Pengetikan

Ukuran dan jenis kertas

Kertas yang digunakan adalah sebagai berikut:

Kertas yang digunakan untuk tata naskah adalah HVS 70 gram;

Menggunakan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lainnya, hanya terbatas untuk jenis tata
naskah yang mempunyai nilai keamanan tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;

Penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna
dicetak di atas kertas 70 gram;

Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (21,59 cm x 33 cm); dan

Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210mm x
297mm); dan

Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165mm x 215mm).

Bentuk Huruf (Fonts)

Naskah Dinas

Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 12 (dua belas) atau Times New
Roman ukuran 12 (dua belas) dengan spasi 1 (satu) sampai dengan 1,5 (satu setengah).

Naskah Akreditasi

Naskah dokumen Akreditasi diketik pada satu halaman tidak boleh bolak-balik dengan tipe
huruf Times New Roman ukuran 12 (dua belas).

Judul Bab/Dokumen menggunakan Times New Roman ukuran 14 (empat belas) ditebalkan,
huruf KAPITAL.

Judul Sub Bab menggunakan Times New Roman ukuran 12 (dua belas) ditebalkan.

Jenis dokumen menggunakan Times New Roman ukuran 14 (empat belas) ditebalkan.

Ruang Tepi (Margin)

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas , diatur supaya tidak
seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara
tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat
ruang yang diberikan kosong.

Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan
untuk membuat naskah dinas, yaitu:
 Penentuan ruang tepi untuk Surat-Menyurat menggunakan kertas HVS F4, yaitu:

Ruang tepi atas: 2 cm dari tepi atas kertas dan dari Kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop.

Ruang tepi kiri: 2 cm dari tepi kiri kertas.

Ruang tepi kanan: 2 cm dari tepi kanan kertas.

Ruang tepi bawah: 2 cm dari tepi bawah kertas.

Penentuan ruang tepi untuk Makalah, Paper Dan Laporan menggunakan kertas HVS A4,
yaitu:

Ruang tepi atas: 3 cm dari tepi atas kertas dan dari Kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop.

Ruang tepi kiri: 3 cm dari tepi kiri kertas.

Ruang tepi kanan: 2 cm dari tepi kanan kertas.

Ruang tepi bawah: 2,5 cm dari tepi bawah kertas.

Sistematika Penomoran Naskah Akreditasi

Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah. Cara yang digunakan adalah
gabungan antara angka Romawi dan Arab, seperti contoh berikut:

I.

A.

1.

a.

1)

a)

(1)

(a)

Penomoran Naskah Dinas

Naskah Dinas

Contoh Penomoran

445 / 185 / IV.03 / X / 2020

Ket:

445 : Sesuai kode klasifikasi

(berdasarkan Peraturan Gubernur Lampung No 106 Tahun 1986) *

185 : Nomor urut surat (tinta basah warna biru)

IV.03 : Kode klasifikasi

(berdasarkan Keputusan Bupati Lampung Selatan No B/480/I.08/HK/2016)

X : Bulan pembuatan surat **

2020 : Tahun pembuatan surat

* Naskah dinas UPTD. Puskesmas menggunakan kode 445

** Naskah dinas produk hukum tidak menggunakan kode bulan

Naskah Dinas Akreditasi

Penomoran naskah dinas di UPTD. Puskesmas mengikuti naskah dinas seperti ketentuan huruf a.
Penomoran dokumen akreditasi mengikuti ketentuan sebagai berikut:

Penomoran Surat Keputusan (SK)

Contoh Penomoran Akreditasi

445 / 185 / IV.03 / 2020

Ket:

445 : Sesuai kode klasifikasi

(berdasarkan Peraturan Gubernur Lampung No 106 Tahun 1986)

185 : Nomor urut surat (tinta basah warna biru)

IV.03 : Kode klasifikasi

(berdasarkan Keputusan Bupati Lampung Selatan No B/480/I.08/HK/2016)

2020 : Tahun pembuatan

Penomoran SOP

Contoh Penomoran Akreditasi

445 / 190 / IV.03 / ADMEN / 2020

Ket:

445 : Sesuai kode klasifikasi

(berdasarkan Peraturan Gubernur Lampung No 106 Tahun 1986)

190 : Nomor urut surat (tinta basah warna biru)

IV.03 : Kode klasifikasi

(berdasarkan Keputusan Bupati Lampung Selatan No B/480/I.08/HK/2016)

ADMEN: Nama POKJA*

2020 : Tahun pembuatan

* ADMEN : Pokja Admen

* UKM : Pokja UKM

* UKP : Pokja UKP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PUSKESMAS

Terdapat sejumlah pengertian istilah prosedur, diantaranya :

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 Tahun 2012).

Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan
bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu
pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo,
2003).

Langkah di dalam penyusunan instruksi kerjasama dengan penyusunan prosedur, namun ada
perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/profesi, sedangkan
prosedur adalah suatu proses yang melibatkan lebih dari satu bagian/unit/profesi. Prinsip dalam
penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan
dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya.

Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakan di UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang
Praktik Kedokteran dan UU Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan dan UU Nomor 44 Tahun 2009
tentang Rumah Sakit.

Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu :

Prosedur yang telah ditetapkan disingkat PROTAP

Prosedur untuk panduan kerja (Prosedur Kerja, disingkat PK)

Prosedur untuk melakukan tindakan

Prosedur penatalaksanaan

Petunjuk Pelaksanaan, disingkat JUKLAK

Petunjuk pelaksanaan secara teknis, disingkat JUKNIS

Prosedur untuk melakukan tindkan klinis: Protokol Klinis, Algoritma/Clinical Pathway

Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir serta dalam
rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan dokumen ini digunakan istilah
“Standar Operasional Prosedur (SOP)” sebagaimana yang tercantum dalam Permenpan Nomor 35
Tahun 2012. Prosedur yang dimaksud dalam istilah “Standar Operasional Prosedur (SOP)” bersifat
institusi maupun perorangan sebagai profesi sehingga dianggap lebih tepat karena prosedur yang
dimaksud dalam pedoman penyusunan dokumen akreditasi FKTP ini adalah prosedur yang bersifat
institusi maupun perorangan sebagai profesi, sementara istilah “Standar Prosedur Operasioanal
(SPO)” yang dipergunakan dalam Undang-Undang Praktik Kedokteran maupun dalam Undang-
Undang Kesehatan lebih bersifat perorangan sebagai profesi.

Tujuan Penyusunan SOP

Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman,
dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.

Manfaat SOP

Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas

Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan

Memastikan staf UPTD. Puskesmas Way Urang memahami bagaimana melaksanakan

pekerjaannya.

Contoh:

SOP pemberian informasi, SOP pemasangan infus, SOP pemindahan pasien, dari tempat tidur ke
kereta dorong.

Format SOP

Jika sudah terdapat format baku SOP berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) masing-masing,
maka format SOP dapat disesuaikan dengan Perda tersebut.

Jika belum terdapat Format Baku SOP berdasarkan Perda, maka SOP dapat dibuat mengacu
Permenpan No. 35 Tahun 2012 atau pada contoh format SOP yang ada dalam Buku Pedoman
Penyusunan Dokumen ini.

Prinsipnya adalah Format SOP yang digunakan dalam satu institusi harus “SERAGAM”.

Contoh yang dapat digunakan di luar format SOP Permenpan terlampir dalam Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP ini.

Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan
materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar
memudahkan di dalam melihat langkah-langkanya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan
lain-lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP.

Berikut ini merupakan format SOP

KOP/Heading SOP UPTD Puskesmas Way Urang

Kabupaten

Lampung Selatan

JUDUL

UPTD. Puskesmas

Way Urang

No. Dokumen : 445 / 190 / IV.03 / ADMEN / 2020

No. Revisi :0

Tanggal Terbit : 01 April 2020

Jumlah Halaman :2

SOP

Ditetapkan Oleh:

Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang,

SAIFUL ANWAR, SKM., M.Kes.

NIP. 19680314 198903 1 011

Catatan : Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan seterusnya SOP dibuat
tanpa menyertakan kop/heading.
 Komponen SOP

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Referensi

Alat dan Bahan

Prosedur/Langkah-langkah

Diagram Alir (Jika Diperlukan)

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Unit terkait

Dokumen terkait

Rekaman historis

Keterangan :

Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah: nama Dinas/Puskesmas dan logo, judul
SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk
pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi
tabel/kotak.

Petunjuk pengisian SOP

Logo:

Bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah Logo Pemerintah Kabupaten/Kota, dan Lambang
Puskesmas.

Bagi Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri, logo yang dicantumkan adalah
Logo Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri.

Kotak/ Heading

Diisi sebagai berikut:

Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama dan seterusnya
kotak heading harus lengkap.

Kotak UPTD. Puskesmas Way Urang diberi nama Puskesmas dan Logo Pemerintah Daerah,
atau logo dan nama Klinik Pratama dan Dokter/Dokter Gigi Praktik Mandiri.
 Kotak Judul diberi Judul/Nama SOP sesuai proses kerjanya.

No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di UPTD. Puskesmas
Way Urang, dibuat sistematis agar ada keseragaman.

No. Revisi : diisi dengan status revisi.

Contoh : Dokumen baru diberi tanda strip ( - ), dokumen revisi pertama diberi nomor 1, revisi kedua
diberi nomor 2 dan seterusnya.

Halaman : diisi dengan jumlah halaman untuk SOP tersebut.

Misalnya, jumlah halaman : 3.

Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP
tersebut.

Ditetapkan Kepala Fktp : diberi tandatangan Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang dan Nama
jelasnya.

Isi SOP

Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut :

Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah
yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.

Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “Sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk ......”

Kebijakan: berisi kebijakan Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang yang menjadi dasar
dibuatnya SOP tersebut dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, kemudian diiikuti
dengan peraturan keputusan dari kebijakan terkait, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada
kebijakan dituliskan : Keputusan Kepala Puskesmas No. 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu
dan Anak.

Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku,
peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.

Alat dan Bahan: berisi alat dan bahan yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan.

Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-
langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan: berisi segala sesuatu yang harus diperhatikan yang mungkin
terjadi yang dapat mengganggu atau memperlancar kegiatan.

Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja
tersebut.

Dokumen terkait: berisi tulisan yang berisi informasi tentang hal-hal yang terkait dengan SOP
tersebut.

Rekaman historis: berisi tentang catatan bagian-bagian SOP yang mengalami perubahan.
 Diagram alir /bagan alir ( Flow / Chart )

Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-langkah kegiatan
dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-
langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir
makro dan diagram alir mikro.

Diagram Alir Makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin
kita tingkatkan , hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok:

Diagram Alir Mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro,
bentuk simbol sebagai berikut:

Awal Kegiatan:

Akhir Kegiatan:

Simbol Keputusan:

YA

Tidak

Penghubung:

Dokumen:

Arsip:

Syarat Penyusunan SOP:

Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut
atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala UPTD. Puskesmas Way
Urang hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting,
karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan
personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.

SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar
mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan
tanggapan.

Didalam SOP harus dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.

SOP jangan menggunakan kaliamat majemuk,. Subjek, predikat dan objek SOP harus jelas.

SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang
dikenal pemakai.

SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus
memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus
mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan
dan Teknologi (IPTEK) Kesehatan, dan memperhtaikan aspek keselamatan pasien.

Evaluasi SOP

Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.

Evaluasi Penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai tingkat

kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan
menggunakan daftar tilik/check list:

Daftar Tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti
dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check
mark).

Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi
suatu proses pelayanan.

Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.

Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SOP,
bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri.

Langkah-langkah menyusun daftar tilik:

Langkah-langkah menyusun daftar tilik dengan melakukan identifikasi prosedur yang membutuhkan
daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.

Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut

Buat daftar kerja yang harus dilakukan

Susun urutan kerja yang harus dilakukan

Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu

Lakukan uji coba

 Lakukan perbaikan daftar tilik

Standarisasi daftar tilik

Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-langkah kegiatan,
dengan rumus sebagai berikut:

Compliance Rate (CR) = y/( +Tidak) x 100%

Evaluasi isi SOP

Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan Maksimal 3 Tahun sekali dilakukan oleh
masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh koordinator unit kerja/ program.

Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu diperbaiki/revisi.
Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.

Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila

Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada

Adanya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) Pelayanan Kesehatan

Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru

Adanya perubahan fasilitas

Peraturan Kepala UPTD. Puskesmas Way Urang tetap berlaku meskipun tarjadi penggantian
Kepala.