PERENCANAAN RUANG UNIT KERJA REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT SYAFIRA PEKANBARU

TAHUN 2017

I. LATAR BELAKANG

A. Konsep Rumah Sakit

1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Rumah sakit merupakan salah satu dari sarana kesehatan yang juga
merupakan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu setiap kegiatan
untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta bertujuan untuk
mewujudkan derajat kesehatan yang optimal
bagi masyarakat.Upaya kesehatan dilakukan dengan pendekatan
pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit
(preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan (rehabilitatif)
yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu serta berkesinambungan.

2. Fungsi dan Kegunaan Rumah Sakit.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan paripurna
adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan
rehabilitatif.
Untuk menjalankan tugas sebagaimana yang dimaksud, rumah sakit
mempunyai fungsi :

- Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai

dengan standar pelayanan rumah sakit.

- Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan
medis.
- Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan
- Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang
kesehatan.
B. Konsep Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 11) Rekam Medis adalah keterangan baik
yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa,penentuan
fisik laboraturium,diagnosa segala pelayanan, dan tindakan medis yang
diberikan kepada pasien serta pengobatan baik di rawat inap,rawat jalan,
maupun yang mendapatkan pelayanan darurat.

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien. (Peraturan Menteri
Kesehatan No.269/Menkes/Per/III/2008).

Rekam Medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat
penyakit, dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi
kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.(Rustiyanto,
2009 : 6).

2. Kegunaan Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 13) Kegunaan Rekam Medis dapat dilihat
dari beberapa aspek, antara lain:

- Aspek Administrasi

Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

- Aspek Medis

Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai medis, karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

- Aspek Hukum

Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka penegakan hukum serta penyediaan bahan tanda
bukti untuk penegakan keadilan.
 - Aspek Keuangan

Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai uang, karena

isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.

- Aspek Penelitian

Suatu berkas Rekam Medis Rekam Medis mempunyai nilai penelitian,

karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang
kesehatan.

- Aspek Pendidikan

Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya

menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dan digunakan
sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang profesi pemakai.

- Aspek Dokumensi

Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya

menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan Rumah Sakit.

C. Dasar Hukum Rekam Medis

1. UU No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan
2. UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
3. PP No. 10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran
4. UU No.29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
5. UU No.36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan
6. PERMENKES No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis
7. Permenkes RI No.134/1978 tentang struktur Organisasi dan Tata kerja
Rumah Sakit Umum dimana antara lain disebutkan bahwa salah satu sub
bagian adalah pencatatan medis
8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi RI No. 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis
dan Angka kreditanya.
9. PERMENKES RI No.129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit.
10. Surat edaran Direktur Jendral pelayanan
medik No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang petunjuk
teknis pengadaan formulir Rekam Medis dasar dan pemusnahan Arsip
Rekam Medis di Rumah Sakit

D. Pertanggung Jawaban Terhadap Rekam Medis

Menurut Rustiyanto (2009 : 29 ) mengenai pertanggung jawaban terhadap
rekam Medis yaitu Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi
yang ada di dalam Rekam Medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan
 ataupum memasukkan data yang ada didalam Rekam Medis atau dipergunakan
oleh orang yang semestinya tidak diberi izin. Adapun tanggung jawab itu di
beban kan kepada :

1. Tanggung jawab dokter yang merawat

Tanggung jawab utama akan kelengkapan Rekam Medis terletak pada
dokter yang merawat. Dokter mengemban tanggung jawab terakhir akan
kelengkapan dan kebenaran isi Rekam Medis.

2. Tanggung jawab petugas Rekam Medis

Petugas Rekam Medis, membantu dokter yang merawat dalam mempelajari
kembali Rekam Medis. Analisis dari kelengkapan isi Rekam Medis
dimaksudkan untuk mencari hal – hal yang kurang dan masih diragukan,
dalam rangka membantu dokter dalam menganalisis kembali Rekam Medis,
petugas Rekam Medis harus melakukan analisis kualitatif dan analisis
kuantitatif.

3. Tanggung jawab Pimpinan Rumah Sakit

Pimpinan Rumah Sakit bertanggung jawab menyediakan fasilitas unit rekam
Medis yang meliputi ruangan, peralatan, dan tenaga yang memadai. Dengan
demikian petugas Rekam Medis dapat bekerja secara efektif.

4. Tanggung jawab mahasiswa Praktek

Dalam kegiatan praktek kerja lapangan di wajibkan mahasiswa kesehatan
untuk selalu bertanggung jawab dan menjaga kerahasiaan isi Rekam Medis .

E. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Menurut Sugiarto,ac-Wahyono, (2005:51) “sistem penyimpanan adalah sistem

yang digunakan pada penyimpan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan
dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu–waktu dibutuhkan”.

Kegiatan penyimpanan Rekam Medis merupakan usaha melindungi rekam

medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis
harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta
benda rumah sakit yang sangat berharga. Prosedur penyimpanan adalah
langkah–langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan
disimpannya suatu dokumen. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan
dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang
ada dalam pengelolaan rekam medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan
dalam penyelenggaraan Rekam medis (Depkes,1997:76) yaitu :
 1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan
baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien
dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis.

 Kebaikan sistem sentralisasi adalah :

- Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
- Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan.
- Efisiensi kerja petugas.
- Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.
 Kelemahannya adalah :
- Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis.
- Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila
tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam
medis, misalnya dengan poliklinik.

2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing unit
pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan
rekam medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik disimpan pada
poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat
disimpan dibagian rekam medis.

 Kebaikan sistem desentralisasi adalah :

- Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan
lebih cepat.
- Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis
lebih ringan.
- Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan
lebih sempit.
 Kelemahannya adalah :
- Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi
tentang riwayat penyakit pasien terpisah.
- Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan
ruangan lebih banyak.
- Bentuk atau isi rekam medis berbeda.
- Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.

F. Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

1. Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
2. Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang
guna menjaga kesinambungan rekam medis.
3. Mempermudah pengambilan kembali dokumen.
4. Mempermudah dan mempercepat penemuan kembali dokumen rekam medis
yang di simpan di rak penyimpanan.
5. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencuri, kerusakan fisik,
kimiawi, maupun biologi.
G. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis

Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara
pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan
rekam medis menurut (Dep. Kes, 1991 : 27) adalah sebagai berikut:

Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah :

 Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan reka medis, tanpa tanda
keluar/kartu permintaan.
 Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik
dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi
keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan.
 Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas
perintah pengadilan
 Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari
dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap
hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harus menulis dengan benar
dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya.

1. Petunjuk Keluar (Outguide)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi
penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti
pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap
berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali. Seperti
contoh dibawah ini,

2. Kode warna untuk map (sampul) rekam medis

Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk
mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan.
Garis-garis warna denga posisi yang berbeda pada pinggiran folder,
menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda untuk
tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna
dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan.
 Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka pertama dari
0 sampai 9.

H. Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat
kepada seluru pasien, mudah dicapai dari segala tempat dan mudah
menunjang administrasi.Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu
ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap
keselamatan petugas.Ruang penyimpanan rekam medis sangat membantu dalam
memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai yang
ada di ruang penyimpanan rekam medis. Ruang penyimpanan harus
memperhatikan hal – hal sebagai berikut :
1. Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-28
˚C sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara tropis.
Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu.
2. Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan,
pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya
diruang kerja minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang
penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu
tindakan sebagai berikut :
 Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan
kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
 Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan.
 Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum
dan bola lampu sering dibersihkan.
 Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera diganti.

3. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan

kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.
4. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain
untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip
tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan
 menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat
dihindari. (Wursanto, 1991 : 221).
5. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka
(open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll
o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena
harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan
6. karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan
rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih
banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak
penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda .
7. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika
menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya
harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang
lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci
tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis
terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang
baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak
terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian
penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 : 24).

I. Denah & Luas Ruangan Penyimpanan Rekam Medis

Ruang Penyimpanan (Filling)

16 m
16 m

16 m

Ruang Kerja Unit

RM
Kebanyakan di Indonesia untuk beberapa rumah sakit, didalam ruang
penyimpanan berkas rekam medis masih banyak memanfaatkan ruangan bekas
atau bangunan lama, sehingga luas tempat ruangan penyimpanan tidak
diperhitungkan, untuk beberapa rak atau almari yang nantinya akan digunakan
didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis.

Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak berkas rekam medis
aktif dan in-aktif). Ruangan penyimpanan berkas rekam medis aktif dan in-aktif
sebaiknya dipisahkan, karena hal ini akan lebih memudahkan petugas didalam
pengambilan rekam medis yang masih aktif dan akan lebih memudahkan
didalam melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis.(Ery Rustiyanto,Warih
Ambar)
Persyaratan ruangan khusus dibagian penyimpanan rekam medis yaitu :
1. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak memungkinkan
terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi petugas di ruang
penyimpanan.
2. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata, tidak licin
dan bersih.
3. Setiap petugas diruang penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal /
petugas.
 4. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih, berwarna
terang, ketinggian minimal 2,5 sampai 3 meter dari lantai.
5. Atap kuat dan tidak bocor.
6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya
minimal 1/6 kali luas lantai.

J. Konsep Tata Ruang

Untuk meningkatkan produktifitas kerja dan kenyamanan, serta untuk

menghasilkan Rekam Medis yang baik dan berkualitas diperlukan pengaturan
tata ruang yang baik, aman, nyaman dan terpelihara.

Kondisi ruang unit rekam medis yang tidak teratur dan tidak terpelihara, seperti
rekam medis tergeletak berhamburan, ruang penyimpanan penuh debu dan
rayap, ruang kerja yang sempit dan berantakan, akan menghilangkan keakuratan
dan nilai guna rekam medis tersebut serta menurunkan kualitas pelayanan.

Rumah sakit Syafira Pekanbaru melaksanakan dokumentasi rekam medis rawat

jalan, rawat inap dan gawat darurat dalam satu tempat penyimpanan. Jumlah
rekam medis pasien RS syafira yang pada saat sekarang ini aktif sekitar
±200.000 file rekam medis. Rak yang dipakai untuk penyimpanan yaitu rak
kayu yang mempunyai 6 tingkat. Jarak antara satu rak dengan rak yang lain 50
cm. Penyimpanan rekam medis pasien hanya mempunyai rak aktif saja, masih
belum mempunyai rak inaktif dikarenakan keterbatasan ruangan penyimpanan.

Sesuai dengan rekomendasi dari bimbingan akreditasi (BA) 1 dan 2 dari Komite
Akreditasi Rumah Sakit (KARS) kriteria ruangan penyimpanan rekam medis yaitu :
1. Kerahasiaan dokumen terjaga.
2. Ruang penyimpanan aktif dan non aktif terpisah.
3. ruangan penyimpanan rekam medis ke ruangan yang luas., cukup luas
dan dipenuhi semua fasilitas kerjanya.
4. Ruang kerja tersendiri, tidak bersatu dengan unit kerja lain.
5. Ventilasi udara baik.
6. Ruangan bersih, tenang dan nyaman serta lokasi strategis dekat dengan
ruang perawatan.
7. Tersedianya AC
8. Tersedia tempat cuci tangan, toilet dan locker.
9. Jumlah rak/lemari penyimpanan mencukupi pemindahan
10. Jarak antar rak minimal 60 cm

Berdasarkan kriteria diatas, ruangan rekam medis di Rumah Sakit Syafira

pekanbaru belum memenuhi persyaratan menurut KARS dan Depkes. Oleh karena
itu sesuai dengan rekomendasi diatas, maka ruangan rekam medis harus
dipindahkan ke ruangan sesuai dengan standard, untuk pemperoleh nilai dari point
akreditasi rekam medis dimana ruang dan fasilitas kerja yang tersedia khusus bagi
unit kerja rekam medis mencukupi menampung beban kerja. Ruang penyimpanan
berkas rekam medis masih mempunyai berkas rekam medis yang aktif saja
sedangkan yang non aktif masih belum terpenuhi.
Dengan adanya pemakaian bangunan baru untuk kantor dan pelayanan pasien,
maka terdapat ruangan yang belum dipakai. Dari ruangan-ruangan tersebut, maka
ruangan yang bisa memenuhi persyaratan diatas yaitu

A. Ruangan Filling yang direncanakan

Alasanannya :
1. Ruangan penyimpanan dekat dengan pendaftaran. Ini untuk mengurangi
resiko keterlambatan pendistribusian dan billing pendaftaran ke ruangan
poliklinik.
2. Ruangan rekam medis terkonsentrasi di satu tempat.
3. Keamanan lebih terjamin.
4. Perlu adanya Rak besi (Roll Opack) untuk file aktif
5. Perlu adanya AC/Alat pendingin ruangan
6. Resiko keamanan dari kebakaran lebih bisa dikurangi.
7. Koordinasi petugas lebih baik karena terkonsentrasi di satu tempat.
8. Terintegrasi file aktif dan in aktif
9. Ruangan file berada pada central pelayanan rumah sakit.
10. Akses distribusi file ke ruangan poli, IGD, dan ruang perawatan lebih
mudah.
11. Terintegrasinya file umum dan perusahaan.
12. Kerahasian dan keamanan rekam medis akan lebih terjamin, karena
hanya petugas kamar file yang berada pada ruangan tersebut.
13. Pasien dan keluarga tidak bisa masuk ke ruangan penyimpanan rekam
medis
14. Koordinasi antar petugas file lebih baik karena berada pada satu daerah

B. Ruangan Filling pada saat ini

Alasannya :
1. Ruangan penyimpanan jauh dengan pendaftaran. Ini dapat manambah
resiko keterlambatan pendistribusian file dan billing pendaftaran ke
ruangan poliklinik.
2. Ruangan rekam medis tidak terkonsentrasi di satu tempat
3. Tidak ada Rak besi (Roll Opack)
4. Keamanan kurang terjamin.
5. Tingkat resiko dari kebakaran sangat tinggi, sebab rak penyimpanan
terbuat dari kayu dan lantainya sebagian berbahan kayu, serta suhu
ruangan setiap harinya sangat tinggi sekitar ≥ 30° C.
6. Tidak adanya AC / alat pendingin ruangan.
7. Koordinasi petugas kurang baik/kurang terkontrol karena tidak
terkonsentrasi di satu tempat.
8. Tidak terintegrasi file aktif dan in aktif
9. Ruangan file berada di gedung dua lantai 2 tepat dibelakang gedung
central pelayanan rumah sakit.
10. Akses distribusi file ke ruangan poli, IGD, dan ruangan perawatan
dengan menggunakan troli gantung dari gedung 2 ke gedung 1.
II. TUJUAN
Tujuan umum :
Agar terciptanya kegiatan rekam medis yang sesuai dengan standar dari Depkes.

Tujuan Khusus :
1. Dapat meningkatkan penilaian rekam medis dari KARS.
2. Untuk meningkatkan produktivitas kerja dan kenyamanan, serta untuk
menghasilkan rekam medis yang baik dan berkualitas diperlukan pengaturan
tata ruang yang baik, aman, nyaman, dan terpelihara.
3. Menciptakan keamanan setiap berkas rekam medis

III. PELAKSANA
 Owner
 Direktur
 manajer
 Maintenance
 IT
 Rekam Medis

IV. FASILITAS SARANA FISIK PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

1. Ruangan Rekam Medis
a. Ruang Kepala Bagian Rekam Medis
b. Ruang Pengolahan data
c. Meja Assembling
d. Meja Koding dan indeksing
e. Rak Penyimpanan Rekam Medis Aktif
f. Rak penyimpanan Rekam Medis In Aktif

Bentuk Fisik dibawah ini adalah Ruang Kerja yang direncanakan dan Ruang Kerja
Rekam Medis di RS. Syafira Pekanbaru yang tergabung Kepala Unit Rekam Medis,
Petugas Pengolahan data pelaporan, Petugas Assembling, Petugas Koding, dan
Petugas Operator Penyimpanan :

1. Ruang Kerja RM Saat ini 2. Ruang Kerja yang direncanakan

2. Alat Penyimpanan
a. Rak Terbuka (Open Self File Unit)
- Keuntungan rak rekam medis terbuka yaitu :
Harganya murah, petugas lebih cepat dalam mengambil
dan menyimpan berkas rekam medis.
- Kekurangan rak rekam medis terbuka yaitu :
Keamanan kurang terjamin, kurang hemat ruangan,
pemeliharaan berkas kurang terjaga.
Berikut contoh gambar Rak Terbuka/Rak kayu yang ada di
RS. Syafira pekanbaru
b. Roll O’Pack (Mekanis dan Elektris)
- Keuntungan Roll O’pack yaitu : Menghemat tempat,
keamanan lebih terjaga, pemeliharaan berkas lebih
mudah.
- Kekurangan Roll O’pack yaitu : Harganya mahal.
 Berikut salah satu contoh gambar Roll Opack yang ada
disetiap rumah sakit.
 Rumah sakit Aulia Pekanbaru

 Rumah Sakit Awal Bros Panam

 Rumah Sakit Chevron Pasific Indonesia (CPI)

40 X 7=2.8 m

6m
40 cm

1m

2. Perhitungan kebutuhan rak rekam medis dalam 5 tahun

(Berdasarkan Rumus Phyllis J Watson).
Jumlah berkas rekam medis rawat inap + rawat jalan x tahun penyimpanan
 Jumlah rekam medis / meter

Jumlah rekam medis rawat inap dalam 1 tahun (2016) = 16.037 berkas
Jumlah rekam medis rawat jalan dalam 1 tahun (2016) = 84.140 berkas
Tebal rata-rata berkas rekam medis rawat jalan = 3 mm
Tebal rata-rata berkas rekam medis rawat inap = 6 mm

Banyaknya berkas yang disimpan dalam 1 meter

 Rawat Jalan berkas/meter = 1000 mm
Tebal rekam medis
= 1000 mm
3 mm
= 334 berkas/ 1 meter

 Rawat Inap berkas/meter = 1000 mm

Tebal rekam medis
= 1000 mm
6 mm
= 167 berkas/1 meter

 Jumlah jajaran rak rekam medis rawat jalan = 84.140 x 5

334
= 1260 m

 Jumlah jajaran rak rekam medis rawat inap = 16.037 x 5

167
= 480 m

 Perhitungan kebutuhan rak dengan memakai Rak Terbuka /

rak kayu.
Dalam 1 sub rak memuat berkas rekam medis ± 100 berkas,
jadi total dalam 1 rak 100 x 36 sub rak = 3600 berkas rekam
medis.

Rata – rata dalam 1 bulan pasien baru di RS. Syafira ± 2000

pasien = 2.000 berkas jadi berkas rekam medis dalam 1 tahun
ada 2000 x 12 bulan = 24.000 berkas.

Untuk kebutuhan rak dalam 1 tahun adalah 24000 berkas :

3600 berkas = 38.4 = 38 rak.

Untuk kebutuhan rak dalam 7 tahun adalah = 7 x 24.000 =

168.000

= 168.000 : 3600
= 46.7 = 47 rak
  Perhitungan kebutuhan rak dengan memakai Rak Besi (Roll
Opack)

Seperti contoh roll opack diatas 1 sisi unit roll opack terdiri dari:
- 3 sub rak ke samping @100 cm
- 7 sub rak ke atas-kebawah
- Kapasitas 1 sisi unit roll opack → tebal 1 RM ±0.5 cm = {7
x (100/ 0,5)} x 3 = 4.200 RM
- Kebutuhan rak penyimpanan dalam jangka waktu 7 tahun
Jumlah RM dalam jangka waktu 7 tahun
Daya tampung RM → rak filling
- Jumlah RM dalam 7 tahun
= ((tahun x jumlah hari setahun x pasien R.jalan baru)
+pasien R. Jalan lama)
= ((7 tahun x 365 hari x 70 pasien ) + 200 pasien)
= (178.850 +200)
= 179.050 RM/7 tahun.
- Kebutuhan Roll Opack
1 sisi unit Roll Opack kapasitas 4.200 RM → 179.050 :
4.200 = 42.6 → maka dalam 7 tahun butuh → 43 pintu
unit Roll Opack → ± 2 unit Roll Opack.
1 Unit Roll Opack mempunyai 10 doble unit RM = 20 sisi
unit roll opack
Jadi, 2 unit Roll Opack → 40 sisi unit Roll opack.

V. RENCANA KEGIATAN

Keterangan Ruangan :
1. Ruangan penyimpanan file aktif
 Merupakan sentral/tempat penyimpanan file baik itu umum dan
perusahaan.
2. Ruangan penyimpanan Non aktif
  Penyimpanan file yang tidak aktif. Yaitu pasien yang sudah 5 tahun tidak
berobat dari kunjungan terakhir ke RS, dan pasien yang sudah meninggal
dunia.
3. Ruangan kerja petugas penyimpanan
 Tempat mensortir potongan billing pendaftaran.
 Tempat pemisahan file ke masing-masing poli.
 Penambahan formulir rekam medis
 Ruangan permintaan peminjaman rekam medis
 Menyeleksi file masuk dan keluar
 Petugas rekam medis bagian penyimpanan direncanakan 10 orang.

4. Ruangan kerja petugas assembling

 Menerima file dari ruangan perawatan
 Assembling file dari poli dan perawatan
 Indeks
 Memasukkan hasil-hasil penunjang
 Membuat laporan penyakit menular, surveilens, dll
 mengkoding

5. Ruangan kepala rekam medis

 Membuat laporan intern dan ekstern
 Kepala RM memerlukan privacy (bicara dengan staf, management,
administrator, dsb)

6. Pemasangan peralatan
- Diperlukannya minimal 4 buah pc untuk rekam medis. 1 buah
untuk ruangan penyimpanan dan 3 buah lagi untuk pengolahan data.

Komputer di ruangan penyimpanan berfungsi untuk :

 Kontrol file masuk dan keluar.
 Mengetahui keberadaan file.

Komputer di ruangan pengolahan data berfungsi untuk :

 Membuat laporan intern dan ekstern.
 Mencek penginputan koding

- Rak penyimpanan untuk file non aktif.

- Telp di masing-masing ruangan
- Meja kerja

7. Pemindahan file

VI. PENUTUP

a. Kesimpulan
1. Langkah perencanaan yang telah dipersiapkan Instalasi Rekam Medik dalam
perubahan konsep tata ruang dan kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam
 medis dari ruang kerja Rekam medis dipisah dengan ruang tempat
penyimpanan berkas rekam medis dan ruang tempat penyimpanan berkas
rekam medis aktif dipisah dengan penyimpanan berkas rekam medis non aktif.
perencanaan alat/peralatan, metode/langkah-langkah perubahannya meliputi
membuat program rencana, rapat koordinasi, persiapan tempat, pengadaan rak
beso (Roll Opack), pemindahan berkas rekam medis, penataan dan penyatuan
berkas rekam medis dan mengatur waktu pelaksanaan.

2. Pelaksanaan kegiatan perubahan konsep tata ruang dan kebutuhan rak

penyimpanan berkas rekam medis yang dilakukan Instalasi Rekam Medik ada
yang telah sesuai dengan perencanaan awal ada yang tidak sesuai dengan
perencanaan awal. Yang tidak sesuai adalah bersatunya ruang kerja rekam
medis dengan tempat penyimpanan berkas rekam medis aktif dan non aktif dan
peralatan seperti rak terbuka (Rak kayu) yang banyak memakan tempat
sehingga membuat ruangan menjadi sempit dan dengan tidak adanya AC (alat
pendingin ruangan) maka suhu ruangan menjadi sangat tinggi, maka keamanan
ruangan rekam medis pun kurang terjaga dengan baik.

b. saran

1. Masih kurangnya sarana prasarana ruangan berkas rekam medis di RS.

Syafira Pekanbaru juga belum melakukan penyusutan berkas rekam medis,
yang membuat berkas menumpuk dan banyak memakan tempat.
2. Hasil perubahannya adalah berkas rekam medis Non Aktif sebagian besar
sudah dipindahkan, sehingga membutuhkan rak kosong dan ruangan yang
luas.
3. Adanya pemisah tempat penyimpanan berkas rekam medis aktif dan non
aktif.
4. Adanya pemisah antara tempat penyimpanan berkas rekam medis dan ruang
kerja untuk asembling dan koding, sehingga tidak ada lagi berkas rekam
medis terletak dibawah lantai.
5. Adanya Rak Roll Opack untuk penyimpanan berkas rekam medis aktif guna
untuk menjaga dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya kebakaran
dan rayap, serta bisa menghemat tempat.
6. Adanya AC (Alat pendingin) guna untuk menjaga suhu ruangan berkas
rekam medis tetap stabil guna untuk melindungi berkas rekam medis agar
tidak cepat rusak.
7. Adanya lemari (file kabinet) untuk penyimpanan dokumen-dokumen
penting.
8. Outguide yang belum memenuhi standar.

Pekanbaru, 07 Februari 2017

Disetujui
dr. Trisma Ayu dr. Khairul Nasir, Sp.OG dr. Marni Sianturi
Direktur Owner RS. Syafira Mgr. Jangmed

Prepare by :
Silviani, Amd. PK