PEMUSNAHAN / PENGHAPUSAN /

PENYUSUNAN DOKUMEN REKAM MEDIS

STANDAR No. Dokumen :

OPERASIONAL No. Revisi :

Tanggal Terbit :
PROSEDUR
Halaman :
UPT
PUSKESMAS
TUNAS
OKTOFI, SKM
HARAPAN
NIP.
196406101987121001
Pengertian Pemusnahan atau penghapusan atau penyusutan dokumen rekam medik adalah
suatu kegiatan untuk mengurangi volume dokumen Rekam Medis tidak aktif
dari ruang penyimpanan yang telah sesuai dengan ketentuan batas waktu
pemusnahan.
Tujuan 1. Memberi kejelasan tentang rentang waktu penyimpanan dokumen
Rekam Medis, baik aktif maupun tidak aktif sesuai ketentuan.
2. Sebagai acuan pelaksanaan retensi dokumen Rekam Medis bagi petugas
3. Efisiensi tempat untuk penyimpanan dokumentasi Rekam Medis.
Kebijakan SK Kepala Puskesmas Tunas Harapan. NO / / Pemusmahan /
penghapusan/ penyusunan rekam medis
Referensi Permenkes No. 269 tahun 2008
Peralatan 1. Rekam Medis
2. Lemari Penyimpanan Rekam Medis
1. Dokumen rekam medik disimpan 5 tahun sebagai dokumen aktif.
2. Bila lebih dari 5 tahun diperlakukan sebagai berkas tidak aktif selama 1
tahun
Langkah- 3. Setelah disimpan sebagai tidak selama 1 tahun boleh dilakukan
langkah penghapusan (dokumentasi Rekam Medis dengan sistem penomoran seri)
4. Boleh dilakukan penyusutan (Dokomen Rekam Medis Dengan sistem
penomoran unit / unit numbering sistem)
Prosedur tetap:
Setelah habis masa penyimpanan di rak tidak aktif kemudian diadakan
penyusutan (Unit Numbering Sistem) selanjutnya boleh di musnahkan
dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Sebelum dimusnahkan dibuat surat edaran penawaran penggunan
berkas kepada SMF/ intalasi terbut dengan batasan waktu maksimal 2
minggu sudah harus ada jawaban surat penawaran
b) Jika tidak ada jawaban permintaan / kebutuhan penggunan dokumen
RM yang ditawarkan maka dilanjutkan ke butir c.
c) Ka.Sie. Rekam Medik dengan sepengetahuan Ka. Bid. Rekam Medis &
evapor membuat surat usulan penghapusan dokumen RM kepada tim
penghapusan barang RSSA dengan menjelaskan jumlah dan nomor –
nomor register RM yang dihapus.
d) Jika dokumen Rekam Medik masih diperlukan maka setelah selesai
penggunaan baru dibuat usulan pada butiran c
e) Tim penghapusan barang membuat surat persetujuan rencana
penghapusan
f) Setelah ada persetujuan penghapusan dari tim penghapusan dari tim
penghapus barang RSSA maka dibuat jadwal Penghapusan dengan
diawasi oleh petugas RM, Mengingat sifat kerhasian RM maka
penghapusan berkas RM dilakukan dengan cara merajang atau
menghancurkan (dibuburkan).
g) Setelah itu dibuat berita acara penghapusan yang ditanda tangani oleh:
 Pihak I (Ka. Seksi Rekam Medik)
 Pihak II (Ketua Tim Penghapusan Barang)
 Saksi – saksi (Petugas Pengawas)
 Atasan langsung Ka. Seksi Rekam Medik (Ka.Bid. Rekam
Medik & Evapor). Berita acara dibuat rekap 4, dilampiri dengan
Daftar dokumen RM yang di hapus Dan dikirim kepada:
Kepala UKM
Penangung Jawab Rekam Medik
Penangung Jawab Tim Penghapusan Barang
 1. Tempat pedafataran
2. Rekam medis
3. Poli umum
4. Poli kia
Unit terkait 5. Poli gigi
6. Poli kb
7. Apotik
8. Laboratorium
9. UGD Terbatas