MANAJEMEN PENGOLAHAN REKAM MEDIS

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah organisasi dan manajemen

Dosen Pembimbing : Dr. Tri Marhaeni W.,M.Si

Disusun oleh kelompok 11:

1. Ayu Ristiani 22032485

2. Angela Merici Desi 22032483
3. Ismail Suwaji 22032496

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MALANG

PRODI D III REKAM MEDIS & INFO KESEHATAN
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat
yang telah diberikan kepada kami semua sehingga penyusunan paper dengan
judul “Manajemen Pengolahan Rekam Medis” dapat terselesaikan tepat pada
waktunya.

Kami menyadari tanpa bantuan dari berbagai pihak, penulisan paper ini tidak
mungkin terlaksana dengan baik. Oleh karena itu penulis menyampaikan ucapan
terima kasih kepada :

1. Dr. Tri Marhaeni W.,M.Si., selaku dosen pengampu mata kuliah organisasi dan
manajemen yang telah membimbing dan mengarahkan kami dengan sabar agar
mempunyai pemahaman yang benar mengenai mata kuliah ini.

2. Semua pihak yang telah membantu menyelesaikan penyusunan makalah ini.

Semoga materi ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan dan menjadi
motivasi, khususnya bagi penulis.

Malang, 11 Oktober 2021

Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................2
DAFTAR ISI........................................................................................................... 3
BAB I...................................................................................................................... 4
PENDAHULUAN....................................................................................................4
1.1 Latar Belakang..........................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................4
1.3 Tujuan.......................................................................................................5
BAB II..................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN......................................................................................................6
2.1 Pengertian Manajemen.............................................................................6
2.2 Pengertian Rekam Medis..........................................................................6
2.3 Pengertian Manajemen Pengelolaan Rekam Medis..................................6
2.4 Sistem Penamaan.....................................................................................7
2.5 Sistem Pemberian Nomor (Numering System).........................................7
2.6 Cara Pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)...............................8
2.7 Sistem Pengolahan Rekam Medis............................................................9
2.8 Sistem Penyimpanan Rekam Medis.......................................................11
2.9 Sistem Penjajaran...................................................................................12
2.10 Penyusutan dan Penghapusan Rekam Medis........................................12
BAB III..................................................................................................................14
PENUTUP............................................................................................................14
3.1 Kesimpulan.............................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................15

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rekam medis merupakan bagian penting dari seluruh pelayanan kepada

pasien, mulai saat kunjungan pertama hingga kunjungan berikutnya. Sebagai
informasi tertulis tentang perawatan kesehatan pasien, rekam medis digunakan
dalam pengelolaan dan perencanaan fasilitas pelayanan kesehatan, juga
digunakan untuk penelitian medis dan untuk kegiatan statistik pelayanan
kesehatan.

Unit Rekam Medis, disuatu sarana pelayanan kesehatan merupakan unit

yang paling sibuk dan memerlukan kinerja tinggi dari para petugasnya. Meskipun
petugas rekam medis secara tidak secara langsung terlibat dalam pelayanan klinis
pasien, namun informasi yang tercatat pada rekam medis merupakan bagian
penting dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, sebenarnya petugas Unit
Rekam Medis mempunyai peranan penting dalam proses pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Maka pada makalah ini akan dijelaskan bagaimana pengelolaan
manajemen rekam medis yang baik untuk terciptanya Unit Rekam Medis yang
efektif dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka rumusan masalah yang dapat diambil
antara lain yaitu:

1. Apa yang dimaksud manajemen?

2. Apa yang dimaksud rekam medis?
3. Bagaimana manajemen pengelolaan rekam medis?

4
1.3 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuannya antara lain yaitu sebagai
berikut:

1. Menjelaskan apa yang dimaksud manajemen

2. Menjelaskan apa yang dimaksud rekam medis
3. Menjelaskan bagaimana manajemen pengelolaan rekam medis

5
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Manajemen

Manajemen adalah kosa kata yang berasal dari bahasa Perancis kuno,
yaitu “management” yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Sejauh ini
memang belum ada kata yang mapan dan diterima secara universal sehingga
pengertiaanya untuk masing-masing para ahli masih memiliki banyak perbedaan.
Secara umum manajemen juga dipandang sebagai sebuah disiplin ilmu yang
mengajarkan tentang proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui upaya
bersama dengan sejumlah orang atau sumber milik organisasi.

2.2 Pengertian Rekam Medis

Menurut PERMENKES NO 269/MENKES/PER/III/2008 pasal I tentang

rekam medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan perekam medis dan informasi
kesehatan adalah seseorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan
Informasi kesehatan sesuai ketentutan peraturan perundang-undangan.

2.3 Pengertian Manajemen Pengelolaan Rekam Medis

Pengelolaan rekam medis adalah proses pengendalian catatan dan
dokumen rekam medis. Pengelolaan rekam medis didasarkan pada Permenkes
Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, dan Permenkes Nomor 55 Tahun
2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis. Dari Permenkes No.
269 Tahun 2008 dapat dikatakan pengelolaan rekam medis meliputi kegiatan-
kegiatan: pembuatan rekam medis (Pasal 5), penyimpanan, pemusnahan,
penjagaan kerahasiaan rekam medis (Pasal 8, 9, 10). Sedangkan dalam
Permenkes Nomor 55 Tahun 2013 tentang Pekerjaan Perekam Medis tersurat
tentang manajemen pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang
didefinisikan sebagai kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis

6
baik secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di
rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan
kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan pelayananan kesehatan dan
menjaga rekaman (Pasal 1 butir 3).
Berdasarkan kedua Permenkes tersebut dapat dikatakan bahwa
pengelolaan pelayanan rekam medis terdiri dari kegiatan-kegiatan pembuatan
rekam medis, penyimpanan rekam medis, penjagaan rekam medis, pemeliharaan
rekam medis, pelayanan rekam medis, penyajian informasi medis/kesehatan
pasien, dan pemusnahan rekam medis.

2.4 Sistem Penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada
seorang pasien serta untuk membedakan anatara pasien satu dengan pasien
lainnya. Sehingga mempermudah/mempelancar didalam memberikan pelayanan
rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit.

Dalam sistem penamaan rekam medis diharapkan:

a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan.
b. Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny.
atau Nn. sesuai dengan statusnya.
c. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
d. Perkataan tuan, saudara, bapak tidak dicantumkan dalam penulisan nama
pasien.

2.5 Sistem Pemberian Nomor (Numering System)

a. Pemberian nomor cara seri
Dengan sistem ini penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke
rumah sakit, jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan lima nomor
yang berbeda.
b. Pemberian nomor cara unit
Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik kepada pas en
pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap. Pada saat seon ng penderita
berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pas en rawat jalan atau

7
rawat inap kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai
selamanya untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita
tersebut hanya tersimpan didalam berkas di bawah satu nomor.

c. Pemberian nomor seri unit

Sistem nomor ini merupakan sistesis antara sistem seri dan sistem u it.
Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit kepadanya diberikan satu nomor baru,
tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan c an disimpan dibawah nomor
yang paling baru. Satu rumah sakit biasanya membuat satu bank nomor, nomor-
nomor disusun dalam satu buku inc uk atau buku register yang mana diberikan
kepada satu orang yang khusus menangani distribusi nomor.

2.6 Cara Pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang
kelancaran pelayanan terhadap pasien. Karena apabila seorang pasien lupa
membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data
pasien 37 yang diperlukan. KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus
disimpan, maka harus dibuat selengkapnya dan jelas. Dalam KIUP memuat data
identitas pasien harus dibuat terperinci dan lengkap antara lain: Nama lengkap,
Nomor rekam medis, Alamat, Nama ibu, Nama Ayah, Agama, Jenis kelamin,
Umur, Status perkawinan, Tempat/tanggal lahir,Pekerjaan.

Ukuran kartu indeks pasien yang dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm,
sedangkan untuk rumah sakit yang sangat banyak pasien rawat jalannya
dianjurkan menggunakan ukuran 4,25 x 7,5 cm. Kegunaan Kartu Indeks Utama
Pasien (KIUP) adalah kunci untuk menemukan berkas rekam medis seorang
pasien.

8
2.7 Sistem Pengolahan Rekam Medis

2.7.1 Perakitan (Assembling) Rekam Medis

a. Perakitan rekam medis pasien rawat jalan: Pembatas Poliklinik, Lembar
dokumen pengantar, Lembaran poliklinik, Hasil pemeriksaan penunjang,
Salinan resep
b. Perakitan rekam medis pasien rawat inap: Ringkasan (diisi oleh petugas
RM), Pembatas masuk, Ringkasan Masuk dan keluar, Surat dokumen
pengantar, Instruksi dokter, Lembar konsultasi, Catatan perawat,Catatan
perkembangan, Grafik suhu, nadi dan pernafasan, Hasil pemeriksaan
laboratorium, Hasil pemeriksaan radiodiagnostik, Salinan resep,
Resume/Laporan kematian
c. Perakitan rekam medis rawat inap untuk pasien bedah: Ringkasan,
Pembatas masuk, Surat dokumen pengantar, Intruksi Pra/Pasca bedah,
Laporan pembedahaan, Instruksi dokter, Catatatan Perkembangan,
Lembar konsultasi, Catatan Perawat, Grafik suhu, nadi dan pernafasan,
Hasil pemeriksaan laboratorium, Hasil pemeriksaan radiodiagnostik,
Salinan resep, Resume/Laporan kematian.
d. Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus kebidanan: Pembatas
masuk, Ringkasan masuk dan keluar, Surat dokumen pengantar, Lembar
obstetrik, Catatan persalinan, Lembaran bayi baru lahir, Instruksi dokter,
Catatatan Perkembangan, Lembar konsultasi, Catatan Perawat, Grafik
nifas (grafik ibu), Pengawasan khusus, Hasil pemeriksaan laboratorium,
Hasil pemeriksaan radiodiagnostik, Salinan resep, Resume/Laporan
kematian.
e. Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus bayi lahir: Pembatas
masuk, Ringkasan masuk dan keluar, Riwayat kelahiran, Intruksi dokter,
Catatan Perkembangan, Lembar konsultasi, Catatan perawat, Grafik bayi,
Pengawasan khusus, Hasil pemeriksaan Laboratorium, Hasil pemeriksaan
radiodiagnostik, Salinan resep, Resume/Laporan Kematian.

9
2.7.2 Koding

Petugas rekam medis harus membuat koding sesuai dengan klasifikasi

yang tepat. Disamping kode penyakit berbagai tindakan lain juga harus dikoding
sesuai dengan klasifikasi masing-masing. Koding penyakit (ICD 10),
Pembedahan/Tindakan (I CD PIM).

2.7.3 Indeksing
Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah
dibuat kedalam indeks-indeks. Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan
nama pasien. Jenis indeks yang dibuat: Indeks pasien, Indeks penyakit (diagnosis
dan Operasi), Indeks obatan-obatan, Indeks dokter, Indeks kematian.

2.7.4 Pelaporan Rumah Sakit

Merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan

laporan secara cepat, tepat dan akurat yang secara garis besar jenis pelaporan
rumah sakit dapat dibedakan menjadi 2 kelompok:
a. Laporan internal rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit:
Pasien masuk rumah sakit, Pasien meninggal di rumah sakit diklasifikasikan
menjadi pasien meninggal kurang 48 jam, pasien meninggal lebih 48 jam, pasien
DOA, Pembuatan LOS (lenght of stay), Jumlah hari perawatan pasien rawat inap,
Persentasi pemakaian tempat tidur (BOR), Kegiatan persalinan, Kegiatan
Pembedahan dan tindakan medik lain yang diklasifikasikan berdasarkan operasi
besar, sedang dan kecil, Kegiatan rawat jalan meliputi jumlah kunjungan pasien,
Sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan pelaporan rumah
sakit yang kegiatannya dihitung mulai jam 00.00 s/d 24.00 setiap harinya.
b. Pelaporan ekternal rumah sakit
Laporan eksternal rumah sakit ditujukan kepada Departemen Kesehatan RI,
Kanwil Depkes, Dinkes dati I. Pelaporan eksternal rumah sakit dibuat sesuai
dengan kebutuhan Deprtemen Kesehatan RI yang meliputi:
Data kegiatan rumah sakit (RL1), Data keadaan morbiditas rumah sakit (RL2a),
Data keadaan morbiditas penyakit khusus pasien rawat inap (RL2a1), Data
keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL2b), Data keadaan morbiditas pasien
penyakit khusus rawat jalan (RL2b1), Data individual morbiditas pasien rawat inap

10
terdiri dari, Pasien umum (RL2.1), Pasien obstetrik (RL2.2), Pasien baru lahir/lahir
mati (RL2.3), Data inventaris rumah sakit (RL3), Data keadaan keterangan rumah
sakit (RL4), Data individual keterangan rumah sakit (RL4a), Data peralatan rumah
sakit (RL5)

2.7.5 Analisa

Analisa kualitatif adalah analisa yang ditujukan kepada jumlah lembaran-

lembaran rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan meliputi kelengkapan
lembaran medis, paramedis dan penunjang medis. Petugas akan menganalisa
setiap berkas rekam medis yang diterima apakah lembaran rekam medis yang
seharusnya ada pada berkas seorang pasien sudah ada atau belum.
Analisa kuantitatif adalah analisa yang ditujukan kepada mutu dan setiap
berkas rekam medis. Petugas akan meganalisa kualitas rekam medis pasien
sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan. Analisa kuantitatif meliputi
penelitian terhadap pengisian lembaran rekam medis baik oleh staf medis, para
medis dan penunjang medis lainnya. Ketidaklengkapan dalam pengisian rekam
rekam medis akan sangat mempengaruhi mutu rekam medis, mutu rekam medis
mencerminkan baik tidaknya mutu pelayanan disuatu rumah sakit. Pembuatan
resume bagi setiap pasien yang dirawat merupakan cerminan mutu rekam medis
serta layanan yang diberikan oleh rumah sakit tertentu.

2.8 Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sebelum menentukan sistem penyimpanan menurut nomor yang akan
digunakan terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada
dalam pengolahan rekam medis. Cara pengurusan penyimpanan dalam
penyelenggaraan dokumen rekam medis ada dua cara pengurusan penyimpanan
dalam penyelenggaraan dokumen rekam medis, yaitu:
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan dokumen rekam medis seorang pasien
dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik, maupun
catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.

b. Desentralisasi

11
 Dengan cara desentralisasi maka akan terjadi pemisahan antara dokumen
rekam medis poliklinik dengan dokumen rekam medis rawat inap. Rekam
medis poliklinik disimpan disuatu tempat penyimpanan, sedangkan
dokumen rekam medis rawat inap disimpan pada bagian pencatatan
medis.

2.9 Sistem Penjajaran

sistem penjajaran menurut nomor yang sering dipraktekkan yaitu:
a. Sistem nomor langsung (straight numerical)
Penyimpanan dengan nomor langsung (straight numerical filling
system)adalah penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak
penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan nomornya.
b. Sistem angka akhir (terminal digit)
Penyimpanan dengan angka akhir (terminal Digit Filling System)
menggunakan nomor 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok
masing –masing terdiri dari 2 angka. Angka yang pertama adalah
kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah
kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah
kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
c. Sistem angka tengah (middle digit)
Penyimpanan dokumen rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-
angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama,
angka kedua, dan angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka
akhir. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka
yang pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka
kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi angka paling kanan
menjadi angka ketiga.

2.10 Penyusutan dan Penghapusan Rekam Medis

Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari

rak penyimpanan dengan cara:

12
  Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke rak in aktif
dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun
kunjungan.
 Memikrofilmkan berkas rekam medis in aktif sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
 Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara
tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Salah satu elemen yang diperlukan dalam penyusutan arsip adalah Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Jadwal retensi arsip merupakan daftar yang berisikan
sekurang¬kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan kegunaannya yang wajib dimiliki oleh setiap badan pemerintah sebagai
pedoman dalam penyusutan arsip. Untuk mejaga obyektifitas dalam menentukan
nilai kegunaan tersebut, sebaiknya JRA disusun oleh suatu kepanitiaan yang
terdiri dari unsur komite rekam medis dan unit rekam medis yang benar-benar
memahami kearsipan, fungsi dan nilai arsip rekam medis.
Pernusnahan arsip rekam medis Adalah suatu proses kegiatan
penghancuran secara fisik arsip rekam medis. Penghancuran harus dilakukan
secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehngga
tidak dapat lagi dibaca.
Ketentuan pemusnahan rekam medis:

 Dibentuk tim pemusnah arsip dengan surat keputusan direktur yang

beranggotakan sekurang-kurangnya ketatausahaan, unit penyelenggaraan
rekam medis, unit pelayanan dan komite medik.
 Rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi
disimpan dalam jangka waktu tertentu.
 Daftar arsip rekam medis yang akan dimusnahkan oleh tim pemusnah
dilaporkan kepada direktur rumah sakit dan Direkotrat Jendral Pelayanan
Medik Departemen Kesehetan RI.
 Berita acara pemusnahan dikirim kepada pemilik rumah sakit dan kepada
Direkotrat Jendral Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.

13
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Untuk mendukung dilaksanakannya pelayanan kesehatan oleh

dokter, dokter gigi, dan tenaga medis lainnya, maka pengelolaan rekam
medis yang baik juga harus diperhatikan oleh manajemen rumah sakit,
puskesmas, klinik dokter praktik dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.
Ketersediaan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan rekam medis
dibutuhkan untuk mendukung, membantu, melancarkan, dan memudahkan
pelayanan kesehatan kepada pasien. Oleh karena itu, semua bentuk
dokumen, catatan atau rekam medis yang telah dibuat oleh dokter, dokter
gigi, dan tenaga medis yang lain harus disimpan, dipelihara, dijaga, dan
diberikan atau disediakan kembali untuk digunakan dalam pelayanan
kesehatan kepada pasien, termasuk untuk memberikan informasi
kesehatan kepada berbagai pihak yang mungkin membutuhkan.
Untuk menjamin pengelolaan rekam medis yang baik, maka
pimpinan rumah sakit, puskesmas, klinik, dan fasilitas pelayanan
kesehatan harus mengendalikan untuk menjamin sumber daya dan
kegiatan pengelolaan rekam medis dapat selalu menyediakan rekam
medis yang dibutuhkan dalam pelayanan kesehatan para tenaga medis
secara optimal, sehingga pasien, keluarga pasien dan masyarakat
pengguna jasa merasakan kepuasan terhadap jasa pelayanan kesehatan.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Suraja Yohanes.2019. PENGELOLAAN REKAM MEDIS PADA FASILITAS

PELAYANAN KESEHATAN.
Wilda Faida Eka, SKM, M.Kes.2019. DASAR ORGANISASI DAN MANAJEMEN
UNIT KERJA REKAM MEDIS.

15