Penyimpanan Rekam Medis

No.Dokumen :
No.Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :

UPTD Theresia Nangalo

Puskesmas Nip.19751104 200003 2 004
Lobbo
1.Pengertian Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam medis
yang aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang tidak aktif
selama 2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien
Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis yang
sudah memenuhi syarat yaitu 2 tahun disimpan setelah masa retensi.
2.Tujuan Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis dalam
rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan mengurangi
jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
3.Kebijakan SK Kepala Puskesmas No. /2018 Tentang Penyimpanan,
Pemusnahan dan Kerahasiaan Rekam Medis Di Puskesmas Salibabu.
4.Reverensi Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis
5.Prosedur/ 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
Langkah- (puskesmas) wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka
langkah waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan.

A. Prosedur retensi status rekam medis

1. Petugas memeriksa tanggal kunjungan terakhir dalam
rekam. medik. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut
pasien tidak berkunjung ke puskesmas ,berkas diambil dari rekam
medis yang masih aktif, kemudian catat dalam buku retensi rekam
medis.
2. Petugas melakukan Retensi 1 tahun sekali setiap bulan
 Desember

B. Prosedur pemisahan status rekam medis aktif

menjadi inaktif
1. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir dalam rekam medik.
2. Petugas memisahkan rekam medis yang tidak aktif selama
2 tahun terhitung dari kunjungan terakhir pasien , berkas
dipisahkan di ruang lain / terpisah dari status rekam medis
aktif kemudian catat dalam buku catatan rekam medis inaktif
3. Status rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir berkunjungan

C. Prosedur Pemusnahan
1. Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas rekam medis
yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan.
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang
pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan status rekam medis .Pembentukan tim
pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata usaha dengan
SK kepala puskesmas
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditanda
tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala puskesmas
5. Tim pemusnah menyimpan Berita acara pemusnahan rekam
medis yang asli di simpan di puskesmas. Khusus untuk arsip
status rekam medis yang rusak / tidak dapat dibaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat dalam
buku catatan pemusnahan.
7. Pihak ketiga dan tim pemusnahan menyaksikan langsung
pemusnahan rekam medik dengan cara dibakar.
6.Bagan Alur
7.Hal-hal Tanggal terakhir kunjungan dalam rekam medik
Yang
 Perluh di
Perhatikan
8.Unit Terkait 1.Ruangan Pemeriksaan Umum
2.Ruangan pemriksaan Gigi dan mulut
3. Ruangan KIA dan KB
9.Dokumen Berita acara pemusnahan
Terkait
10.Rekaman
No Yang di rubah Isi perubahn Tanggal
Histori
mulai di
Perubahan
berlakukan