LAPORAN KEGIATAN BIMTEK PEMUTAKHIRAN DATA MANDIRI

ASN MELALUI SIMPEG 5.0 DAN MYSAPK PADA DITJEN PHU

Tanggal 11 sd 13 Agustus 2021

A. Jadwal Pelaksanaan
Hari Tanggal : Rabu, 11 sd 13 Agustus 2021
Meeting : 7309655407
Pasword : 123456PHU4
B. Pembukaan
1. Sambutan Panitia : Ibu Wati (Kepegawaian Ditjen PHU)
2. Jumlah Peserta : 28 orang terdiri Pejabat Administrasi dan Kasubbag TU
Ditjen PHU serta seluruh perwakilan UPT Asrama Haji

C. Pelaksanaan Bimtek
1. Pemaparan Narasumber I : Yogi Pribadi (Biro Kepegawaian, Setjen)
Tema “Kebijakan Pelaksanaan Pemutakhiran Data Pada SIMPEG 5.0”
Dasar Hukum:
a. Keputusan Menteri Agama Nomor 344 Tahun 2016 Tentang Pengelolaan Data dan
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Kementerian Agama
b. Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor 15 Tahun 2021
Tentang Pemutakhiran Data PNS Secara Mandiri pada SIMPEG 5.0 Kementerian
Agama

Pengembangan SIMPEG 5:

SIMPEG 5 mulai dikembangkan pada tahun 2019 sebagai pengembangan dari SIMPEG
4 yang telah eksis sejak tahun 2011. Perubahan paradigma pemutakhiran data
kepegawaian dari yang sebelumnya dilakukan oleh operator SIMPEG pada satuan
kerja, menjadi dilakukan oleh PNS yang bersangkutan secara langsung merupakan
keniscayaan yang tidak dapat dihindari, karena pada dasarnya yang paling tahu secara
detail data kepegawaian seorang PNS adalah PNS itu sendiri, oleh karena itu pada
SIMPEG 5 PNS yang bersangkutan dapat melakukan pemutakhiran data
kepegawaiannya secara mandiri. Untuk menjamin keabsahan data kepegawaian yang
dimutakhirkan tersebut maka harus lolos dari tahapan verifikasi dan validasi oleh
pengelola kepegawaian pada satuan kerja bersangkutan.

Hanya mengingat satu PASWORD di seluruh aplikasi kepegawaian Kemenag. Arsip

digital kepegawaian disini sangat dibutuhkan yang sudah di upload di simpeg 5
sehingga harus melindungi data dokumennya dengan cara menggantikan password
pribadi yang di ingat.

Ada:
1. Aplikasi Presensi
2. APlikasi Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
3.

Tranformasi Pelayanan Biro Kepegawaian:

• Masa Lalu = Layanan Manual Berbasis Dokumen Fisik

• Masa Depan = Layanan Online Berbasis Dokumen Digital

SIMPEG 5 Sebagai Pintu gerbang Layanan Online

• Seluruh PNS Memiliki Kunci Akses

• (Single Sign On)

• Pemutakhiran Data Mandiri

• Perubahan Tugas Admin Satuan Kerja Dari Meng-Update Menjadi Mem-Verifikasi

Pengembangan SIMPEG Sebagai Layanan Administrasi Kepegawaian 5 Tahun Terakhir
 •Kenaikan Gaji Berkala (2016)
•Sistem Presensi (2016) – Online (2020)
•Database Asesmen (2017)
•Izin dan Tugas Belajar (2017) - Belum Berjalan
•Usul Kenaikan Pangkat (2017)
•Naskah Kepegawaian Digital (2018)
•Pengangkatan Dalam Jabatan Pelaksana (2018)
•SIEKA (2018)
•Layanan Integrasi Data Kepegawaian Dengan API Web Service
•Pengelolaan Satlalancana (2019)
•SIMPEG Mobile dan Versi 5 (2020)
•Penerbitan SKP PNS 100% (2020)
•E-DUPAK (2020)
•SIMHUKDIS (2020)
•Pengelolaan Ujian Dinas dan UPKP (2020)

PROSEDUR STANDAR OPERASIONAL

• Seluruh PNS Kementerian Agama memiliki Hak Akses

• Pemutakhiran Data Secara Mandiri

• Tugas Admin Satker Sebagai Verifikator

• Minim Kesalahan Karna Diverifikasi/Monitoring oleh Dua Pihak. Pegawai dan

Verifikator.

• Terintegrasi Dengan Sistem Lainnya

Unggah Komponen Dokumen

No Dokumen
Ijazah Diklat Jabatan Pengala Organisasi Karya Tulis SKP
dan PAK man Ilmiah
Terakhir (KTI)
1. Sertifikat Sertifikat SK Mutasi Sertifikat Jika Tercatat Jika Buku, Input Nilai Capaian
Ijazah Ijazah Terakhir Kepeserta Sebagai Inputkan SKP dan Perilaku
an Pengurus, ISBN Kerja Tahunan
Kegiatan Yang di
Unggah SK
Kepengurusan
 dan Kartu
Anggota
2. Transkip Resume/ Resume/ Jika Sebagai Jika Jurnal Unggah Dokumen
Nilai Laporan Laporan Anggota Biasa, Nasional/Inte SKP dan Perilaku
Kegiatan Kegiatan Yang di rnasional, Kerja Tahunan
dalam Format PDF
Uanggah Kartu Inputkan
Anggotanya Nomor
Saja ISSN/DOI
3. Sertifikat Surat Surat Jika Jurnal Jika Jurnal Ditulis
Ijazah Tugas Tugas Ditulis Secara Secara Kolaborasi
Kolaborasi Dengan Penulis
Lain, KTI di Unggah
Dengan
Secara Keseluruhan
Penulis Lain,
KTI di
Unggah
Secara
Keseluruhan
4. Surat File Asli KTI File Asli KTI Dalam
Ijin/Tugas Dalam Bentuk Word
Belajar Bentuk Word Dikonversi Menjadi
Pdf, Kemudian
Dikonversi
Digabung Dengan
Menjadi Pdf, Lembar
Kemudian Pengesahan
Digabung
Dengan
Lembar
Pengesahan
5. SK
Pengakuan
Peningkatan
Pendidikan
dari BKN

Pertanyaan: Bapak Abdillah (Kasubbag TU Dityan Luar Negeri)

1. Bagaimana integrasi data MySAPK?

2. Kenapa SKP belum ada standar?
3. Pengembangan Database Asesment Pegawai?
4. Bagaimana mekanisme sertifkat/tanda tangan digital?

Jawab:
Kebijkan BKN adalah semua PNS harus mengaktiviasi akun MySAPK. BKN belum
memberikan ruang kepada seluruh Instansi Pemerintah dengan otomatis data dokumen
kepegawaian. Berdasarkan SE Sekjen dan terbit SK Kepala BKN yang berkonteks sama
yaitu Pemutakhiran Data Mandiri sehingga masing-masing harus memutakhirkan data
pegawainya.
Permenpan 08 Tahun 2021 tentang Penilaian Kinerja PNS yang formatnya berubah
sehingga sosialisasinya pun tidak maksimal yang turunannya dari PP 30 Tahun 2019.
Karena Tahun 2021 adalah masa transisi sehingga masih memakai format SKP PP 30
Tahun 2019 (format lama). Tetapi tahun 2022 harus sudah memakai format Permenpan
08 Tahun 2021. Sampai hari ini kami masih dalam tahap pembahasan penilaian kinerja
ASN Kemenag pada Rapat Pembahasan KMA tersebut karena masih menampung dari
setiap unit kerja dan setiap beban kerja satuan kerja berbeda-beda.

Terkait keterbukaan informasi Asesment Pegawai kami serahkan kepada masig-masing

kebijakan pimpinan Dirjen PHU.

Di UPT Asrama Haji atau Ditjen PHU untuk membuat digital sertfikat/ tanda tangan digital
bisa menghubungi Biro HDI. Dirjen atau direktur harus mempunyai tanda tangan digital
sehingga memudahkan pelayanan persuratan. Tim siskohat bisa berkoordinasi lebih
nantinya.

Admin versi 5.0 bisa membuka data-data kepegawaiannya untuk dilihat dan diunggah
sehingga bisa lancar pelayanan kepegawaian karena kedepan tidak digunakan lagi
dokumen fisik.

Pertanyaan:
1. Berkaitan dengan sarana dan prasarana pada sistem simpeg 5, kapasitasnya
seberapa besar khawatirnya ada keterlambatan data.
2. Semua tata naskah yang digital sekarang, berharap kedepan semua data sudah
digital semua sehingga memudahkan kita memangkas waktu kinerja kita juga.
3. Kita ada grup OKH yang bersepakat adalah MySAPK adalah tanggung jawab
pribadi bukan our SAPK.
Jawab:

1. Ada server yang global anti macet sehingga mudah di akses banyak orang.
Teknologi yang baru tahun ini simpeg versi 5. Aplikasi sistem manajemen kinerja
pun untuk SKP harus seperti sistem ini. Di aplikasi presensi masih menggunakan
server fisik sehingga banyak kendala/macet misalnya 3 bulan sekali tetapi itu
dalam tahap wajar.
Tema II “Kebijakan Pelaksanaan Pemutakhiran Data Mandiri (PDM) MySAPK ASN
Kementerian Agama” (https://mysapk.bkn.go.id)

Dasar Hukum:
1. Kepka BKN No 87 Tahun 2021 Tentang Pemutakhrian Data Mandiri ASN dan
Pejabat Pimpinan Tinggi Non ASN Secara Elektronik
2. SE Sekjen Kemenag Nomor 19 Tahun 2021 Tentang Pemutakhrian Data Mandiri
MySAPK ASN Kemenag

Latar Belakang PDM

1. Data Tidak Akurat

2. Data Tidak Terintegrasi

Tujuan

1. Mewujudkan data yang akurat, terpadu, berkualitas sehingga dapat menciptakan

interoperabilitas data ASN;
Interoperabilitas adalah salin berbagi data dengan data lainnya yaitu data-data
yang dibutuhkan pegawai missal nanti mau pensiun misalnya mencairkan
Bapertarum.
2. Meningkatkan kualitas dan integritas data dalam rangka mendukung terwudjnya
satu data ASN Dan kebijakan pemerintah di bidag manajemen ASN.

Proses Pemutakhiran Data

1. Aktiviasi Akun My SAPK

2. Pemutakhiran Data Mandiri (PDM)
3. Verifikasi Data
4. Aproval Data
Data Pendukung Pemutakhiran Data Mandiri (PDM)

1. Data Personal
a. NIK
b. No KK
c. No Akta Kelahiran
d. NPWP
e. BPJS
Karis/Karsu
f. Taspen
g. Tapera
2. Data Jabatan
a. SK Jabatan (Jabatan Terakhir saja yang di input)
3. Data Diklat
a. Ijazah /Sertifikat
4. Data SKP
a. Dokumen Realisasi SKP dan Perilaku Kerja
5. Data Riwayat Penghargaan
a. Sertifikat Penghargaan
6. Data Riwayat Pangkat dan Golongan
a. SK Kenaikan Pangkat
7. Riwayat Keluarga
a. Surat Nikah
 b. Akta Nikah
8. Riwayat Peninjauan Masa Kerja (PMK)
a. SK PMK
9. Data Riwayat Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN)
a. SK Penetapan CLTN
b. SK Pegangktifan
10. Riwayat CPNS/PNS
a. SK CPNS
b. SK PNS
11. Riwayat Organisasi
a. Nama Organisasi

Sanksinya Yang tidak melaksanakan PDM:

Pelayanan Manajemen Kepegawaian Yang Bersangkutan Tidak Akan Diproses

2. Pemaparan Narasumber II : : Sundari Ika Erna (Prakom, Setjen)

Tema “Practicing Pemutakhiran Data MySAPK”

Langkah-langkah mengisi PDM:

1. Scan dokumen dan di buat file folder sendiri
2. Updating MySapk melalui broser di web
3. Login dan Pasword sesuai dengan akunnya
4. Pilih Unit Verifikasinya sesuai dengan Unit/Satuan Kerja
5. Pada penginputan harus hati-hati karena setiap input dokumen-dokumenya dan
sudah berwarna hijau (tanda selesai input) tidak bisa lagi diulang lagi
6. Updating 12 Data Riwayat
a. Profil Pegawai
Sebaiknya background poto dengan standarnya saja yaitu berlatar belak ang
warna merah. Dan keterangan 500 kb
Tanggal NPWP itu ada yang tidak ada dan tidak dan sebaiknya koordinasi
untuk layanan informasi NPWP. Untuk
Nomor Tapera bisa koordinasil layanan informasi Tapera.
Nama dan Tanggal lahir harus sesuai dan dicek ulang.
Data profile bisa diubah kapanpun
b. Data Riwayat Pangkat/Golongan
Data Riwayat Pendidikan
Ijazah dan Tanskip di upload, jika potokopi harus dilegalisir SKnya.
c. Data Riwayat Jabatan
Kita lihat Jabatan terakhir apakah sudah sesuai atau tidak.
 Isi nama satker, unor, nama jabatan, eselon…,TMT jabatan, TMT Pelantikan,
Nomor SK.
Kemudian di upload setiap SK Jabatan. Verifikator masing-masing UPT Asrama
Haji harus mengisi di gform harus di follow up
d. Data Riwayat Peninjauan Masa Kerja (PMK)
Kalau tidak ada PMK bisa di klik selesai
e. Data Riwayat CPNS/PNS
f. Data Riwayat Diklat/Kursus
g. Data Riwayat Keluarga
Data ortu, pasangan dan data anak semua input.
h. Data Riwayat SKP
SKP terakhir yang dinput tahun 2020
i. Data Penghargaan
Data Satyalencana
j. Data Riwayat Organisasi
Data Organisasi yang masih aktif dan jika sudah tidak aktif tidak usah
k. Data Riwayat CLTN
Semua dokumen yang diunggah adalah dokumen asli dan jika poto kopi harus
dilegalisir.
Tutorial informasi Nomor Tapera ada bisa di akses di www.sitara.tapera.go.id.

3. Pemaparan Narasumber III : Ramdan Kurniawan (Biro Kepegawaian,

Setjen)
Tema “Practicing Pemutakhiran Data Simpeg 5.0”

1. Riwayat Umum Pegawai

a. Nama lengkap
b. Tanggal lahir
c. NIP
d. Gol Jabatan
e. Satuan Kerja
2. Pendidikan
a. Tingkat Pendidikan
b. Nama Seklah
c. Jurusan
d. Akta
e. No ijazah
f. Tahun lulus
g. Tempat
 h. Penandatanganan
i. File Pendidikan (Browse)
Semua discan dokumen aslinya dan maksimal 2kb
3. Diklat
a. Nama DIklat
b. Keterangan
c. Periode Diklat
d. Tahun
e. Penyelenggara
f. Tempat
g. Unggah Dokumen Diklat
4. Pekerjaaan
5. Pangkat
a. Jenis
b. Pangkat
c. Masa Kerja
d. Gaji Pokok
e. TMT dan Tanggal SK
f. Masa Kerja
g. Dokumen SK (CPNS, PNS, KP)
Dokumen lama upload simpeg 4, dokumen baru upload simpeg 5
6. Riwayat Jabatan
a. TMT
b. Tanggal Jabatan
c. Dokumen Jabatan
7. Riwayat Penghargaan
a. Nama Tanda jasa
8. Riwayat SKP
a. Tahun
b. Nilai
c. Kriteria
d. Dokumen SKP
e. Aksi (Ubah/Hapus)

D. Penutup
Database di SAPK tidak aktif karena sudah pensiun atau karena hukuman disiplin atau
karena tidak mengikuti PUPNS. Kalau ada hal ini harus koordinasi dengan ropeg. Data
akan kembali aktif SAPK untuk sinkronisasi data setiap 3x 24 jam (3 hari sekali). Hampir
99% itu yang tidak mengumpulkan PUPNS hamper tidak terdata.

Masalah email itu tidak harus dari email kemenag karena kami ingin melakukan proses
cepat untuk melakukan rekon email 177.000 PNS kemenag yang tercatat emailnya dan
kami tidak memastikan apakah alamat emailnya atau tidak. Kami pun Sudha
berkoordinasi dengan Biro HDI melakukan aktivasi akun MySAPK. Inisiatif aktivasi akun
dengan email kemenag adalah inisatif kami untuk mempercepat proses rekon data pns
untuk mempermudah PDM.
Kalau menetapkan SK CLTN harus ada penetapan pertek dari BKN sehingga bisa
diaktifkan di MySAPK.
Permasalahan MySAPK banyak terjadi dan harus memberikan solusinya. Sistem ini adalah
yang dibuat BKN sehingga kami hanya bisa berkoordinasi dengan BKN dan ada
kewenangan BKN yang tidak bisa melakukannya. Semoga materi yang sudah
disampaikan bisa bermanfaat. Untuk permasalahan verifikasi belum pasti karena masih
ada penyempurnaan dari BKN sehingga kami belum mengeluarkan tutorial/tata cara
penggunaannya. Oleh karena itu kita sekarang hanya fokus Pengisian Data Mandiri
(PDM).
Yang bisa memperbaiki data MySAPK adalah verifikatornya. Untuk PNS Kanwil dan
Kankamenag dan UPT Asrama Haji juga sampai salah memilih untuk verifikator masing-
masing. Data riwayat terakhir yang akan diunggah mulai SKP, SK Jabatan, SK Kenaikan
Pangkat/Golongan, dll.

By RF