BAB 2.

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Puskesmas
Akbar (2012) mengatakan bahwa puskesmas adalah penanggung jawab
penyelenggara upaya kesehatan untuk tingkat pertama, dan sebagai suatu
organisasi fungsional yang memberikan pelayanan secara menyeluruh serta
terpadu terhadap masyarakat di wilayah kerja puskesmas dalam bentuk kegiatan
pokok. Puskesmas adalah suatu unit organisasi yang berada di puskesmas yang
bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan dan memiliki misi sebagai pusat
pengembangan pelayanan kesehatan. Puskesmas juga melaksanakan pembinaan
dan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu untuk masyarakat di
suatu wilayah kerja tertentu yang telah ditentukan secara mandiri dalam
menentukan kegiatan pelayanan namun tidak mencakup aspek pembiayaan
(Ridho, 2008 dalam Sanah, 2017).

2.3.1 Tujuan Puskesmas

Trihono (2005) dalam Sanah (2017) menyatakan tujuan pembangunan
kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas adalah untuk mendukung
tercapainya tujuan pembangunan kesehatan nasional, upaya untuk mewujudkan
derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi setiap orang yang bertempat
tinggal di wilayah kerja Puskesmas. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi
masyarakat indonesia yang berkehidupan individu, kelompok, keluarga ataupun
bermasyarakat di daerah. Puskesmas mendorong untuk mengkoordinir
kepentingan berkomitmen dalam untuk mencegah serta mengurangi resiko yang
dihadapi oleh individu, kelompok, keluarga serta masyarakat sekitar (Kemenkes
RI No. 75 Tahun 2014).

2.3.2 Fungsi Puskesmas

a. Melaksanakan perencanaan berdasarkan analisis masalah kesehatan
masyarakat dan analisis kebutuhan pelayanan yang diperlukan.
b. Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan.
c. Melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan masyarakat
dalam bidang kesehatan.
d. Menggerakkan masyarakat untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah
kesehatan pada setiap tingkat perkembangan masyarakat yang bekerjasama
dengan sektor lain terkait.
e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap jaringan pelayanan dan upaya
kesehatan berbasis masyarakat.
f. Melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia Puskesmas.
g. Memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan.
h. Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses, mutu, dan
cakupan Pelayanan Kesehatan.
i. Memberikan rekomendasi terkait masalah kesehatan masyarakat, termasuk
dukungan terhadap sistem kewaspadaan dini dan respon penanggulangan
penyakit (Kemenkes No. 75, 2014).
Mubarak dan Chayatin (2009) dalam Sanah (2017) mengatakan bahwa
Puskesmas memiliki tiga fungsi, yaitu sebagai pusat pengendali pembangunan
yang memiliki atau mampu dalam bidang kesehatan, pusat pemberdayaan
masyarakat dan keluarga dalam pembangunan kesehatan serta pusat pelayanan
kesehatan masyarakat tingkat pertama. Fungsi petugas rekam medis dan peran
puskesmas bukan tentang persoalan teknis medis tetapi juga berbagai
keterampilan sumber daya manusia (SDM) yang mampu mengendalikan petugas
kesehatan lainya, serta sebagai lembaga kesehatan yang menjangkau masyarakat
di wilayah terkecil yang membutuhkan strategi dalam hal mengendalikan
masyarakat untuk mengikuti dalam penyelenggaraan kesehatan secara mandiri.

2.4 Rekam Medis

2.4.1 Pengertian Rekam Medis
Rekam Medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta
tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Berkas rekam medis
yaitu yang berisikan semua catatan yang sangat penting mengenai semua
pemeriksaan dan pelayanan yang telah dilakukan dan diberikan kepada pasien
selama pasien tersebut mendapatkan perawatan di rumah sakit baik yang
didapatkan di unit rawat jalan, gawat darurat, maupun rawat inap, dan diharapkan
semua informasi tentang riwayat kesehatan pasien selalu berkesinambungan.
Pasien merupakan setiap orang yang melakukan pemeriksaan dan konsultasi
tentang masalah kesehatannya (Kemenkes RI No. 269, 2008).
 2.4.2 Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan
rekam medis harus di dukung oleh sistem penyelanggaraan rekam medis yang
baik dan benar. Tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan
di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes, 1997).

2.4.3 Isi Rekam Medik Untuk Pasien Rawat Jalan

Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 mendeskripsikan isi rekam medik untuk
pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan sekurang-kurangnya memuat :
a. Identitas pasien.
b. Tanggal dan waktu.
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit.
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik.
e. Diagnosis.
f. Rencana pelaksanaan.
g. Pengobatan dan atau tindakan.
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
i. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
j. Persetujuan tindakan bila diperlukan (Kemenkes RI, 2008).

2.5 Penyelenggaraan Rekam Medis

Rahayu, dkk (2016) mengatakan bahwa penyelenggaran rekam medis
dimulai dari pendataan pasien yaitu yang pertama dari pendaftaran pasien atau
pencatatan identitas pasien, hasil pemeriksaan dan pengobatan. Penyelenggaraan
rekam medis saat pasien datang pada unit pelayanan kesehatan yaitu dilakukan
pencatatan indentitas. Dasar hukum penyelenggaran rekam medis mencakup
berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan rekam medis yaitu tentang
pengelolaan rekam medis, tentang tenaga kesehatan, dan tentang tunjangan
fungsional perekam medis. Penyelenggaraan rekam medis ini bersumber UUD
1945 dan sumber lain sesuai dengan kebijakan daerah setempat.

2.6 Penyimpanan Rekam Medis

Wardiana (2015) mengatakan bahwa penyimpanan atau filing adalah salah
satu ruangan yang sangat menunjang dalam pelayaan rekam medis. Berkas rekam
medis milik pasien rawat jalan mupun rawat inap dan disimpan dengan aman
 karena bersifat rahasia serta memiliki aspek hukum, sehingga sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat menyajikan secara cepatdan tepat (Farlinda dkk, 2017). Ruang
penyimpanan yaitu ruang untuk menyimpan rekam medis, agar rekam medis dapat
dijaga keutuhan fisiknya dan kerahasian informasi yang terkandung dalam rekam
medis tersebut. Dalam pembangunan ruangan untuk menyimpan rekam medis
harus memperhatikan konstruksi dan kelengkapanya, pengendalian iklim (suhu
dan kelembapan), penerangan, pencegahan debu dan pencegahan bahaya
kebakaran sehingga kertas rekam medis dapat tersimpan dengan baik (Depkes,
1991).
Berkas rekam medis berisi data individual pasien yang berisi tentang riwayat
penyakit pasien yang bersifat rahasia. Maka harus dibuatkan (disediakan) folder
atau map sehingga formulir itu di tempatkan atau dikumpulkan di dalam forder
yang telah tersedia karena formulir tersebut berisi tentang data informasi hasil
pelayanan yang diperoleh pasien secara perseoraangan atau individu. Cara
penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan menyimpan folder atau map
yang ada di perkantoran.
Tujuan penyimpanan dokumen rekam medis adalah sebagai berikut :
a. Mempermudah petugas dibagian filing untuk mengambil berkas rekam medis
yang di simpan di rak filing.
b. Syarat berkas rekam medis bisa disimpan yaitu hasil pelayanan yang diperoleh
pasien sudah terisi lengkap sehingga penyakit seorang pasien urut secara
kronologis. Tujuan penyimpanan berkas rekam medis ini untuk melindungi
berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi
dan biologi (Budi, 2011).

2.7 Sistem Penyimpanan

2.7.1 Penyimpanan sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam medis seorang pasien
dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-
catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem penyimpanan sentralisasi memiliki
kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dan kekurangan dari sistem ini dapat
dijadikan bahan pengambilan keputusan pada fasilitas pelayanan kesehatan untuk
menerapkanya.
 14

Sistem penyimpanan sentralisasi memiliki kelebihan sebagai berikut:

a. Dapat mengurangi terjadinya dupliksi berkas rekam medis.
b. Penyeragaman tata kerja lebih mudah untuk di atur serta alat yang digunakan.
c. Petugas bekeerja lebih efisiensi.
d. Pelayanan rekam medis bisa di layani setiap saat.
Sistem penyimpanan sentralisasi memiliki kekurangan sebagai berikut:
a. Perlu waktu yang lama dalam pelayanan rekam medis.
b. Jika tempat penyimpananya jauh dengan lokasi penggunaan rekam medis maka
perlu ruangan, alat dan pegawai yang lebih banyak.
c. Petugas dibagian tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam
d. Petugas flling dokumen rekam medis harus bertugas selama 24
jam (Budi, 2010 dalam Wardiyana, 2015).

2.7.2 Penyimpanan Desentralisasi

Desentralisasi adalah terjadi pemisahan tempat penyimpana berkas rekam
medis, antara berkas rekam medis rawat jalan dengan rawat inap. Sistem
penyimpanan desentralisasi yaitu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan
dan kekurangan ini menjadi sebuah acuan dan keputusan untuk menerapkanya.
Sistem penyimpanan desentralisasi memiliki kelebihan sebagai berikut:
a. Pelayanan pasien akan lebih cepat.
b. Tugas rekam medis akan lebih ringan.
c. Tingkat pengawasan lebih ketat karena lingkupnya lebih kecil.
Sistem penyimpanan desentralisasi memiliki kelebihan sebagai berikut:
a. Terjadinya penggandaan rekam medis sehingga riwayat penyakit tidak
berkesinambungan.
b. Biaya yang dibutuhkan lebih banyak.
c. Akan mengalami keterlambatan dalam pelayanan rekam medis yang
dibutuhkan oleh unit lain.
d. Memiliki kemungkinn besar bentuk dan isi rekam medis akan berbeda
(Budi, 2010 dalam Wardiyana, 2015).
2.8 Sistem Penjajaran

2.8.1 Sistem Nomor Langsung (straight numerical filing system)

Sistem nomor langsung adalah sistem penyimpanan berkas rekam medis
yang diurutkan sesuai dengan nomor berkas rekam medis. Misalnya:
110211,110212, 110213, 110214 dan seterusnya. Sistem penjajaran yaitu
memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dan kekurangan ini menjadi
sebuah acuan dan keputusan untuk menerapkanya. Sistem penjajaran memiliki
kelebihan sebagai berikut:
a. Memudahkan petugas dalam pelaksanaan pengambilan sejumlah berkas rekam
medis dengan nomor yang berurutan.
b. Dalam pelatihan petugas rekam medis untuk sistem penyimpanan akan lebih
mudah.
Sistem penjajaran memiliki kekurangan sebagai berikut:
a. Kesibukan petugas tidak merata, karena terfokus pada penyimpanan rekam
medis dengan nomer yang terbaru.
b. Petugas rekam medis harus lebih hati-hati dan fokus dalam penyimpanan
berkas rekam medis (nomor tertukar) (Budi, 2010 dalam Wardiyana, 2015).

2.8.2 Sistem Nomor Akhir (terminal digit filing)

Sistem nomor akhir adalah sistem yang menggunakan 6 angka nomor yang
dikelompokkan menjadi 3 bagian. Angka pertama, kedua dan yang ketiga sama-
sama terdiri dari dua angka. Misalnya :

31 09 13

(Angka ketiga) (Angka kedua) (Angka pertama)

Tertiary digit secondry digit primary

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka
pertama yaitu 00 sampai dengan 99 pada saat melaksanakan penyimpanan,
langkah awal petugas harus melihat angka yang pertama, pada kelompok angka
pertama berkas rekam medis disesuaikan dengan urutan letak angka yang kedua,
kemudian rekam medis disimpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok angka
ketiga. Contoh :
 16

31-09-13

32-09-13

33-09-14

Sistem penyimpanan nomor akhir memiliki kelebihan dan kekurangan.

Kelebihan dan kekurangan dari sistem ini dapat dijadikan bahan pengambilan
keputusan pada fasilitas pelayanan kesehatan untuk menerapkanya. Sistem nomor
akhir memiliki kelebihan sebagai berikut:
a. Di dalam rak penyimpanan pertambahan berkas rekam medis akan merata ke
dalam 100 kelompok.
b. Pekerjaan petugas rekam medis di bagian penyimpanan dan penambilan rekam
medis dapat di bagi secara merata.
c. Kesalah letakan dalam penyimpanan berkas rekam medis akan lebih dijangkau
karena petugas dalam penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka akhir saja.
Sistem nomor akhir memiliki kekurangan sebagai berikut:
a. Memerlukan pelatihan yang lebih intensif untuk petugas di bagian
penyimpanan (Budi, 2010 dalam Wardiyana, 2015).

2.8.3 Sistem Nomor Tengah (middle digit)

Dalam penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan
pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama,
angka yang terletak paling kiri menjadi angka yang kedua dan angka paling kanan
menjadi angka yang ketiga. Contoh:
22 09 10
(Angka kedua) (Angka pertama) (Angka ketiga)

Sistem penyimpanan nomor tengah memiliki kelebihan dan kekurangan.

Kelebihan dan kekurangan dari sistem ini dapat dijadikan bahan pengambilan
keputusan pada fasilitas pelayanan kesehatan untuk menerapkanya. Sistem nomor
tengah memiliki kelebihan sebagai berikut:
 17

a. Petugas mudah dalam pengambilan 100 berkas secara langsung dan nomor
berurutan.
b. Untuk pergantian sistem nomor langsung ke sistem nomor tengah
dibandingkan pergantian ke sistem nomor angka akhir.
c. Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem
nomor langsung.
d. Kekeliruan dapat dicegah sehingga petugas dapat dibagi pada section
penyimpanan tertentu.
Sistem nomor tengah memiliki kekurangan sebagai berikut:
a. Petugas membutuhkan pelatihan yang lebih lama.
b. Bila rekam medis inaktif dipindahkan maka akan terjadi rak kosong pada
beberapa section (Budi, 2010 dalam Wardiyana, 2015).

2.9 Missfile
Hilang atau salah letak berkas rekam medis yang sering disebut missfile,
berkas diletakkan diruang penyimpanan (filing) berkas rekam medis. Dikatakan
hilang atau salah letak (missfile) apabila berkas rekam medis dibutuhkan tetapi
tidak ada didalam rak penyimpanan. Kemungkinan terjadi karena kelalaian
petugas ketika akan mengeluarkan beraks rekam medis dari rak penyimpanan
petugas tidak mencatat di buku ekspedisi siapa yang meminjam. Sebelum mencari
berkas rekam medis yang hilang, petugas harus terlebih dahulu melihat pada buku
ekspedisi, apakah berkas yang dibutuhkan sudah kembali atau tidak (Hawkins
dalam Kurniawan 2016) .
Untuk mencari berkas rekam medis yang hilang atau salah letak, yaitu meliputi:
a. Kita ambil contoh dengan nomor 12-45-67 yang berurutan sesuai dengan
sistem penjajaran TDF, maka akan dibaca sebagai berikut:
Angka pertama 67
Angka kedua 45
Angka ketiga 12
Ketika diurutkaan seperti diatas, sesuai dengan penggolongan angka, maka
diatas seharusnya dibaca 67-45-12.
 18

b. Dalam pencarian nomor yang hilng atu slah letak, bisa dilihat pada tahap angka
pertama, pada rak yang bernomor (67/45) kemungkinan berkas rekam medis
yang hilang atau salah letak berada disekiar rak tersebut.
c. Mencari disekiar tempat rak berkas rekam medis yang biasanya disimpan.
d. Kemudian mencari nomor-nomor yang berdekatan dengan nomor berkas
rekam medis yng hilang, mencari dari angka pertama, misal pada rak
penyimpanan 66/45 dan 68/45.
e. Kemudian memeriksa angka semua angka pertama 60/45 61/45 62/45 63/45
64/45 65//45 70/45.
f. Kemudian memeriksa angka yang ke dua yang berakhiran 5 di dalam rak
penyimpanan berkas rekam medis 67 yaitu 67/05 67/15 67/25 67/35
67/5567/65 67/75 67/85 67/95.

2.10 Tujuh Unsur Manajemen

Unsur manajemem 7M yaitu faktor man, money, method, machine,
material, media dan motivation (Gaspresz, 2007). Awal unsur manajemen teridiri
dari 5M (manspower, machine, method, material, media) dari perkembanganya
manajemen lebih lanjut maka ada pengembangan atau penambahan yaitu
motivation dan money. Unsur-unsur ini dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk
mengelola perencanaan suatu organisasi (Usman, H 2010).
a. Man
Man terkait manusia sebagai penggerak yang memiliki peranan dalam hal
pengetahuan, keterampilan, pengalaman, kekuatan fisik, lambatnya dan kecepatan
dalam bekerja. Dalam manajemen, manusia merupakan faktor yang paling penting
dalam mengendalikan pekerjaan. Manusia merencanakan sebuah tujuan dan
manusia juga yang melaksanakan dari tujuan tersebut. Manajemen timbul karena
adanya orang-orang yang bekerja sama untuk tujuan yang sama. Missfile bisa
dilihat dari beberapa pengalaman serta pendidikan seorang petugas. Tingkat
pendidikan petugas jugadapat menjadi faktor penyebab terjadinya missfile, karena
dapat dimungkinkan bahwa pemahaman petugas terhadap sistem penjajaran
berkas rekam medis masih kurang, kurangnya pelatihan untuk petugas, kelelahan
 19

kerja petugas juga dapat menjadi penyebab terjadinya missfile berkas rekam medis
(Laxmi, 2014)
b. Money
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk mencapai
pelaksanaan suatu sistem di Puskesmas agar terciptanya pelayanan yang baik dan
cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien. Apabila dana tidak memenuhi dalam
pengadaan pendukung maka tingkat terjadinya missfile semakin tinggi. Begitu
pula sebaliknya. Pendanaan atau uang merupakan suatu hal yang sangat penting
bagi kehidupan begitupula bagi suatu instansi kesehatan (Sukirno, 1981). Dana
yaitu mendukung jalanya suatu program merupakan suatu penggerak manusia
untuk melaksanakan pekerjaanya dan mendapatkan sebuah imbalan atau upah
sebuah uang.
c. Material
Bahan adalah suatu bahan setengah jadi yang digunakan untuk menunjang
dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang di butuhkan puskesmas atau
di rumah sakit. Material atau bahan baku yang digunakan untuk menunjang suatu
kegiatan. Bahan yang digunakan untuk pembuatan rak berkas yaitu kayu atau besi
yang biasa di beli di toko-toko dan yang berkualitas bagus seperti kayu yang tidak
dimakan rayap dan besi yang tidak berkarat, besi yang paling bagus untuk
pembuatan rak berkas rekam medis yaitu yang berbahan staenlees (anti karat).
Rak rekam medis sangat penting upaya untuk mewadahi berkas rekam medis agar
terlindungi dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik dan biologi.
d. Method
Metode merupakan suatu petunjuk atau pedoman untuk tata cara bekerja
untuk memperlancar jalan pekerjaan. Metode merupakan prosedur, cara kerja
yang di tetapkan oleh suatu Rumah Sakit atau Puskesmas. Metode atau cara kerja
adalah jalan atau petunjuk yang dipakai dalam melaksanakan suatu pekerjaan
dengan mempertimbangkan kepada sasaran yang dituju, fasilitas-fasilitas yang
tersedia, penggunaan waktu serta penggunaan biaya (Kurniawan, 2016). Metode
yang telah dibuat sebaik mungkin, apabila pengguna tidak mengetahui atau tidak
tahu alur menggunakan maka hasil yang didapat tidak akan baik atau kurang
 20

maksimal. Prosedur kerja dalam pelayanan kesehatan ada dua macam diantaranya
adalah berupa SOP (standard operating procedure), SPM (standart pelayanan
minimal), prosedur tindakan medis.
e. Machine
Machine adalah alat yang diperlukan untuk proses pekerjaan. Dalam
kegiatan rekam medis yaitu machine sangat diperlukan untuk mendukung
pekerjaan agar lebih mudah dalam proses pelayanan kesehatan yaitu peralatan
untuk pelayanan. Machine dalam rekam medis yang terdapat di ruang filing
berupa tracer dan dibagian pendaftaran yaitu buku ekspedisi. Fungsi dari tracer
berkas rekam medis yaitu berfungsi untuk pengawasan berkas rekam medis yang
keluar dari rak filing, tracer ini diisi setiap berkas rekam medis akan dipinjam dan
tracer diselipkan ditempat berkas rekam medis yang telah dipinjam dan tracer
akan diambil apabila berkas rekam medis telah dikembalikan. Fungsi buku
ekspedisi untuk mencatat serah terima berkas rekam medis yang telah dipinjam
dan dikembalikan kebagian filing agar keamananya tetep terjaga. kesehatan
diantaranya peralatan laboratarium, peralatan pemeriksaan kesehaan, tempat tidur
opnam, peralatan operasi dan alat bedah.
f. Media
Media yaitu bisa dilihat dari aspek tempat kerja, waktu, lingkungan yang
kurang mendukung, seperti tempat yang kotor ( tempat kurang bersih ), tempat
yang kurang terang, ventilasi dan peredaran udara buruk, faktor kebisingan suara
serta faktor lantai yang licin atau bergelombang. Media sangat mempengaruhi
aktivitas seseorang untuk bekerja. Media yang tidak mendukung petugas akan
merasa bosan dalam melaksanakan pekerjaan.
g. Motivation
Motivation adalah suatu faktor pendorong seseorang untuk melakukan suatu
aktivitas atau kegiatan tertentu karena timbulnya suatu ide yang berkaitan dengan
maksud dan tujuan yang ingin di raih. Motivasi adalah sesuatu yang pokok yang
menjadi dorongan seseorang untuk bekerja. Hal yang perlu dilakukan oleh
seorang pemimpin adalah memberi kesadaran diri pada anggota atau karyawan
 21

bahwa kerja merupakan suatu kebutuhan (Kristiawan, M 2017). Adanya

motivation sehingga terjadinya missfile berkas rekam medis lebih berkurang.

2.11 Sistem Jejak (Out guide)

2.11.1 Sistem Pengembalian dan Pelacakan (Tracking)
Kurniawan (2016) memaparkan bahwa bahan yang digunakan untuk
pelacakan sistem berkas rekam medis biasanya terbuat dari vinil atau pelastik
yang berwarna dan ukuranya setengah folder, sistem pelacakan ini ditempatkan
dimana berkas rekam medis diambil atau dipindahkan dari lokasi. Adanya sistem
komputerisasi otomatis yaitu memudahkan petugas rekam medis dalam mencari
berkas rekam medis yang keluar karena sudah tercatat secara otomatis tanggal,
waktu dan lokasi berkas rekam medis. Penggunaan sistem jejak ini petugas rekam
medis dianjurkan untuk membut kebijakan dan prosedur dalam menggunakan
sistem jejak.

2.11.2 Tracer
Menurut International Federation Health Organization (IFROH),
traceradalah Petunjuk rekam medis yang keluar dari rak peyimpanan, berkas
rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan akan diganti dengan slip, ketika
berkas rekam medis kembali ketempat penyimpanan maka slip tersebut akan
dihapus dari slip peminjaman pada catatan. Petunjuk keluar ini meningkatkan
efisiensi dan keakuratan dalam peminjaman dengan menunjukan dimana berkas
rekam medis untuk disimpan saat kembali. Tracer ini biasanya terbuat dari kertas
karton dan formika yang berwarna ukuranya 10 x 20 cm. Setiap rekam medis
yang keluar dari tempat penyimpanan, harus dipasang lebar out guide atau tracer
sebagai alat pengganti rekam medis yang keluar (DPP PORMIKI, 2010).

2.12 Analisis Pohon Masalah (Problem Tree Analysis)

Silverman (1994) menggunakan istilah Tree Diagram dan menyatakan
diagram sistematik atau diagram pohon dirancang untuk mengurutkan hubungan
sebab-akibat. Pohon masalah (problem tree) merupakan sebuah pendekatan atau
metode yang digunakan untuk identifikasi penyebab suatu masalah. Analisis
 22

pohon masalah dilakukan dengan membentuk pola pikir yang lebih terstruktur
mengenai komponen sebab akibat yang berkaitan dengan masalah yang telah
diprioritaskan. Metode ini dapat diterapkan apabila sudah dilakukan identifikasi
dan penentuan prioritas masalah (Azizah dkk, 2014).
Pohon masalah memiliki tiga bagian, yakni batang, akar, dan cabang.
Batang pohon menggambarkan masalah utama, akar merupakan penyebab
masalah inti, sedangkan cabang pohon mewakili dampak. Penggunaan pohon
masalah ini berkaitan dengan perencanaan proyek. Komponen sebab akibat dalam
pohon masalah akan mempengaruhi desain intervensi yang mungkin dilakukan.
Berdasarkan dari pengertian di atas, terdapat poin-poin yang sangat penting
mengenai analisis pohon masalah (Asmoko, 2006).
a. Analisis pohon masalah merupakan suatu alat, teknik atau pendekatan untuk
mengidentifikasi atau menganalisis suatu masalah.
b. Analisis pohon masalah menggambarkan rangkaian hubungan sebab akibat dari
beberapa faktor yang berkaitan.
c. Alat atau teknik analisis pohon masalah umumnya digunakan pada saat tap
pencarian.
d. Menggambarkan secara grafik atau perkembangan hirarkis, seperti silsilah atau
skema klasifikasi.

2.12.1 Langkah-langkah pembuatan PTA (Problem Tree Analysis).

Berdasarkan Azizah, dkk (2011) terdapat dua model dalam membuat
pohon masalah. Model pertama yaitu masalah dibuat dengan cara menempatkan
masalah yang paling utama sebelah kiri dari gambar. Kemudian penyebab muncul
persoalan dari masalah tersebut ditempatkan pada sebelah kanan (arah alur proses
dari kiri ke kanan). Gambar penyususan pohon masalah model pertama seperti
pada gambar 2.1 berikut ini:
 23

Gambar 2.1 Model Pohon Masalah 1 (Azizah dkk., 2011).

Model kedua, pohon masalah dibuat dengan cara menempatkan masalah yang
paling utama pada titik tengah pada gambar. Kemudian, penyebab adanya
permasalahan tersebut ditempatkan di bagian bawahnya (alur ke atas). Gambar
penyususan pohon masalah model ke dua seperti pada gambar 2.2 berikut ini:

Gambar 2.2 Model Pohon Masalah 2 (Azizah dkk., 2011)