PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS

AKTIF TAHUN 2015 DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

KOTA MADIUN

!"#$%&'()*'*+"1, Antik Pujihastuti2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2
Evie_chan33@yahoo.com1, Att2a2000@yahoo.com2

ABSTRAK

Peningkatan jumlah kunjungan pasien rawat inap tiap tahun mempengaruhi penambahan dokumen rekam
medis sehingga diperlukan penambahan rak penyimpanan yang telah ada dengan bentuk rak back to back dan
berbahan stainlessteel untuk 3 tahun ke depan. Rak penyimpanan tidak dapat menampung dokumen rekam medis
yang sudah ada, dan sebagian dokumen rekam medis tidak disimpan dalam rak tetapi disimpan atau disejajarkan
dalam kardus-kardus yang ada. Tujuan penelitian ini adalah memprediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis Aktif Tahun 2015 Di Bagian Filing Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun.
Jenis penelitian adalah deskriptif kuantitatif dengan metode observasi dan pengukuran dan pendekatan Time
Series. Obyek penelitian adalah rak penyimpanan dan dokumen rekam medis rawat inap.
Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa sistem penyimpanan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota
Madiun sudah ada kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan antara dokumen rekam medis aktif dan in
aktif, akan tetapi belum dilaksanakan. Dan sudah ada kebijakan yang mengatur tentang sistem penyimpanan secara
sentralisasi, akan tetapi dalam pelaksanaan dilakukan secara desentralisasi. Dengan perkiraan beban penyimpanan
tahun 2013 s.d 2015 sebanyak 19374 dokumen, panjang pengarsipan 5812,2 cm serta rata-rata ketebalan adalah
0,56 cm. Maka dapat diperoleh perkiraan penghitungan hasil kebutuhan penambahan rak penyimpanan dengan
metode kuadrat terkecil sekitar 4 rak penyimpanan.
Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap sebaiknya dilakukan pemisahan antara
dokumen rekam medis aktif dan in aktif sesuai dengan prosedur tetap yang ada. Sedangkan untuk perencanaan rak
penyimpanan tahun 2013 s.d 2015 membutuhkan penambahan rak sebanyak 4 rak penyimpanan, sehingga mampu
menampung dokumen rekam medis baru dan lama. Oleh karena itu, dapat pula dilakukan penambahan rak baru
sejumlah 4 rak dengan model yang sama dan perlu diperhatikan luas ruangan. Apabila tidak mencukupi maka perlu
adanya pertimbangan ruang penyimpanan.

Kata kunci : Kunjungan Pasien, Dokumen Rekam Medis, Rak Penyimpanan

Kepustakaan : 9 (2001-2011)

PENDAHULUAN jalan, dan gawat darurat. Apabila dalam penggunaan

Berdasarkan PerMenKes No. 269/MENKES/
PER/III/2008 Bab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan
kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan
dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Salah satu
sarana pelayanan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
rekam medis adalah penyediaan rak untuk menyimpan
berkas rekam medis pasien baik rawat inap, rawat
rak penyimpanan melebihi daya tampung, maka perlu
dilakukan perencanaan ulang untuk pengadaan rak
penyimpanan kembali.
Kelebihan daya tampung dikarenakan
meningkatnya jumlah kunjungan pasien sehingga jumlah
dokumen rekam medis bertambah, maka dibutuhkan
penghitungan perkiraan jumlah rak penyimpanan untuk

44 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.1, Maret 2014

tahun selanjutnya. Selain itu, bentuk rak dan ukuran
rak penyimpanan diharapkan sesuai standar ergonomi,
minimal rak penyimpanan dengan bentuk roll o’pack
serta memperhatikan luas suatu ruangan. Sehingga,
penyediaan rak tersebut dapat dilakukan sesuai
kebutuhan, hal ini bertujuan agar mampu menampung
seluruh dokumen rekam medis pasien yang datang
berkunjung ke pusat pelayanan kesehatan. (DepKes,
RI. 2006)
Berdasarakan survey pendahuluan bahwa di ruang
filing Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun bahwa
dengan jumlah rak penyimpanan yang tersedia saat ini
sudah tidak dapat menampung penambahan dokumen
rekam medis pasien. Sehingga dokumen rekam medis
pasien baru dan lama diletakkan atau disimpan di dalam
kardus-kardus. Hal ini berpengaruh terhadap kegiatan
pengambilan kembali dokumen rekam medis menjadi
lama. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun telah
melakukan penyimpanan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat secara
desentralisasi dengan bentuk rak penyimpanan back to
back dengan bahan stainlessteel. Sehingga diperlukan
penambahan rak penyimpanan dokumen rekam medis
untuk janga 3 tahun ke depan karena di Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Madiun seluruh rak penyimpanan
dokumen rekam medis rawat inap telah terisi penuh oleh
dokumen rekam medis pasien rawat inap yang datang
berkunjung.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan deskriptif
kuantitatif. Deskriptif adalah penelitian yang digunakan
untuk menganalisis data dengan cara mendiskripsikan
atau menggambarkan data yang telah terkumpul
sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat
kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi.
Kuantitatif adalah penelitian yang menggunakan angka
mulai dari pengumpulan data, penafsiran terhadap data
serta terhadap hasilnya (Arikunto, 2010). Dengan
demikian Deskriptif Kuantitatif adalah suatu bentuk
penelitian yang berlandaskan data yang dikumpulkan
selama penelitian secara sistematis mengenai fakta-
fakta dan sifat-sifat dari obyek yang diteliti dengan
menggabungkan hubungan antar variable yang terlibat
didalamnya.
Metode yang digunakan adalah observasi dan
pengukuran dengan menggunakan pendekatan Time
Series adalah penelitian yang dilakukan pada periode
waktu tertentu, untuk melihat perubahan yang terjadi
mulai awal sampai waktu yang ditentukan berurutan.
Definisi konsep ada sebagai berikut :
1. Jumlah kunjungan pasien rawat inap
Yaitu pasien rawat inap yang memakai tempat
tidur dan membutuhkan pengobatan di rumah sakit
tersebut selama 1 hari atau lebih.
2. Ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat
inap
Yaitu suatu lokasi/tempat utuk menyimpan
dokumen rekam medis pasien rawat inap.
3. Rata-rata ketebalan dokumen rekam medis rawat
inap
Yaitu ukuran ketebalan dokumen rekam medis
rawat inap yang disejajarkan.
4. Panjang pengarsipan dokumen rekam medis
Yaitu ukuran panjang dokumen rekam medis rawat
inap yang dihasilkan dari penghitungan jumlah
dokumen rekam medis dikalikan dengan ketebalan
dokumen rekam medis.
5. Ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis
rawat inap
Yaitu pengukuran panjang, lebar, dan tinggi rak
penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap.
Subyek yang digunakan adalah ruang penyimpanan
dokumen rekam medis rawat inap. Obyek yang
digunakan adalah rak penyimpanan dan dokumen rekam
medis. Instrumen Penelitian yang digunakan adalah
Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan … 45
pedoman observasi dan pengukuran dengan meteran. revisi ke 1, tanggal terbit 14 Januari 2010 yang
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini untuk ditetapkan oleh direktur Rumah Sakit Umum
mengatur tinggi, lebar, dan panjang rak penyimpanan. Daerah Kota Madiun, dimana dokumen rekam
Cara pengumpulan data ada 3 cara yaitu observasi, medis disimpan dalam rak penyimpanan secara
pengukuran, dan dokumentasi. Teknik pengolahan ada berurutan sesuai dengan urutan nomor langsung
3 teknik yaitu Colecting, Editing, dan penyajian data dan dari dokumen rekam medis.
analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
2. Luas ruang penyimpanan dan ukuran rak
dengan menggunakan analisis diskriptif.
penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap
di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun
HASIL
a) Luas ruang penyimpanan dokumen rekam
1. Kebijakan rumah sakit tentang ruang penyimpanan
medis rawat inap
dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit
Luas ruang rekam medis di Rumah Sakit Umum
Umum Daerah Kota Madiun
Daerah Kota Madiun seluas 132 m2.
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun Sedangkan luas ruang penyimpanan dokumen
kebijakan dan prosedur tetap tentang penyimpanan rekam medis rawat inap di Rumah Sakit
dokumen rekam medis sudah ada dengan nomor Umum Daerah Kota Madiun seluas 24 m2.
10/SPO/RM/2010 revisi ke 1, tanggal tertib 14 b) Ukuran rak penyimpanan dokumen rekam
Januari 2010 yang ditetapkan oleh direktur Rumah medis rawat inap
Sakit Umum Daerah Kota Madiun. Berdasarkan
Dalam pelaksanaan pelayanan peminjaman
prosedur tetap tersebut Rumah Sakit Umum Daerah
dan penyimpanan dokumen rekam medis rawat
Kota Madiun menerapkan sistem penyimpanan
inap dilaksanakan oleh dua orang petugas, salah
dokumen rekam medis dengan cara sentralisasi
satu sebagai petugas filing yang bertanggungjawab
dimana penyimpanan dokumen rekam medis aktif
sebagai pendistribusian dokumen rekam medis
rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap disimpan
dan petugas yang lain merangkap sebagai petugas
menjadi satu kesatuan baik secara folder, rak
assembling.
penyimpanan, maupun ruang penyimpanan. Akan
Rumah Sakit umum Daerah Kota Madiun
tetapi dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen
terdapat 4 rak penyimpanan dokumen rekam medis
rekam medis rawat inap, rawat jalan dan gawat
rawat inap dengan bentuk back to back dan terbuat
darurat disimpan secara terpisah (desentralisasi),
dari stainlessteel dengan penyekat triplek, masing-
dimana dokumen rekam medis rawat inap disimpan
masing rak terdiri dari 6 sap/section dan 6 subrak/
dalam satu ruang penyimpanan rawat inap yang
subsection. Sehingga total dalam 4 rak ada 24 sap/
masih dalam satu instansi rekam medis terpisah
section dan 24 subrak/subsection. Setiap subrak
dengan dokumen rekam medis rawat jalan dan
menampung 356 s.d 470 dokumen rekam medis
gawat darurat yang tersimpan dalam satu ruangan
dengan ukuran panjang rak 121 cm, lebar rak 59
lain tapi masih dalam sati instansi rekam medis.
cm, tinggi rak 142 cm, panjang subrak 121 cm,
Sistem penjajaran secara Straight Numerical
lebar subrak 30 cm, dan tinggi subrak 48 cm dengan
Filing System (SNF) sudah tercantum dalam
ukuran dokumen rekam medis yaitu panjang 31,3
prosedur tetap dengan nomor 10/SPO/RM/2010
cm dan lebar 23,4 cm. Tinggi rak penyimpanan

46 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.1, Maret 2014

 disesuaikan dengan ukuran dokumen rekam medis Rata-rata ketebalan dokumen rekam medis :
yang disejajarkan secara vertikal. Berikut gambar Panjang dokumen rekam medis rawat inap
=
dan ukuran rak penyimpanan dokumen rekam Jumlah dokumen rekam medis rawat inap
medis rawat inap. 112
=
200
3. Jumlah kunjungan pasien rawat inap di Rumah
Sakit Umum Daerah Kota Madiun selam tahun = 0,56 cm

2009 sampai dengan 2012 b) Panjang pengarsipan dokumen rekam medis

Jumlah kunjungan pasien rawat inap selama tahun rawat inap
2009 sampai dengan 2012 di Rumah Sakit Umum Untuk menghitung panjang dokumen rekam
Daerah Kota Madiun diambil berdasarkan data RL-1 medis rawat inap maka diperlukan jumlah
yang berisi tentang formulir data kegiatan rumah dokumen rekam medis rawat inap tahun 2009
sakit. Data tersebut digunakan untuk memperoleh s.d 2012 dan ketebalan dokumen rekam medis,
data penghitungan jumlah pasien atau penambahan sehingga:
dokumen rekam medis pasien rawat inap. Panjang Pengarsipan DRM = DRM 2009
Tabel 1 s.d 2012 x ketebalan DRM
Jumlah kunjungan pasien rawat inap keluar = 20457 x 03
hidup dan meninggal = 6137,1 cm
No. Tahun Jumlah pasien rawat inap 5. Penghitungan perkiraan kebutuhan rak penyimpanan
1. 2009 4387 dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit
2. 2010 4891 Umum Daerah Kota Madiun
3. 2011 5333 a) Penghitungan jumlah kunjungan pasien
4. 2012 5846 rawat inap tahun 2009 s.d 2012 dengan
Total 20457
menggunakan metode kuadrat terkecil

4. Ketebalan dan panjang pengarsipan dokumen Tabel 2

rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Hasil Penghitungan Jumlah Kunjungan

Daerah Kota Madiun Pasien Rawat Inap Tahun 2009 s.d 2012

a) Ketebalan dokumen rekam medis rawat inap No. Tahun Y X XY X2

Untuk menghitung rata-rata ketebalan 1. 2009 4387 2 8774 4
dokumen rekam medis rawat inap, maka perlu
2. 2010 4891 1 4891 1
diketahui jumlah dokumen rekam medis rawat
3. 2011 5333 -1 -5333 1
inap dan panjang dokumen rekam medis.
4. 2012 5846 -2 -11692 4
Berikut penghitungan ketebalan dokumen
rekam medis rawat inap : Jumlah 20457 -3360 10
Section 1 50 dokumen rekam medis : 27 cm Y
a=
Section 2 50 dokumen rekam medis : 31 cm n
Section 3 50 dokumen rekam medis : 26 cm !"#$%
=
Section 4 50 dokumen rekam medis : 28 cm 4

112 cm = 5114,25

Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan … 47

 XY 3) Perkiraan jumlah rak dalam 3 tahun yang
b=
X2
akan datang
&''(" Rata-rata ketebalan dokumen rekam
=
10 medis :
= - 336 Total DRM ) Rata-rata ketebalan
=
Tabel 3 Kapasitas
Data Perkiraan Dokumen Rekam Medis
39831 )*0,56
Pasien Rawat Inap Periode Tahun 2013 =
2904
s.d 2015
= 7,68 atau 8 rak
Tahun X Y
4) Perkiraan kebutuhan rak penyimpanan 3
2013 -3 6122
tahun yang akan datang
2014 -4 6458
Perkiraan kebutuhan rak
2015 -5 6794
= hasil perkiraan jumlah rak – jumlah
Total 19374 rak yang sudah ada

b) Penghitungan kebutuhan rak penyimpanan = 8 – 4 = 4 rak

bagian filing rawat inap untuk tahun 2015

1) Panjang pengarsipan tahun 2013 s.d 2015
Berdasarkan data perkiraan
dokumen rekam medis tahun 2015
sebanyak 19374 dokumen rekam medis
dengan ketebalan dokumen rekam medis
yaitu 0,56 cm maka dapat diketahui
panjang pengarsipan dokumen rekam
medis dengan hasil sebagai berikut:
!"#!"$% &"$!'()*!"%+,-%.%/+,-%
2013 s.d 2015 x ketebalan DRM
PEMBAHASAN
1. Kebijakan rumah sakit tentang penyimpanan dan
ruang penyimpanan dokumen rekam medis
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun
sudah ada kebijakan yang mengatur tentang
penyimpanan dokumen rekam medis yang
didalamnya berisi tentang sistem penyimpanan
dokumen rekam medis yaitu sentralisasi dan sistem
penjajaran dokumen rekam medis yaitu Straight
Numerical Filing System. Kebijakan penyimpanan

= 19374 x 0,56 belum sesuai dengan pelaksanaan penyimpanan di

= 10849,44 Rumah Sakit Umum Daerah Kota Madiun yaitu

secara desentralisasi.
2) Kapasitas rak
Ruang penyimpanan dokumen rekam medis
Berdasarkan panjang subrak dan
telah diatur dalam kebijakan tentang pemisahan
jumlah subrak dapat dicari kapasitas
dokumen rekam medis in aktif, akan tetapi kebijakan
rak yaitu :
tersebut belum dilaksanakan karena belum
Kapasitas rak = panjang subrak x tersedianya ruangan untuk penyimpanan dokumen
jumlah subrak x jumlah rak yang ada rekam medis in aktif. Hal ini mengakibatkan ruang
= 121 x 6 x 4 penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap
= 2904 cm menjadi sesak dan pengap.

48 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.1, Maret 2014

2. Penghitungan kebutuhan rak penyimpanan
dokumen rekam medis rawat inap dengan
menggunakan metode kuadrat terkecil
Berdasarkan beban penyimpanan tahun
2013 s.d 2015 dengan rata-rata kunjungan pasien
15 per hari dan jenis pasien dengan penyakit
dalam yang diantaranya penyakit Gangren DM
(Diabetes Mellitus), Ca Mammae, hemorrhage
serta Apendicitis dan rata-rata pasien cenderung
meningkat pada penyakit Gangren DM (Diabetes
Mellitus). Hal ini mengakibatkan banyaknya
lembar pemeriksaan pasien mempengaruhi
ketebalan dokumen rekam medis pasien rawat
inap tersebut.
Luas ruang penyimpanan dokumen rekam
medis rawat inap dengan luas ruang sebesar 24 m2
dengan panjang 6 m2 dan lebar 4 m2 tidak dapat
menampung jumlah rak yang ada dan penambahan
rak penyimpanan yang baru. Oleh karena itu, perlu
dilakukan retensi dokumen rekam medis rawat inap
yang sudah melebihi batas penyimpanan. Sehingga
dapat dilakukan pemusnahan dokumen rekam
medis guna mengurangi jumlah dokumen rekam
medis rawat inap.
SIMPULAN
1. Kebijakan rumah sakit tentang sistem penyimpanan
dan sistem penjajaran sudah diatur dalam prosedur
tetap nomor 10/SPO/RM/2012 dimana sistem
penyimpanan secara sentralisasi dan sistem
penjajaran secara Straight Numerical Filing
System. Kebijakan yang mengatur pemisahan
penyimpanan antara dokumen rekam medis aktif
dan dokumen rekam medis in aktif, akan tetapi
belum dilaksanakan.
2. Jumlah kunjungan pasien untuk periode tahun
2009 s.d 2012 sebanyak 20457 pasien, sedangkan
rak penyimpanan yand ada sebanyak 4 rak
penyimpanan dengan menggunakan back to back
dengan ukuran panjang 121 cm, lebar 59 cm, tinggi
rak 142 cm. Dimana dalam 1 rak penyimpanan
terdiri dari 6 subrak dengan ukuran panjang 121
cm, lebar 30 cm, tinggi 48 cm dengan rata-rata
ketebalan dokumen rekam medis 0,56 cm dan
panjang pengarsipan 5812,2 cm. Selain itu rumah
sakit selama ini belum pernah melakukan retensi.
3. Perkiraan jumlah kunjungan pasien rawat inap
tahun 2013 s.d 2015 sebanyak 19374 dokumen
dengan hasil bahwa membutuhkan penambahan 4
rak penyimpanan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta.
Gramedia Pustaka Utama
Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan
Praktek Edisi Revisi V. Jakarta. Rineka Cipta
Barthos, B. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi
Aksara
Budiarto, E. 2001. Biostatistika Untuk Kedokteran dan
Kesehatan Masyarakat. Jakarta. EGC
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta.
Depkes RI. 2008. PerMenKes No 269/MenKes/Per/
III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta. Depkes RI
Rustiyanto, E. 2011. Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia
Tarwaka, 2011. Ergonomi Industri Dasar-Dasar
Pengetahuan Ergonomi dan Aplikasi di Tempat
Kerja. Surakarta: Harapan Press
World Health Organization. 2006. Medical Record
Manual A Guide for Developing Countries.
Geneva. WHO
Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan … 49