PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit : 10 Mei 2017
Halaman :½

UPT PUKSEMAS AGUS SUKMANA, SKM., M.Si.

MANGUNREJA NIP : 19680104 199803 1 002

1. Pengertian Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam medis

yang aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang tidak aktif selama
2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien Pemusnahan adalah proses
memusnahkan status rekam medis yang sudah memenuhi syarat yaitu 2
tahun disimpan setelah masa retensi.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis dalam
rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan mengurangi
jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
3. Kebijakan
4. Referensi 1. nstrumen Akreditasi Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral
Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015 kriteria 8.4.3 Ep 3
5. Prosedur/ 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah
Langkah-langkah sakit(puskesmas) wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka
waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan.
A. Prosedur retensi status rekam medis
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien
tidak berkunjung ke puskesmas ,berkas diambil dari rekam
medis yang masih aktif ,kemudian catat dalam buku retensi
rekam medis.
3. Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan Desember
B. Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi Inaktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung dari
kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan di ruang lain /
terpisah dari status rekam medis aktif kemudian catat dalam
buku catatan rekam medis inaktif
3. Status rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir berkunjungan
C. Prosedur Pemusnahan
1. Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan dilaporkan kepada kepala puskesmas
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang
pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan
status rekam medis
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan
tata usaha dengan SK kepala puskesmas
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditanda tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala
puskesmas
5. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli disimpan
di puskesmas
6. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak / tidak dapat
 dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu
dicatat dalam buku catatan pemusnahan.
Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan pihak
ketiga dan tim pemusnah
1. Diagram alir

2. Hal-hal yang perlu

diperhatikan Menyampaikan
3. Unit terkait 1. Ruang Pendaftaran Rencana Kegiatan
2. Dokumen terkait
3. Rekaman historis No Yang diubah Isi perubahan
Tanggal mulai
perubahan diberlakukan

Membacakan
kesepakatan bersama