LEMBAR LATIAHAN BIMBINGAN UKK

SOAL/TUGAS

Anda adalah Sekretaris kantor Pyramedia Fancy, Importir dan Distributor ATK Fancy / Alat
Tulis Fancy, yang beralamat Jalan Karet 51 Surabaya, Telp. (031) 3554738

-Faks. (0271) 443577, alamat email : https://wolacom.com.dnews.pyramedia-importir-

dan-distributor-atk-fancy, Pimpinan anda Aliando Markus, M.Si. sebagai Direktur
Utama

Judul Tugas : Mengelola Dokumen Kantor, Melakukan Komunikasi Di Tempat

Kerja, Menyusun Agenda Perjalanan Dinas (Paket 3)

Langkah Kerja :
1. 1. Membuat surat bahasa Indonesia dan bahasa Inggris dengan menggunakan
komputer (computer reservation system)
2. 2. Menangani komunikasi telepon
3. 3. Mencari informasi melalui internet
4. 4. Mengelola Jadwal Kegiatan Pimpinan
5. 5. Mengaplikasikan system kearsipan
SOAL1 : MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA

1. Petunjuk pengerjaan
a. Kerjakan soal berikut dengan aplikasi computer MS. Word
b. Kerjakan soal, diketik dengan jarak 1,5 dengan type huruf times new roman 12
c. Surat diketik lengkap dengan menggunakan kop surat
d. Sebelum dicetak simpan dalam file Anda
e. Selesai dicetak kemudian ditandatangani dan dilipat serta masukkan ke dalam
amplop sesuai petunjuk soal
f. Surat diketik dalam bentuk Semi Block Style ,kemudian dimasukkan kedalam
amplop menggunakan lipatan Akordion Fold untuk surat yang berbahasa
Indonesia dan surat yang berbahasa Inggris dengan bentuk Block Style lipatannya
Low Standard Fold
Soal Surat Bahasa Indonesia

Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat surat dalam bahasa Indonesia kepada
salah satu relasi perusahaan yaitu PT Anugerah Citra Abadi, Jaksa Agung Suprapto
37, Malang, karena telah menerima surat permintaan penawaran dengan No.
200/PP/X/2019 tentang produk-produk terbaru alat kantor.. Selain itu pimpinan
anda meminta agar melampirkan brosur-brosur sesuai permintaan surat permintaan
penawaran tersebut.
SOAL 2: MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

1. Perhatikan soal dengan cermat:

Anda adalah Sekretaris kantor Pyramedia Fancy, Importir dan Distributor ATK Fancy /
Alat Tulis Fancy, yang beralamat Jalan Karet 51 Surabaya, Telp. (031) 3554738 - Faks.
(0271) 443577, alamat email : https://wolacom.com.dnews.pyramedia-importir-dan-
distributor-atk-fancy, Pimpinan anda Aliando Markus, M.Si. sebagai Direktur Utama.
Sebelum menerima panggilan telepon dan melakukan telepon keluar, siapkan terlebih
dahulu perlengkapan yang diperlukan. Informasi yang penting dicatat pada Block Note
dan pada Lembar Pesan Telepon ( LPT) untuk di ketahui oleh pimpinan

Kegiatan1 ( melakukan hubungan telepon) dalam bahasa Indonesia Anda

mendapat tugas dari pimpinan untuk menelepon Divisi Pemasaran PT. Cendana
Teknika Utama,beralamat di Jl. Sukarno Hatta Ruko Permata Telp ( 0341)
496497. Adapun pemberitahuannya bahwa pimpinan Anda ingin mendiskusikan
dan mengkorfirmasikan penawaran alat-alat tulis kantor, serta menanyakan
tempat dan waktu untuk pertemuannya.

Kegiatan 2 ( menerima panggilan telepon) dalam bahasa Indonesia Anda

menerima panggilan telepon dari PT Gayabaru Paperindo, Jl. Kolonel Sugiono X
A No. 8, (0341) 801162 Beliau ingin bertemu dengan pimpinan Anda pada hari
Sabtu minggu depan, pukul 10.00 di Hotel Majapahit Surabaya, beliau ingin
mendiskusikan tindak lanjut kerjasama bisnis. Catatlah informasi penting pada
LPT hasil pembicaraan yang terjadi. Lakukan tindak lanjutnya sesuai dengan
SOP

LEMBAR PESAN TELEPON

Untuk : Tanggal :

Dept. : Waktu :

Dari :
Perusahaan :
Tanggal :
Isi Pesan :

Keterangan :

( ) Mohon ditelpon kembali ( ) Akan telepon kembali

( ) Penting ( ) Hanya menelepon

 Diterima oleh :

Block Note Tanggal

SOAL 3 : MENCARI INFORMASI MELALUI INTERNET

Anda adalah Sekretaris kantor Pyramedia Fancy, Importir dan Distributor ATK Fancy / Alat
Tulis Fancy, yang beralamat Jalan Karet 51 Surabaya, Telp. (031) 3554738 - Faks. (0271)
443577, alamat email : https://wolacom.com.dnews.pyramedia-importir-dan-distributor-atk-
fancy, Pimpinan anda Aliando Markus, M.Si. sebagai Direktur Utama. Pimpinan anda meminta
untuk mencari melalui di google dengan alamat http://www.google.co.id/ tentang nama dan
alamat pabrik alat tulis di Indonesia

SOAL 4 : MENGELOLA JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Anda adalah Sekretaris kantor Pyramedia Fancy, Importir dan Distributor ATK Fancy /
Alat Tulis Fancy, yang beralamat beralamat Jalan Karet 51 Surabaya, Telp. (031)
3554738 - Faks. (0271) 443577, alamat email : https://wolacom.com.dnews.pyramedia-
importir-dan-distributor-atk-fancy\ptkaryacemerlang@gmail.co.id
website:www.ptkaryacemerlangco.id, Pimpinan anda Aliando Markus, M.Si. sebagai
Direktur Utama. Pimpinan Anda akan melakukan perjalanan dinas, sebagai sekretaris
buatlah jadwal kegiatan pimpinan anda.
Berikut ini agenda kerja pimpinan :

1. Pada tanggal 29 Agustus 2019 pukul 09.00 - 12.00 pimpinan menghadiri rapat CEO di

Bandung Lt 2.  Hotel Grand Mahakam , ruang Kutai.
2. Sabtu, 21-22  Nopember 2019 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk
melakukan kontrak kerjasama dengan PT Sejahtera, Kegiatan hari I dimulai jam 10.00 s.d.
selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak.
3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT  Lestrai Utama
Jaya Murni, yang beralamat di Jl. Kartanegara 9, Semarang. Kegiatan berlangsung dari
pukul 10.00-14.00 pada hari Rabu, 20 Nopember 2019.
4. Pimpinan menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan yang  PT Cahaya, yang
beralamat di Jl.Jend M. Yusuf , Tegal dengan  agenda perpanjagan untuk melakukan
kerjasama. Kegiatan  dilakukan pada Minggu, 17 Desember 2017.
5. Jumat, 21 Nopember 2017, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan  Bpk.
Direktur PT Terang beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green Elty Yogyakarta.
6. Pimpinan  Cabang CEO Surabaya  meminta Bapak Pimpinan  untuk menjadi  nara sumber
pada acara  Program  Green House  Jend. M. Yusuf No.90, Sleman, Kec. Gondokusuman,
Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta pada hari Selasa 13 September 2020,
pukul 19.00-21.00 di Ruang Brawijaya. Lt 5. Pemberitahuan tersebut melalui
sekretarisnya melalui telepon.
7. Rabu, 7 September 2020 mengikuti Rakernas  REI di Bandung selama 2 hari di Hotel
Novotel Jl. Batur No.165-166, Bandung. Acara jam  16.00- 21.00 di ruang Mawar.  Hari
berkutnya melakukan kunjungan di beberapa perumahan di Bandung.
8. Rabu, 20 September 2020 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 09.00-11.00
untuk rencana Membuka cabang baru usaha di ruang pertemuan.
9. Pada hari,Jumat  17 September 2020 Melakukan  MOU dengan PT Telesindo, yang
beralamat di Jl. Martadinata No.1, Sinduadi, Mlati, Senolowo, Sinduadi, Kec. Mlati,
Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta di  Novotel Hotel , di R. Merpati, Lt.3,
pada jam 09.00-12.00.
10. Pada hari yang sama, Sabtu, 16 Nopember 2019 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di
kantornya  dengan  para stafnya di ruang 3,pada jam 13.00-15.00.

No Hari/tanggal Pukul Kegiatan Tempat Keterangan

SOAL 5 : MENGAPLIKASIKAN SYSTEM KEARSIPAN

1. Petunjuk Kerja
a. Di meja anda terdapat 7 surat masuk dan 7 surat keluar
b. Catatlah surat-surat yang ada dalam buku Agenda
c. Arsip surat-surat tersebut sesuai dengan SOP
2. Bahan dan Alat
a. Format buku agenda surat masuk dan surat keluar
b. Surat masuk dan surat keluar sejumlah 14 lembar
c. Guide (HVS warna)
 d. Kertas cover warna (2 macam) untuk penanda surat masuk/surat keluar
e. Map snelhecter 1 buah
f. Perforator
g. Stapler
h. ATK
3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Surat masuk diterima 2 hari dari tanggal surat
c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam buku agenda surat masuk dan surat
keluar yang telah disediakan
d. Lakukan proses penyimpanan (arsip) dengan menggunakan Sistem abjad
e. Siapkan guide untuk diberi kode sesuai dengan system yang digunakan
f. Setelah dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar selanjutnya
susunlah guide dan simpanlah surat-surat/arsip dalam map snelhecter sesuai
dengan system yang digunakan
4. Hasil yang diharapkan
a. Buku agenda surat masuk dan surat keluar terisi dengan lengkap, benar dan
rapi
b. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter sesuai dengan system subject
Lampiran surat masuk dan surat keluar sebagai berikut :