Latar Belakang

1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan dan
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was Aspek hukum

Penyusutan / Retensi :
Adalah pengurangan jumlah formulir yang

terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari

tiap-tiap formulir .

Pemusnahan :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung
nilai guna .

Tujuan Retensi :
1.

Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

2.

Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

3.

Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )

4.

Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

Dasar Hukum :
1.

SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di

Rumah Sakit (Bab III D-E)

2.

Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit

3.

Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)

4.

Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006

5.

PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

Dasar Hukum :
Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima)
tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan
Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik
Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medikharus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh)
tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut
Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat
Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif

Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif
1.

Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

2.

Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari
berkas RM in aktif

3.

Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

Tata Cara Penilaian

1.

Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif

2.

Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:

Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

Nilai guna:

a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek

b) Sekunder: pembuktian, sejarah

Lembar rekam medis yang dipilah:

1.

Ringkasan masuk dan keluar

2.

Resume

3.

Lembar operasi

4.

Identifikasi bayi

5.

Lembar persetujuan

6.

Lembar kematian

Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif

Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan

Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis, petugas
rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.

Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996

Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1991

2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi

Ka. Rekam Medis

Perawat Senior

Petugas terkait

- Panitia Rekam Medis

- Komite Medik

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi

Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

No
.

No. Rekam
Medis

Tahun

Jangka
Waktu

Diagnosa
Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK.// 2004
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi
di

Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis

pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) .