satu
tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mengantar surat keluar dan
sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor unitnya dari no. (000, 100,
200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, 900).
4. Disposisi, yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian
isi surat masuk yang bersangkutan.
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulri yang digunakan khusus untuk membuat konsep
surat.
6. Blanko surat, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab
meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut :
a) Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan
kantor front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Kegiatannya mulai
dari meneriam sampai penyimpanan arsip, karena tempa tmereka memang ada di
depan pintu masuk kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh
petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering menerima surat.
Tugas penerima surat adalah :
1. Mengumpulkan setiap surat yang masuk
2. Meneliti ketepatan alamat
3. Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai
ada surat yang salah alamat, jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus
dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Jika suda tepat maka surat itu harus
diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b) Disortir
Setelah surat diterima dari resepsionis selanutnya surat dipisahkan berdasarkan
alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah
pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi
apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut masalah
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
c) Mencatat didalam pengantar rutin
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka
dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas
biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia petugas tidak diperbolehkan membaca
surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting
dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan
tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah
ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membutuhkan stempel agenda
sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat
tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan selembar disposisi untuk mencatat
instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat
tersebut.
d) Pengarahan surat/dikirim
Pengarahan surat/dikirim adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan
oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggung jawab terhadap
penanganan tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi,
dan menuliskan siap yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah
lemba isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak
lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang ditunjuk oleh pimpinan untuk
menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi
pimpinan tersebut.
e) Penyimpanan pengantar surat rutin
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata
usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti
sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
3.5.3 Penanganan surat masuk sistem kartu kendali
1. Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat.
2. Ciri-ciri surat kendali
1) Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokkan surat antara lain:
surat penting, surat rahatis, surat biasa.
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: lembar 1 berwarna putih,
lembar 2 berwarna merah, dan lembar 3 berwarna kuning.
3. Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting, rahasia, biasa)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
4. Identifikasi kategori surat penting, biasa, rahasia
Kategori surat penting adalah sebagai berikut :
 Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat
lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit
pengolahan tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Kategori surat biasa adalah sebagai berikut:
 Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan
 Surat ersebut tidak akan diproses selanjutnya.
 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa,
maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam
penilaian.
Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut :
 Surat bersampul lebih dari satu sampu surat.
 Pada sampu surat terdapat kode RHS atau SRHS.
5. Prosedur surat masuk penting
a) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua
surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini
akan lebih memudahkan untuk control dan pengawasannya. Dalam
pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses
surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke isntansi lain
dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali
diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu pula apa yang
telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut :
 Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya,
serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
 Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampu
antara lain: surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah salamat, dan surat
rahasia.
 menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
 Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau
kurir.
b) Pencatatan surat
 Surat-surat yang diterima ole pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat
penting, biasa, rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti
segala hal persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat
yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap 3. Untuk surat
yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pecatat harus
dapat benar-benar menentukan kode dan indeks secara tepat. Kalau petugas
pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu
dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau
memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka
pencatat kartu kendali dapat dilakukan oleh beberapa petugas lain yang juga
terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut :
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat
rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskan ke pengarah surat.
- Kolom kartu kendali:
- Indeks : diisi dengan indeks surat
- Kode : diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal : diisi tanggal terima surat
- No urut : diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali
- M/K : diisi apakah surat masuk atau surat keluar
- Perihal : diisi hal surat
- Isi ringkasan : diisi ringkasan surat
- Lampiran surat : lampiran surat
- Dari : alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
- Kepada : alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
- Tanggal surat : diisi tanggal surat
- No. surat : diisi nomor surat
- Pengolah : diisi unit pengolah
- Paraf : diisi paraf pengolah surat.
c) Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya : Kepala
tata usaha). Tugas pengarah surat antara lain sebagai berikut:
1) Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau unit mana surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4) Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan dikotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut;
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya sebagai berikut:
a) Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafinya sebagai bukti
bahwa surat sudah diterima.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan
kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi kemudian melampirkan surat berikut
lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengolah.
 d) Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2
yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
e) Menyimpan kartu kendali tiga dan meneruskan surat berikut dengan
lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
f) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat
tersebut sudah selsai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama.
Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat
berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan
kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh
penata kearsipan.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut:
a) Menerima surat kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata
usaha unit pengolah.
b) Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2
kepada tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut:
a) Menerima surat beriut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha dan 2
dari tata usaha unit pengolah.
b) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
c) Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah
jika surat sudah diproses atau ditindak lanjuti.
d) Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut:
1) Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah
dan disimpan dikotak kartu kendali sebgai bukti bahwa surat sedang
diproses diunit pengolah.
2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.
3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

1. Prosedur Pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam
kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga
sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu
cepat disampaikan ke unti pengolah, tetap dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai
terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa
surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu
lembar surat dicatat dalam satu lembar satu kendali rangkap tiga, tidak bisa beberapa
surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan
surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi
diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnyapun dilakukan di unti
pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut :
1) Surat-surat masuk biasa dikumpul satu atau dua hari, setelah banyak baru dicatat
dalam lembar pengantar surat biasa rangkap2.
2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama
lembar pengantarnya.
3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar
pengantar 1 dikembalikan pada pencatat.
 2. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang
boleh membaca surat, kalaupun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang
tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada
pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia sebagai berikut:
1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat
surat.
2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul kedalam lembar surat pengantar
surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan pada
pimpinan unit pengolah.
4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar
pengantar.

3.6 PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR

3.6.1 Menangani Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu instansi atau
kantor kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga. Surat
keluar dapat disebabkan 3 faktor antara lain sebagai berikut:
1) Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2) Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat,
maka dibuat surat undangan rapat.
3) Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

3.6.2 Penanganan surat keluar sistem buku agenda

1. Pembuatan konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum
menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesn tik
elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tulis, di atas kertas
bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik
terjadi banyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang popular
karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis
tanganpun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik
dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang
lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan
komputer.
Walaupun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat
dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan
bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk bentuk suratnya, sehingga tidak terjadi
banyak perbaikan atau refisi pada saat pengetikan.

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

a. Sentralisasi: dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan admnistrasi
persuratan.
b. Desentralisasi: dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan
kebutuhan masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1. Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat
rahasia.
 Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
 Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
  Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2. Orang yang ditunjuk (konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep
surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis
dilembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat
konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggung
jawabannya.
1. Persetujuan konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut
harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa
apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.
Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan
memberi tanda atau paraf (acc) pada konsep tersebut.
2. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya
dicatat kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi/didaftarkan. Hal ini
bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku dikantor tersebut. Format buku agenda dan
cara pengisiannya dapat dilihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku
agenda.
3. Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai
nomor surat, selanjutnya kepada juru tik untuk diketik dengan rapi jangan lupa
untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.
4. Pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus bsia pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak,
jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walaupun hanya satu
huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka angka, harus diteliti, karena beda
angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa pengetikan
tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor
memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan
konsepnya.
5. Penandatanganan surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang
atau bertanggung jawab terhadap surat dan membubuhkan tandatangan diatas
nama terang.
6. Pemberian cap dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap
dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempal
akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri
tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
7. Diarsipkan
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau
lembar kedua disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem
tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan :
1. Setiap satu surat harus dibuat minimal 2 lembar, satu untuk alamat yang
dituju dan lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya surat edaran, maka
surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah ditandatangani kemudian
diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin photocopy atau
risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.
 3. Prosedur penanganan surat penting.

3.6.3 Penanganan surat keluar sistem kartu kendali

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting dimana pencatat dan
pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang
bresifat pentingpun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu
utama keluar masuknya surat yaitu unit kearsipan.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut:

1. Unti pengolah
Surat keluar berasal dari unit pengolah/unit kerja yang berkepentingan surat
tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan.
Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan 2 diserahkan
ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah
diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali,
setelah itu surat asli beserta tembusannya dari kertu kendali 1 dan 2 diteruskan ke
unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah
diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.
1. Pencatat surat
Tugas mencatat surat sebagai berikut:
1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit
pengolah.
2) Memberikan stempel pada surat
3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan
berfungsi sebagai kartu control.
4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu
kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.
5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada
alamat instansi.

2. Pengarahan surat
Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu
kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali
sebagai control atau pengendalian dari surat yang dikirimkan.

3. Penataan arsip
Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit
pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip
yang ada di unit pengolah. jika arsip yang ada di unit pengolah sudah in-aktif,
kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di
unit pengolah.

4. Pengiriman surat
Umumnya pengiriman surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya
menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya
dengan cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-
langkah penanganannya sebagai berikut:
 a) Sistem buku agenda
 Sistem pola lama
 Pencatatan menggunakan buku agenda
 Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi
 Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu
buku.
b) Sistem kartu kendali
 Sistem pola baru
 Pencatatan menggunakan kartu kendali
 Pencatatan surat menggunakan kartu kendali
 Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan.
2. Prosedur penanganan surat keluar biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama-sama seperti menangani surat
masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut:
1. Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lembar pengantar
surat biasa, kemudian surat sah, lembar pengantar (lembar 1 dan 2), tembusan
diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali
tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan
pengantar surat biasa (lembar 2) untuk di simpan. Hal ini menggunakan sebagai
tanda bahwa surat sudah dikirim ke alamat yang dituju.
2. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat biasa
(lembar 1 dan 2) kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.
hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat sah
dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.
3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia
Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar
rahasiajuga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia sebagai berikut:
1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang
ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat
langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan
kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk
dikirim dan lembar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah.

3.7 MEMPROSES SURAT

3.7.1 Kategori surat penting
Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat
pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat
biasa, penting, rahasia. Pada kegiatan sebelumnya, telah dibahas mengenai surat-surat
yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu :
1. Memerlukan penanganan segera
2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan
3. Jika hilang, sulit dicari penggantinya.
4. Terkadan informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain.
5. Memerlukan tindak lanjut.
Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindak lanjuti pada hari yang sama,
maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika anda menerima
beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut
 berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah
prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-
surat.

3.7.2 Penanganan surat penting

Penerimaan surat ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari
yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang
tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan
menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh
pimpinan.
Jenis surat dapat dipisahkan menjadi 3 kelompok yaitu :
1. Surat Bisnis
Sebagian surat yang masuk merupakan surat-surat yang berhubungan dengan
surat bisnis dengan perusahaan. Untuk mempermudah penyortiran lebih lanjut,
surat harus dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut:
1. Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari cabang pelanggan,
para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
2. Surat kelompok utama adalah surat-surat berharga surat kontrak atau
perjanjial jual beli, surat-surat yang bersampul berjendela. Untuk surat-surat
seperti itu, berilah tanda bintang (*) dibelakang alamat. Apabila alamat tidak
lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah hal ini untuk
mempermudah susunan surat yang akan disampaikan pada pimpinan.

2. Surat Pribadi
Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima surat perlu mempunyai
cara tersendiri. Apabila jumlah surat yang diterima cukup banyak, surat diseleksi,
kecuali surat sangat penting, dengan kode kilat khusus harus segera disampaikan
kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga, seperti surat-surat dari bank,
deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali-kali dibuka terlebih
dahulu. Setelah ada pesan dari pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang
kemudian diserahkan pada pimpinan.

3. Surat Iklan
Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul yang beraneka
ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna, maupun jenisnya. Petugas perlu
selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan termasuk
surat pertama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.

4. Pembukaan surat
Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka surat-surat tersebut satu
persatu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka
dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok ketok diatas meja supaya lembar
surat turun ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harus
memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai surat tersebut.
Bila ada lampiran gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakan penjepit
kertas (klip). Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya petugas mencatat pada
surat tersebut waktu itu juga. Kemudian dicocokan alamat surat dengan alamat
yang tertera pada sampul maupun alamat untuk digabungkan dengan surat.
Selanjutnya diperika lagi apakah surat bertanggal atau tidak. Jika surat tidak
bertanggal cantumkan tanggal yang tertera pada stempel pos yang diatas surat
dilakukan dengan hati-hati itu demikian tanggal cap pos dianggap sebagai tanggal
surat. Setelah itu petugas memberi cap stempel agenda pada setiap surat yang
diterima di bagian yang kosong. Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua
surat yang diterima itu dicatat kedalam buku agenda surat masuk.
1. Penyortira surat
 Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu persatu agar dapat
dipisahkan menurut penerimaannya yaitu:
1. Surat untuk pimpinan
2. Surat untuk bagian yang lain di kantor
3. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris
4. Surat-surat lainnya
Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
1) Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat yang sebelumnya
yang tersimpan dlaam arsip dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.
2) Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian
lain dikantor. Kalau memang perlu disampaikan surat itu segera kepada pihak
yang bersangkutan.
3) Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampirannya hilang,
masukanlah surat itu dalam gulungan surat-surat yang memerlukan perhatian
sekretaris, dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan
bahwa lampiran tidak ada.
4) Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada,
hendaknya membuat catatan khusus untuk barang yang dikirim yang
diharapkan. Berikut adalah catatan tersebut. Nama pengirim, tanggal surat,
macam barang, tanggal penerimaan.
5) Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat,
laporan-laporan juga hal-hal lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang
perlu dicatat antara lain tanggal, waktu, dan tempat pertemuan, untuk
mengingatkan pimpinan mengenai hal ini.

2. Pembagian surat
1) Surat-surat untuk pimpinan
Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan agar
surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke
kantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera
setelah ia tiba dikantor. Masukkan surat ke dalam map dan susunlah
menurut kepentingannya. Jika pimpinan anda sedang melaksanakan tugas
perjalanan dinas atau sedang cuti. Tanggung jawab anda lebih besar.
Hal-hal yang harus anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk berikut:
a. Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat. Jika
suatu kantor, anda dapat dengan segera agar memberikan keterangan
yang diperlukan pimpinan.
b. Apabila pimpinan anda tidak menelepon, telponlah atau kirimkan
surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku kalau ada sesuatu
hal yang sangat penting dan mendesak.
c. Jika sedang melaksanakan tugas diluar kantor, maka kirimlah
kepadanya salinan surat yang memerlukan perhatiannya.
d. Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map. Pisahkanlah
mana yang perlu ditelaah danmana yang berupa laporan, dsb.

2) Surat-surat untuk orang/bagian dikantor

Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam penyampaian
surat antar bagian. Laksanakanlah sesuai sistem yang dipergunakan di
kantor tersebut dan gunakanlah buku ekspedisi intern untuk memudahkan
pengawasan.
3) Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris
Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas diluar kantor, jika ada
surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugas sekretarislah untuk
mengolah surat tersebut. Khususnya untuk membalas surat yang
memberitahukan bahwa suratnya sudah diterima.
3.7.3 Pemilihan jasa pengiriman
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam
proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk atau surat keluar. Oleh karena itu,
dibutuhkan jasa pengiriman surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang
tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat dan volume/banyak surat.
Beberapa jenis pengiriman surat sebagai berikut:
1) Kurir instansi perusahaan
2) Kurir kantor pos
3) E-mail (situs) perusahaan
4) Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEK, dll)
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan sangat bermanfaat bagi para siswa/siswi khususnya
siswa/siswi SMK ISAS Leuwimunding, dengan adanya kegiatan PKL siswa di tuntut
untuk mempunyai sikap mandiri dan mampu berinteraksi dengan orang lain sehingga
siswa diharapkan dapat memiliki keterampilan serta wawasan yang luas.
Praktik Kerja Lapangan merupakan kegiatan praktik diluar jam sekolah yang bekerja
sama dengan masyarakat atau instansi, sehingga para siswa/siswi dapat berlatih untuk
mampu bergaul dan bekerja dengan masyarakat luar.
Praktik Kerja Lapangan dapat menunjang siswa untuk menjadi tenaga kerja menengah
yang ahli dan profesional dalam bidangnya yang mampu memenuhi pasar nasional atau
bahkan internasional. Dengan begitu siswa/siswi akan mempunyai sikap yang akan
menjadi bakal dasar pengembangan diri secara berkelanjutan dan dapat mengamalkan
apa yang telah diperolehnya dalam kehidupan sehari-hari.

4.2 Saran
Atas dilaksanakannya kegiatan Praktik Kerja Lapangan, kami ingin memberi saran untuk
pihak-pihak yang berhubungan dengan praktik yang telah kami lakukan:

1. Saran untuk siswa

 Para siswa peserta Praktik Kerja Lapangan harus benar-benar mendengarkan,
memperhatikan dan mamahami materi yang diberikan oleh Bapak dan Ibu Guru
agar dapat mengikuti dan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dengan baik.
 Para siswa harus dapat memanfaatkan kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini untuk
menimba ilmu dan pengalaman sebagai bekal kelak di masa yang akan datang.

2. Saran untuk DU/DI

 Tata kelola surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Majalengka sudah cukup baik apalagi jika program aplikasi Tata
Naskah Dinas secara Elektronik (TNDE) yang direncanakan Pemerintah Daerah
Kabupaten Majalengka sudah direalisasikan tentu akan lebih baik lagi.
 Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Majalengka kami merasakan suasana kekeluargaan dan
kebersamaan yang sangat erat antara kami dan para pembimbing, serta pegawai
di lingkungan Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Majalengka tanpa
mengurangi kepatuhan kami pada aturan dan tata tertib yang berlaku. Kami rasa
ini patut dipertahankan bahkan mungkin dapat lebih ditingkatkan lagi.

3. Saran untuk sekolah

 Program Praktik Kerja Lapangan yang diselenggarakan oleh sekolah ini benar-
benar memberikan motivasi kepada kami untuk lebih meningkatkan
kemandirian, disiplin dan pengembangan diri yang tentunya ini semua akan
sangat berguna bagi masa depan kami.
 Bapak dan ibu guru sudah cukup dalam memberikan materi pelajaran produktif
baik secara teori maupun praktiknya sehingga sangat membantu kami dalam
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ini.