NAMA : ANISA AYU SETIANI

NIM/KELAS : 205084/2C RMIK

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 TINJAUAN PUSTAKA
2.1.1 Rekam Medis
Dalam permenkes no 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang rekam medis, rekam medis adalah
berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Menurut (Rustiyanto, 2009),
rekam medis yang bermutu akan meliputi berbagai hal berikut :
1. Akurat, menggambarkan proses dan hasil akhir pelayanan yang diukur secara benar
2. Lengkap, mencakup seluruh kekhusussan pasien dan sistem yang dibutuhkan dalam analisis
hasil ukuran
3. Terpercaya, dapat digunakan dalam berbagai kepentingan
4. Valid atau sah sesuai dengan gambaran proses atau produk hasil akhir yang diukur
5. Tepat waktu, dikaitkan dengan episode pelayanan yang terjadi
6. Dapat digunakan untuk kajian, analisis dan pengambilan keputusan
7. Seragam, batasan sebutan tentang elemen data yang dibakukan dan konsisten penggunaannya
di dalam maupun luar organisasi
8. Dapat dibandingkan dengan standar yang disepakati dan diterapkan
9. Terjamin kerahasiannya
10. Mudah diperoleh melalui sistem komunikasi antar yang berwenang.Rumah sakit
bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang ada di dalam rekam medis terhadap
kemungkinan hilangnya keterangan ataupun memalsukan data yang ada dalam rekam medis,
atau dipergunakan oleh orang yang semestinya tidak diberi izin.
2.1.2 Kegunaan Rekam Medis

Menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 rekam medis dapat digunakan

sebagai :
Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
1. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi, penegakan etika
kedokteran dan etika kedokteran gigi
2. Keperluan pendidikan dan penelitian
3. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
4. Data statistik kesehatan
5. Menurut Depkes RI tahun 2006 kegunaan rekam medis dapat dilihat dari berbagai aspek antara lain :

 Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan
berdasarkan wewenang dan tanggungjawab sebagai tenaga medis dan perawat dalam mencapai
tujuan pelayanan kesehatan.
 Aspek Medis
Dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan
kepada pasien.
 Aspek Hukum
Menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha
menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan
 Aspek Keuangan
Isi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan.
Tanpa adanya bukti catatan tindakan/pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggung
jawabkan.
 Aspek Penelitian
Berkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/ informasi yang
dapat digunakan sebagai aspek penelitian.
 Aspek Pendidikan
Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi
tentang kronologis dari pelayanan medik yang diberikan pada pasien.
 Aspek Dokumentasi
Isi rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggungjawabkan dan laporan sarana kesehatan.
2.2.3 Isi Rekam Medis
Menurut Permenkes no 269/menkes/Per/III/2008 rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan yang
dilakukan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien selama dirawat dipelayanan kesehatan yang dilakukan di unit rawat jalan,
rawat inap dan gawat darurat. Oleh karena itu, dalam pengisian berkas rekam medis
harus diisi langsung oleh dokter, dokter gigi, dan tenaga kesehatan lainnya seperti
perawat dan bidan serta fisioterapi yang meliputi anamnesis, pemeriksaan yang
dilakukan, diagnosis, terapi yang diberikan serta rencana terapi selanjutnya.
Pengisian berkas rekam medis harus dilakukan segera pada saat pemeriksaan, ini
dikarenakan sering tertundanya dokter, dokter gigi dan tenaga kesehatan lainnya
yang menunda dalam pengisian berkas rekam medis sehingga kemungkinan bisa
terjadi hal-hal yang tidak tertulis/ didokumentasikan dalam berkas rekam medis
karena ketidaktelitian. Selain itu perlu juga memberi jam pemeriksaan serta tanda
tangan dokter, dokter gigi dan tenaga kesehatan lainnya guna mengesahkan
kebenaran pengisian berkas rekam medis (Phillips, 2006) Isi Rekam Medis Pasien
Rawat Jalan.
Data pasien rawat jalan yang dimasukkan dalam rekam medis sekurang-kurangnya
antara lain :
1. Identitas Pasien
2. Tanggal dan waktu
3. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan,riwayat penyakit)
4. Hasil Pemeriksaan fisik dan penunjang medis
5. Diagnosis
6. Rencana Penatalaksanaan
7. Pengobatan dan atau tindakan
8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
10. Persetujuan tindakan bila perlu

Isi Rekam Medis Pasien Rawat Inap

Data Pasien rawat inap yang dimasukkan dalam rekam medis sekurang-kurangnya
antara lain :
1. Identitas Pasien
2. Tanggal dan waktu
3. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit)
4. Hasil Pemeriksaan fisik dan penunjang medis
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan
7. Pengobatan dan atau tindakan
8. Persetujuan tindakan bila perlu
9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
10. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan
rencana tindak lanjut
11. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang
memberikan pelayanan kesehatan
12. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke sarana
pelayanan kesehatan lain
13. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

2.2.4 Filling
a. Pengertian Filing
Filing adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu tempat yang khusus agar
penyimpanan dan pengambilan ( Retrieval ) menjadi lebih mudah dan cepat. Kegiatan
penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari kerusakan fisik dan
isinya itu sendiri. Rekam medis harus dilindungi dan dirawat karena merupakan benda
yang sangat berharga bagi rumah sakit.
b. Tugas Pokok dan Fungsi Filing
Bagian Filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai
tugas pokok, yaitu :
1. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan
penyimpanan dokumen rekam medis.
 2. Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan
3. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana
pelayanan kesehatan
4. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis
aktif
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
6. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan
7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan fomulir rekam medis
Selain tugas pokok, filing juga mempunyai peran dan fungsi dalam pelayanan
rekam medis, yaitu :
1. Menyimpan dokumen rekam medis
2. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan
3. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam
medis
4. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik,
kimiawi, dan biologi. 

Deskripsi kegiatan pokok di unit filing yaitu :

1. Menerima dokumen rekam medis dari fungsi Koding dan Indeksing
2. Menyimpan dokumen rekam medis
3. Menerima tracer dari unit pengguna atau peminjam
4. Mencarikan dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang
sudah terkelompok
5. Menyisipkan tracer dibelakang dokumen rekam medis yang akan diambil
6. Menyerahkan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku ekspedisi
Filing
7. Setiap bulan mengadakan penyisiran dokumen rekam medis
8. Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang aktif dan menyimpan
dokumen rekam medis yang in-aktif di ruangan yang berbeda
2.2.5 Penerapan Ergonomi di Tempat Penyimpanan
1. Peralatan Kerja di Tempat Penyimpanan Rekam Medis (Hastuti, 2019)
 Peralatan kerja adalah sejumlah alat yang digunakan sebagai penunjang kinerja petugas.
Kenyamanan menggunakan alat bergantung pada kesesuaian ukuran alat dengan ukuran
manusia. Adapun peralatan kerja di tempat penyimpanan rekam medis yang umum digunakan
adalah:
a. Roll O’ pack Alat penyimpanan yang lebih modern namun harganya lebih mahal. Keuntungan
roll o’pack yaitu menghemat tempat, keamanan lebih terjaga dan pemeliharaan berkas lebih
mudah. Jarak ideal untuk akses kjalan petugas antara lemari satu dengan yang lainya dianjurkan
selebar 90cm, dan panjang rak 1m, lebar 4,6m dan tinggi 2m.
b. Rak terbuka rak terbuka dianjurkan pemakaiannya, dengan alasan lebih mudah, petugas dapat
mengambil dan menyimpan rekam medis dengan cepat, menghemat ruangan dengan
menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu membutuhkan banyak tempat. Namun
kekurangan trak terbuka yaitu keamanan kurang terjamin dan meja kerja, pemeliharaan berkas
kurang terjaga. (hastuti 2019) Teori depkes (2006).
Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm, dan dianjurkan
tnggi rak terbuka dengan petugas penyimpanan yaitu 200 cm. Namun satu pemeliharaan
kebersihan yang baik, akan mememlihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak
terbuka.
c. Meja Kerja Meja adalah kebutuhan alat yang digunakan untuk menyimpan peralatan kerja baik
komputer, alat tulis kantor (ATK), atau dokumen yang berisikan kepentingan dalam pekerjaan.
Setiap meja memiliki beranekaragam bentuk sesuai dengan kenyamanan bagi yang
menggunakannya. Tinggi meja kerja adalah 54-58 cm yang diukur dari permukaan daun meja
sampai kelantai dan lebar meja kerja diukur dari pekerja kearah depan dengan ukuran kurang
lebih 80 cm.(faida, 2019)
d. Kursi kerja Kursi merupakan pelengkap dari kebutuhan meja yang berfungsi untuk membuat
kenyamanan bagi yang menggunakannya. Kursi kerja yang berupa benda yang memiliki
topangan badan yang vertical, serta alas duduk yang terbuat dari spon. Tinggi alas duduk dari
lantai sebaiknya dapat disetel antara 38-48 cm (pakai tambah alas kaki) serta tebal alas duduk
3,6-4 cm.
e. Alat Bantu Tangga Alat bantu tangga digunakan petugas rekam medis untuk mengambil file
rekam medis yang letaknya terlalu tinggi, ukuran tangga sebaiknya antara 20-30cm
 2. Penerangan/Pencahayaan di Tempat Penyimpanan Rekam Medis
Penerangan adalah sejumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif. Oleh sebab itu, salah satu masalah lingkungan di tempat
kerja yang harus diperhatikan, yaitu pencahayaan. Nilai pencahayaan yang dipersyaratkan oleh
Kep-Menkes RI No. 1405/Menkes/SK/XI/2002 yaitu minimal 100 lux.
Penerangan yang baik adalah penerangan yang memungkinkan tenaga kerja dapat melihat
objek-objek yang dikerjakan secara jelas, cepat dan tanpa upaya-upaya yang tidak perlu.
Penerangan yang cukup dan diatur secara baik juga akan membantu menciptakan lingkungan
kerja yang nyaman dan menyenangkan sehingga dapat memelihara kegairahan kerja. Telah kita
ketahui hampir semua pelaksanaan pekerjaan yang melibatkan fungsi mata, di mana sering kita
temui jenis pekerjaan yang memerlukan tingkat penerangan tertentu agar tenaga kerja dapat
dengan jelas mengamati objek yang sedang dikerjaan.
Standar Kep-Menkes RI No. 1405/Menkes/SK/XI/2002 yaitu pencahayaan yang kurang
memadahi merupakan beban tambahan bagi pekerja,sehingga dapat ,menimbulkan gangguan
performance (penampilan) kerja yang akhirnya dapat memberikan pengaru terhadap kesehatan
dan keselamatan kerja. Hal ini sangat erat kaitanya dan mutlak harus ada karena berhubungan
dengan fungsi indra penglihatan, yang dsapat mempengaruhi produktivitas bagi tenaga kerja.
Berdasarkan baku mutu lingkungan kerja, standar pencahayaan untuk ruangan yang di paikai
untuk melakukan pekerjaan yang memerlukan ketelitian adalah 500-1000 lux.
Pencahayaan yang tidak memadai akan menyebabkan kelelahan pada otot dan saraf
mata yang berlanjut pada kelelahan yang timbul kemudian akan mengakibatkan turunnya
konsentrasi kerja, serta meningkatkan tingkat kesalahan dalam bekerja. Secara umum jenis
penerangan atau pencahayaan dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Penerangan buatan (penerangan artifisial/lampu listrik).
b. Penerangan alamiah (dari sinar matahari). Untuk mengurangi pemborosan energi disarankan
untuk menggunakan penerangan alamiah, akan tetapi setiap tempat kerja harus pula disediakan
penerangan buatan yang memadai. Hal ini untuk menanggulangi jika dalam keadaan mendung
atau kerja di malam hari. Perlu diingat bahwa penggunaan penerangan buatan harus selalu
diadakan perawatan yang baik oleh karena lampu yang kotor akan menurunkan intensitas
penerangan sampai 30%.Tingkat penerangan pada tiap-tiap pekerjaan berbeda tergantung sifat
dan jenis pekerjaanya. Ruangan penyimpanan rekam medis harus mempunyai cukup jendela
sebagai jalan masuknya cahaya matahari. Jika cahaya yang masuk ke dalam ruangan tidak cukup
perlu menggunakan cahaya buatan (lampu listrik).
Kriteria penerangan yang baik yaitu:
1) Terang
2) Tidak menyilaukan
3) Tidak menimbulkan banyak bayangan
4) Tidak berkedip-kedip
5) Arah sinar cahaya menyebar secara merata dalam ruangan. Untuk menentukan jumlah lampu
yang dibutuhkan untuk menerangi tempat penyimpanan rekam medis dengan standar nilai
pencahayaan minimal 100 lux, maka dilakukan perhitungan sebagai berikut :
Rumus : N = E x L x W∅ x LLF x Cu x n
Penjelasan rumus di atas, yaitu :
N = Jumlah titik lampu
E = Kuat penerangan (Lux)
L = Panjang (Lenght) ruangan dalam satuan meter
W = Lebar (Width) ruangan dalam satuan meter
Ø = Total nilai pencahayaan lampu dalam satuan lumen
LLF = (Light Loss Factor) atau faktor kehilangan atau kerugian cahaya biasanya nilainya antara
0,7-0,8
Cu = (Coefisien of Utilization) atau ukuran efisiensi luminer dalam mentransfer energi bercahaya
ke bidang kerja di area tertentu. Nilai koefisien adalah 50% atau 0,5
n = Jumlah lampu dalam 1 titik
3. Pengaturan Suhu dan kelembapan Ruangan di Tempat Penyimpanan Rekam Medis
Kualitas udara yang memenuhi syarat kesehatan dan keselamatan sangat diperlukan oleh semua
penghuni ruangan (karyawan) maka harus selalu dijaga dan diupayakan tetap dalam kisaran yang
nyaman untuk bekerja. Salah satu upaya untuk mendapatkan ruangan dengan udara yang nyaman
adalah dengan memasang Air Conditioner (AC). Ruang ber-AC dianjurkan menyetel suhu antara
24-27°C.
Temperatur atau suhu di tempat kerja harus diperhatikan karena dalam kondisi normal, tiap
anggota tubuh manusia mempunyai temperatur yang berbeda. Suhu yang terlampau dingin akan
mengakibatkan gairah kerja menurun, sedangkan apabila terlampau panas akan mengakibatkan
cepat timbulnya kelelahan tubuh dan cenderung melakukan kesalahan dalam bekerja.(Hastuti,
2019)
Kelembapan adalah banyaknya air yang terkandung dalam udara (dinyatakan dalam %).
Kelembapan ini sangat berhubungan atau di pengaruhi oleh temperature udaranya. Suatu
keadaan dimana udaranya sangat panas dan kelembapan tinggi akan menimbulkan pengurangan
panas dari tubuh secara besar-besaran (karena sistem penguapan)

2.2.6 Faktor –faktor yang mempengaruhi terjadinya kerusakan berkas rekam medis
Berdasarkan hasil penelitian di RSUI Kasembon bahwa rekam medis yang rusak
dikarenakan sampul map tipis yang menyebabkan dokumen mudah robek sehingga
menyebabkan formulir didalam nya terlipat dan jika dibiarkan semakin lama maka akan robek.
Penyebab rusaknya rekam medis juga disebabkan oleh kurangnya rak penyimpanan serta
keadaan ruangan yang tidak memadai. Selain itu penyebab lainnya juga dikarenakan kurangnya
pelatihan rekam medis terkait bagian filing, serta tidak adanya SOP terkait perlindungan dan
pemeliharaan dokumen rekam medis. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah pedoman atau
acuan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan sesuai dengan fungsi dari pekerjaan tersebut,
dengan adanya SPO semua kegiatan di suatu instansi dapat terancang dengan baik dan berjalan
sesuai kemauan instansi. SPO dapat didefinisikan sebagai berkas yang menjabarkan aktivitas
operasional yang dilakukan sehari-hari dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dilakukan dengan
benar, tepat, dan konsisten untuk menghasilkan produk agar sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya (Gabriele, 2018).
Sesuai dengan penelitian (Arif, 2018) menyatakan bahwa pemeliharaan rekam medis
merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menjaga keselamatan dokumen dengan cara
menyimpan, merawat, melindungi dokumen dari faktor-faktor yang dapat merusak dan
memusnahkan dokumen rekam medis. Faktor yang mengakibatkan kurang optimalnya
pemeliharaan rekam medis adalah faktor sumber daya manusia (SDM) serta faktor sarana dan
prasarana. Menurut (Sandika, 2019) bahwa faktor lain yang menyebabkan kurang optimalnya
pelaksanaan pemeliharaan rekam medis adalah belum adanya standar prosedur operasional
(SPO) tentang pemeliharaan rekam medis itu sendiri (Ayuningrum et al., 2020). Penelitian
sebelumnya kondisi ruangan dalam keadaan berantakan dikarenakan belum dilaksanakan retensi,
akan tetapi setelah dilakukan penelitian saat ini kondisi ruangan dalam keadaan sudah rapi
dikarenakan sedang dilaksanakan retensi, serta penataan dokumen yang terlalu padat
sekarangsudah mulai renggang dan sebagian dokumen yang belum dilakukan pembaruan cover
saat ini sudah banyak dokumen yang dilakukan pembaruan cover. Namun untuk SOP sendiri
sampai saat ini masih belum ada begitu juga dengan rak penyimpan dan ruangan masih sama.
2.2 KERANGKA KONSEP

Kehilangan DRM

Sesuai

Kerusakan DRM MKI 16

Tidak Sesuai
Akses Pengunaan DRM

2.3 ALUR PENELITIAN

Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif dengan rancangan cross
sectionalyaitumenggambarkan dan memaparkan permasalahan secara terperinci dengan data
dan fakta yang ada. Metode yang digunakan adalah observasi sarana ruangan filling dan
kuisioner pengetahuan petugas filling untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan
tepatdengan memberikan kuesioner kepada seluruh petugas Fillingdi RSUI Madinah Kasembon
Malang.