LAPORAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERI)

MENANGANI SURAT KELUAR

DI KANTOR URUSAN AGAMA

KECAMATAN MEGANG SAKTI

TAHUN 2019

DI SUSUN OLEH :

NAMA : EKI JATI WIBOWO

NIS :

KEJURUAN AKUNTANSI

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MUHAMMADIYAH

MEGANG SAKTI

2019
 HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Prakttik Kerja Industri
Judul : Pembukuan Surat Keluar
Yang Telah Dilaksanakan Oleh Siswa
Nama : Eki Jati Wibowo
NIS/NISN :
Program Keahlian : AKUNTANSI

Ditulis sebagai syarat kenaikan kelas dan mengikuti ujian nasional

Menyetujui,
Pembimbing Sekolah, Pembimbing DU/DI, KUA
SMK MUHAMMADIYAH MEGANG SAKTI

Sulastri,S.Pd.I Al.Bukhori s.Ag

Nbm. 911297 Nip. 197210232007011015

Kepala Program Keahlian Pimpinan DU/DI

Akuntansi Kantor Urusan Agama

Dwi Astute, S.Pd Chamdani, S.Ag

Nip. Nip. 197201091997031007

Mengetahui
Kepala SMK Muhammadiyah Megang sakti

Surya Darma.M.M
Nip.
 MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
DAERAH MUHAMMADIYAH KABUPATEN MUSI RAWAS
SMK MUHAMMADIYAH MEGANG SAKTI
BIDANG KEAHLIAN BISNIS DAN MANAHEMEN
PROGRAM KEAHLIAN AKUNTANSI
E-MAIL : smkmuhmgs.@gmail.com

JUDUL MTERI

YANG AKAN DIPELAJARI OLEH SISWA DI KANTOR URUSAN

AGAMA

KECAMATAN MEGANG SAKTI

NO NAMA JUDUL

1 Eki Jati Wibowo MENANGANI SURAT KELUAR

 KATA PENGANTAR

Dengan mengucap syukur atas rahmat tuhan yang maha esa, yng
senantiasa melimpahkan berkah, rahmat, taufiq,serta hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Instansi di Kantor Urusan
Agama Kecamatan Megang Sakti. Laporan ini dibuat berdasarkan kegiatan-
kegiatan yang di lakukan siswa selama berada di Kantor Urusan Agama
Kecamatan Megang Sakti. Laporan ini disusun sebagai pertanggung jawaban
siswa selama praktik kerja instansi dan berfungsi sebagai acuan dalam ujian yang
di laksanakan setelah siswa melakukan praktek di lembaga instansi.

Pelaksanaan praktik kerja instansi ini dapat berjalan lancer karena adanya
dukungan kerja sama yang baik dari berbagai pihak pada kesempatan ini penulis
mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1. Bapak Surya Dharma .M.M Selaku Kepala SMK Muhammadiyah Megang

Sakti
2. Bapak Chamdani, S.Ag Selaku Kepala Kantor Urusan Agama Kec.
Megang Sakti
3. Ibu Dwi Astute,S.Pd Selaku Ketua Praktik Kerja Instansi
4. Ibu Sulastri S.Pd Selaku Guru Pembimbing I
5. Bapak Al-Bukhori, S.Ag Selaku Pembimbing II Pada Kantor Urusan
Agama
6. Seluruh Staf Dan Karyawan Di Akntor Urusan Agama
7. Seluruh Dewan Guru Atas Bimbingannya Selama Penulis Belajar Di SMK
Muhammadiyah Megang Sakti

Penulis menyadari akan kekurangan-kekurangan dalam pembuatan laporan ini

harus dibenahi. Akhir kata penulis mohon maaf atas segala kesalahan dan
kekurangan. Semoga laporan praktek kerja instansi ini dapat bermanfaat bagi
semua pihak.

Megang Sakti, 08 Maret 2019

Penulis

Eki Jati Wibowo

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................i

HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................ii

KATA PENGANTAR ..............................................................................................iii

DAFTAR ISI .............................................................................................................iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ..............................................................................................1

B. Rumusan Masalah dan Batasan Masalah ......................................................2
C. Tujuan Prakerin .............................................................................................2
D. Manfaat Prakerin ...........................................................................................2

BAB II GAMBARAN KANTOR URUSAN AGAMA KEC. MEGANG SAKTI

A. Sejarah Singkat Kantor Urusan Agama ........................................................4

B. Struktur Organisasi .......................................................................................4
C. Kedudukan Dan Letak Kantor Urusan Agama Kec. Megang Sakti ..............5
D. Prosedur Dan Standar Pelayanan Kantor Urusan Agama ..............................7

BAB III PELAKSANAAN PRAKTEK

A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Praktek ......................................................10

B. Faktor Pendukung .........................................................................................10
C. Faktor Penghambat ........................................................................................11
D. Laporan Kegiatan ...........................................................................................11

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ...................................................................................................13
B. Saran ..............................................................................................................17

DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................18

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Sesuai dengan fungsi kegiatannya kantor urusan agama (KUA)
kecamatan megang sakti paling utama adalah melaksanakan tugas sebagai
tempat dimana seseorang melakukan proses untuk administrasi pencatatan
nikah atau pernikahn dan urusan tentang pernikahan. Dalam kantor urusan
agama (KUA) biasanya tugas-tugas dibantu oleh tenaga staf 1 orang
penyuluh fungsional 3 orang tenaga honorerdan di lengkapi dengan
kepengurusan BP-4 tingkat kecamatan yang bertugas melaksanakan
penasehatan terhadap calon pengantin yang akan menikah.
Adapun tugas-tugas yang telah dilaksanakan oleh Kantor Urusan
Agama (KUA) Kecamatan Megang Sakti adalah masalah-masalah
ketatausahaan, statistic, penghuluan, kemasjidan, perwakafan, dan
bimbingan perkawinan.

Surat masuk dan surat keluar :

a. Surat masuk adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu
organisasi atau perusahaan yng berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
b. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu
organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin

satu hari ada 1 surat, 2 surat bahkan bisa lebih dari itu. Jumlah yang
banyak tersebut jika tidak di tangani denganbbaik tentunya akan dapat
merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

1
 2

B. RUMUSAN MASALAH DAN BATASAN MASALAH

1. Rumusan masalah
Adapun rumusan masalah dalam PRAKERIN ini adalah sebagai
berikut:
a. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di
kantor urusan agama kecamatan megang sakti?
b. Apa akibat yang bisa di timbulkan jika salah dalam menangani
surat masuk dan surat keluar?
c. Apa manfaatnya menangani surat masuk dan surat keluar jika
ditangani dengan baik?
2. Batasan masalah
a. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor
urusan agama kecamatan megang sakti

C. TUJUAN PRAKERIN
1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
di kantor urusan agama kecamatan megang sakti
2. Untuk mengetahui akibat yang bisa ditimbulkan jika salah dalam
menangani surat masuk dan surat keluar
3. Untuk mengetahui manfaat menangani surat masuk dan surat keluar
jika ditangani dengan baik
4. Untuk mengetahui bagaimana menangani surat masuk dan surat keluar
yang ada di kantor urusan agama kecamatan megang sakti.

D. MANFAAT PRAKERIN
Adapun manfaat dari pendidikan system ganda (PSG) atau disebut
juga prakerin ini adalah :
1. Membentuk mental serta melatih kemampuan siswa sehingga
akan menjadikan manusia yang siap untuk bekerja
 3

2. Menambah wawasan serta pengalaman dalam dunia kerja yang

sesungguhnya.
3. Bagi instansi terkait dapat memilih siswa yang berbakat yang
nantinya bisa dipekerjakan di dalam instansi tersebut
4. Bagi sekolah dapat memberikan peluang kerja lebih besar
terhadap siswa alumni lulusan sekolah tersebut.
 BAB II
GAMBARAN KANTOR URUSAN AGAMA
KECAMATAN MEGANG SAKTI
A. SEJARAH SINGKAT KANTOR URUSAN AGAMA
Secara historis, kantor urusan agama kecamatan megang sakti
berada pada pusat kecamatan megang sakti. Kecamatan megang sakti
dahulu merupakan perwakilan dari kecamatan muara lakitan dan pada
tahun 1998 kecamatan megang sakti menjadi definitive, sehingga secara
otomatis kantor urusan agama kecamatan megang sakti menjadi definitive
yaitu pada tahun 1998.
Pada tahun anggaran 2009/2010 kecamatan megang sakti
merupakan daerah yang potensial untuk dikembangkan, karena kecamatan
megang sakti terdiri dari 19 desa dan 1 kelurahan. Luas wilayah
kecamatan megang sakti sekitar 37,977,49 HA, namun dari jumlah
penduduk yang ada, penganut agama islam berjumlah 53.757 jiwa serta
didukung dengan sumber daya alam yang memadai, dan untuk sekarang
kecamatan megang sakti telah memiliki 2 kelurahan, yaitu kelurahan
megang sakti I dan kelurahan talang ubi.

B. STRUKTUR ORGANISASI
Minimal ada empat komponen yang secara langsung membantu dan
melaksanakan tugas-tugas kantor urusan agama, yang pertama adalah
seluruh karyawan KUA, yang kedua adalah penyuluh fungsional maupun
penyuluh agama non PNS, dan yang ketiga adalah lembaga dakwah
kecamatan megang sakti.
Karyawan kantor urusan agama kecamatan megang sakti tahun
2019 mempunyai 6 (enam) personal dengan struktur organisasi sebagai
berikut :
a. Kepala : Chamdani, S.Ag
b. Pelaksana Tenaga Pangan Halal : Ernawati, S.Pd.I

4
 5

c. Pelaksana Kepenghuluan : Chamdani, S.Ag

d. Keluarga Sakinah : Siti Hawariun,Sh.I
e. Ibadah Sosial : Sri Wahyuni
f. Penyuluh Agama Islam : Al-Bukhori,S.Ag
g. Tata Usaha : Ernawati, S.Pd.I
h. Kebersihan Dan Keamanan Kantor : Sutrisno

Disamping itu, dalam rangka meningkatkan pelayanan langsung kepada

masyarakat, kantor urusan agama kecamatan megang sakti dibantu oleh 8
(delapan) penyuluh PAI honorer (non PNS) sebagai berikur :

Sedangkan yang ketiaga adalah penyuluh agama (satu orang) yang defnitif
maupun penyuluh agama honorer (Sembilan orang) dengan perincian sebagai
berikut :

a. Penyuluh Defnitid : 1 Orang

b. Penyuluh Honorer : 8 Orang

Yang keepmpat adalah lembaga dakwah di wilayah kecamatan megang sakti

dan masing-masing ketuanya sebagai berikut :

a. MUI : Drs. Suwarno

b. IPHI : H. Marsono
c. BP4 Megang Sakti : Kepala KUA Kec. Megang Sakti
d. FGN : Mutrovik, S.Sos.I
e. NU : Munir Fatoni, M.Pd.I
f. Muhammadiyah : Sunaji
g. BKPRMI : Bisri Mustofa

C. KEPENDUDUKAN DAN LETAK KANTOR URUSAN

AGAMA KECAMATAN MEGANG SAKTI
Kantor urusan agama (KUA) kecamatan megang sakti ini terletak di
tengah pusat pemerintahan kecamatan megang sakti yaitu di depan
terminal agropolitan kecamatan megang sakti tepatnya di samping kantor
 6

UPT pendidikan kecamatan megang sakti. Untuk mengajngkau kantor

urusan agama sendiri tidaklah susah karena akses jalan menuju kantor
urusan agama kecamatan megang sakti sudah bagus dan sangat memadai.
Dalam melaksanakan tugas sebagai kantor urusan agama
kecamatan megang sakti dibantu dengan tenaga staf 1 orang, penyuluh
fungsional 1 orang serta tenaga honorer 3 orang. Untuk di tingkat desa
dibantu penyuluh, serta dilengkapi dengan kepengurusan BP-4 tingkat
kecamatan yang bertugas melaksanakan penasehatan terhadap calon
pengantin yang akan melaksanakan pernikahan.
Adapun tugas-tugas yang telah dilaksanakan oleh kantor urusan
agama kecamatan megang sakti ialah maslah-masalah menfaftar,
memeriksa, administrasi pencatatan menikah, ketatausahaan, dokumentasi,
statistic, kepenghuluan,kemasjidan, perwakafan dan bimbingan
perkawinan, serta bimbingan keluarga sakinah.
Demikianlah halnya wilayah kecamatan megang sakti, mempunyai
letak geografis yang berdampak terhadap pola kehidupan masyarakat
disekitarnya. Sebagai gambaran secara garis besar luas wilayah kecamatan
megang sakti 54 Km. jumlah desa yang ada di kecamatan megang sakti
berjumlah 21 desa dan 2 kelurahan dnegan jumlah penduduk seluruhnya
55,624 orang dengan perincian 28.784 laki-laki dan 26.840 orang
perempuan.
Adapun batas wilayah kecamatan megang sakti, sebelah utara
adalah kecamatan muara lakitan, sebelah selatan kecamatan purwodadi,
sebelah timur kecamatan muara kelingi, sebelah barat karang jaya atau
karang dapo. Jarak dengan kabupaten 40 Km, jarak dengan desa atau
kelurahan terjauh adalah 35 Km, yang terdekat adalah 100 M.
1. Visi Kantor Urusan Agama
Ramah dan professional dalam pelayanan yang berwawasan
iman dan taqwa (imtaq) untuk menuju kehidupan masyarakat
kecamatan megang sakti yang Darussalam.
2. Misi Kantor Urusan Agama
 7

a. Melayani masyarakat dengan pelayanan yang prima di

bidang nikah dan rujuk
b. Meningkatkan kualitas SDM bagi para staf dan pegawai
dalam hal informasi dan teknologi
c. Membina lembaga keagamaan yang ada, yang baik dan
terarah menuju kehidupan masyarakat yang Darussalam
d. Memberikan pelayanan secara teknis dan administrasi
terhadap keluarga sakinah, kemitraan umat produk halal
dan zakat wakaf.
3. Motto
“ PELAYANANKU ADALAH IBADAHKU ”

D. PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN KANTOR

URUSAN AGAMA
1. Prosedur dan standar pelayanan pendaftaran nikah dan rujuk
a. Catin/wali ke RT/kadus untuk mendapatkan surat pengantar
nikah/rujuk
b. Kekantor desa / kelurahan untuk mendapatkan :
1) Surat keterangan untuk nikah (N1)
2) Surat keterangan asal usul (N2)
3) Surat persetujuan mempelai (N3)
4) Surat keternagan orang tua (N4)
5) Surat pengantar ke puskesmas
6) Surat izin orang tua bagi catin yang usianya dibawah 21 tahun
7) Surat kematian (N6) bagi duda / janda mati
8) Surat pengantar kehendak nikah (N7)
c. Kekantor camat untuk mendapatkan dispensasi bagi catin yang
pendaftaranya kurang dari 10 (sepuluh) hari.
d. Kekantor puskesmas untuk mendapatkan imunisasi
e. Ke KUA kecamatan dnegan melampirkan :
1) Surat keternagan dari desa atau kelurahan sebagaimana pon B
s.d C
2) Foto terbaru berwarna ukuran 2x3 sampai 5 lembar
 8

3) Surat rekomendasi dari KUA setempat bagi catin pria yang

berdomisili diluar daerah.
4) Foto copy surat imunisasi, KTP dan akta kelahiran
5) Akta cerai/akta talak bagi duda atau janda cerai dan surat
keterangan kematian bagi janda/duda mati.
6) Surat izin dari PA bagi catin yang poligami dan surat
dispensasi PA bagi catin yang usianya kurang dari 16 dan 19
tahun.
7) Surat izin atasan bagi catin TNI/POLRI
8) Surat keputusan pengadilan agama tentang wali hakim bagi
catin yang walinya adhol (mogok)
9) Kwitansi biaya pencatatan sebesar Rp. 30.000,00
10) Penghulu melakukan penelitian berkas-berkas dan mencatat
pada formulir NB dan catin menandatangani model NB
tersbeut.
f. Pelaksanaan nikah
1) Untuk upacara akad nikah dapat dilaksanakn dibalai nikah
KUA
2) Atas permintaan yang bersangkutan upacara akad nikah dapat
dilakukan diluar balai nikah.
3) Setelah akad nikah berlangsung mempelai mendapatkan buku
nikah (model NA)

2. Prosedur dan standar pelayanan surat rekomdasi NR duplikat NTCR

legislasi surat-surat NTCR
a. Prosedur pekayanan surat rekomendasi NTCR
1) Catin melampirkan surat keternagan nikah (N1, N2, N3, dan
N4) dari desa atau kelurahan setempat.
2) Foto copy KTP dan akta kelahiran.
3) Surat keterangan dari desa yang mencantum nama dan alamat
lengkap calon istri.
4) Petugas pelayanan duplikat NTCR
b. Prosedur pelayanan duplikat NTCR
1) Surat pengantar dari desa atau kelurahan yang mencantumkan
nama alamat dan nomor registrasi NTCR yang bersangkutan.
 9

2) Surat kehilangan dari pihak yang berwajib apabila surat NTCR

hilang.
3) Surat keternagan dair desa atau kelurahan apabila surat NTCR
rusak disertai bukti fisiknya.
4) Foto terbaru 3x4 2 lembar
5) Apabila identitas pemohon telah ditemukan dalam register
NTCR, petugas pelayanan akan menerbitkan duplikat
dimaksud.
c. Prosedur pelayanan legislasi surat-surat NTCR
1) Foto copy surat-surat NTCR
2) Menyertakan surat-surat NTCR yang asli
3) Petugas pelayanan melegaliris surat-surat NTCR
 BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK

A. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN PRAKTEK

Waktu pelaksanaan prakerin ini adalah 60 hari dimulai sejak
tanggal 17 desember 2018 dan berakhir pada 18 februari 2019 waktu 60
hari adalah waktuyang sangat minim untuk belajar dan mengenal dunia
kerja, namun dnegan waktu yang singkat ini diharapkan dapat mengenyam
pengalaman belajar banyak dalam dunia kerja yang sesungghunya.
Tempat pelaksanaan praktek kerja instansi dalam laporan ini
adalah di Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Megang Sakti
Kabupaten Musi Rawas.

B. FAKTOR PENDUKUNG
Terdapat beberapa faktor pendukung yang membantu selama
melaksanakan prakerin di kantor urusan agama kecamatan megang sakti,
faktor pendukung tersebut diantaranya.
1. Lingkungan kerja yang bersih dan asri, lingkungan kerja di kantor
urusan agama (KUA) kecamatan megang sakti yang bersih serta asri
menciptakan suasana yang nyaman selama melaksanakan prakerin.
2. Karyawan yang baik dan ramah, karyawan dilingkungan kantor urusan
agama kecamatan megang sakti yang baik dan ramah mempermudah
beradaptasi serta berkomunikasi dengan seluruh pegawai dilingkungan
kerja.
3. Fasilitas yang memadai, fasilitas yang terdapat di Kantor Urusan
Agama Kecamatan Megang Sakti sangat memadai sehinggai sangat
dapat melaksanakan tugas dengan cepat.

10
 11
C. FAKTOR PENGHAMBAT
Dalam melaksanakan pekerjaan tidak semua berjalan mulus pasti
ada hambatan, begitu pula dengan kegiatan prakerin di kantor urusan
agama ini, adapun hambatan tersebut antara lain :
1. Kurangnya pengalaman, pengalaman merupakan kunci bagi
keberhasilan suatu pekerjaan yang dilakukan. Peserta prakerin belum
begitu berpengalaman sehingga pekerjaan yang dilakukan terkadang
tersendat-sendat.
2. Kurangnya keterampilan dan kreatifitas siswa, dalam melaksanakan
prakerin ini serta sangat minim keterampilan serta kreatifitas, hal
tersebut dikarenakan peserta masih dalam proses belajar.
3. Teori dan praktek yang tidak sesuai, ternyata teori serta pengetahuan
selama di sekolah tidaklah selaras dengan kenyatan di lapangan, hal ini
tersbeut membuat peserta harus kembali belajar menyesuaikan diri
dengan kondisi yang sebenarnya.

D. LAPORAN KEGIATAN
1. Cara kerja
Cara kerja yang dilakukan selama melaksanakan kegiatan prakerin ini
yaitu mengikuti seluruh aturan yang ada pada kantor urusan agama
kecamatan megang sakti.
2. Jenis pekerjaan yang dilaksanakan
Dalam melaksanakan praktik kerja industry (prakerin) atau pendidikan
system ganda (PSG) pekerjaan yang dilakukan adalah :
a. Mebuat surat
b. Mengagendakan surat masuk
c. Mengagendakan surat keluar
d. Menstempel
e. Mengleloa system kearsipan rekomendasi, legalisir, laporan
bulanan NR (nikah rujuk)
f. Rekapitulasi nikah rujuk.
 12

3. Hasil yang diperoleh dalam kegiatan prakerin

Selama melaksanakan kegiatan prakerin di kantor urusan agama
kecamatan megang sakti, peserta mendapatkan hasil antara lain:
a. Dapat membuat surat rekomendasi, surat tugas, dan surat
keternagan belum pernah menikah
b. Dapat mengagendakan surat masuk, mengetahui prosedur
pembuatan
c. Dapat mengagendakan surat keluar, mengetahui prosedur
pembuatan surat dan pengiriman surat.
d. Menstempel piagam BP-4, buku nikah, surat keluar, akta
pernikahan, Na, daftar pemeriksaan nikah.
e. Dapat menerapkan prinsip, teliti dan hati-hati saat mengerjakan
tugas
f. Dapat menerapkan kerapian dalam penataan arsip.
 BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN

a.Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar

1) Prosedur pengelolaan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut :
1) Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
a) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
c) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
d) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
2) Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan
rahasia, penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut.
3) Pencatatan
Setelah surat dicatat stempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
4) Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut buku
agenda surat masuk (daily mail record), petugasnya dinamakan agendaris (mil
clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
5) Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan di teruskan
kepada pejabat yang berhak mengelolanya.

13
 14
6) Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau
ekspedisi yang dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
a) Surat yang sudah berdiposisi terlebih dahulu dicatat dalam
buku ekspedisi intern.
b) Penyampaian surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi
kepada pejabat yang bersangkutan.
c) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada
urusan agenda untuk di catat dalam buku pengarahan.
7) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan
dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode
kearispan yang berlaku untuk kantor tersebut.
1. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang
dikehendaki pimpinan.
2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan
memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada
unit pengolah. Kemudian kepada unit pengolah harus
tekun dan teliti mentalik hasil pengetikan konsep surat
sehingga konsep surat ini menjadi bentuk surat (Net
Suara), setelah memulai koreksi kesalahan.
3. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik
dalam bentuk akhir pada kertas kepala surat atau kop
surat.
4. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan,
atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
 15
5. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu
sebagai berikut :
a. Net suara yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan
lainnya seperti lampiran dan amplop
b. Surat dinas resmi ini lebih dahulu dicatat dalam buku verbal
oleh petugas yang disebut verbalis
c. Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian
surat tersebut siap untuk dikirim.

Dilihat dari pengelolaan surat di terima oleh instansi (surat masuk) dan
yang keluar (surat keluar) dari instansi harus diperhatikan beberapa prosedur
untuk mencapai efisiensi kerjadan kelancaran administrasi surat menyurat.
Adapun prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar menurut (Sutarto,
198:238) adalah sebagai berikut :

1. Prosedur pengelolaan surat masuk, surat masuk dalam keadaan

tertutup dapat dibedakan surat pribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau
kepada organisasi, dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan
menjadi :
1. Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada
pejabat instansi atau kepada organisasi, contoh: surat permohonan dan
surat lamaran pekerjaan. Surat pribadiyang bersifat resmi harus
menggunakan bahasa yang standar dan bahasa resmi.
2. Surat yang bersifat pribadi (private) contohnya adalah surat kepada
teman, kerabat atau kelaurga, surat pribadi ini memiliki kebebasan dan
suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1. Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh
instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah.
c. Surat rahasia
 16

Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh
orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harus memakai
sampul lebih dari satu dan pada sampul dituliskan RAHASIA(Confidensia) atau
RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalam penanganan
surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Menyortir atau memisahkan

2) Membuka surat
3) Mengeluarkan dan membuka isi surat
4) Membaca dan mencatat dalam buku agenda
5) Menyampaikan surat kepada pimpinan
6) Membagikan surat
2. Prosedur pengelolaan surat keluar
Langkah-langkah atau konsep pengelolaan surat keluar
terdiri atas:
a. Menerima pendekatan surat atau konsep tertulis dari
atasan secara langsung dan tidak langsung
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku
agenda surat keluar)
d. Mengetik konsep surat
e. Mengetik konsep surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan di kirim
h. Mendistribusikan surat
2) Akibat yang bisa ditimbulkan jika salah dalam menangani surat
masuk dan surat keluar akan menyebabkan kerugian-kerugian,
antara lain:
1) Surat dan informasinya bisa hilang
2) Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang
tidak tertata
 17
3) Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun
dengan teratur

3) manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:

1) Surat akan tercatat dengan baik

2) Prosedur penanganan surat jelas
3) Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4) Rahasia akan terjaga
B. SARAN
Dengan selesainya laporan ini, maka penulis memberikan saran-saran
sedikit dengan harapan dapat menunjang era global dan kemajuan bagi
semua pihak yang berkepentingan.
1. Bagi sekolah
a. Agar meningkatkan hubungan kerja sama sekolah dengan kantor
urusan agama (KUA)
b. Diharapkan kepada sekolah agar uang pembayaran praktik kerja
instansi (prakerin) dikurangi karena segala sesuatunya telah
diganggung oleh kantor itu sendiri
c. Hendaknya memilih tempat prakerinyang tidak jauh dari rumah
tempat tinggal siswa
d. Hendaknya menempatkan peserta prakerin disesuaikan dengan
program studi
2. Bagi kantor urusan agama
a. Sebaiknya siswa-siswi yang melaksanakan praktek diberikan daftar
tugas, sehingga siswa-siswi mengetahui yang akan dilakukan.
b. Mengharapkan ketersediaan untuk kembali menerima rekan yang akan
dating, khususnya siswa SMK muhammadiyah megang sakti yang
membutuhkan bimbingan praktek.
 18

DAFTAR PUSTAKA

Ayudwilestari.2014. pengertian surat masuk dan surat keluar.

https://googleweblight.com/i?u=https://ayudwilestari101.wordpress.com/2014/05/
08/pengertian-surat-dan-surat-keluar-pola-kegiatan-administrasi/&hl=id-ID

diakses : 18 april 2018

chamdani.2017.laporan tahunan kantor urusan agama kecamatan megang

sakti.letak geografis. Hal 4

chamdani.2017. laporan tahunan kantor urusan agama kecamatan megang sakti.

Struktur kantor urusan agama. Hal 9

evanurafivah.2012.prosedur pengelolaan surat masuk dansurat keluar

http://googleweblight.com/i?u=http:evanurafivah14.blogspot.com/2012/11/prosed
ur-pengelolaan -surat-masuk-dan.html?m%3D1&hl=id-ID.Daikses:21april2018

refo_rolif.2016.contoh laporanprakerin

http://googleweblight.com/i?u=https://deweez.com/contoh-laporan-

prakerin/&hl=id-Id. Diakses:18 april2018

L