KOMUNIKASI DALAM

PROSES PENUGASAN
Andi Rakhman Yusuf
Kepala Bagian Audit dan Monitoring, Kantor Audit Internal, UGM
PENGERTIAN

• BERASAL DARI KATA LATIN “COMMUNICATIO” DAN

BERSUMBER DARI KATA "COMMUNIS" YANG BERARTI
“SAMA” MAKSUDNYA “SAMA MAKNA”.

• PENGERTIAN KOMUNIKASI, ADALAH : “PROSES

PENYAMPAIAN PIKIRAN ATAU PERASAAN OLEH
SESEORANG KEPADA ORANG LAIN DENGAN
MENGGUNAKAN LAMBANG-LAMBANG YANG BERMAKNA
SAMA BAGI KEDUA BELAH PIHAK“.
MANFAAT KOMUNIKASI DALAM AUDIT

Memeroleh data dan informasi yang

diperlukan dalam pengujian audit.

Mengendalikan dan mengoordinasikan

kegiatan-kegiatan tim audit.

Meningkatkan mutu audit.

Memerbaiki citra auditor internal.

1. Memeroleh data dan informasi yang diperlukan dalam pengujian
audit.
Audit dapat dipandang sebagai proses pengumpulan dan pengujian
informasi untuk menghasilkan simpulan dan rekomendasi. Pemilik data
dan informasi adalah auditan, jika perolehan data dan informasi tidak
memadai, maka audit tidak akan mencapai hasil yang memuaskan.
2. Mengendalikan dan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan tim audit.
Audit dilaksanakan oleh tim yang terdiri dari individu-individu. Audit
juga menjalankan aktivitas-aktivitas yang saling terkait. Komunikasi
yang baik dalam tim akan membuat interaksi individu dan rangkaian
aktivitas dalam audit dapat berjalan dengan baik. Masalah-masalah
dapat diselesaikan bersama sehingga hambatan dalam proses audit
dapat diminimalkan.
3. Meningkatkan mutu audit.
Aktivitas-aktivitas dasar dalam audit, seperti pengumpulan informasi,
pengujian, dan penyampaian hasil audit harus berjalan dengan lancar,
agar konsentrasi tim audit dapat diarahkan pada usaha peningkatan mutu
audit. Misalnya, jika perolehan informasi menjadi mudah dan cepat,
maka tim audit dapat berkonsentrasi untuk memilih proses analisis yang
lebih tepat.
4. Memerbaiki citra auditor internal.
Selama ini, auditor telah dicitrakan sebagai sosok yang tidak ramah,
egois, bahkan sering dianggap sewenang-wenang. Hal ini akan
menyulitkan auditor dalam menjalin kerjasama dengan auditan. Jika ada
anggapan yang keliru terhadap citra auditor, maka auditan akan
cenderung untuk tertutup, tidak mau bekerjasama, menghindar, sehingga
akan menghambat pekerjaan auditor. Dengan keterampilan komunikasi
antar pribadi, maka kemudian dapat dibangun citra auditor yang lebih
terbuka, siap bekerja sama, dan memosisikan auditan sebagai mitra
dalam pelaksanaan auditnya.
Proses Komunikasi
 Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pemahaman
melalui penggunaan simbol-simbol biasa atau umum
 Menurut Stephen P. Robbins proses komunikasi meliputi 7 (tujuh) bagian,
yakni:
1. Sumber komunikasi;
2. Pengkodean;
3. Pesan;
4. Saluran;
5. Pendekodean;
6. Penerima;
7. Umpan balik.
Proses Komunikasi
Jenis Komunikasi
➢ Jenis komunikasi dapat diklasifikasikan dalam 3 jenis utama yaitu:
1. Cara Komunikasi
2. Pihak Yang Terlibat
3. Kode Yang Digunakan

➢ Cara Komunikasi dapat digolongkan

Komunikasi lisan: komunikasi dimana komunikatornya yang menyampaikan
pesan secara langsung tanpa media berupa tulisan atau teks. Misalnya:
komunikasi tatap muka, wawancara, komunikasi lewat telepon, presentasi
dan teleconference.
Komunikasi tulisan: penyampaian pesan secara tertulis dari komunikator
kepada komunikannya. Misalnya surat-menyurat, dokumentasi kegiatan dalam
bentuk tertulis, konfirmasi, sms, dan penyampaian laporantertulis.
Jenis Komunikasi
➢ Komunikasi dapat diklasifikasikan menurut Pihak Yang Terlibat, yaitu:
1. Komunikasi Intrapersonal
2. Komunkasi Interpersonal
3. Komunikasi Massal

➢ Komunikasi menurut Kode Yang Digunakan

Komunikasi juga dapat diklasifikasikan menurut kode yang digunakan, yaitu
komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang
menggunakan kode-kode bahasa seperti kata-kata dan kalimat. Contoh
komunikasi verbal adalah surat dan percakapan. Sedangkan komunikasi non
verbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan kode-kode bahasa. Contoh
komunikasi non verbal adalah foto, gerak tubuh, sirine, dan sebagainya.
Teknik Komunikasi Dalam Audit
1. Wawancara
2. Kuisioner
3. Konfirmasi
4. Data Terbuka
5. Presentasi
6. Rapat
7. Laporan
Faktor Penting Dalam Komunikasi
 Setiap individu memiliki keunikan. Tiap individu memiliki ciri fisik dan psikis
yang berbeda, bahkan kembar identik. Perbedaan antar individu harus
dimengerti agar dapat melaksanakan komunikasi dengan baik. Ciri Individu:
1. Ciri Fisik
Perbedaan wajah, bentuk badan, ukuran badan
2. Konsep Diri
Sifat atas persepsi diri
3. Keyakinan
Sikap mental atas suatu hal yang benar atau salah
4. Kepribadian
Karakteristik, tingkah laku, serta cara berpikir seseorang
5. Sikap dan Perilaku
Konsep diri dan keyakinan, tetapi pada kondisi dan situasi tertentu
Cara Komunikasi Auditor Agar Efektif
(felber, 2007)

Wajah adalah cermin pikiran

Senyum itu menular, jadilah penyebarnya

Tataplah seseorang tepat di matanya

Berkomunikasilah dengan berhadapan langsung dengan lawan bicara

Postur tubuh yang baik menunjukkan rasa percaya diri

Berikan jabat tangan yang meyakinkan

Berpenampilan sebagai seorang pemenang

Menciptakan Komunikasi Yang Empatik
Agar komunikasi empatik tercipta, maka komunikator harus
memperlihatkan:

Ketertarikan terhadap sudut pandang komunikan

Sikap sabar untuk tidak memotong pembicaraan

Sikap tenang, meskipun menangkap ungkapan emosi yang kuat

Bersikap bebas prasangka, atau tidak evaluatif, kecuali jika

sangat diperlukan

Sikap awas pada isyarat permintaan pilihan atau saran

Sikap penuh pengertian

Hambatan dalam proses komunikasi

1. Hambatan pada komunikator dan komunikan

Perbedaan individu, perbedaan peran dan kedudukan organisasional, dan
perbedaan budaya
2. Hambatan pada kode-kode yang digunakan
Perbedaan istilah teknis
3. Hambatan pada saluran komunikasi
wawancara terganggu karena ruang bising, telepon tidak jelas karena
kerusakan pada pesawat telepon, dan WA yang tidak dapat terkirim karena
susah sinyal
4. Hambatan situasi komunikasi
Berkaitan dengan suasana psikologis yang terjadi saat komunikasi berlangsung
Komunikasi Dalam Pelaksanaan Audit
A. Komunikasi Awal
Dilakukan pada saat entry meeting sebelum memperoleh dokumen,
kemudian saat meminta penjelasan mengenai proses bisnis umum dan
lingkuo auditi
B. Komunikasi Interim
Dilakukan setelah memperoleh dokumen, kemudian melakukan
analisis. Komunikasi dilakukan ditekankan pada konfirmasi atas hasil
analisis dan penegasan lain.
C. Komunikasi Akhir
Berupa kesimpulan akhir atas hasil pengamatan, observasi, dan hasil
konfirmasi interim. Salah satu bagian komunkasi akhir adalah
rekomendasi dan atau rencana tindak lanjut
Fungsi Komunikasi Audit pada
Pertemuan Penutup (closing meeting)
1. Penyampaian dan Penegasan atas fakta-fakta sementara (yang
dikumpulkan melalui uji sampling) dengan personal yang mewakili
masing-masing area audit.
2. Proses review bentuk, isi, dan substantif draft laporan akhir. Juga
antisipasi hal-hal yang akan berpotensi adanya salah persepsi atau
pandangan dari masing- masing pihak.
3. Manajemen dari area fungsional yang menjadi target auditi. Dapat
memberikan saran atau masukan mengenai berbagai hal yang perlu
dicantumkan dalam laporan akhir
Komunikasi Akhir Yang Perlu Dijelaskan
 Tujuan Audit
 Lingkup Kerja
 Kerangka Waktu Pelaksanaan
 Proses Penggalian Data
 Temuan dari Hasil Observasi
 Rekomendasi yang Diberikan (bisa beberapa opsi)
 Tanggapan manajemen
 Action plan (rekomendasi vs tanggapan)
Unsur Temuan Audit

Kondisi: keadaan yang tidak sesuai dengan

aturan/ketentuan/Kriteria

Sebab: alasan adanya suatu Kondisi

Akibat: efek yang terjadi dari suatu Kondisi

Kriteria: Dasar ketentuan atau aturan yang berbeda dari

kondisi

Rekomendasi: usulan penyelesaian kondisi untuk

memcahkan sebab dan menyelesaikan akibat
Komunikasi pada Penyiapan Konsep
Laporan Hasil Audit
 Komunikasi intern tim yang dilakukan pada tahap penyiapan konsep laporan
hasil audit bertujuan antara lain:
a. Untuk mencapai kata sepakat mengenai seluruh temuan audit final;
b. Untuk memeroleh tanggapan dan persetujuan final dari pengendali teknis
bahwa seluruh temuan audit itu obyektif dan rekomendasi yang diberikan
layak dan dapat dilaksanakan;
c. Untuk memastikan bahwa kertas kerja audit telah disusun secara memadai
dan substansi kertas kerja auditnya cukup sebagai bahan untuk menyusun
laporan hasil audit .
Penyerahan Laporan Audit
Pada saat akhir pekerjaan audit kemudian Laporan Hasil Audit
diterbitkan, maka tugas auditor selanjutnya adalah memastikan bahwa
manajemen:
1. Membuat komitmen untuk melakukan rencana perbaikan
2. Memastikan target pelaksanaan dan penyelesaian perbaikan
3. Mengimplementasikan seluruh rekomendasi perbaikan yang
disampaikan secara Formal (tertulis dalam laporan) dan Informal
(disampaikan secara lisan)
4. Mengambil tanggungjawab atas risiko yang mungkin terjadi karena
dilakukan atau tidak dilakukannya tindakan 2 dan 3 diatas
5. Melakukan monitoring dan pengawasan atas perbaikan secara kontinyu
Terima kasih