BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Menurut UU Nomor 44 Tahun 2009, rumah sakit umum adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat. Sedangkan menurut Permenkes RI No.
269/MENKES/PER/III/2008, sarana pelayanan kesehatan adalah tempat
penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk
praktik kedokteran atau kedokteran gigi. Fasillitas pelayanan kesehatan
berkewajiban untuk memberikan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan
sasarannya masing-masing, dan juga kewajiban administrasi untuk membuat
dan memelihara rekam medis pasien. Rekam medis mempunyai peran yang
sangat penting dalam memberikan informasi.
Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa,
mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien
selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan
pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk
mengidentifiasi pasien, membenarkan diagnosisi dan pengobatan serta
merekam hasilnya (Huffman, 1994). Untuk menghasilkan mutu pelayanan
kesehatan yang berkualitas, rekam medis harus didukung oleh sistem
pengolahan rekam medis salah satunya yaitu mendapatkan kembali berkas
rekam medis dengan cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan oleh rumah sakit. Rekam medis merupakan alat komunikasi
antar dokter, perawat, dan tenaga medis lainnya. Oleh sebab itu, penyediaan
berkas rekam medis sangat diperlukan dalam pemberian pelayanan medis
kepada pasien. Menurut Andria dan Sugiarti (2015), kecepatan penyediaan
dokumen rekam medis ke poliklinik dapat menjadi indikator dalam mengukur
kepuasan.
Sistem penyimpanan merupakan salah satu subsistem yang ada di unit
kerja rekam medis dan merupakan salah satu kunci keberhasilan atau
kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan. Jika sistem

1
 2

penyimpanan yang dipakai kurang baik, maka akan timbul masalah-masalah

yang mengganggu proses ketersediaan berkas rekam medis. Menurut Budi
(2011), penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam
rak filing, mudah mengambil dari tempat penyimpanan, mudah
pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian,
bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
Tidak ditemukannya berkas rekam medis saat dibutuhkan untuk
pelayanan merupakan masalah yang ada di bagian penyimpanan. Tidak
ditemukannya berkas rekam medis tidak hanya dipengaruhi sistem
penyimpanan, tetapi juga dipengaruhi oleh bagian lain. Hal ini dikarenakan
berkas rekam medis yang telah selesai digunakan untuk pelayanan pasien
akan mengalami pengolahan terlebih dahulu sebelum berkas disimpan
kembali di ruang penyimpanan (filing). Menurut Budi (2011), unit kerja rekam
medis dibagi menjadi tiga sistem yaitu, sistem penerimaan pasien, sistem
pengolahan berkas, dan sistem statistik. Sistem penerimaan pasien dibagi
menjadi tiga subsistem yaitu subsistem penerimaan pasien rawat jalan,
subsistem penerimaan pasien gawat darurat, subsistem penerimaan pasien
rawat inap. Pada sistem pengolahan berkas terdapat subsistem assembling,
subsistem pengkodean (coding), subsistem indexing, subsistem penyimpanan
berkas rekam medis. Tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak
penyimpanan bisa jadi berkas masih berada di salah satu subsistem rekam
medis atau masih di ruang pelayanan seperti bangsal perawatan, poliklinik,
atau ruang gawat darurat. Menurut Permenkes 269/MENKES/PER/III/2008
tentang Rekam Medis, berkas rekam medis harus segera diselesaikan, karena
setiap pelayanan terhadap pasien membutuhkan berkas rekam medis dan
semua tindakan yang diberikan kepada pasien harus dicatat dalam berkas
rekam medis.
Berdasarkan studi pendahuluan di RSUD Wates, diketahui bahwa
RSUD Wates telah mengalami perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi menjadi sentralisasi pada Oktober 2015. Dalam penggunaan
sistem penyimpanan yang baru tersebut, masih terdapat permasalahan
berupa penduplikasian berkas rekam medis. Penduplikasian berkas terjadi
karena berkas rekam medis tidak berada di rak penyimpanan ketika
 3

dibutuhkan. Berdasarkan hasil observasi selama tiga hari pada studi

pendahuluan rata-rata berkas yang tidak berada di rak penyimpanan saat
dibutuhkan untuk pelayanan rawat jalan dalam sehari sekitar 10 berkas rekam
medis selama 2 jam pelayanan rawat jalan. Tidak ditemukannya berkas rekam
medis di rak penyimpanan sangat menghambat proses pelayanan pasien
karena pelayanan pasien menjadi lebih lama. Oleh karena itu, peneliti tertarik
untuk meneliti tentang keberadaan berkas rekam medis saat dibutuhkan pada
pelayanan rawat jalan di RSUD Wates agar dapat diketahui bagian mana yang
sering mengalami keterlambatan dan apa faktor penyebab berkas rekam
medis tidak berada di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan
rawat jalan.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah pada penelitian
ini yaitu apa saja faktor penyebab berkas rekam medis tidak berada di rak
penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan di RSUD Wates.

C. Tujuan
1. Tujuan umum
Mengetahui keberadaan berkas rekam medis saat dibutuhkan pada
pelayanan rawat jalan di RSUD Wates.
2. Tujuan khusus
a. Mengetahui alur berkas rekam medis di RSUD Wates.
b. Menghitung rasio kecermatan berkas rekam medis yang tidak
ditemukan di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat
jalan.
c. Mengetahui prosentase keberadaan berkas rekam medis yang tidak
ditemukan di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat
jalan.
d. Mengetahui faktor penyebab berkas rekam medis tidak berada di rak
penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan.
 4

D. Manfaat
1. Manfaat praktis
a. Bagi Rumah Sakit
Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan
dalam peningkatan mutu pelayanan, khususnya di RSUD Wates yang
berkaitan dengan pengelolaan berkas rekam medis.
b. Bagi peneliti
Manfaat bagi peneliti yaitu dapat menerapkan teori perkuliahan
ke dalam praktik yang sesungguhnya. Menambah ilmu dan pengalaman
dalam ilmu rekam medis mengenai pengelolaan berkas rekam medis.
2. Manfaat teoritis
a. Bagi institusi pendidikan
Manfaat penelitian ini bagi institusi pendidikan yaitu dapat
dijadikan tolok ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan di
lapangan terutama mengenai pengelolaan rekam medis.
b. Bagi peneliti lain
Manfaat bagi peneliti lain yaitu sebagai acuan dan sebagai
dasar dalam pengembangan penelitian lain.

E. Keaslian
Penelitian tentang “Faktor Penyebab Berkas Rekam Medis Tidak
Berada di Rak Penyimpanan saat Dibutuhkan pada Pelayanan Rawat Jalan di
RSUD Wates” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain sebelumnya, namun
penelitian yang hampir sama pernah dilakukan, antara lain:
1. Penelitian oleh Tubagus Fajar Nugroho (2015)
Penelitian ini berjudul “Faktor-faktor Penyebab Tidak Tersedianya
Berkas Rekam Medis di Bagian Penyimpanan Rekam Medis pada Saat
Pelayanan di Happy Land Medical Center Yogyakarta”. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui mengetahui sistem pengelolaan di bagian
penyimpanan berkas rekam medis di Happy Land Medical Center
Yogyakarta dan mengetahui faktor penyebab tidak tersedianya berkas
rekam medis di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Happy Land
Medical Center Yogyakarta. Jenis penelitian yang digunakan dalam
penelitian ini yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan
 5

menggunakan rancangan penelitian cross sectional. Hasil dari penelitian ini

adalah jenis penyimpanan yang digunakan yaitu jenis penyimpanan
sentralisasi dengan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF). Faktor
penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis yaitu misfile, berkas
masih berada di poliklinik, dan berkas masih berada di bangsal.
Persamaan penelitian Nugroho dan penelitian ini yaitu untuk
mengetahui faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis.
Perbedaan penelitian Nugroho dengan penelitian ini yaitu tujuan penelitian
Nugroho mengetahui sistem pengelolaan di bagian penyimpanan berkas
rekam medis di Happy Land Medical Center Yogyakarta sedangkan pada
penelitian ini, tujuannya untuk mengetahui alur berkas rekam medis di
RSUD Wates, menghitung jumlah berkas rekam medis yang tidak
ditemukan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan, dan mengetahui
keberadaan berkas rekam medis saat dibutuhkan pada pelayanan rawat
jalan di RSUD Wates.

2. Penelitian oleh Ana Maya Sari (2009)

Penelitian ini berjudul “Faktor-faktor Tidak Ditemukannya Berkas
Rekam Medis Rawat Jalan di Tempat Penyimpanan pada Saat Dibutuhkan
di BLU RSUD Tidar Kota Magelang”. Tujuan dari penelitian ini adalah
mengetahui prosentase berkas rekam medis tidak ditemukan di tempat
penyimpanan saat dibutuhkan dan mengetahui faktor-faktor yang
menyebabkan berkas rekam medis tidak ditemukan di tempat penyimpanan
pada saat dibutuhkan. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini
yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan
penelitian yang digunakan pada penelitian ini yaitu cross sectional. Hasil
dari penelitian ini yaitu prosentase tidak ditemukannya berkas rekam medis
di tempat penyimpanan pada saat dibutuhkan yaitu sebesar 15,32%. Faktor
penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis di tempat penyimpanan
saat dibutuhkan yaitu karena pasien tidak membawa kartu, berkas rekam
medis salah simpan, berkas rekam medis masih di poliklinik.
Persamaan penelitian yang dilakukan Ana Maya Sari dengan
penelitian ini yaitu tujuannya untuk mengetahui prosentase berkas rekam
medis yang tidak ditemukan dan faktor penyebab tidak ditemukannya
 6

berkas rekam medis saat dibutuhkan. Perbedaan penelitian Ana Maya Sari
dengan penilitian ini yaitu pada penelitian ini tujuannya selain mengetahui
prosentase berkas rekam medis yang tidak ditemukan dan faktor penyebab
tidak ditemukannya berkas rekam medis saat dibutuhkan juga untuk
mengetahui alur berkas rekam medis dan keberadaan berkas rekam medis
yang tidak ditemukan pada rak penyimpanan saat dibutuhkan pada
pelayanan rawat jalan.

3. Penelitian oleh Shantie Kautsar (2012)

Penelitian ini berjudul “Faktor Penyebab dan Dampak Langsung
Berkas Rekam Medis Tidak Ditemukan di Tempat Penyimpanan Berkas
Rekam Medis Puskesmas Rawat Inap Grabag I Magelang”. Tujuan dari
penelitian ini yaitu untuk mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan
berkas rekam medis, mengetahui faktor penyebab tidak ditemukannya
berkas rekam medis di tempat penyimpanan, mengetahui dampak langsung
di poliklinik akibat tidak ditemukannya berkas rekam medis. Jenis penelitian
yang digunakan dalam penelitian ini yaitu penelitian deskriptif dengan
rancangan penelitian yang digunakan yaitu cross sectional. Hasil dari
penelitian ini yaitu sistem penyimpanan di Puskesmas Rawat Inap Grabag I
Magelang menggunakan sentralisasi dan disimpan secara family folder,
dengan sistem penjajaran Straight Numerical Filing. Faktor penyebab tidak
ditemukannya berkas rekam medis yaitu, berkas rekam medis salah
simpan, tidak adanya tracer, tidak adanya buku ekspedisi, berkas rekam
medis masih di UGD, berkas rekam medis masih di bangsal. Dampak
langsung di poliklinik akibat tidak ditemukannya berkas rekam medis yaitu,
pelayanan di poliklinik akan terhambat, dokter akan kesulitan dalam
memeriksa, pemberian tindakan, atau pemberian obat-obatan.
Persamaan penelitian Shantie Kautsar dengan penelitian ini yaitu
pada tema penelitian yang membahas mengenai faktor penyebab tidak
ditemukannya berkas rekam medis. Perbedaan penelitian Shantie Kautsar
dengan penelitian ini yaitu dalam penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
alur berkas rekam medis, prosentase berkas rekam medis yang tidak
berada di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan
dan keberadaan berkas rekam medis yang tidak berada di rak
 7

penyimpanan tersebut. Selain itu dalam penelitian Shantie Kautsar

bertujuan untuk mengetahui dampak langsung di poliklinik akibat tidak
ditemukannya berkas rekam medis.

F. Gambaran umum RSUD Wates Kulon Progo

Berikut gambaran umum mengenai RSUD Wates berdasarkan buku
profil RSUD Wates tahun 2014.
1. Sejarah singkat RSUD Wates
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Wates merupakan rumah sakit
kelanjutan dari peninggalan pemerintah penjajahan Belanda yang awalnya
terletak di sebelah barat Alun-alun Wates dan setelah kemerdekaan tetap
dilestarikan hingga pada tahun 1963 ditetapkan dengan Peraturan daerah
(Perda) Tingkat II Kulon Progo No. 6 Tahun 1963. Pada saat itu RSUD
Wates masih menjadi satu dengan Dinas Kesehatan rakyat. Pada tanggal
26 Februari 1983, RSUD Wates diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI
pada waktu itu, dr. Suwardjono Suryaningrat yang berlokasi di Jl. Tentara
Pelajar No. 5 Wates Kulon Progo. Kedudukan RSUD Wates semakin
mantap sejak diterbitkannya Perda Tingkat II Kabupaten Kulon Progo No. 2
Tahun 1994 tentang pembentukan Rumah Sakit Umum daerah Wates dan
Perda Tingkat II Kulon Progo No. 23 Tahun 1994 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Wates.
RSUD Wates ditingkatkan kelasnya menjadi kelas C dengan
diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 491/SK/V/1994
tentang peningkatan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Wates milik
Pemerintah Daerah Tingkat II Kulon Progo menjadi kelas C. RSUD Wates
ditingkatkan kelasnya menjadi kelas B dengan terbitnya Keputusan Menteri
Kesehatan RI Nomor 720/MENKES/SK/VI/2010 tentang Peningkatan Kelas
Rumah Sakit Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Kabupaten Kulon
Progo.
Saat in RSUD Wates adalah Rumah Sakit Umum Pemerintah Tipe
B Pendidikan milik Pemerintah Kabupaten Kulon Progo dengan Surat
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor: HK.02.03/I/0085/2015, tentang
Penetapan RSUD Wates sebagai Rumah Sakit Pendidikan. Teknis
Fungsional di bawah Dinas Kesehatan dan Teknis Operasional di bawah
 8

Bupati, yang telah menjadi SKPD Badan Layanan Umum Daerah (BLUD).
RSUD Wates ditetapkan menjadi Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD)
Badan Layanan Umum Daerah sejak tahun 2009 melalui Keputusan Bupati
Kulon Progo No.56 Tahun 2008 tentang Pengelolaan Keuangan Badan
Layanan Umum Daerah pada RSUD Wates.
2. Tujuan
a. Meningkatnya upaya kesehatan masyarakat melalui upaya kesehatan
perorangan paripurna yang bermutu bagi masyarakat Kulon Progo dan
sekitarnya.
b. Berkembangnya manajemem rumah sakit yang efektif dan efisien.
c. Terciptanya lingkungan kerja yang sehat, nyaman dan harmonis.
d. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia, sarana dan prasarana
sesuai dengan perkembanan ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Terwujudnya karyawan yang produktif, berkomitmen, dan mempunyai
etos kerja tinggi.
f. Terwujudnya standar pelayanan yang tinggi dengan menjadikan
kedekatan kepada pasien sebagai prioritas utama.
3. Visi dan Misi
a. Visi
Menjadi rumah sakit pendidikan dan pusat rujukan yang unggul dalam
pelayanan.
b. Misi
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan paripurna
yang profesional berorientasi pada kepuasan pelanggan
2) Mengembangkan manajemen rumah sakit yang efektif dan efisien
3) Menciptakan lingkungan kerja yang sehat, nyaman, dan harmonis
4) Meningkatkan kualitas SDM, sarana dan prasarana sesuai dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
5) Melindungi dan meningkatkan kesejahteraan karyawan
6) Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kesehatan

4. Motto dan Slogan

a. Motto
Mengutamakan mutu dan kepuasan pelanggan
 9

b. Slogan
“Ikhlas Sepenuh Hati”
5. Tugas dan Fungsi RSUD Wates
Berdasarkan Perda Kabupaten Kulon Progo No. 10 Tahun 2010
tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum
Daerah Wates, RSUD Wates mempunyai tugas memberikan pelayanan
kesehatan perorangna secara paripurna. Selanjutnya untuk menjalankan
tugas tersebut, RSUD Wates memiliki fungsi:
a. Penyelenggaraan pelayanan medis dan pengembangan mutu
b. Penyelenggaraan pelayanan penunjang
c. Penyelenggaraan pelayanan keperawatan dan kebidanan
d. Penyelenggaraan pelayanan administrasi umum dan keuangan
e. Pelaksanaan kewajiban rumah sakit sesuai ketentuan/peraturan
perundanga-undangan
6. Pelayanan di RSUD Wates
a. Instalasi Rawat Jalan
1) Poliklinik penyakit Dalam
2) Poliklinik Bedah
3) Poliklinik Kebidanan dan Kandungan
4) Poliklinik Anak
5) Poliklinik Syaraf
6) Poliklinik Mata
7) Poliklinik Telinga Hidung dan Tenggorokan (THT)
8) Poliklinik Gigi dan Mulut
9) Poliklinik Jiwa
10) Poliklinik Kulit dan Kelamin
11) Poliklinik Gizi
12) Poliklinik Keur Kesehatan
13) Poliklinik Rehabilitasi Medis
14) Poliklinik Laktasi dan Tumbuh Kembang
15) Poliklinik Alamanda (HIV)
16) Persiapan Pasien Rawat Inap
b. Instalasi Gawat Darurat
 10

c. Instalasi Rawat Inap

1) Ruang Rawat Inap Melati
2) Ruang Rawat Inap Dahlia
3) Ruang Rawat Inap Flamboyan
4) Ruang Rawat Inap Wijaya Kusuma
5) Ruang Rawat Inap Anggrek
6) Ruang Rawat Inap Bougenville
7) Ruang Rawat Inap Kenanga
8) Ruang Bersalin
9) Ruang Rawat Inap Cempaka
10) Ruang Rawat Inap Edelweis
11) Ruang Rawat Inap Gardenia
d. Instalasi Rawat Intensif (ICU/ICCU)
e. Instalasi Rawat Intensif Neonatal (NICU)
f. Instalasi Bedah Sentral (IBS)
g. Instalasi Radiologi
h. Instalasi Farmasi
i. Instalasi Gizi
j. Instalasi Laboratorium Klinik
k. Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS)
l. Instalasi Sanitasi
m. Instalasi Sterilisasi Sentral
n. Instalasi Dialisis
o. Instalasi Teknologi Informasi
p. Instalasi Rekam Medis
 11

7. 10 Besar penyakit rawat inap di RSUD Wates

Berikut tabel 10 besar penyakit rawat inap di RSUD Wates
Tabel 1.1
10 Besar Penyakit Rawat Inap
No Jenis Penyakit Kode ICD Jumlah
1 Cerebral infarction, unspecified I63.9 416
2 Gastroenteritis and colitis of unspecified
A09.9 364
origin
3 Congestive heart failure I50.0 260
4 Anemia, unspecified D64.9 206
5 Asthma, unspecified J45.9 197
6 Unilateral of unspecified inguinal hernia K40.9 191
7 Fever, unspecified R50.9 154
8 Peneumonia, unspecified J18.9 149
9 Demam tifoid A01.0 149
10 Nausea (mual) dan vomitis (muntah) R11 140