NAMA : SAFFANA AUDREY HANIFIA

KELAS/NIM : 2C/205108

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Dasar Teoritis

2.1.1 Rumah Sakit

A. Definisi Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-Undang Tahun 2009 dan Peraturan Menteri Kesehatan Tahun

2010 dan telah diperbaharui menjadi Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 72 Tahun 2016 Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan rawat gawat darurat.
Rumah sakit sebagai organisasi badan usaha di bidang kesehatan yang mempunyai
peranan penting dalam mewujudkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal.

Rumah sakit merupakan salah satu jaringan pelayanan kesehatan yang penting.
Kegiatan utama dari suatu rumah sakit adalah memberikan pelayanan kesehatan yang
maksimal kepada pasien. Menurut WHO (World Organization), rumah sakit adalah
bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan menyediakan
pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan
pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan
pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.

B. Tujuan dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Pasal 3 Nomor 44 Tahun 2009 Rumah Sakit mempunyai

tujuan sebagai berikut:

a) Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.

b) Memberikan perlindungan kepada keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan
rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit.
c) Meningkatkan mutu serta mempertahankan standar pelayanan rumah sakit.
 d) Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber daya manusia
rumah sakit, serta rumah sakit
Menurut Undang-Undang Pasal 4 Nomor 44 Tahun 2009, Rumah Sakit
mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna.
Berdasarkan Undang-Undang Pasal 5 Nomor 44 Tahun 2009, untuk menjalankan
tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Rumah Sakit mempunyai fungsi sebagai
berikut:
a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan serta pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan serta peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.
c. Penyelenggaraan pendidikan serta pelatihan sumber daya manusia dalam
peningkatan kemampuan untuk memberikan pelayanan kesehatan,
d. Penyelenggaraan penelitian serta pengembangan teknologi bidang kesehatan
dalam peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu
pengetahuan bidang kesehatan.

2.1.2 Rekam Medis

A. Definisi Rekam Medis

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008,

rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen lain diantaranya
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan serta tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis dapat digunakan sebagai salah
satu alat bukti tertulis di pengadilan. Tenaga kesehatan yang tidak membuat rekam
medis selain mendapat sanksi hukum juga dapat dikenakan sanksi disiplin dan etik
sesuai dengan Undang-Undang Praktik Kedokteran, Peraturan KKI, Kode Etik
Kedokteran Indonesia (KODEKI) dan Kode Etik Kedokteran Gigi Indonesia
(KODEKGI).

B. Manfaat dan Kegunaan Rekam Medis

Tertuang pada Peraturan Menteri Kesehatan No. 749 a tahun 1989

menyebutkan bahwa ada 5 manfaat dari Rekam Medis, yaitu :

1) Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien

 2) Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hokum
3) Bahan untuk kepentingan penelitian
4) Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
5) Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

a. Administrative (Aspek Administrasi)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal (Aspek Hukum)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,
dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda
bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Financial (Aspek Keuangan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
menyangkut data atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek
keuangan.
d. Research (Aspek Penelitian)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut tentang data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang
kesehatan.
e. Education (Aspek Pendidikan)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut
digunakan sebagai bahan referensi pengajaran bidang profesi pemakai.
f. Documentation (Aspek Dokumentasi)
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumahsakit.
g. Service (Aspek Medis)
 Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan
tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau
perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

2.1.3 Rekam Medis Rawat Jalan

Keputusan Menteri Kesehatan No.66 / Menkes / ll /1987 yang di maksud Rawat

jalan dan Pelayanan Rawat Jalan. Rawat Jalan adalah pelayanan terhadap 21 orang
yang masuk rumah sakit , untuk keperluan observasi, diagnosa, pengobatan,
rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa tinggal diruang rawat inap.
Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan di unit pelaksanaan fungsional
rawat jalan terdiri dari poliklinik umum dan poliklinik spesialis serta unit gawat
darurat.

Menurut Azrul Azwar, (1997) Rawat Jalan adalah pelayanan kedokteran di

Indonesia dapat di bedakan atas dua macam yaitu diselenggarakan oleh swasta banyak
macamnya, yaitu praktek bidan, praktek gigi, praktek darurat (perorangan atau
pkelompok), poliklinik, balai pengobatan, dan sebagainya. Yang seperti ini sebagai
pelaksanakan pelayanan kesehatan tingkat pertama serta praktek dokter spesialis dan
rumah sakit sebagai jenjang sarana pelayanan kesehatan tingkat ke-2 dan ke-3.

Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan sekurang-
kurangnya memuat :

a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
i. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
j. Persetujuan tindakan bila diperlukan.
2.1.4 Filling

a. Pengertian Filing

Filing adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu tempat yang khusus
agar penyimpanan dan pengambilan ( Retrieval ) menjadi lebih mudah dan cepat.
Kegiatan penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari
kerusakan fisik dan isinya itu sendiri. Rekam medis harus dilindungi dan dirawat
karena merupakan benda yang sangat berharga bagi rumah sakit.

b. Tugas Pokok dan Fungsi Filing

Bagian Filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang
mempunyai tugas pokok, yaitu :

1. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan

kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.
2. Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai
keperluan
3. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
sarana pelayanan kesehatan
4. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam
medis aktif
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
6. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan
7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan fomulir rekam medis

Selain tugas pokok, filing juga mempunyai peran dan fungsi dalam pelayanan
rekam medis, yaitu :

1. Menyimpan dokumen rekam medis

2. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan
3. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data
rekam medis
4. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik,
kimiawi, dan biologi.
 Deskripsi kegiatan pokok di unit filing yaitu :
1. Menerima dokumen rekam medis dari fungsi Koding dan Indeksing
2. Menyimpan dokumen rekam medis
3. Menerima tracer dari unit pengguna atau peminjam
4. Mencarikan dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang
sudah terkelompok
5. Menyisipkan tracer dibelakang dokumen rekam medis yang akan diambil
6. Menyerahkan dokumen rekam medis dengan menggunakan buku ekspedisi
Filing
7. Setiap bulan mengadakan penyisiran dokumen rekam medis
8. Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang aktif dan menyimpan
dokumen rekam medis yang in-aktif di ruangan yang berbeda.

c. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis

dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus
disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda
rumah sakit yang sangat berharga. Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan
dalam pengelolaan rekam medis yaitu:

1. Sentralisasi

Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik
catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasiendirawat,
disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis.

Kelebihan :

a) Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan

rekam medis.
b) Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan.
c) Efisiensi kerja petugas.
d) Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.

Kekurangan :

a) Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis.

 b) Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat
penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya
dengan poliklinik.

2. Desentralisasi

Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masingmasing unit

pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam
medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik disimpan pada poliklinik yang
besangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan dibagian rekam
medis.

Kelebihan :

a) Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan.
c) Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih
sempit.

Kekurangan :

a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi tentang

riwayat penyakit pasien terpisah.
b) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan
lebih banyak.
c) Bentuk/isi rekam medis berbeda.
d) Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.

Secara teoritis sistem sentralisasi lebih baik dari pada sistem desentralisasi,
tetapi tergantung pada kondisi rumah sakit antara lain :

 Terbatasnya sumber daya manusia

 Terbatasnya kemampuan dana rumah sakit
 Bentuk bangunan rumah sakit yang sudah tidak memungkinkan

 Bentuk/model penyimpanan berkas rekam medis ada 2, yaitu :

1. Alfabetis
 Alfabetis adalah sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan abjad dari
nama pasien. Sistem ini lebih mudah dipelajari namun sukar dalam praktek
terutama di RS besar. Sistem ini praktis dapat dijalankan di unit pelayanan yang
pasiennya sedikit seperti praktek dokter, puskesmas, dan BP.

2. Nomor

Nomor adalah sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan nomor rekam

medis yang diberikan kepada setiap pasien. Sistem ini membutuhkan waktu untuk
mempelajarinya tetapi hasilnya akan lebih baik di RS besar maupun RS kecil.
Sistem penyimpanan menurut nomor terdiri dari :

1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System) adalah

penyimpanan berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan
nomor rekam medis.

2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System) adalah penyimpanan

berkas rekam medis menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan
menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2
angka yang terletak paling kanan, angka kedua 14 adalah kelompok 2 angka yang
terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kiri. Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka
pertama yaitu 00 sampai dengan 99.

3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System) adalah penyimpanan

berkas rekam medis menggunakan sistem penyimpanan angka tengah, yaitu rekam
medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah
menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan
angka paling kanan menjadi angka ketiga.

Suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan

mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu
yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan
pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya
kebakaran.
2.1.5 Ketidaktepatan Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan suatu kunci keberhasilan
manajemen dari suatu pelayanan maka, cara penyimpanan berkas rekam medis harus
diatur dengan baik agar memudahkan petugas dalam mencari kembali berkas yang
diperlukan. Namun, sistem penyimpanan di rumah sakit belum terlaksana dengan
baik, di bagian rak penyimpanan berkas rekam medis masih sering terjadi kesalahan
misalnya kesalahan penempatan berkas rekam medis, salah simpan berkas rekam
medis, ataupun tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak penyimpanan. Hal ini
yang disebut sebagai missfile.

Terjadinya missfile pada bagian penyimpanan mengakibatkan adanya penambahan

kerja petugas karena harus membuatkan rekam medis yang baru untuk pasien lama,
sehingga proses pendaftaran cenderung lebih lama dan terjadi penggandaan rekam
medis di rak penyimpanan. Hal tersebut juga akan menghambat pelayanan yang
diberikan dokter kepada pasien karena tidak adanya informasi mengenai riwayat
penyakit sebelumnya.

Banyak faktor yang menjadi penyebab terjadinya missfile, faktor-faktor tersebut

antara lain yaitu faktor sarana ruang penyimpanan, dan petugas ruang penyimpanan
(SDM). Dimana sistem penyimpanan, sistem penjajaran, sarana ruang penyimpanan,
dan petugas ruang penyimpanan merupakan penyebab terjadinya missfile.

1) Petugas Ruang Penyimpanan (SDM)

Petugas ruang penyimpanan (SDM) merupakan orang yang bertugas di bagian
penyimpanan berkas rekam medis. Petugas rekam medis mempunyai pengaruh
yang cukup besar. Hal ini dikarenakan pendidikan yang tidak sesuai dengan
standar dan kompetensi yang seharusnya dilakukan oleh petugas rekam medis.
Menurut Permenkes, petugas rekam medis dengan tingkat pendidikan minimal D3
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Petugas dengan tingkat pendidikan yang
sesuai standar dan memliki kompetensi dapat dengan cepat melakukan dalam
pencarian dan pengembalian berkas rekam medis. Umumnya bahwa semakin tinggi
pendidikan yang dimiliki akan meningkatkan produktivitas kerja karyawan
(Simanjuntak & Sirait, 2018).

2) Sarana dan Prasarana Penyimpanan Berkas Rekam Medis

 Sarana penyimpanan berkas rekam medis berupa tangga, rak/lemari, tracer
yang digunakan di bagian penyimpanan berkas rekam medis. Yang dapat
mempengaruhi terjadinya missfile berkas rekam medis adalah tidak adanya tracer.
Tracer sebagai alat bantu dalam melakukan pengambilan ataupun pengembalian
berkas rekam medis agar mengurangi kejadian missfile (Anunggra Dian Ingwi,
2013). Petugas dengan lama bekerja yang lebih lama mempunyai tingkat
pemahaman lebih tentang tata letak berkas rekam medis, sehingga petugas yang
sudah mempunyai pengalaman lebih lama tidak memperdulikan aturan rekam
medis mengenai tracer. Berbeda dengan petugas baru dan mempunyai tingkat
pendidikan rekam medis, mereka akan merasa kesulitan dalam pencarian berkas
rekam medis dikarenakan tidak sesuai dengan kaidah rekam medis. Hal tersebut
membuat petugas memerlukan waktu yang cukup lama dan juga dapat membuat
berkas rekam medis sulit dicari dan ditemukan.
2.2 Kerangka Konsep

REKAM MEDIS

INPUT PROSES OUTPUT

1. Berkas 1. Ketepatan 1.
Rekam Medis Penyimpanan Ketidaktepat
Rawat Jalan Berkas Rekam an
Medis Rawat Penyimpana
2. Petugas Jalan n Berkas RM
Rekam Medis Rawat Jalan
2. Adanya (Missfile)
3. Ruang Filling tracer pada rak
filling
4. Sarana dan
Prasarana
Penyimpanan
Berkas RM
2.3 Alur Penelitian

Langkah Hasil
ANALISIS FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA
Survei Pendahuluan MISSFILE BERKAS REKAM MEDIS RAWAT
JALAN DI RUMAH SAKIT X

Perumusan Masalah dan

Tujuan Rumusan Masalah, Tujuan Umum, Tujuan Khusus dan
Manfaat

Penyusunan Kerangka Teori

Dan Kerangka Konseptual Faktor Penyebab Ketidaktepatan Penyimpanan Berkas RM

Rawat Jalan (Missfile)

Penelitian Kualitatif dengan Pendekatan Deskriptif

Penyusutan Desain Penelitian
Deskriptif Pendekatan
Kualitatif
Informan Kunci : Kepala Instalasi RM

Informan Utama : Petugas Rekam Medis

Pengumpulan Data
Informan Tambahan : Petugas Filling.
Wawancara (W)
Observasi (O): Pengamatan Ruang Filling tentang
Observasi (O) Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Telaah Dokumen (D) Telaah Dokumen (D) : Jurnal, Permenkes, Situs Internet dan
UU.

Analisis Penyajian Data

Pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, penarikan
kesimpulan

Hasil Penelitian
Hasil Penelitian

Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan dan Saran