BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya

kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih

mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai

derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah

kerjanya (Permenkes RI No. 75 Tahun 2014). Berdasarkan

Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 24 Tahun 2022, rekam

medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas, anamnesis, diagnosis pengobatan, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada

pasien pada sarana pelayanan kesehatan yang meliputi

pendaftaran pasien yang dimulai dari tempat penerimaan pasien,

kemudian bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa,

mengolah, dan menjamin kelengkapan berkas rekam medis dari

unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat darurat, dan unit

penunjang lainnya. Menurut Dirjen Yanmed (2006) Rekam Medis

mempunyai artian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan

pencatatan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem

penyelenggaraan suatu instalasi/unit kegiatan. Filing adalah salah

satu bagian dari rekam medis yang bertugas menyimpan dokumen

rekam medis. Berkas yang sudah digunakan wajib disimpan

kembali pada rak penyimpanan sesuai dengan nomor yang tertera.

Mutu pelayanan kesehatan adalah pelayanan yang dapat

memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuai

dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk serta

penyelenggaranya sesuai dengan standar dan kode etik profesi.

Menurut Azwar (1996) , mutu pelayanan kesehatan bersifat

multidimensi sebab mutu pelayanan kesehatan dapat dilihat dari

tiga sudut pandang yaitu dari pihak pemakai jasa pelayanan, pihak

penyelenggara pelayanan, dan pihak penyandang dana mutu.

Berdasarkan Permenkes No 46 Tahun 2015 untuk menilai apakah

sistem pelayanan pklinis yang menjamin mutu dan keselamatan

pasien di puskesmas berjalan dengan baik, aman dan minimal dari

risiko, selalu dilakukan upaya perbaikan yang berkesinambungan

dan konsisten maka perlu dilakukan penilaian akreditasi terhadap

Puskesmas dalam memberikan pelayanan klinis kepada

masyarakat. Pendekatan yang dipakai dalam akreditasi Puskesmas

adalah keselamatan dan hak pasien dan keluarga, dengan tetap

memperhatikan hak petugas. Prinsip ini ditegakkan sebagai upaya

peningkatan kualitas dan keselamatan pelayanan.

Berdasarkan peraturan menteri kesehatan RI Nomor 269

tahun 2008 tentang rekam medis pada bab IV pasal 9 menyatakan

bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah

sakit wajib di simpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2

tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.

Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam rekam medis

pengelolaan sistem penyimpanan berkas. pengelolaan

penyimpanan rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam

suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah

dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang

disimpan dalam rak penyimpanan, melindungi berkas rekam medis

dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan

biologi. (Tania & Siringo, 2020)

Pengelolaan rekam medis pada puskesmas yaitu teknik

penomoran, penataan, penyimpanan, pelaporan, pemilahan berkas

dan pemusnahan. Pemberian nomor rekam medis menggunakan

kode yang berbeda untuk setiap kelurahan yang ada pada wilayah

kerja puskesmas atau yang ada di luar wilayah kerja puskesmas.

kegiatan assembling di lakukan oleh petugas untuk menyusun

lembaran formulir rekam medis dan menganalisa pencatatan yang

lengkap. Petugas penyimpanan berkas rekam medis sesuai nomor

pada lemari penyimpanan. Pelaporan medis dapat di lakukan

setiap hari atau bulanan. Berkas rekam rekam medis setelah

jangka waktu lama tidak di gunakan akan retensi dan di musnahkan

sesuai prosedur yaang ada. (Ritonga & Lubis, 2021)

 Mengingat sifatnya yang sangat penting dan rahasia, sistem

penyimpanan rekam medis yang baik sangat penting dalam sebuah

lembaga pelayanan kesehatan. Dengan mudah mendapatkan

dokumen rekm medis seorang pasien ketika di butuhkaan. Sistem

penyimpanan rekam medis adalah sebuah suatu prosedur

penyimpanan dokumen rekam medis. Karena dokumen rekam

medis memuat data individual dengan status rahasia, maka setiap

catatan kesehatan dalam dokumen rekam medis harus di lindungi

dengan baik. Dokumen harus terlindungi dari sinar matahari, udara

lembab dan potensi bencana.(Depkes,2006)

Sistem penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanan

terdiri dari 2 cara yaitu sentralisasi daan desentralisasi.

Penyimpanan desentralisasi adalah terjadi pemisahan antara

rekam medis rawat inap dan rawat jalan atau rekam medis di

simpan di suatu tempat penyimpanan yang berbeda.sedangkan

sentralisasi yaitu penggabungan penyimpanan antara rekam medis

rawat inap dan rawat jalan. Penjajaraan adalah sistem penataan

rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus antar rujukan dan

pengambilan kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat.(Ritonga

& Maya Sari,2019)

Family folder yaitu satu dokumen rekam medis yang di

gunakan oleh satu keluarga dan di berikan kode tambahan yang

khusus untuk masing-masing formulir rekam medis ayah, ibu, dan

anak kandung. Pengelolaan sistem penyimpanan yang biasanya

dilakukan di puskesmas yaitu berupa sistem penyimpanan

berdasarkan wilayah, karena terkait dengan tanggung jawab

puskesmas terhadap kesehatan masyarakat di wilayah kerja, guna

untuk mengetahui berapa banyak masyarakat yang berobat atau

sakit di wilayah tersebut. Jenis penyimpanan rekam medis

berdasarkan wilayah ini merupakan sistem penyimpanan

berdasarkan wilayah yang ada di lingkup kerja puskesmas tersebut.

Berdasarkan hasil penelitian yang di lakukan oleh

(Sucipto,pangesti gita 2021) bahwa di puskesmas rengas

tanggerang selatan-banten menunjukkan ukuran berkas rekam

medis family folder di Puskesmas Rengas Tangerang Selatan –

Banten dengan panjang 34 cm, lebar 23 cm, tebal 0,2 cm dan

ukuran berkas rekam medis personal folder di Puskesmas Rengas

Tangerang Selatan – Banten dengan panjang 34 cm, lebar 24,5

cm, dan tebal 0,4 cm

Hasil penelitian yang sama dilakukan oleh (Sukmawati Dewi

2021) bahwa Di Puskesmas Cijagra Lama masih belum

menggunakan tracer pada saat peminjaman dan pada saat

pengambilan kembali berkas rekam medis masih terdapat berkas

yang tidak sesuai dengan tempat yang seharusnya. Di Puskesmas

Cijagra Lama menggunakan sistem penomoran unit numbering

system. Rekam medis family folder belum semua ditambahkan

kode khusus untuk ayah, ibu dan anak kandung. Di Puskesmas

Cijagra lama memakai sistem penyimpanan sentralisasi. Rak

penyimpanan masih kurang untuk menampung berkas rekam

medis. Belum adanya prosedur tetap tertulis yang mengatur

tentang sistem penyimpanan rekam medis. Pada kegiatan

pengambilan berkas rekam medis masih terdapat masalah yang

dapat menghambat pelayanan, diantaranya dengan pasien yang

tidak membawa KIB dan kartu identitas, pencarian berkas yang

cukup lama, kurangnya petugas, berkas yang sulit ditemukan, dan

keterbatasan luas ruangan penyimpanan.

Sedangkan hasil penelitian yang di lakukan oleh (fijiawanti

rizka, Noviawanty devi, gunawan erix 2021) menunjukan bahwa

adanya nomor rekam medis yang ganda, terdapat Missfile dan

banyak map rekam medis yang disimpan tidak sesuai dengan

penjajaran yang ada.

Berdasarkan hasil observasi sebelumnya sistem

penyimpanan di puskesmas botupingge menggunakan sistem

sentralisasi dengan menerapkan sistem family folder, tetapi belum

sesuai sop, karena kurangnya rak penyimpanan berkas rekam

medis yang menyebabkan penumpukan berkas rekam medis dan

memperlambat petugas mencari dokumen rekam medis, tidak

adanya tracer sebagai pengganti dokumen rekam medis yang

keluar dari rak penyimpanan sehingga mengakibatkan missfille,dan

 tidak memiliki ruangan filling di mana rak penyimpanan berkas

rekam medis di tempatkan di ruangan loket pendaftaran.

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka penulis

tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Tinjauan

Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Family Folder Terhadap Mutu Pelayanan Di Puskesmas

Botupingge”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas,maka rumusan

masalah pada penelitian ini adalah :

Bagaimana Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas

Rekam Medis Family Folder Terhadap Mutu Pelayanan Di

Puskesmas Botupingge

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penyimpanan

Berkas Rekam Medis Family Folder Terhadap Mutu Pelayanan Di

Puskesmas Botupingge

2. Tujuan Khusus

a. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan

dokumen rekam family folder di Puskesmas Botupingge

b. Untuk mengetahui hambatan di dalam proses penyimpanan

dokumen rekam medis family folder di Puskesmas

Botupingge

c. Untuk mengetahui sarana penyimpanan dokumen rekam

medis family di puskesmas Botupingge