PENYUSUTAN ARSIP

22 Agustus 2022
 Profil Pengajar

Nama :Sigit Herbowo Sektiaji

Jabatan : Widyaiswara Muda
Instagram : @sigitherbowosektiaji6
Kesepakatan Pembelajaran
Peserta paham
mengenai proses
dan prosedur
penyusutan arsip
Pemindahan Arsip;
Pemusnahan Arsip;
Penyerahan Arsip
Mengapa Materi Ini
Perlu Diketahui?

1. Sarana penyimpanan arsip

terbatas,
2. Penumpukan arsip di ruang
kerja/kantor,
3. Penyusutan arsip tidak sesuai
prosedur,
Are You Ready?
Bagaimana Penataan Kearsipan di
Kantor Anda?
Bagaimana Penataan Kearsipan di
Kantor Anda?
Atau Seperti Ini?
Bagaimana
Seharusnya?
ARSIP AKTIF
ARSIP INAKTIF
ARSIP STATIS
Hasil Penataan Arsip Aktif
Hasil Penataan Arsip Inaktif
Hasil Penataan Arsip Statis
PENYUSUTAN ARSIP
 PENGERTIAN
Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP
Mari Kita Praktek!
 JADWAL RETENSI ARSIP

JANGKA SIMPAN
NO JENIS/SERIES ARSIP (RETEnSI) KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5

I. UMUM
1. Surat Undangan 1 tahun - Musnah
II. PERLENGKAPAN
2. Berkas pengadaan ATK 1 tahun 1 tahun Musnah
3. Sertifikat gedung Selama masih berlaku - Permanen
III. KEPEGAWAIAN
4. Surat lamaran yang ditolak 1 tahun 2 tahun Musnah
5. Kenaikan Gaji Berkala 2 Tahun 2 Tahun Musnah
6. Cuti Tahunan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
7. Berkas mantan Kepala 1 tahun setelah SK terbit 4 tahun Permanen
IV. HUMAS

8. Perjanjian Kerjasama 1 tahun 4 tahun Permanen

Berikut Adalah Tumpukan Arsip Yang Ada Di Unit Kerja

1. Tentukan Masa Umur Arsipnya (Aktif dan Inaktif)

2. Mana Saja Arsip Yang Akan Dipindahkan di Tahun
2022?
a. Berkas Pengadaan ATK Tahun 2019
b. Berkas Kenaikan Gaji Berkala Tahun 2019
c. Berkas Cuti tahunan Tahun 2018
d. Kumpulan Surat Undangan Rapat Tahun 2019
e. Surat Undangan Khitanan Anaknya Pak Joko Tahun 2019
f. Kumpulan MoU yang berakhir Tahun 2018
g. Berkas Kenaikan Gaji Berkala Tahun 2018
h. Kumpulan Surat Lamaran Yang Ditolak Tahun 2019
i. Berkas Profile Mantan Kepala X yang hak-haknya habis Tahun
2018
j. Berkas Kenaikan Gaji Berkala Tahun 2020
k. Berkas Pengadaan ATK Tahun 2020
l. Kumpulan Cuti Tahunan Tahun 2019
Berikut Adalah Tumpukan Arsip Yang Ada Di Unit Kerja

1. Tentukan Masa Umur Arsipnya (Aktif dan Inaktif)

2. Mana Saja Arsip Yang Akan Dipindahkan di Tahun 2022?

a. Berkas Pengadaan ATK Tahun 2019 (musnah)

b. Berkas Kenaikan Gaji Berkala Tahun 2019 (inaktif)
c. Berkas Cuti tahunan Tahun 2018 (musnah)
d. Kumpulan Surat Undangan Rapat Tahun 2019 (Musnah)
e. Surat Undangan Khitanan Anaknya Pak Joko Tahun 2019 (NA)
f. Kumpulan MoU yang berakhir Tahun 2018 (inaktif)
g. Berkas Kenaikan Gaji Berkala Tahun 2018 (Musnah)
h. Kumpulan Surat Lamaran Yang Ditolak Tahun 2019 (inaktif)
i. Berkas Profile Mantan Kepala X yang hak-haknya habis Tahun 2018
(inaktif)
j. Berkas Kenaikan Gaji Berkala Tahun 2020 (aktif)
k. Berkas Pengadaan ATK Tahun 2020 (inaktif)
l. Kumpulan Cuti Tahunan Tahun 2019 (inaktif)
 ALUR PENGELOLAAN ARSIP

Arsip Arsip Arsip

Aktif Inaktif Statis

JRA JRA

UNIT UNIT LEMBAGA

PENGOLAH KEARSIPAN KEARSIPAN
 DASAR HUKUM
PENYUSUTAN ARSIP
1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan;
3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan
Arsip
4. Perka Anri No. 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman
Penyusutan
INDIKATOR MENILAI ARSIP
a. Nilaiguna arsip
b. Bobot informasi
c. Frekuensi penggunaan/kurun waktu
d. Peraturan perundangan terkait
e. Dampak hukum
Penilaian Arsip

NILAIGUNA : A L F R E I D
Administration
Legal
Financial NILAIGUNA
Research PRIMER

Evidential
Informational NILAIGUNA
Documentation SEKUNDER
Patokan Menentukan Retensi Arsip
(Perka ANRI No. 14 Tahun 2015)
PEMINDAHAN ARSIP
Pemindahan Arsip Adalah
Pengurangan arsip yang telah habis masa retensi
aktifnya, yakni dengan memindahkan fisik arsip
dan tanggungjawab pengelolaan arsip dari tempat
penyimpanan arsip aktif dari unit pengolah ke
tempat penyimpanan arsip inaktif di unit kearsipan.
 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Penanggungjawab Penanggungjawab
Arsip Aktif Arsip Inaktif
Pemindahan Arsip
Inaktif

Unit Unit
Pengolah Kearsipan

Dilengkapi dengan :
1.Berita acara pemindahan arsip inaktif
2.Daftar arsip inaktif
33
 penyeleksian
arsip inaktif

Pemindahan arsip Membuat daftar

inaktif dilaksanakan arsip inaktif yang
melalui kegiatan: akan dipindahkan

penataan arsip
inaktif yang akan
dipindahkan
 Prosedur Pemindahan Arsip
(yang dilakukan unit pengolah)
Penyortiran Arsip dengan JRA

Masukan Folder Arsip ke Dalam

Boks Arsip Inaktif

Buat Daftar Arsip Inaktif Sesuai

Dengan Arsip Yang Ditata

Buat Nota Dinas Kepada Unit

Kearsipan

Pindahkan Arsip Inaktif Dari Unit Pengolah

ke Unit Kearsipan dan Buat BAP
Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan

Unit kerja :
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan

 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
No. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktif
dari unit kerja ........…
1. Nama : …
NIP :…
Jabatan: …
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama :…
NIP :…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan
seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir

Malang, … ……2021
Pihak Kedua Pihak Pertama
ttd ttd
nama terang nama terang
NIP NIP
Mengetahui
Kepala Unit Pengolah
ttd
nama terang
NIP
 memasukkan
berkas yang
dipindahkan
dalam box arsip
yang telah
tersedia
HK 05.01
MoU
2018

1 KP 09.08
Tunj
Kinerja
2018
2 KP10.00
Cuti
Tahuna
n
3 2020
 menempelkan
label pada kotak
arsip dengan
memberikan
petunjuk tentang
BPK RI isi kotak secara
singkat

BAGIAN KEPEGAWAIAN

NO.BOX: 1
NO FOLDER ARSIP : 1 - 8

63
 Prosedur Pemindahan Arsip
(yang dilakukan unit kearsipan)
Memeriksa Kecocokan Daftar Arsip
Inaktif Dengan Fisik Arsip

Memberikan Nomor Urut Boks Arsip

Yang Diterima Sesuai Rak Yang Tersedia

Menyusun Boks Sesuai Pola

Penataan
Mendata Daftar Arsip Inaktif Beserta
Lokasi Penyimpanan Boks Pada Rak Ke
Sistem Informasi Kearsipan
 Prosedur PenataanArsip Inaktif
Cek Berita Acara Pemindahan

Cek DAI yang dipindahkan

1. Penerimaan Arsip
Inaktif dari Unit Uji Petik
pengolah
Pemberian nomor definitif folder

Prosedur Penataan Memasukan folder pada boks

2. Pengolahan
Arsip Inaktif di InformasiArsip Pelebelan pada boks
Record Center
Pengaturan Penempatan Boks
3. Penyimpanan Penomoran definitif boks
Arsip Inaktif
Penyusunan DAI
Penyusunan Daftar
Arsip Inaktif di
Record Center
(nomor definitif)
 PRINSIP PENATAAN ARSIP INAKTIF
Prinsip asal-usul Prinsip Aturan Pendeskripsian
Asli (original
(provenance) arsip
order)
• tidak • pengaturan dan • tidak lembar per
mencampuradukkan penataan arsip lembar tetapi
antara arsip yang harus sesuai berkas per berkas
berasal dari unit dengan sistem
pengolah satu penataan ketika
dengan lainnya arsip masih aktif
atau ketika arsip
masih dalam
proses pelaksanaan
administrasi
✓ Pemilik Arsip
Pemusnahan Arsip
 Pemusnahan Arsip, yaitu

Kegiatan memusnahkan arsip, secara fisik dan

informasi, yang sudah tidak bernilaiguna
sesuai dengan peraturan perundangan yang
berlaku.

49
Pasal 49 (c) (d)

Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan
prosedur yang benar.
• Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip
merupakan tanggung jawab pimpinan
pencipta arsip yang bersangkutan.
Pemusnahan arsip (Pasal 49 (a) (b)
dilakukan terhadap arsip yang:
1. tidak memiliki nilai guna baik nilai guna
primer maupun nilai guna sekunder;
2. telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang; dan
4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses
suatu perkara.
Pasal 52 :

Setiap lembaga negara dan lembaga yang

terkena kewajiban berdasarkan undang-
undang ini dilarang melaksanakan
pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
 Prosedur Pemusnahan Arsip
1. Kepala Satker
2. Kepala Unit Kearsipan
Bentuk Panitia 3. Pengelola Arsip

1. Dengan JRA
Sortir Arsip 2. Buat Daftar Arsip Usul Musnah

1. Pimpinan Pencipta Arsip

Minta 2. Pimpinan Lembaga Kearsipan
Persetujuan

1. Buat Daftar Arsip Yang Dimusnahkan

Pelaksanaan 2. Buat Berita Acara Pemusnahan
Pemusnahan 3. Rangkap 2
 Prosedur Pemusnahan Arsip
Pembentukan Panitia Penilai
Penyeleksian Arsip
Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah

Penilaian oleh Panitia Penilai

Permintaan Persetujuan Dari Pimpinan Pencipta Arsip

Penetapan Arsip Yang Akan Dimusnahkan

Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

 Arsip Yang Tercipta Dari Pemusnahan Arsip
1. Surat Keputusan Pembentukan Panitia
2. Notulen Rapat Panitia Pemusnah Arsip
3. Surat Pertimbangan Dari Panitia ke Menteri
4. Surat Persetujuan Dari Menteri
5. Surat Persetujuan Dari Kepala ANRI
6. Surat Keputusan Menteri Penetapan Pelaksanaan
Pemusnahan
7. Berita Acara Pemusnahan
8. Daftar Arsip Yang Dimusnahkan
Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah

Unit kerja :
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan

 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
No. …………………………..

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di
bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar
Arsip terlampir.

Dengan cara:

a. Pembakaran
b. Pencacahan
c. Peleburan secara kimia

Saksi-saksi: Pimpinan unit kerja

1. Jabatan ttd
ttd nama terang
nama terang NIP
NIP

2. Jabatan
ttd
nama terang
NIP
Gambar Pemusnahan Arsip
 PELEBURAN ARSIP

59
 BUBUR KERTAS

60
PROSES PEMUSNAHAN
 PEMUSNAHAN ARSIP

Unit
ANRI
Kearsipan Meminta persetujuan
pemusnahan arsip
secara tertulis

-Melakukan penilaian arsip

- Memberikan persetujuan pemusnahan arsip

Setelah mendapat persetujuan, selanjutnya dilakukan pemusnahan arsip

dengan dilengkapi berita acara pemusnahan arsip, dan daftar arsip yang
dimusnahkan.

62
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Penyerahan Arsip Statis, yaitu

Kegiatan penyerahan
arsip statis dari
Unit Kearsipan
kepada ANRI
 KRITERIA ARSIP
STATIS
• Memiliki nilaiguna kesejarahan

• Informasinya dibutuhkan
masyarakat sebagai bahan
penelitian

• Berisi kebijakan.
Pasal 53 (lanjutan)

Arsip statis sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) sampai dengan ayat (6) adalah
arsip yang:
1. memiliki nilai guna kesejarahan; dan
2. telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan sesuai
dengan JRA.
 Prosedur Penyerahan Arsip Statis
Penyortiran Arsip dengan JRA

Penilaian Panitia Penyerahan Arsip

Pemberitahuan Usul Penyerahan

Arsip ke ANRI
Persetujuan Kepala ANRI dan
Penetapan Oleh Menteri
Pelaksanaan Penyerahan Arsip
Statis
Daftar Arsip Statis yang Diserahkan

Unit kerja :
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan

 Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
No. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan penyerahan arsip statis
dari unit kerja ........…
1. Nama : …
NIP :…
Jabatan: …
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama :…
NIP :…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Lembaga Kearsipan yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis yang diserahkan
seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir

Malang, … ……2021
Pihak Kedua Pihak Pertama
ttd ttd
nama terang nama terang
NIP NIP
Mari Kita Praktek!
Apa Yang Bapak / Ibu Lakukan Jika Ditugaskan
Untuk Mengelola Arsip-Arsip Ini?
KESIMPULAN