Perancangan Dan Pembuatan Aplikasi Retensi Berkas Rekam Medis di RSD Balung
Jember
Abstrak
Menurut Depkes RI (2006), Retensi rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam
medis dari rak penyimpanan dengan meindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file aktif ke
rak file inaktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
Menurut Satrio Putro Wicaksono (2012), proses pemilihan berkas retensi yang masih manual
beresiko terjadinya kesalahan pemilihan berkas yang akan diretensi. Disini peran petugas rekam
medis sangat diperlukan untuk membuat suatu aplikasi retensi berkas rekam medis agar dapat
membantu kinerja petugas untuk menghasilkan informasi yang cepat dan tepat. Proses retensi di
Rumah Sakit Daerah Balung masih dilakukan secara manual sehingga perlu adanya aplikasi retensi.
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah aplikasi retensi berkas rekam medis. Jenis
penelitian ini adalah kualitatif. Subjek dalam penelitian ini adalah kepala rekam medis dan petugas
rekam medis. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode waterfall
versi sommerville 2011 menggukan pemrograman Microsoft Visual Foxpro 9.0. Pengumpulan data
dilakukan dengan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil dalam penelitian ini adalah
aplikasi retensi berkas rekam medis yang dapat membantu mempermudah petugas dalam meretensi
rekam medis dengan cepat dan tepat serta mengurangi beban kerja petugas.
1.
Pendahuluan sebagai statistik kesehatan, khususnya untuk
Kegiatan pelayanan kesehatan di rumah mempelajari perkembangan kesehatan
sakit tidak lepas dari penyelenggaraan rekam masyarakat dan untuk menentukan jumlah
medis. Rekam medis adalah berkas yang penderita pada penyakit-penyakit tertentu
memuat catatan dan dokumen tentang (Konsil Kedokteran Indonesia, 2006). Ketika
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, periode retensi yang ditetapkan terpenuhi,
tindakan, dan pelayanan lain yang telah berkas rekam medis klinis pasien dan catatan
diberikan kepada pasien (Menkes RI, 2008). lain pasien, data serta informasi dapat
Rekam medis berguna sebagai bukti tertulis dimusnahkan dengan semestinya. Rumah
atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap sakit mempunyai kebijakan tentang masa
seseorang pasien, juga mampu melindungi penyimpanan berkas rekam medis klinis dan
kepentingan hukum bagi pasien yang data serta informasi lainnya dari pasien
bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan (Sutoto dkk, 2012).
tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian Retensi rekam medis adalah suatu
hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan kegiatan pengurangan berkas rekam medis
menyangkut rekam medis itu sendiri. Karena dari rak penyimpanan dengan memindahkan
aspek tersebut maka rekam medis sangat berkas rekam medis inaktif dari rak file aktif
penting untuk dijaga nilai maupun ke rak file inaktif dengan cara memilah pada
kerahasiaannya. rak file penyimpanan sesuai dengan tahun
Rekam Medis harus disimpan sesuai kunjungan (Depkes RI, 2006). Tujuannya
dengan peraturan yang ada. Untuk sarana adalah mengurangi jumlah berkas rekam
pelayanan kesehatan di rumah sakit, rekam medis yang semakin bertambah dan
medis pasien rawat inap harus disimpan menyiapkan fasilitas yang cukup untuk
sekurang-kurangnya 5 tahun (Hidayati, 2016). tersedianya tempat penyimpanan berkas
Selain itu rekam medis juga bermanfaat rekam medis yang baru. Kegiatan retensi
23
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
24
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
25
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Pada gambaran sistem diatas, pada medis dapat menambahkan user baru, melihat
aplikasi retensi terdapat sebuah proses yang dan mencetak laporan retensi dan
nantinya dijabarkan untuk menunjukkan pemusnahan. Patugas rekam medis dapat
proses yang lebih detil. Entitas yang terlibat menambahkan data rekam medis baru,
yaitu kepala rekam medis dan petugas rekam menambahkan berkas hasil scan dan memberi
medis. Kedua entitas menginputkan username keterangan untuk rekam medis inaktif yang
dan password untuk mengakses aplikasi tidak ditemukan saat proses retensi.
retensi berkas rekam medis. Kepala rekam
Tahapan dalam penelitian ini dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini.
Tahap awal dari penelitian ini adalah dilanjutkan ketahap system and software
requirement and definitions yaitu design dengan pembuatan flowchart agar alur
mengidentifikasi masalah yang ada dibagian yang ada pada aplikasi dapat dipahami dengan
unit rekam medis dengan melakukan studi mudah. Lalu dibuat context diagram, data
pendahuluan terlebih dahulu di RSD Balung. flow diagram, kemudian membuat desain
Studi pendahuluan dilakukan untuk tampilan yang nantinya akan menjadi
memperoleh informasi terkait permasalahan gambaran oleh peneliti untuk dipakai dalam
sebenarnya yang terjadi pada saat dilakukan tampilan akhir. Setelah itu membuat database
retensi. Setelah peneliti mendapat data, maka yang akan dipakai pada perancangan sistem.
26
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Tahap implementation and unit a. Melihat daftar rekam medis yang sudah
testing akan dilakukan impementasi terhadap masuk waktu retensi.
fitur-fitur yang sudah direncanakan. Menu b. Menu retensi otomatis akan memilah
laporan rekam medis yang dapat mencetak rekam medis berdasarkan tanggal terakhir
laporan untuk kebutuhan proses retensi dan kunjungan pasien.
pemusnahan. Menu uggah berkas yang bisa c. Rekam medis yang tidak ditemukan saat
digunakan untuk menampilkan dan proses retensi dapat diberi keterangan
menyimpan hasil scan berkas rekam medis untuk memudahkan retensi selanjutnya.
berupa file pdf kedalam aplikasi retensi. d. Mencetak laporan retensi rekam medis.
Pengujian pada sistem yang sudah dibuat Menu pemusnahan rekam medis
dilakukan untuk mengetahui apakah sistem adalah menu untuk mengelola data rekam
sesuai dengan flowchart, context diagram medis yang siap musnah. Fungsi yang terdapat
maupun data flow diagram. Selanjutnya tahap didalam menu ini yaitu user dapat melihat
integration and system testing nantinya rekam medis yang sudah masuk waktu
dilakukan pengujian akhir dari program pemusnahan dan mencetak laporan
apakah sesuai dengan kebutuhan perangkat pemusnahan rekam medis. User dapat
lunak. mengakses menu unggah berkas. Adapun
3. Hasil dan Pembahasan fungsi dari menu ini yaitu:
Berdasarkan hasil observasi,
a. Menambahkan hasil scan berkas rekam
wawancara dan dokumentasi yang telah
medis.
dilakukan oleh peneliti, kebutuhan fungsional
b. Melihat scan berkas rekam medis yang
aplikasi retensi dalam penelitian ini adalah
telah ditambahkan.
menu data rekam medis, menu user, menu
c. Memberi centang penting untuk berkas
beranda, menu retensi rekam medis, menu
yang dianggap penting.
unggah berkas, menu pemusnahan rekam
medis, menu berkas hilang dan menu laporan. User dapat mengakses menu berkas
Menu beranda adalah halaman utama pada hilang. Pada menu ini dapat ditampilkan
saat petugas rekam medis atau user dan kepala daftar berkas yang tidak ditemukan pada saat
rekam medis berhasil login. Pada beranda proses retensi. Nantinya rekam medis dapat
terdapat menu yang bisa diakses diantaranya dicari kembali pada saat retensi berikutnya.
yaitu menu data master, menu transaksi dan Kemudian menu laporan yang dapat diakses
menu laporan. Pada menu data master terdapat oleh kepala rekam medis yang digunakan
2 submenu yaitu data rekam medis dan data untuk melihat dan mencetak laporan retensi
user. Data rekam medis adalah menu untuk rekam medis dan pemusnahan rekam medis.
mengelola data pasien dan hanya bisa diakses Pembuatan aplikasi retensi berdasarkan
oleh user. Menu data rekam medis hasil analisis permasalahan yang ada di
mempunyai beberapa fungsi yaitu: Rumah Sakit Daerah Balung, diketahui retensi
a. User dapat menambahkan, melihat, masih menggunakan sistem manual. Petugas
mengubah dan menghapus data pasien. harus melihat satu-persatu tanggal terakhir
b. Adanya fitur import data pasien dalam kunjungan pasien yang menyebabkan
bentuk Microsoft excel yang dihasilkan lamanya proses pencarian berkas. Dengan
oleh sistem informasi pendaftaran rumah adanya aplikasi retensi bertujuan untuk
sakit. memudahkan proses retensi, agar proses
pencarian berkas rekam medis menjadi lebih
Menu data user adalah menu untuk
cepat. Aplikasi retensi otomatis akan
mengelola data user yang dapat mengakses
menampilkan rekam medis yang sudah
aplikasi retensi. Data user hanya bisa diakses
inaktif. Adanya aplikasi retensi sesuai dengan
oleh kepala rekam medis dan mempunyai
kebutuhan yang diinginkan oleh petugas
beberapa fungsi yaitu fungsi untuk
rekam medis yaitu aplikasi yang dapat
menambahkan, melihat, mengubah dan
melakukan pemilahan rekam medis.
menghapus data user. User dapat mengakses
menu retensi rekam medis. Menu retensi Berdasarkan penelitian yang dilakukan
mempunyai beberapa fungsi yaitu: Sari dan astuti (2016) Retensi adalah
27
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
pemindahan dokumen rekam medis aktif ke dengan proses yang lebih mudah, sesuai
inaktif karena pasien tidak pernah datang pernyataan diatas proses retensi dilakukan
kembali dalam waktu sekurang-kurangnya 5 untuk memilah berkas rekam medis yang
tahun terhitung mulai dari tahun terakhir sudah inaktif. Berikut ini merupakan gambar
berobat. Aplikasi ini membuktikan dapat menu retensi dari aplikasi retensi berkas
melakukan proses pemilahan secara otomatis rekam medis.
Gambar diatas menunjukkan daftar yang dapat menyimpan hasil scan berkas
rekam medis yang sudah inaktif, petugas kedalam database, agar saat dibutuhkan
rekam medis tidak perlu lagi melihat tanggal kembali petugas rekam medis tidak
terakhir kunjungan pada berkas. Pada menu mengalami kesulitan karena harus melakukan
retensi juga terdapat fitur yang dapat memberi pencarian secara manual. Selain itu desain
keterangan pada rekam medis yang tidak interface aplikasi dibuat dengan tampilan
ditemukan saat retensi agar saat dilakukan yang simpel agar mudah dimengerti oleh
retensi selanjutnya bisa dicari kembali. petugas rekam medis di Rumah Sakit Daerah
Hal ini sesuai dengan penelitian yang Balung. Pada menu unggah berkas juga
dilakukan oleh Wicaksono (2014) yang terdapat fitur yang dapat menandai rekam
merancang aplikasi retensi pada RS Paru medis apabila ada berkas rekam medis yang
Jember. Aplikasi yang dirancang peneliti penting. Berikut ini merupakan gambar dari
mempunyai perbedaan yaitu mempunyai fitur menu unggah berkas pada aplikasi retensi
.
28
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
“Sangat memudahkan untuk melihat rekam medis yang sudah inaktif, sudah ada daftar rekam
medis inaktifnya dan tinggal lihat nomer rekam medisnya saja”
Petugas rekam medis
29
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
30
Prosiding Seminar Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Hasil uji menunjukkan aplikasi dapat Rohmah, A. 2016. Pembuatan aplikasi sistem
terintegrasi dan berfungsi dengan baik penjadwalan retensi elektronik berkas
tanpa error. rekam medis pasien inaktif Rumah Sakit
4.2 Saran Umum Kaliwates Kabupaten Jember.
Berdasarkan kesimpulan yang Skripsi. Politeknik Negeri Jember.
diuraikan, saran yang dapat dikemukakan
dalam perancangan dan pembuatan aplikasi Sari, I. Ayu dan R. Astuti. Tinjauan
retensi berkas rekam medis di RSD Balung Pelaksanaan Retensi Dengan Standar
Jember sebagai berikut: Akreditasi Kars Mki 12 di Filing RSJD
a. Melakukan pengembangan pada aplikasi Dr. Amino Gondohutomo Semarang
retensi berkas rekam medis yang telah Tahun 2016. Artikel Ilmiah. Universitas
dibuat dengan menambahkan menu scan Dian Nuswantoro
berkas secara otomatis. https://docplayer.info/32120211-
Tinjauan-pelaksanaan-retensi-dengan-
standar-akreditasi-kars-mki-12-di-
Daftar Pustaka filing-rsjd-dr-amino-gondohutomo-
Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan semarang-tahun-2016.html
dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia Revisi II, Direktorat Sommerville, I. 2011. Software Engineering
Jendral Bina Pelayanan Medik. Jakarta: 9th Edition. Addison-Wesley.
Depkes RI. https://www.academia.edu/
Sutoto, D. Atmojo, Luwiharsih dkk. 2012.
Hidayati, M. 2016. “Sistem Informasi Retensi Instrumen Akreditasi Rumah Sakit
Rekam Medis di Rumah Sakit Tk.IV Standar Akreditasi Versi 2012. Edisi-1.
03.07.03 Sariningsih Bandung”. Dalam Jakarta: Komisi Akreditasi Rumah
Jurnal Ilmiah Medis dan Kesehatan, No Sakit.
2. Hal. 46-56 http://scientific-
journals.net/Journal/MEDKES/MEDK
ES_9_2_5_DES2016_MEIRA.pdf Wicaksono, S. Putro. 2014. Perancangan dan
pembuatan sistem informasi retensi
pada Rumah Sakit Paru Jember.
Konsil Kedokteran Indonesia. 2006. Manual Skripsi. Politeknik Negeri Jember.
Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran
Indonesia.
31