RETENSI DAN PEMUSNAHAN

BERKAS REKAM MEDIS

PENDAHULUAN

Ada beberapa faktor yang menyebabkan diadakannya Retensi dan pemusnahan arsip
terutama berkas rekam medis. Beberapa faktor tersebut adalah :
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas Rekam Medis
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas rekam medis
3. Pertambahan berkas rekam medis baru yang sangat cepat
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan/pengelolaan berkas RM in-aktif
5. Tidak sebandingnya antara pertumbuhan jumlah kunjungan pasien dengan persediaan
ruang penyimpanan berkas RM

Didalam dunia Rekam Medis, retensi atau penyusutan berarti kegiatan pengurangan jumlah
formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap
formulir. Sedangkan pemusnahan merupakan proses penghancuran formulir-formulir yang
terdapat didalam berkas Rekam Medis yang sudah tidak mengandung nilai guna.

TUJUAN

Adapun tujuan dari Retensi Rekam Medis ini adalah :

1. Menjaga kerapian penyusunan dan penataan berkas rekam medis aktif
2. Memudahkan dalam retrieval (pengambilan kembali) berkas Rekam Medis
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif/mengandung nilai guna
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas aktif dan In-aktif

DASAR HUKUM
- SK Dirjen Yan Med no. 78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan
Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
 - Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di Rumah Sakit.
- Undang-undang no. 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-
47)
- Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V item C,2006
- PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang REKAM MEDIS

TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM IN-

AKTIF

- Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

- Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM In Aktif
- Berkas RM In Aktif di kelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.

TATA CARA PENILAIAN

- Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yang telah 2 tahun In Aktif
- Indikator yang digunakan untuk menilai berkas RM In Aktif adalah :
1. Seringnya berkas RM digunakan untuk pendidikan dan penelitian
2. Nilai Guna :
a. Primer : Administrasi, Hukum, Keuangan, Iptek
b. Sekunder : Pembuktian, Sejarah
Lembar RM yang di pilah :
1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian
- Berkas RM tertentu disimpan di ruang RM In Aktif
- Lembar RM sisa dan berkas RM rusak, tidak terbaca di siapkan untuk dimusnahkan
- Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur RSI Masyithoh yang beranggotakan Komite
RM / Komite Medis, petugas RM, Perawat senior dan tenaga lain yang terkait.

TATA CARA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna rekam medis dari dokumen rekam medis in-
aktif, Tim pemusnah kemudian mengabadikan formulir rekam medis yang harus diabadikan
sesuai dengan nilai gunanya. Rangkaian kegiatan tersebut meliputi:
1. Membuat daftar penelaahan yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis dengan
mengelompokan dokumen rekam medis berdasarkan jenis penyakit (diagnosis) dan
kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit.
2. Membuat acara pemusnahan rekam medis yang ditandatangani ketua dan sekretaris dan
diketahui direktur rumah sakit. Berita acara pemusnahan rekam  medis yang asli
disimpan di rumah sakit, lembar keduanya dikirim kepada pemilik rumah sakit.
3. Melaksanakan pemusnahan dengan cara: dibakar, dicacah, dibuat bubur. Bila
dilaksanakan oleh pihak ke-3 harus disaksikan Tim pemusnah dengan membuat berita
acara tersendiri.
4. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel
oleh direktur rumah sakit.

PERSIAPAN-PERSIAPAN

1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan

2. Dibuat Tim Penilai melalui SK Direktur RSI Masyithoh yang terdiri dari : Kanit dan
Petugas RM, perawat senior, komite medik dan petugas terkait.
3. Dibuat Tim Pemusnahan melalui SK Direktur RSI Masyithoh Bangil
4. Dipersiapkan formulir pertelaahan sbb :
No. No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir Keterangan

5.
 6. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PEMUSNAHAN

SK........./....../......2017

Pada Hari ini.............tanggal.......................pukul...........WIB s/d ..........WIB

bertempat di...................RSI Masyithoh yang berlaokasi di Jl. A, Yani no. 6-7 Bangil
Kab Pasuruan telah dilaksanakan pemusnahan berkas Rekam Medis RSI Masyithoh
sebanyak ............(jumlah) berkas (rincian terlampir).
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya
disampaikan terima kasih.

Mengetahui
Direktur, Tim Penilai, Tim Pemusnah

(...........................) (.............................) (.............................)

Saksi Saksi :
1. ..................
2. ..................
3. ..................
4. ..................

BEBERAPA CARA DALAM MEMBUAT REKAM MEDIS ELECTRONIK

1. Berkas RM asli yang di microfilmkan
2. Berkas RM asli yang di scaning
3. Tulisan/catatan medis yang di input (di-entry) ke dalam komputer
Retensi rekam medis RSI Masyithoh akan dilakukan di RM Rawat Jalan dan RM Rawat Inap
dengan ketentuan Pemusnahan sebagai berikut :

1. RM Rawat Jalan :
a. In Aktif : 2 tahun (2012 – 2013)
b. Aktif : 5 tahun (2014 – 2018)
2. RM Rawat Inap :
a. In Aktif : 5 tahun (2009 – 2013)
b. Aktif : 5 tahun (2014 – 2018)
3. Berkas Rekam Medis Asli di scaning dan di simpan di hard Disk External
4. Pada tanggal 16 September 2017 dilakukan pemilahan berkas Rekam Medis
5. Pada akhir bulan Oktober 2017 akan dilakukan pemusnahan berkas RM.

PENUTUP

Bagaimanapun cara dan tata laksana retensi dan pemusnahan, harus sesuai dengan prosedur
yang berlaku, agar dapat terdokumen rapi dan sebagai suatu persyaratan dalam akreditasi
rumah sakit.
Demikian retensi dan pemusnahan berkas rekam medis, apabila terdapat beberapa
kekurangan dan kekeliruan akan dilakukan perubahan.

Bangil, 19 September 2017

Manajer Penunjang Medis

(Erma Zubaidah)
 Pasal  8  ayat  1    : 

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien
berobat atau dipulangkan 

Pasal  8  ayat  2  : 

Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat

dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik 

Pasal  8  ayat  3   :

Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik (harus disimpan untuk

jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut)

Pasal  9 ayat 1    : 

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari
tgl terakhir pasien berobat

Pasal  9 ayat  2  : 

Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam
medis dapat dimusnahkan