MODUL BELAJAR

Nama Mata Kuliah

Blok (Kedokteran)

Judul Materi

Nama dosen dan gelar

unit bagian/ divisi (tidak wajib)

Program Studi
Fakultas
Universitas
Tanggal -bulan-tahun
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa akhirnya penulis dapat
menyusun modul dengan baik dan tepat waktu. Modul ini
mengangkat topik ……….. untuk pertemuan ke ………… pada mata
kuliah ……… di semester ……….. tahun ajaran ……….. di program
studi ……….. Fakultas ………….. Universitas ………....

Setelah membaca modul ini, diharapkan peserta didik mampu

………….. Oleh karenanya …………. Modul ini dikerjakan
…………..

Akhir kata, semoga modul ini bermanfaat untuk …………..

Surabaya, tanggal bulan tahun

Dosen Mata Kuliah ……….

Nama Dosen
 DAFTAR ISI

Kata pengantar
Isi bahasan
Tujuan pembelajaran
Arti, Tujuan, Manfaat Retensi Rekam medis
Faktor-faktor Retensi Rekam medis di Rumah sakit
Rangkuman
Referensi
Nama Materi/ Topik

Isi bahasan
1. Arti, Tujuan, Manfaat Retensi Rekam medis
2. Faktor-faktor Retensi Rekam medis di Rumah sakit

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah membaca modul ini, diharapkan peserta mampu:
Memahami tentang Retensi Rekam medis di Rumah sakit dan Faktor-
faktor yan mempengaruhi kegiatan Retensi

Arti, Tujuan, Manfaat Retensi Rekam medis

1. Definisi retensi
Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas
pelayanan kesehatan (Permenkes RI Nomor 55 tahun 2013).
Pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 tentang rekam medis, yaitu
pada bab IV pasal 9 ayat 1 dan 2 yang berbunyi bahwa rekam
medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
disimpan sekurang-kurangnya 2 tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat. Dilanjutkan dengan ayat ke 2 yang
berbunyi bahwa setelah batas waktu yang ada di ayat 1 di
 lampaui, rekam medis dapat dimusnahkan (Kementerian
Kesehatan RI, 2008).
Sebelum pemusnahan dokumen rekam medis, maka harus
dilakukan retensi atau penyusutan dokumen rekam medis.
Menurut BPPRM tahun 2006, retensi memiliki pengertian
yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara
dokumen rekam medis inaktif dengan dokumen rekam medis
yang masih aktif di ruang penyimpanan(filing). Selain itu
retensi dapat diartikan juga sebagai pengurangan jumlah
formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir. Sesuai dengan
BPPRM tahun 2006, pemusnahan rekam medis adalah
kegiatan menghilangkan/ menghapus/ menghancurkan secara
fisik dokumen rekam medis yang telah mencapai 5 tahun
sejak terakhir berobat di rumah sakit. Dalam pemusnahan
berkas perlu dilihat pula dikarenakan tidak semua berkas bisa
dimusnahkan atau di retensi. Berkas yang tidak boleh di
retensi atau harus dilestarikan berkas pasien pengidap
penyakit langka, berkas kelahiran dan kematian pasien.
2. Tujuan retensi
Berdasarkan yang tertulis pada BPPRM tahun 2006, kegiatan
retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis ini memiliki
beberapa tujuan, diantaranya:
a) Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
b) Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
 c) Menjaga informasi medis yang masih aktif (yang masih
mengandung nilai guna)
d) Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas
Aktif & In-aktif
3. Manfaat retensi
Penyusutan rekam medis dilakukan supaya tidak terjadi
penumpukan arsip dan penyusutan arsip rekam medis sangat
berpengaruh terhadap arsip yang memiliki nilai guna
kebuktian dan nilai guna hukum karena dapat digunakan
sebagai rujukan dalam suatu kasus pengadilan.
Penyusutan arsip rekam medis dilakukan secara bertahap
yaitu dimulai dari pemilihan, pemindahan, penilaian, dan
pemusnahan. Sebelum melakukan kegiatan penyusutan arsip
diperlukan suatu pedoman untuk menentukan jangka waktu
penyimpanan arsip atau disebut dengan jadwal retensi arsip
rekam medis (JRA).

Tugas latihan

1. Sebutkan 4 tujuan diadakanya retensi menurut BPPRM tahun

2006!
2. Pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/Menkes/PER/III/2008 bab IV pasal 9 ayat 1 dan 2
menjelaskan tentang?
Balikan : (kunci jawaban)

1. a. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

b. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
c. Menjaga informasi medis yang masih aktif (yang masih
mengandung nilai guna)
d. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas
Aktif & In-aktif

2. bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non

rumah sakit disimpan sekurang-kurangnya 2 tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat. Dilanjutkan dengan ayat
ke 2 yang berbunyi bahwa setelah batas waktu yang ada di
ayat 1 di lampaui, rekam medis dapat dimusnahkan
Faktor-faktor Retensi Rekam medis di Rumah sakit
Terdapat beberapa faktor yang menjadikan retensi berjalan
lancer, efisien dan mudah dilaksanakan, berikut adalah faktor-faktor
tersebut:

a. Pendidikan petugas retensi rekam medis

Tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan
diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan
dan/atau keterampilan melalui pendidikan di bidang
kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan
kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan, satu di
antaranya dalam melakukan upaya kesehatan adalah
penyelenggaraan rekam medis(Kemenkes, 2014).
Pelayanan kesehatan di rumah sakit khususnya Rekam
Medis, sangat berperan penting dalam penyediaan data dan
informasi pasien terkait pelayanan kesehatan yang
diterima oleh pasien. Rekam Medis harus berisi informasi
lengkap perihal proses pelayanan dimasa lalu, masa kini
dan perkiraan terjadi dimasa yang akan datang sehingga
mengetahui gambaran riwayat pasien dari dulu hingga
sekarang yang dapat membantu petugas medis
memberikan penanganan yang tepat kepada pasien(Hatta,
2008). Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus
pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai
ketentuan peraturan perundang undangan. Berdasarkan
 kualifikasi pendidikan perekam medis dapat dilakukan
dengan Standar kelulusan Diploma tiga sebagai Ahli
Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, sehingga
dengan kualifikasi tersebut dapat mencapai kinerja yang
maksimal(Kemenpan, 2013). Pemberian pelayanan kepada
pasien di rumah sakit juga harus didukung oleh petugas –
petugas rekam medis yang berkompeten dan professional.
Tingkat pendidikan seseorang akan berpengaruh terhadap
kinerja di lapangan. Tingkat pendidikan yang tinggi
diharapkan dapat semakin memahami dan mengerti
sehingga dapat memberikan manfaat dalam berkerja dan
memudahkan dalam menjalankan pekerjaannya (Siagian,
2002). Oleh karena itu petugas rekam medis harus
didukung dengan pengetahuan, keterampilan,sikap yang
memadai sehingga dalam pemberian pelayanan rekam
medis kepada pasien dapat berjalan dengan baik dan sesuai
dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 tahun
2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam
medis(Kemenpan, 2013).
b. Jumlah petugas retensi rekam medis
Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak
selamanya bisa disimpan. Hal ini dikarenakan jumlah
berkas rekam medis di rumah sakit terus bertambah yang
menyebabkan ruang penyimpanan akan penuh dan tidak
cukup menampung berkas rekam medis yang baru.
 Pemusnahan berkas rekam medis merupakan usaha yang
dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan
mengurangi penuhnya berkas rekam medis di ruang
penyimpanan. Pemusnahan adalah aktifitas melenyapkan
atau menghancurkan arsip yang sudah berakhir fungsi dan
waktunya serta tidak berguna (Barthos, 1990).
Pelaksanaan retensi dipengaruhi oleh beberapa faktor,
yaitu faktor sumber daya manusia yang meliputi jumlah
petugas, tingkat pendidikan dan pengetahuan petugas,
faktor sarana prasarana yang meliputi tersedianya tempat
dan juga jadwal retensi, dan faktor kebijakan yang ada di
rumah sakit meliputi Undang-Undang Kesehatan yang
mengatur retensi, dan Standar Prosedur Operasional.
Apabila faktor tersebut tidak tersedia maka dapat memicu
terjadinya keterlambatan pelaksanaan retensi dokumen
rekam medis. Apabila retensi mengalami keterlambatan,
maka akan terjadi penumpukan dokumen rekam medis
yang memenuhi rak penyimpanan dokumen rekam medis.
Penumpukan dokumen rekam medis membuat rak
penyimpanan tidak rapi dan rentan terjadinya kesalahan
letah dokumen rekam medis (missfile) (Marsum et all.,
2018).
c. Sarana Petugas retensi rekam medis
Menurut Amin, 2020 dalam jurnalnya, dalam
memusnahkan atau retensi, sarana yang diperlukan adalah
sebagai berikut:

1. Ruang Berkas Inaktif

Ruang ini berfungsi untuk mengumpulkan
berkas-berkas sebelum di retensi sesuai jadwal
retensi. Fungsi ruang ini agar jadwal retensi tidak
terlalu padat sehingga retensi bisa dilaksanakan
dalam sekali dalam periode yang sudah
disepakati di JRA (Jadwal Retensi Arsip)
2. Scanner
Scanner digunakan untuk memasukan data
penting pasien seperti kematian dan kelahiran
kedalam bentuk data elektronik sehingga
keamanan dan daya tahan nya bisa lebih baik
dibandingkan dalam bentuk lembaran
3. Komputer
Setelah berkas yang penting di scan, tugas
komputer adalah untuk mengelola nya dan
diubah dalam bentuk yang mudah disimpan
(Pengelolaan penyimpanan Harddisk).

4. Printer
 Diperlukan jika sewaktu-waktu berkas yang
sudah di scan dan disimpan di computer
dibutuhkan oleh pasien, dokter, ataupun petugas
penegak hukum.
5. Alat penghancur
Alat penghancur adalah alat utama yang harus
ada dalam kegiatan retensi, untuk jenisnya alat
penghancur bisa berupa pembakar atau alat
yang mengubah lembaran rekam medis pasien
menjadi kepingan kecil untuk selanjutnya
dijadikan bubur kertas sehingga kebocoran
berkas bisa diminimalisir
d. SOP retensi
Fungsi SOP (Standart Oprasional Procedure) adalah
sistem yang disusun untuk memudahkan, dan menertibkan
suatu pekerjaan, dimana berisi urutan proses pekerjaan
mulaidari awal sampai akhir Sebagai acuan dalam
pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan
supervisor (Indrawati, 2017).
SOP dibutuhkan oleh para petugas sebagai acuan
cara mereka bekerja dan melakukan retensi sehingga apa
yang mereka kerjakan tidak menyalahi aturan dan apa
yang mereka kerjakan lebih efisien. Jika tidak ada SOP
retensi maka petugas akan kebingungan bagaimana
 petugas memulai dan bagaimana petugas melaksanakan
kegiatan retensi.

RANGKUMAN
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………

REFERENSI **
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………