Sistem Penyimpanan Rekam Medik

Disusun oleh :

Kelompok 5

1. Arifah Esa Putri 1606869425

2. Aziziya Nanda Rusdy 1606869412
3. Chairunnisa 1606869476
4. Citra Yohana 1606869614
5. Klaudia Epifani Putri 1606919032
6. Nabella 1606919165
7. Widiastri 1606919202

Dosen Pengampu :

Hasan Sadikin Amd.Perkes., SST., MKM.

Perumahsakitan 2

Program Pendidikan Vokasi

Universitas Indonesia

2018
 KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan rahmat
dan karunia-Nya kepada kami sehingga dapat menyelesaikan makalah yang
berjudul “Sistem Penyimpanan Rekam Medik”. Kami menyadari bahwa dalam
proses penulisan makalah ini masih dari jauh dari kesempurnaan baik materi
maupun cara penulisannya. Namun demikian, penyusun telah berupaya dengan
segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan
baik dan oleh karenanya, kami dengan rendah hati dan dengan tangan terbuka
menerima masukan, saran dan usul guna penyempurnaan makalah ini.

Depok, 08 Maret 2018

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah sakit memiliki berbagai macam banyak departemen dan unit yang
masing-masing memiliki tata cara tersendiri dalam pengelolaannya. Juga memiliki
Standar Operasional Prosedur tersendiri untuk mempermudah berjalannya
kegiatan pelayanan. Salah satu hal yang harus diperhatikan adalah sistem
manajemen Rekam Medik. Dalam pengadaannya banyak sekali standar yang perlu
diperhatikan dalam pengelolaan rekam medik. Diantaranya adalah pembuatan,
penyimpanan, perawatan dan pemusnahan Rekam Medik.

Namun, banyak sekali rumah sakit yang masih belum memperhatikan

pengelolaan penyimpanan Rekam Medik. Sehingga di beberapa rumah sakit masih
sering ditemukan Rekam Medik yang diletakkan secara berantakan dan tidak
teratur, sehingga kemudian sering terjadi kesulitan dalam mencari Rekam Medik
dan bahkan Rekam Medik sering kali hilang.

Masih banyak dijumpai Rekam Medik yang hanya di tumpuk didalam

gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak
orang menganggap bahwa pekerjaan Rekam Medik hanya pekerjaan mudah dan
remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan
yang khusus untuk menjamin kelangsungan rumah sakit. Beberapa faktor yang
menyebabkan rumah sakit belum atau tidak melakukan penataan Rekam Medik
sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya
pimpinan rumah sakit akan pentingnya penataan Rekam Medik dalam kegiatan
administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau
ahli dalam bidang keRekam Medik. Sistem Rekam Medikan yang baik adalah
sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak
memakan tempat dan sesuai bagi rumah sakit yang bersangkutan.
 Untuk itu sistem penyimpanan Rekam Medik sangat perlu diperhatikan
dan dipelajari sehingga penyimpanan Rekam Medik semakin lebih baik dan untuk
itu kami memilih pembahasan tersebut.

1.1.1. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dan manfaat Rekam Medik?
2. Bagaimana sistem Penyimpanan Rekam Medik?
3. Apa saja langkah-langkah penyimpanan Rekam Medik?

1.1.2. Tujuan
1. Agar dapat mengetahui lebih lanjut mengenai rekam medis
2. Agar dapat memahami sistem penyimpanan rekam medis di rumah sakit
3. Agar dapat mengetahui langkah - langkah dalam menyimpan rekam medis
di rumah sakit
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian dan Manfaat Rekam Medik

Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud

rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-
tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang
dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan.

Bentuk Rekam Medis dalam berupa manual yaitu tertulis lengkap dan jelas
dan dalam bentuk elektronik sesuai ketentuan.

Rekam medis terdiri dari catatan-catatan data pasien yang dilakukan dalam
pelayanan kesehatan. Catatan-catatan tersebut sangat penting untuk pelayanan bagi
pasien karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam
menentukan keputusan baik pengobatan, penanganan, tindakan medis dan lainnya.
Dokter atau dokter gigi diwajibkan membuat rekam medis sesuai aturan yang
berlaku.

Apa saja yang terdapat di dalam Rekam Medik? Menurut PERMENKES

No: 269/MENKES/PER/III/2008 data-data yang harus dimasukkan dalam Medical
Record dibedakan untuk pasien yang diperiksa di unit rawat jalan dan rawat inap
dan gawat darurat.

Terdapat banyak manfaat dari Rekam Medik. Diantaranya:

1. Meningkatan Kualitas Pelayanan praktik kedokteran dengan jelas dan

lengkap sehingga meningkatkan kualitas pelayanan dan pencapaian
kesehatan masyarakat yang optimal.serta melindungi tenaga medis.
2. Pembiayaan yaitu sebagi petunjuk dan bahan untuk perhitungan dan
menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan serta dapat digunakan
sebagai bukti pembiayaan kepada pasien.
3. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik yaitu sebagai alat bukti
tertulis utama, untuk menyelesaikan masalah hukum, disiplin dan etik.
4. Pendidikan dan Penelitian yaitu sumber informasi perkembangan
kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis,
bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang
profesi kedokteran dan kedokteran gigi.
 5. Pengobatan Pasien sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan
menganalisis penyakit, merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan
medis yang harus diberikan oleh tenaga kesehatan kepada pasien.
6. Statistik Kesehatan yaitu sebagai bahan statistik kesehatan untuk
mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan menentukan jumlah
penderita penyakit tertentu.

Kegunaan rekam medis juga dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:

1. Aspek Administrasi, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai

administrasi, karena Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang
dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai
tujuan pelayanan kesehatan.
2. Aspek Medis, Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau
perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
3. Aspek Hukum, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena
isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan
bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
4. Aspek Keuangan, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena
isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.
5. Aspek Penelitian, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,
karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
6. Aspek Pendidikan, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis
dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien.
7. Aspek Dokumentasi, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan

2.2. Sistem Penyimpanan Rekam Medik di Rumah Sakit

Menurut Depkes RI Direktorat Jendral bina Pelayanan medik 2006 Ada dua cara
penyimpanan berkas didalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :

1. Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang
pasien dirawat. Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat
untuk dipilih mengingat pelayan akan mudah diberikan kepada pasien.

2. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis polik klinik
dengan rekam medis penderita di rawat. Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat
inap disimpan tempat penyimpanan yang terpisah.

Sistem penyimpanan rekam medis menurut nomor, yang sering dipraktekan

yaitu :

1. Cara nomor langsung (Straigh Numerical Filling System)

Menurut Depkes RI Direktorat Jendral Bina Pelayan Medik 2006 penyimpanan

dengan sistem nomor langsung (Straight Numerical Filling System) adalah
penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berurutan dalam satu
rak, yaitu 465023, 456024, 465025. Dengan demikian sangatlah muda sekaligus
mengambil 50 berkas rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada
waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam
medis yang tidak aktif. Satu hal yang paling menguntungkan dari sistem ini
mempunya kelemahan kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, pada saat
penyimpanan rekam meddis, petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor
sehingga mudah terjadi kekeliuran menyimpan. Makin besar angka yang
diperhatikan, maka besar kemungkinan membuat kesalahan.

Hal yang menyebabkan kesalahan tersebut adalah tertukarnya urutan nomor, misal
rekam medis nomor 465424 tersimpan pada nomor 465524. Hambatan yang lebih
serius dalam sistem ini adalah terjadinya pekerjaan paling sibuk terkosentrasi pada
rak penyimpanan untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
Beberapa orang petugas penyimpanan yang bekerja bersamaan disitu kemungkinan
saling menghalangi (berhimpitan) satu sama lain secara tidak sengaja

Pengawasaan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan dalam sistem nonor

langsung, dikarenakan tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk
bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)

Penyimpanan dengan sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System). Disini
digunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang dielompokan menjadi 3 kelompok
masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah
dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.

50 50 50

Angka Ketiga Angka Kedua Angka Ketiga

(tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System)
ada 100 kelompok angka pertama (primary section) yaitu 00 sampai dengan 99.
Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka-angka pertama dan
membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok
angka-angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam
medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua pertama ini rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis
disimpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam
setiapkelompok penyimpanan nomor nomor pada kelompok angka ketigalah
(tertiary digits), yang selalu berlainan.

Sistem penomoran dengan menggunakan angka kahir lebih banyak untuk dipilih
karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif dan efisien.

Contoh :

46-52-02 98-05-26 98-99-30

47-52-02 99-05-26 99-99-30

48-52-02 00-06-26 00-00-31

49-52-02 01-06-26 01-00-31

50-52-02 02-06-26 02-00-31

Banyak keuntungan dan kebaikan dari pada sistem penyimpanan angka akhir
seperti :

Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersabar secara merata ke 100 kelompok
(bagia/wilayah), didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak
akan terpaksa berdesak-desakan disatu tempat (bagia/wilayah), dimanah rekam
medis harus disimpan dirak.

Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu

misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : bagian 02-45, 25-49, bagian 50-
74, bagian 75-99.

Pekerjaan akan terbagai rata mengingat setiap tugas rata-rata mengerjakan jumlah
rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian.
Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan setiap section,
pada saat ditambahnya rekam medis baru dibagian tersebut.

Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong.

Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan

peralatan penyimpanan (jumlah rak)

Kekeliuran penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan

hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukan rekam medis kedalam rak,
sehingga jangan terjadi kekeliruan membaca angka.

3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System)

Menurut Depkes RI Direktorat Jendral Bina Pelayan Medik 2006 Istilah yang
dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah (Middle Digit Filling
System). Disini penyimpanan rekam medis diurut dengan pasangan angka pertama,
angka kedua, angka ketiga bebbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal
ni angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama. Pasangan angka
yang terletak paling kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan
menjadi angka ketiga.

Contoh :

58-78-96 99-78-96

58-78-97 99-78-97

58-78-98 99-78-98

58-78-99 99-78-99

59-78-00 00-79-00

59-78-01 00-79-01

Pada contoh melihat bahwa kelompok 100 buat rekam medis (58-78-00 sampai
dengan 58-78-99) berada dalam urutan langsung. Beberapa keuntungan dan
kebaikan sistem ini :

Memudhkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan.

Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah dari
penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir.
100 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung
adalah sama persis dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai
sistem angka akhir.

Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih mereta pada rak
penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak
menyamai sistem angka akhir

Petugas-petugas penyimpanan,dapat dibagi untuk bertugas pada bagian

penyimpanan tertentu dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.

Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adlah :

Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama

Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan
ketempat penyimpanan aktif.

Sistem angkah tengah tidak dpat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor
yang lebih dari angka

Perubahan ke Sistem Angka Tengah atau Ke Sistem Angka Akhir :

Menurut Depkes RI Direktorat Jendral Bina Medik 2006, banyak rumah sakit
memulai penyimpanan dengan sistem angka akhir pada permulaan tahun atau pada
saat mereka pindah keruangan penyimpanan yang baru, tetapi yang dipindahkan
setiap hari adalah rekam medis dari penderita-penderita kunjungan ulangan.
Sehingga kegiatan pemindahan tersebut tidak menggangu kegiatan rutin.

2.3. Langkah-langkah Penyimpanan Rekam Medik

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan rekam medik di rumah sakit adalah:

1. Pemeriksaan adalah langkah persiapan menyimpan rekam medik dengan

cara memeriksa setiap lembar rekam medik untuk memperoleh kepastian
bahwa rekam medik tersebut sudah siap untuk disimpan, maka rekam medik
tersebut harus diminntakan dahulu kejelasannya kepada bagian administrasi
dan kepala bagian rekam medik.
2. Menindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa
yang biasanya berupa angka yang dimulai dari awal berdirinya rumah sakit,
sehingga pasien baru akan mendapat nomor rekam medik sesuai dengan
kedatangannya ke rumah sakit.
3. Memberi tanda atau pengkodean, yaitu dengan memberi tanda garis atau
lingkaran dengan warna yang mencolok yang dapat berisi tulisan yang
biasanya berisi suatu hal yang sangat penting berkaitan dengan pasien,
 sebagai contoh adalah seorang pasien yang alergi terhadap suatu kandungan
obat maka di kode tersebut diberi tanda agar dokter yang memberikan obat
dapat menghindari kandungan obat tersebut.
4. Menyortir adalah mengelompokkan rekam medik sesuai urutan nomor
rekam mediknya untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.
Langkah ini diadakan untuk memudahkan dalam pengembalian rekam
medik ke lemari rekam medik.
5. Menyimpan yaitu menempatkan dokumen atau rekam medik sesuai dengan
system penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem
penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukun goleh
peralatan dan perlengkapan yang memadai.

Selain yang disebutkan di atas, adapun langkah-langkah penyimpanan rekam medik

sesuai dengan SOP Penyimapanan Rekam Medik, sebagai berikut:

1. Buku rekam medik diterima oleh petugas rekam medik dari petugas
adminisitrasi poli
2. Rekam medik disimpan di sentralisasi dengan system terminal digit
kemudian disimpan di lemari rekam medik yang berada di loket pendaftaran
3. Rekam medik pasien setelah 5 (lima) tahun dari kedatangan pasien yang
terakhir di Puskesmas/RS dinyatakan sebagai rekam medik non aktif
4. Rekam medik non aktif disimpan di gudang
5. Setelah 5 (lima) tahun non aktif, rekam medik pasien dapat dimusnahkan
6. Pemusnahan rekam medik dengan cara di bakar dengan menggunakan berita
acara pemusnahan.
 BAB III

PENUTUP

3.1.Kesimpulan
3.2.Saran