Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 99
STANDAR OPERATING PROCEDURE
PELAYANAN SURAT MENYURAT, PENGEKSPEDISIAN DAN KEGIATAN AKUISISI
DI SUBBAG EKSPEDISI DAN ARSIP BAGIAN SEKRETARIATAN DAN PDE PADA
BIRO UMUM SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI NUSA TENGGGARA BARAT


A. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan;
2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1971 tentang Penyusutan Kearsipan ;
4. Peraturan Menteri dalam negeri Nomor. 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di lingkup Pemerintah Provinsi
5. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Barat Nomor
1/045/48 Tahun 1980 tentang Data Kearsipan dilingkungan Pemerintahan
Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Barat.
6. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 6 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
7. Insetruksi Gubernur Kepala Daerah Nusa Tenggara Barat Nomor 2 Tahun 1998.
tentang Pelaksanaan Gerakan Tertib Arsip di lingkungan Pemerintah Daerah
Tingkat I Nusa Tenggara Barat.

B. LATAR BEALAKANG
Prosedur Pelayanan Surat Menyurat

Penerima Surat
- Menerima naskah dinas yang disampaikan baik pengantar dari Kantor Pos
maupun Caraka dari tiap-tiap badan, dinas, instansai dan swasta serta
peorangan,
- Meneliti kebenaran alamat surat yang masuk dan membubuhkan paraf sebagai
bukti penerimaan.
- Menyortrir surat masuk dan memisahkan surat pribadi, paket, surat dinas
rahasia, undangan
- Surat rahsaia di catat pada buku pengantar untuk diteruskan kepada alamat yang
dituju tanpa di buka sampulnya.
- Bagi Surat Dinas biasa sampulnya dibuka dan diarahkan oleh petugas pengarah
surat, sesuai dengan maksud surat, dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di
surat masuk, sampulnya diikutsertakan bersama suratnya.
- Meneliti kebenaran lampiran surat masuk, kalau tidak lengkap lampiran ditulis
agar pengarah ataupun penerima surat bisa menghubungi pengirim dan didalam
hal surat tersebut belum bisa ditandatangani atau dicap, surat harus
dikembalikan ke pengirim disertai dengan amplopnya

Pengarah
- Membaca dan mempelajari isi surat masuk untuk mengetahui maksud dan tujuan
surat sehingga pengarah bisa menentukan arah surat.
- Menulis kode dan unit pengolah, serta paraf, tanggal dan bulan serta tahun
pengarahan di pojok kanan atas surat sebagai tanda surat sudah diarahkan.



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 100
- Mengklasifikasikan surat yang akan naik ke gubernur, wakil gubernur, sekretaris
daerah, para asisten, setaf ahli, kepala biro, kepala bagian dll, serta yg di kendali
dapat memudahkan pengendalian dan pencatatan surat masuk.
- Pengarah memberikan surat yang akan di naikan kepada pencatat surat naik,
agar cepat di temukan kembali, apabila pengantar memerlukan surat tersebut.
- Pengarah memberikan surat dinas biasa untuk di catat di buku lembar penerus
rutin agar cepat diproses lebih lanjut.
- Mengklasifikasikan surat yang telah diberi tand arahan, mana surat yang
dikendali dan mana surat yang tidak dikendali, untuk memudahkan para petugas
pencatat surat tersebut di masing-masing buku unit pengolah atau biro-biro yang
ada di Setda Provinsi NTB.

Pengendali
- Mengklasifikasikan surat-surat yang di terima dari pengarah sesuai unit
pengolahnya untuk menghindari kekeliruan pemberian nomor kode klasifikasi
pada masing-masing buku pengendali berdasarkan unit pengolah.
- Memberikan cap kendali di bawah surat atau dimana tempat yang kosong, agar
dengan mudah diberika nomor kode klasifikasi dan kode nomor urut pada
masing-masing buku kendali yang telah diolah oleh pengarah.
- Pengarah memberikan surat yang akan di kendali ke petugas pengendali untuk
di berikan nomor kendali agar cepat diproses.
- Menyampaikan surat yang sudah di catat di kartu kendali untuk diberikan kepada
petugas pengantar surat ke masing-masing unit pengolah atau biro pada Setda
Provinsi NTB.

Pencatat Surat
- Memisahkan surat-surat yang diterima dari p[engarah sesuai unit pengolahnya
untuk menghindari kekeliruan dalam pencatatan dan memudahkan penyaluran
ke unit pengolah atau biro-biro pada Sekretarian Daerah Provinsi NTB.
- Mencatat asal surat, tanggal, tanggal, tahun, nomor dan priahal surat kedalam
lembar penerus masing-msing unit pengolah atau biro-biro untuk memudahkan
penyampaiannya.
- Mencatat surat yang sudah di beri nomor kode klasifikasi surat dan nomor urut
kendali masuk dalam rangkap ( 3 ) tiga Warna Putih, Kuning, dan Biru.
- Menyampaikan surat yang sudah di catat baik pada kartu kendali maupun pada
lembar penerus rutin ke unit pengolahnya masing-masing untuk memudahkan
pertanggungjawaban penyampaian surat apabila di cari.

Petugas Pendistribusian / Pengantar Surat ( Caraka )
- surat yang di kendali di catat di kartu kendali
- Surat biasa di catat di lembar penerus rutin

Pendistrubusuan ke Biro-biro
- Menyampaikan surat masuk yang sudah dicatat di buku penerus rutin dan di
kartu kendali tersebut ke masing-masing biro untuk di proses lebih lanjut sesuai
tupoksi,
- Menyimpan kartu kendali lembar pertama berdasarkan unit pengolah dan lembar
kedua disimpan berdasarkan asal surat di folder setiap bulan agar memudahkan
penelusuran dan penemuan kembali surat/naskah dinas apabila sewaktu-waktu
di butuhkan

Penyimpanan
Lembar Untuk menaikan surat, Kart Kendali, Penerus ritin



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 101
C. Prosedur Pengekspedisian

Pendistribusian Surat Undangan
- Menerima undangan dari sub bagian Protokol Bagian Humas sebanyak 1 lembar
- Membuat konsep undangan dari kepala biro dan sekda.
- Menbuat konsep undangan HUT Kemerdekaan RI dan HUT NTB
- Mencetak undangan sesuai kebutuhan pada masing-masing kegiatan
- Memberikan nomor pada undangan yang akan didistribusikan khususnya
undangan HUT RI dan HUT NTB
- Menggandakan undangan sesuai dengan jumlah yang diundang
- Membubuhkan stempel sesuai dengan pejabat yang mnandatangani undangan
tersebut ( Gubernur / Sekda )
- Mengetik amplop sesuai dengan tujuan undangan
- Membubuhkan stempel pada amplop baik stempel Gubernur, Sekda, undangan
maupun stempel segera
- Pendistribusian Undangan sesuai dengan alamat undangan
- Merekap daftar undangan yang telah di distribusikan dan melaporkannya ke
Atasan

D. Prosedur Kegiatan Akuisisi

Kegiatan Akuisisi atas dasar permintaan Biro-biro untuk di Akuisisi Arsip aktid dan
inaktifnya berdasarkan Nota Dinas Kepala Biro yang arsipnya akan di akusisi
Dengan adanya Nota dinas tersebut petugas Arsip akan mensurvey dan mendata
kebutuhan arsip yang akan diakuisisi pada Biro yang bersangkutan :

Contoh :

Perkiraan RAB Penataan Arsip In Aktif yang pernah di lakukan pada Bagian
Tata Usaha Keuangan Biro Umum pada tahun 2007:

Untuk menentukan jumlah Arsip In aktif yang ada di Ruang TU Keuangan Setda
Prov. NTB melalui Survey arsip dan penghitungan dengan Rumus Volume Arsip : 12
Meter Lari =1 m3 , 1 Meter Lari =100 Cm
Adapun setelah disurvei dan dihitung, maka Arsip In aktif yang ada di TU Keuangan:
60 Meter Lari =5 m3 Untuk penataan, arsip TU Keuangan perlu dipenghitungkan
tebal berkas arsip karena arsip TU Keuangan berupa SPJ dan SPMU dan laporan
maka berkas arsipnya diratakan tebal berkas arsip 10 cm.
J umlah Arsip yang akan ditata setelah melalui penghitungan : 60 X 100 =600
Berkas Arsip Inaktif.
Rencana Anggaran Kebutuhan dan Biaya :




Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 102
Untuk biaya bahan
1. Kebutuhan Kartu Fisis adalah 600 x Rp. 7.500 =Rp. 180.000
25
2. Kertas Pembungkus adalah 600 x Rp. 1.000 =Rp. 200.000
3
3. Kebutuhan Tali Rafia adalah 600 x Rp. 5.000 =Rp. 30.000
100
4. Lem =Rp. 10.000
5. Book 600 x Rp. 15.000 =Rp. 4.500.000
2
6. Pengetikan Daftar Petelaan Arsip 3 x Rp. 25.000 =Rp. 75.000
4.995.000
Untuk Biaya Lembur
7. Biaya Lembur
Dengan Volume Arsip TU Keuangan sebanyak 60 Meter Lari =5 M3
Kemampuan 1 org bekerja 1 hr =1 Meter Lari, Lembur 1 bln =15 hari
Kalau 10 Orang bisa menyelesaikan 10 Meter Lari dlm1 hari
Kalau dalam1 bulan bisa menyelesaikan 150 Meter lari
Pekerja Lenbur 10 org x 15 Hr x Rp. 15.000 2.250.000
Jadi Pekerjaan baru selesai, 600 =4 Bulan 2.250.000 9.000.000
150 J ml Lembur 9.000.000
J umlah Bahan +J umlah Lembur 13.995.000
Untuk Penyimpanan Arsip
8. Rak Arsip 600 24 x Rp 7.500.000 180.000.000
25
J umlah Keseluruhan 193.995.000




Persiapan :
Arsip Inaktif dapat dibagi dua kata gori :
1. Arsip Teratur, yaitu arsip yang semasa aktifnya ditata berdasarkan sistem
tertentu dan sampai masa inaktifnya masih dipertahankan sistem penataannya.
2. Arsip Kacau, yaitu arsip yang masa aktifnya tidak ditata berdasarkan sistem
tertentu maka pada masa inaktifnya sudah tidak teratur dan menjadi kacau yang
sulit ditata kembali.
3. Pada arsip teratur maupun arsip tidak teratur atau kacau tidak tertutup
kemungkinan tercampur dengan bahan - bahan Non Arsip seperti : sampul, map,
blangko, kertas-kertas kosong dan lain-lain.
4. Arsip inaktif ini tidak dapat dimusnahkan begitu saja maka perlu langkah-langkah
untuk menanganinya sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun
1979 tentang Penyusutan Arsip, yakni cara penanganan arsip sebelum suatu
instansi memiliki J RA ( J adwal Retensi Arsip ) Instansi.

1. Langkah Persiapan.
Sebelum arsip inaktif ditangani terlebih dahulu perlu diambil langkah-langkah
persiapan.
Secara global langkah ini dibedakan menjadi dua yaitu :
1. Mempersiapkan perangkat lunak yaitu :
a. Kegiatan survei arsip yakni suatu langkah penjajakan untuk memperoleh
data menyeluruh dari suatu arsip inaktif yang akan ditangani / ditata.
Adapun data-data yang diperlukan adalah :
- Unit kearsipan / Instansi pemilik arsip
- Lokasi penyimpanan arsip
- Volume / Kwantitas fisik arsip.



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 103
- Asal usul arsip ( pencipta arsip )
- Kondisi fisik arsip
- J enis fisik arsip
- Kurun waktu arsip ( lamanya arsip )
- J alan masuknya arsip ( unit pengolah )
- Sitem penataan arsip.
b. Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip.
Setelah data-data terkumpul kemudian dibuat atau dituangkan kedalam
daftar ikhtisar arsip dari daftar ini dapat dibuat suatu perencanaan
penanganan arsip inaktif baik menyangkut prioritas penanganan, waktu,
tenaga, peralatan maupun biaya yang diperlukan.
c. Pembuatan Kode Klasifikasi Arsip.
Bagi instansi dinas atau badan swasta apa bila belum memiliki kode
klasifikasi arsip maka kita harus membuatkan kode klasifikasi tersendiri.
2. Mempersiapkan Perangkat Keras yaitu :
a. Mempersiapkan Kartu Fisis.
Kartu Fisis merupakan unsur penting dalam penanganan arsip inaktif,
Dikartu inilah ditulis masalah pokok yang ada dalam suatu berkas atau
arsip yang mau dibungkus.
Ukuran kartu fisis adalah 10 x 15 Cm.
Contoh :

Nomor Kode Masalah Masalah No. Sementara No. Difinitif

Isi Ringkas :



Ket :



b. Mempersiapkan kertas pembungkus
Kertas pembungkus yang digunakan sebaiknya kertas samson atau
kertas kising tetapi bisa juga menggunakan kertas kraf atau kertas
payung.
c. Mempersiapkan alat-alat lain seperti :
Tali Rapia, Gunting, Lem, Kapur Barus, Racun Serangga, Alat semprot
dan lain-lain.
d. Mempersiapkan Boks Arsip
Books Arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang harus berlubang
untuk sirkulasi udara.
Ukuran book biasanya Panjang 38 Cm, Lebar 20 Cm dan Tinggi 27 Cm.
e. Mempersiapkan Label Book
Label Book yang berisi keterangan : Pokok Masalah, Sub Masalah,
Nomor Book, Nomor Rak, Tahun Arsip.
f. Mempersiapkan Rak Arsip.
Rak arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah dimasukkan
kedalam book dan dalam waktu yang relatif lama, maka sebaiknya terbuat
dari bahan metal karena tahan api dan tidak mengandung asam, Rak
arsip sebaiknya memiliki 5 traf untuk menghemat ruangan.
g. Mempersiapkan Ruangan Penyimpanan Arsip / Gedung Depo Arsip.




Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 104
2. Langkah Penanganan.
Sebelum pelaksanaan penanganan arsip inaktif ada beberapa hal yang perlu
diketahui :
a. Azas Asal Usul, pengertian azas ini ialah bahwa suatu arsip tidak bisa
dilepaskan dari sumber asalnya yaitu si pencipta arsip.
b. Azas Aturan Asli, dalam penanganan arsip inaktif sedapat mungkin aturan
atau sitem yang digunakan oleh arsip tersebut sewaktu masih aktif tetap
dipertahankan.
c. Menurut masalah, pengertian masalah adalah pokok masalah yang terdapat
didalam arsip tersebut.
d. Dalam penanganan arsip in aktif bukan berarti mendaftarkan arsip per
lembar, dalam hal ini yang dilakukan adalah mendaftar setiap berkas arsip,
tetapi tidak tertutup kemungkinan adanya arsip-arsip yang berupa lembaran
lepas.
e. Apabila demikian yang terjadi maka memungkinkan untuk diberkaskan
terlebih dahulu, kecuali untuk arsip-arsip yang memiliki nilai guna tinggi
walaupun hanya berupa satu lembar kertas dapat didaftarkan sebagai satu
berkas arsip.

3. Tahapan Penanganan Arsip Inaktif.
Tahapan penanganan arsip in aktif meliputi :
a. Pemilahan arsip
Pemilahan adalah kegiatan memilah-milah yang arsip dengan non arsip.
Dalam kegiatan ini seorang petugas arsip dituntut kejelian dan kecermatan
yang memadai sehingga kesalahan pemilahan dapat dihindarkan.
b. Mengidentifikasi arsip.
Mengidentifikasi arsip adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk penanganan
arsip in aktif yang dalam keadaan tidak teratur.
Tujuan dari pelaksanaan identifikasi arsip adalah untuk mengetahui atau
untuk menentukan bentuk berkas dari arsip yang akan ditangani sebagai
dasar pengelompokan.
c. Pengelompokan arsip.
Pengelompokan arsip adalah kegiatan pengelompokan arsip yang sudah
dipilah menurut bentuk berkas yang telah ditentukan.
Dalam hal ini apabila arsip lembaran lepas maka tugas dari petugas arsip
untuk memberkaskan dalam bentuk Seri, Rubrik atau Dosir.
Pengertian dari Seri, Rubrik dan Dosir adalah :
- Seri adalah Berkas Arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis.
- Rubrik adalah Berkas Arsip yang disusun berdasarkan kesamaan
masalah.
- Dosir adalah Berkas Arsip yang disusun berdasarkan kesamaan urusan
atau kegiatan.
d. Pemerian Kartu Fisis.
Pemerian adalah penulisan kartu fisis / pencatatan di kartu fisis berdasarkan
ciri-ciri, pokok masalah, kode masalah, isi ringkas, asal arsip, tahun arsip dan
kegiatan lain-lain
Secara rinci unsur yang dicatat dikartu fisis yaitu :
- Nomor Kode Masalah
- Pokok Masalah
- Isi berkas secara singkat
- Unit pencipa arsip
- Tahun arsip / kurun waktu
- Tingkat perkembangan arsip



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 105
- Identitas pelaksana ( Nomor Sementara )
- J umlah ( Nomor Difinitif )
- Catatan khusus
e. Membuat Skema
Membuat skema adalah semacam kegiatan membuat pola klasifikasi yang
akan digunakan sebagai dasar penyusunan kartu maupun berkas arsip
berdasarkan pokok masalah yang terkandung didalam berkas arsip tersebut.
f. Pertukaran kartu fisis
Pertukaran kartu fisis berkaitan dengan adanya skema kartu-kartu termasuk
berkas arsip disusun berdasarkan pokok masalah secara kronologis bulan
dan tahun berdasarkan tahun dan bulan tertua sampai tahun dan bulan
termuda.
g. Penomeran Difinitif
Penomeran difinitif disusun menurut skema dan pertukaran kartu fisis,
selanjutnya ditentukan Nomor Difinitif pada kartu fisis serta pada berkasnya
menggantikan Nomor Sementara untuk menentukan berapa bungkus yang
sudah didapat.
h. Memasukkan Books.
Memasukkan arsip yang dibungkus kedalam books arsip berdasarkan nomor
difinitif berurutan dan dihitung berapa bungkus yang bisa masuk dalam satu
books.
i. Pelabelan Books / Penomeran Books
Pelabelan Books beririkan Penomeran books untuk mengetahui berapa
books yang sudah didapat dan berdasarkan asal arsip, pokok masalah dan
tahun arsip.
j. Penyusunan Daftar Pertelaan.
Daftar pertelaan arsip adalah suatu daftar yang memuat data-data arsip yang
diambil dari kartu fisis, sebagai alat untuk mencari dan melacak arsip yang
sudah disimpan dengan kode masalah, nomor bungkus, nomor books, nomor
rak, nomor ruangan dan depo gedung penyimpanan.
k. Membuat Denah Tempat Penyimpanan.
Membuat denah depo gedung, ruangan, rak dan bok pada satu papan data
yang digantung pada Ruangan Bidang Pengelolaan yang melayani pengguna
jasa arsip.
l. Penyusutan arsip.
Penyusutan arsip dilakukan berkala setiap tahun sekali atau menurut
petunjuk Badan Arsip Propinsi dan berdasarkan J RA (J adwal Retensi Arsip)
suatu Instansi atau J RA (J adwal Retensi Arsip) Pemerintah Propinsi dalam
hal ini Badan Arsip Propinsi atau Kantor Arsip Daerah sebagai Unit Kearsipan
Propinsi.
m. Pemusnahan
Pemusnahan dilakukan oleh Tim pemusnahan dengan Berita Acara dan
diketahui / dihadiri oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan arsip yang
mau dimusnahkan tersebut.
n. Penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional atau disimpan saja pada
Depo Penyimpanan Arsip yang ada pada Badan Arsip Propinsi sebagai Unit
Kearsipan Tingkat Propinsi.

4. Penutup.
Penanganan arsip inaktif pada saat sekarang ini kiranya merupakan hal yang
sangat mendesak disemua dinas instansi pemerintah maupun badan-badan
swasta karena :



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 106
a. Penyelamatan Arsip dengan adanya propgram akuisisi arsip ode baru dan
repormasi pembangunan oleh pemerintah pusat untuk mengamankan arsip-
arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah
disemua badan dinas instansi pemerintah maupun suasta.
b. Keterlambatan penanganan arsip inaktif akan menyebabkan menumpuknya
arsip disemua unit kerja badan dinas instansi pemerintah maupun badan-
badan swasta.
c. Penyerahan Arsip Inaktif dari Unit Kerja Badan Dinas Instansi Pemerintah
maupun badan-badan swasta ke Unit Kerarsipan Propinsi ( Badan Arsip
Propinsi ) tidak lagi dalam bentuk di karungan ( Arsip dalam karung )
melainkan arsip dalam books, arsip yang sudah teratur dengan disertai Daftar
Pertelaan Arsip dan Berita Acara Penyerahan.

5. Fungsional Arsiparis Biro Umum

- Membimbing rekan-rekan bekerja menata Arsip aktif dan in aktif untuk
kelancaran tugas sehari-hari
- Mempelajari buku pedoman teknis tata kearsipan sebagai pedoman dalam
melaksanakan tugas bidang pengawasan surat-surat untuk melaksanakan
tugas dengan baik
- Melakukan koordinasi dengan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi NTB
yang berkaitan dengan tugas sehari-hari

Menyerahkan Arsip in aktif ke Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi NTB