KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PERMATA HATI

NOMOR : 005/SK-DIR/RSPH/IV/2019
TENTANG
FORMAT DAN TATA NASKAH
RUMAH SAKIT PERMATA HATI MUARA BUNGO

DIREKTUR RUMAH SAKIT PERMATA HATI

Menimbang :

a. Bahwa untuk mendukung terwujudnya pendokumentasian dokumen yang

tertata dan sesuai dengan standar akreditasi rumah sakit maka perlu ditetapkan
kebijakan penentuan format dan tata naskah (kebijakan, pedoman, panduan,
dan SPO).
b. Bahwa untuk melaksanakan kegiatan sebagaimana dimaksud pada huruf a,
perlu ditetapkan Keputusan Direktur tentang Format dan Tata Naskah di
Rumah Sakit Permata Hati.

Mengingat :
1. Undang-undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
3. Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman organisasi
perangkat daerah ( Lembaran Negara Tahun 2003 nomor 14, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4262)
4. Peraturan pemerintah Nomor 80 tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas
5. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1333/Menkes/SK/XII/1999 tahun 1999, tentang Standar Pelayanan RS.

.
MEMUTUSKAN
Menetapkan
KESATU : Keputusan Direktur tentang penentuan format dan tata naskah (kebijakan,
pedoman, panduan, dan SPO) di RS Permata Hati.
KEDUA : Pedoman Tata Naskah Dinas di RS Permata Hati sebagaimana tercantum dalam
lampiran keputusan ini
KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila dikemudian hari
ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya.
 Ditetapkan di : Muara Bungo
Pada tanggal : 22 April 2019
Direktur

dr. Nurul Mufti, MARS

NIK : 16216111

LAMPIRAN : Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Permata Hati

Nomor : 137/SK-DIR/RSPH/IV/2019
Tentang : Format dan Tata Naskah Rumah Sakit Permata Hati Muara Bungo

PEDOMAN FORMAT DAN TATA NASKAH DINAS

RUMAH SAKIT PERMATA HATI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan struktur organisasi RS. Permata Hati merupakan pengaturan tentang cara
melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan organisasi di lingkungan RS.
Permata Hati. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan organisasi adalah
administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan
bagian, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan
tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan logo dan stempel, penggunaan bahasa
Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan,
perubahan, pencabutan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas RS. Permata Hati dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan
tata naskah dinas pada RS. Permata Hati.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas RS. Permata Hati bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi
tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan organisasi.

C. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas RS. Permata Hati adalah:
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah
dinas di seluruh RS. Permata Hati;
2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam
lingkup administrasi umum;
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
5. Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. Asas
Pedoman Tata Naskah Dinas RS. Permata Hati ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut.
a. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta
dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
b. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
c. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan
dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
d. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan
sistem administrasi umum.
e. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat
waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
f. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian
kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas RS. Permata Hati meliputi pengaturan tentang
penomoran, jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas
korespondensi; pejabat penanda tangan naskah dinas; penggunaan logo dan stempel dalam
naskah dinas; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas.

F. Pengertian Umum
Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut.
a. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah
dinas, penomoran, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
b. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan RS. Permata Hati
dalam rangka penyelenggaraan tugas organisasi.
 c. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan
jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah
dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
d. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan stempel.
e. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
f. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas RS. Permata Hati.

BAB II PENOMORAN, PENANDATANGANAN DAN STEMPEL

A. Nomor dan Kode Surat

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode bagian, kode
RS(RSPH), kode bulan dan kode tahun kalender.
 2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat
adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan bagian/bidang masing-
masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat
yang sesungguhnya.

.KODE SURAT
1. Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SK
b. Surat Keterangan = SKet
c. Surat Edaran = SE
d. Surat Tugas = ST
e. Surat Kuasa = SKu
f. Surat Peringatan = SP
g. Surat Ijin Kegiatan = SIK
h. Surat Perjanjian = SPn
i. Surat Undangan = Und
j. Memorandum = Mem
k. Nota Dinas = Nd
l. Pengumuman = Peng
m. Surat Ketetapan = STap
n. Surat Perintah = SPer
o. Standar Prosedur = SPO
Operasional
p. Surat Perintah Perjalanan= SPPD
Dinas
q. Berita Acara = BA
Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Orientasi Umum = OU
b. Seminar Umum = SU
c. Inhouse Training = IT
2. Kode Bagian terdiri dari :

a. Direktur = DIR
b. Umum = Umum
c. Keuangan = KEU
d. Pelayanan Medik dan= YAN
Penujang Medik
e. Keperawatan = KEP
f. Instalasi-instalasi:
Instalasi Farmasi = IF
 Instalasi Gizi =GZ
Instalasi Radiologi =RAD
Instalasi Laboratorium =LAB
Instalasi UGD =UGD
Instalasi OK =OK
Instalasi VK =VK
Instalasi ICU HCU PICU=CU
NICU
Instalasi Rawat Inap =Ranap
Instalasi Rawat Jalan =Rajal
Instalasi Rekam Medis =RMed
IPSRS =IPSRS
Sanitasi =SAN
Instalasi Rehabilitasi Medis =FIS

3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan
Desember yaitu dengan kode I – XII
4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

Sebagai contoh:
001/SK-DIR/RSPH/IV/2019
135/SE-YAN/RSPH/IV/2019
005/SPO-SAN/RSPH/III/2018

B. Penandatanganan Surat dan Stempel Surat

1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/ bagian/ bidang seperti:
Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda
tangani oleh Pimpinan yang berwenang. Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat
dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan
terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama (a.n) di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

 Surat-surat kedinasan RS. Permata Hati yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila
dibubuhi stempel surat.
 Stempel surat adalah stempel resmi RS. Permata Hati yang bentuk serta susunan telah
ditentukan.
 Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.

C. Agenda Surat dan Arsip Surat

 Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat,
tujuan dan perihal surat.

BAB III JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi.
Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut.

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan
pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan
setiap bagian/ bidang yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

Naskah dinas arahan terdiri atas Surat Keputusan, Peraturan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur
(SOP), dan surat edaran.

a. Surat Keputusan
Surat Keputusan adalah surat yang dikeluarkan oleh Direktur sebagai suatu Penetapan,
Pengangkatan, Pencabutan, Pengaturan dan Penugasan.
Ketentuan tentang format Surat Keputusan, dan tata cara penulisannya adalah sebagai
berikut:
1. Page Layout :
 Kertas Legal
 Costum size kertas legal ( width 21.59 cm dan height 33 cm )
 Margin (Top = 1.5 cm, Bottom = 1.5cm, Left = 2.5 cm, Right = 1.5 cm)
 Jenis tulisan Times New Roman
  Ukuran tulisan 12
 Spasi 1.5
2. Judul dokumen di tengah (center), tulisan menggunakan huruf besar (uppercase)
dan ditebal (bold).
3. Isi dokumen, tulisan menggunakan kecil sesuai EYD (Sentence case)
4. Lampiran dari SK dituliskan di kiri atas setelah halaman Surat Keputusan

5. Contoh Format SK
b. Pedoman
1. Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di
lingkungan RS. Permata Hati yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional
dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik bagian/ bidang yang
bersangkutan.
2. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan
pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang.
3. Susunan
a. Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas
dengan menggunakan kop surat atau logo yang diletakkan secara simetris di atas,
serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama
pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris
b. Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri dari
(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di
tengah atas;
(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.
c. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari
1) Pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran,
asas, ruang lingkup, danpengertian umum;
2) Materi pedoman;
3) Penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih
lanjut.
d. Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri dari
1) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
Ttanda tangan;
2) Nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.

e. Contoh Format Pedoman

c. Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi/ unit/ bagian,
bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP merupakan
prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan suatu kegiatan.
Ketentuan tentang tata cara penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP)sama dengan
tata cara penulisan pada Surat Keputusan.

Contoh Format SOP

d. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang
dianggap penting dan mendesak.
2) Wewenang
Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani
surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan
kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk
sesuai dengan substansi surat edaran.
3) Susunan dan format
B. Naskah Dinas
Korespondensi
a. Pengertian

Naskah dinas Korespondensi merupakan naskah dinas internal dan eksternal yang dibuat
untuk menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada
pihak lain. Naskah dinas korespondnsi memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan
ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab
dengan disposisi oleh yang dituju.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawabnya.

c. Susunan dan Format

1. Page Layout :
 Kertas Legal
 Costum size kertas legal ( width 21.59 cm dan height 33 cm )
 Margin (Top = 1.5 cm, Bottom = 1.5cm, Left = 2.5 cm, Right = 1.5 cm)
 Jenis tulisan Times New Roman
 Ukuran tulisan 12
 Spasi 1.5
 2. Judul dokumen di tengah (center), tulisan menggunakan huruf besar (uppercase)
dan ditebal (bold).
3. Isi dokumen, tulisan menggunakan kecil sesuai EYD (Sentence case)
4. Lampiran dari SK dituliskan di kiri atas setelah halaman Surat Keputusan

BAB IV PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas Rumah Sakit Permata Hati ini merupakan acuan bagi masing masing
bagian/ bidang dan instalasi instalasi terkait dalam menyusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas
sesuai dengan keperluan masing-masing.

Direktur Rumah Sakit Permata Hati

dr. Nurul Mufti, MARS
NIK : 16216111