JUDUL PELATIHAN:

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

SERTIFIKASI DALAM JENJANG JABATAN

DAN TEKNIS TERTENTU

PADANG, 11 S.D. 14 FEBRUARI 2020

 PERKENALAN
Nama : Siti Nurhayati (Inung)
NIP : 19670827 199403 2 001
Jabatan : Arsiparis Madya/IV C
Pendidikan : Sarjana Biologi
Instansi : Arsip Nasional RI
Alamat Kantor : Jl. Ampera Raya No. 7 Cilandak Timur
Telp : (021) 780 5851 , EXT. 503
Pengalaman Kerja :
- Arsiparis di Kedeputian Konservasi (Tahun 1995 – 1996);
- Arsiparis di UPT Laboratorium (Tahun 1996 – 2001)
- Arsiparis di Dit. Bimbingan dan Supervisi Kearsipan
(Tahun 2001 – 2008)
- Arsiparis di Dit. Kearsipan Daerah (Tahun 2008 - 2011)
- Arsiparis di Biro Umum, Bagian Arsip (Tahun 2011 - 2013)
- Arsiparis di Dit. Akreditasi dan Profesi Kearsipan (Tahun 2013 - 2015);
- Arsiparis di Pusjibang Kearsipan (Tahun 2015 - 2017);
- Arsiparis di SDM Kearsipan dan Sertifikasi (2017 sampai saat ini).
 APA ITU ARSIP?????
(menurut UU No. 43/2009)

 REKAMAN KEGIATAN atau PERISTIWA dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh:
 LN,
 Pemda,
 Lembaga Pendidikan,
 Perusahaan,
 Orpol,
 Ormas dan
 Perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara
 ARSIP TEKSTUAL/KERTAS
Teks Proklamasi

Diketik oleh Sayuti Melik 4

Arsip Gambar Statik (Foto)
Arsip Film
Arsip Video
Jenis Arsip Kertas 8

Arsip Kartografi

Arsip Tekstual
Arsip Rekaman Suara/Audio
 Arsip Bentuk Mikro
(microfilm dan microfiche)
ARSIP PETA
KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ????

1. Penciptaan Arsip;
2. Penggunaan Arsip;
3. Pemeliharaan Arsip;
4. Penyusutan Arsip
 • Tata Naskah Dinas
• Klasifikasi Arsip
• Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

PENCIPTAAN Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

• Klasifikasi Arsip
• Sistem Klasifikasi Dokumentasi
Keamanan dan Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

PENGGUNAAN
Alih media Terjaga dan Umum

Fisik Tertata - Informasi Arsip –

Pemberkasan Arsip Aktif
Daftar Arsip Inaktif
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip –
PENGELOLAAN PEMELIHARAAN Penyimpanan Arsip
Daftar Arsip Inaktif
ARSIP DINAMIS

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi Arsip
Pemindahan Arsip
Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

PENYUSUTAN Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

 1. PENCIPTAAN ARSIP

1. Meliputi kegiatan: Pembuatan Arsip dan Penerimaan Arsip;

2. Dilaksanakan berdasarkan: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi
Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip;
 Ditetapkan oleh Pimpinan Pencipta Arsip
berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh
Kepala ANRI, meliputi:
1) Perka ANRI Nomor 2/2014 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas;
2) Perka ANRI Nomor 19/2012 tentang Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip;
3) Perka ANRI Nomor 17/2011 tentang Pedoman
Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis;
 Pasal 40 ayat 4
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009,

Agar pengelolaan arsip dinamis efisien dan efektif,

PENCIPTA ARSIP harus menyusun pedoman
 Tata naskah dinas;
 Klasifikasi arsip;
 Jadwal Retensi Arsip;
 Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
 Pasal 33
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28/2012,
1.1. PEMBUATAN ARSIP

 Pembuatan arsip harus diREGISTRASI;

 Sesudah diregistrasi diapakan???
1. Didistribusikan kepada pihak yang berhak
secara: CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan
AMAN;
2. Diikuti tindakan PENGENDALIAN
 AGENDA SURAT KELUAR
(Di Unit Pengolah)

NO TGL TGL NO ISI TUJUAN KET

URT KIRIM SRT SRT RINGKAS SRT

(1) (2) (4) (5) (6) (7) (10)

 AGENDA SURAT KELUAR
(Di Unit Kearsipan)

NO TGL ASAL TGL NO ISI TUJ Pengirim PENERI KET

URT TRM.SRT SRT SRT SRT RINGK SRT (ptgs di MA
AS UK)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
 BUKU EKSPEDISI

NO TGL NO ISI TUJ PENERIMA KET

URT SURAT SURAT RINGKAS SRT
PRF DAN TGL
NAMA
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
 Pasal 34
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28/2012,
1.2. PENERIMAAN ARSIP

Penerimaan arsip dianggap sah setelah

diterima oleh pihak yang berhak;

Diregistrasi oleh pihak penerima

Didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti

dengan tindakan pengendalian.
 AGENDA SURAT MASUK
(Di Unit Kearsipan)

NO TGL ASAL TGL NO ISI TUJ UNIT PENERIMA KET

URT TRM.S SRT SRT SRT RINGKAS SRT PGLH
PRF TGL

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
 AGENDA SURAT MASUK
(Di Unit Pengolah)

NO TGL ASAL TGL NO ISI TUJ DISPOSISI PENERIMAA KET

URT TRM.S SRT SRT SRT RINGK SRT N
AS (7)
TJN ISI PRF TGL

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)