Disusun oleh :
Dosen Pengampu :
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan limpahan
rahmat dan karunia-Nya sehingga penulisan makalah ini dapat terselesaikan. Makalah
ini dibuat untuk memenuhi tugas semester pendek mata kuliah Manajemen Unit Kerja
Rekam Medis di Politeknik Piksi Ganesha Bandung.
Keberhasilan penulisan makalah ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak yang
tidak dapat dituliskan satu persatu. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan dan tenaga
untuk membantu penulis menyelesaikan makalah ini.
Dengan keterbatasan yang dimiliki, penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh
dari kata sempurna. Baik dari segi materi yang disampaikan ataupun dalam penulisan
makalah. Oleh karena itu penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang
membangun pengembangan makalah ini kedepannya.
Akhir kata penulis berharap penulisan makalah ini dapat menjadi berkat dan
memberikan manfaat tertentu bagi pembaca.
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................................i
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................1
1.2 Tujuan........................................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................3
3.1 Kesimpulan..............................................................................................................17
3.2 Saran........................................................................................................................17
iii
BAB I
PENDAHULUAN
Rumah sakit merupakan suatu sistem atau bagian dari sistem pelayanan kesehatan
terhadap masyarakat yang membutuhkan penanganan medis. Secara garis besar, rumah
sakit mempunyai tiga (3) pilar otoritas yang masing-masing bekerja secara otonom
namun tetap harus terkoordinisir dengan baik dalam sistem tersebut (Djojosoegito. 1985).
Ketiga pilar tersebut adalah pilar pemilik (dalam hal ini swasta atau pemerintah), pilar
profesional kesehatan yaitu tenaga medis, dan pilar manajemen (pengawas).
Rekam medis merupakan bagian penting dari seluruh pelayanan kepada pasien, mulai
dari pasien memasuki rumah sakit hingga pasien keluar dari rumah sakit. Segala sesuatu
yang berkaitan dengan penanganan medis terhadap pasien di rumah sakit wajib untuk
direkam. Sebagai informasi tertulis tentang perawatan kesehatan pasien, rekam medis
digunakan dalam pengelolaan dan perencanaan fasilitas dan pelayanan kesehatan, juga
digunakan untuk penelitian medis dan untuk kegiatan statistik pelayanan kesehatan.
Para staf profesional kesehatan lainnya seperti dokter, perawat dan staf kesehatan
lainnya selalu mencatat pada berkas rekam medis sehingga setiap pasien yang masuk ke
rumah sakit memiliki catatan berkasnya masing-masing. Informasi ini nantinya dapat
diguanakan untuk kepentingan medis selanjutnya dan dapat digunakan berulang kali.
Rekam medis harus ada tersedia saat dibutuhkan yatitu saat pasien datang berkunjung
kembali, dan perihal ketersediaan ini menjadi tanggung jawab petugas rekam medis.
Apabila berkas rekam medis tidak ditemukan tercecer, hilang, tidak tertelusuri maka
pasien yang bersangkutan akan merugi, dalam arti informasi tentang riwayat yang lalu
yang sangat penting untuk perawatatan kesehatan nya tidak tersedia, maka informasi
untuk mengambil tindakan yang diperlukan akan berkurang nilai kelengkapannya. Oleh
karena itu, jika rekam medis tidak ada saat diperlukan untuk merawat pasien, maka sistem
rekam medis tidak dapat berjalan lancar. Hal ini tentu berpengaruh terhadap keseluruhan
kerja pelayanan rekam medis.
1
2
Unit rekam medis, disuatu sarana pelayanan kesehatan merupakan unit yang sibuk
dan sangat memerlukan kinerja tinggi dari para petugasnya. Meskipun petugas rekam
medis tidak secara langsung terlibat dalam klinis pasien, tapi informasi yang tercatat
pada rekam medis merupakan bagian penting dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena
vitalnya peran seorang perekam medis di rumah sakit, sangat dibutuhkan suatu sistem
manajemen yang dapat memantau dan mengatur kinerja dari para perekam medis. Inilah
peran vital yang dari pilar manajemen. Hubungan harmonis ketiga pilar inilah yang
menentukan suatu bentuk pelayanan kesehatan yang cepat dan efisien.
1.2 Tujuan
1. Memberikan gambaran peran rekam medis sebagai salah satu unit vital dalam
unit pelayanan kesehatan
2. Memberikan gambaran peran penting pilar manajemen dalam
keberlangsungan unit pelayanan kesehatan
3. Memberikan pengertian tentang peran manajemen unit kerja rekam medis
3
BAB II
PEMBAHASAN
Menurut Edna K Huffman: Rekam Medis adalab berkas yang menyatakan siapa, apa,
mengapa, dimana, kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleb seorang pasien
selama dirawat atau menjalani pengobatan.
Menurut Gemala Hatta : Rekam Medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan
seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat
lampau yang ditulis oleb para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan
pelayanan kesehatan kepada pasien.
Rekam medis adalah siapa, apa, dimana dan bagaimana perawatan pasien selama
dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis
dalam rangkian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan
hasil akhir.
Jadi Rekam Medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang
identitas, anamnesa penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan
medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik rawat inap, rawat jalan maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
4
Catatan medis adalah catatan yang berisikan segala data mengenai pasien mulai dari masa
sebelum ia dilakukan, saat lahir, tumbuh menjadi dewasa hingga akhir hidupnya. Data ini
dibuat bilamana pasien mengunjungi instansi pelayanan kesehatan baik pasien berobat
jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengbatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien disarana pelayanan
kesehatan (SK.MenPan No.135 tahun 2002).
Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, rawat penyakit dan
pengobatan masa lalu serta saat ini tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan
pelayanan kepada pasien tersebut (Health Information Management, Edna K Huffman,
1999).
Pemenkas no. 749 tahun 1989 menyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 5,
manfaat yaitu:
Dalam kepustakaan dikatakan bahwa rekam medis memiliki 5 manfaat, yang untuk
mudahnya disingkat sebagai ALFRED, yaitu:
3. Research value: Data Rekam Medis dapat dijadikan bahan untuk penelitian dalam
lapangan kedokteran, keperawatan dan kesehatan.
4. Education value: Data-data dalam Rekam Medis dapat bahan pengajaran dan
pendidikan mahasiswa kedokteran, keperawatan serta tenaga kesehatan lainnya.
Secara garis besar istilah manajemen mengandung tiga pengertian utama yaitu :
Dalam Encyclopedia of The Social Science dikatakan bahwa manajemen adalah suatu
proses dimana merupakan suatu pelaksanaan tujuan tertentu yang dalam pelaksanaannya
membutuhkan pengawasan. Beberapa ahli telah memaparkan pengertian dari manajemen
diantaranya :
Manajemen unit kerja rekam medis meliputi pelaksanaan fungsi dasar manajemen
yaitu : perencanaan, pengorganisasian, pengembangan sumber daya manusia, pengarahan
dan pengawasan. Manajemen unit kerja rekam medis di rumah sakit diperlukan untuk
memenuhi tantangan kepemimpinan dalam upaya untuk mengembangkan pelayanan
rekam medis yang efektif dan efisien.
Fungsi manajemen dapat ditunjukkan melalui empat poin inti yang saling berkaitan,
diantaranya :
7
1. Planning (perencanaan)
Perencanaan merupakan proses menetapkan berbagai hambatan yang
diperkirakan ada dalam menjalankan suatu program guna dipakai sebagai
pedoman dalam suatu organisasi (Ansoff dan Brendenbrg) .
Perencanaan adalah suatu proses untuk merumuskan masalah-masalah
kesehatan yang berkembang dimasyarakat dan menyusun langkah praktis untuk
mencapai tujuan yg telah ditetapkan tersebut.
2. Organizing (pengorganisasian)
Pengorganisasian adalah pengelompokan berbagai kegiatan yang
diperlukan untuk melaksanakan suatu rencana sedemikian rupa sehingga tujuan
yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan memuaskan.
3. Actuating (pelaksanaan)
George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan
usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga
mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaranperusahaan dan
sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga
ingin mencapai sasaran tersebut.
4. Controlling (pengawasan)
Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan
nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan
standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi
yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan.
Karena fungsi manajemen yang sangat vital, itulah mengapa ilmu manajemen sangat
diperlukan didalam sebuah sistem, karena tugasnya dan perannya dalam mengawasi dan
mengontrol berjalannya suatu sistem. Secara garis besar, mengapa sebuah manajemen
dibutuhkan dalam suatu sistem adalah untuk :
Co
nc
ept
ual
Skil ent
M anagem
l
Skill
Technical Skill
Gambar 1 Skema Piramid Keterampilan Khusus Manajer
Sesuai dengan bentuk bagan piramida diatas, dapat terlihat bahwa semakin tinggi
jabatan seseorang di dalam organisasi, maka akan semakin dituntut untuk memiliki
keterampilan konseptual. dan semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi
semakin dituntut mempunyai keterampilan secara teknik. Tetapi dalam setiap tingkatan
manajer tersebut harus dimiliki keterampilan dalam melakukan hubungan antara
manusia.
Seorang manajer yang baik juga dituntu untuk memiliki enam kemampuan dasar,
yaitu :
Pelayanan kesehatan sebagai contohnya rumah sakit adalah sebuah sistem besar.
Dalam sebuah sistem selalu terdapat input (masukan), process (proses), output (keluaran)
dalam berlangsungnya sebuah sistem.
A. INPUT
Komponen masukan terdiri dari :
1. Tenaga medik yaitu dokter umum, dokter gigi dan dokter spesialis.
Perhitungan kebutuhan tenaga medik Rumah Sakit dapat melalui
berbagai cara antara lain : Peraturan Menkes 262/1979, Indikator Staff
Needs (ISN) dan standar minimal.
2. Organisasi dan Tata Laksana
10
Hal ini meliputi semua sarana dan prasarana kesehatan dalam suatu
sistem seperti : gedung rawat jalan, rawat inap, ruang bedah, UGD,
penunjang medik radiologi, laboratorium, gizi dan lain - lain yang
harus memenuhi syarat sesuai dengan arsitektur Rumah Sakit yang
berlaku.
5. Dana
Sumber dana bisa dari berbagai macam misalnya : pendapatan asli
rumah sakit, APBN, APBD, APBD Tingkat 1 dan 2, Banpres,
Asuransi, Kontraktor, Subsidi, dan lain-lain.
6. Pasien / klien
Dilihat dari status sosio-ekonomi dan budaya masyarakat pasien dapat
digolongkan pada pasien tingkat menengah ke atas dan tingkat
menengah ke bawah. Pada perencanaan suatu Rumah Sakit perlu
memperhitungkan status pasien yang akan menjadi pangsa pasar
Rumah Sakit sesuai dengan visi dan misi Rumah Sakit. Dari 200 juta
penduduk Indonesia, + 27 juta masih termasuk penduduk miskin yang
perlu perhatian dan bantuan sesuai dengan fungsi sosial Rumah Sakit.
Untuk itu Peraturan Menkes No. 378/1993 tentang Pelaksanaan Fungsi
Sosial Rumah Sakit Swasta telah mengatur fungsi sosial Rumah Sakit
dimana tempat tidur Kelas III bagi Rumah Sakit Swasta/BUMN milik
Yayasan adalah 25% dari jumlah tempat tidur yang ada. Sedangkan
bagi Pemodal Dalam Negeri (PMDN) dan Pemilik Modal Asing
(PMA) adalah 10% karena dikenakan pajak. Namun demikian jumlah
tempat tidur tersebut bukan satu-satunya fungsi sosial Rumah Sakit
Swasta karena dapat berupa yang lain misalnya Balkesmas,
penyuluhan-penyuluhan, pelatihan. Dengan demikian diharapkan
kontribusi swasta/BUMN terhadap peningkatan derajat kesehatan
masyarakat khususnya masyarakat miskin melalui pelayanan kesehatan
di Rumah Sakit mempunyai daya ungkit yang cukup besar.
B. PROCESS
Komponen proses adalah dimana semua kegiatan medis terjadi baik yang
melibatkan pasien ataupun tidak. Dalam makalah ini akan membahas fungsi
manajemen rekam medis sebagai suatu proses dalam sistem pelayanan kesehatan.
12
Secara sederhana segala fungsi dan tugas manajemen secara umum termasuk
dalam proses ini, yaitu :
A. Perencanaan
- Tenaga yang dibutuhkan sesuai dengan jenis pelayanan yang
diberikan, beban kerja yang ada dengan memperhitungkan kecenderungan
(TREND) pada masa yang akan datang.
- Sumber daya lain yang dibutuhkan untuk terselenggaranya suatu pelayanan
medis.
- Kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan sasaran yang diharapkan
dengan memperhitungkan sumber daya potensial yang ada maupun kendala
yang mungkin terjadi. Berdasarkan "waktu" maka perencanaan kegiatan dapat
harian, mingguan, bulanan, tahunan dan jangka panjang sesuai dengan visi dan
misi Rumah Sakit Dalam perencanaan kegiatan alangkah baiknya apabila
Rumah Sakit mempunyai skala prioritas dan mempunyai projek unggulan.
B. Pengorganisasian
Seperti telah dibicarakan pada bab sebelumnya, tenaga medik ini
diorganisir melalui staf medik fungsional dari komite medik, sedangkan
pengelolaan pelayanan medik di bawah Wadir Pelayanan Medik. Sesuai
dengan ketentuan Depkes dan akreditasi Rumah Sakit bahwa Wadir Pelayanan
Medik harus seorang dokter (umum/spesialis), ketua SMF adalah seorang
dokter spesialis (bila memungkinkan), sedangkan ketua komite medik dipilih
dari ketua SMF yang ada dan bertanggung jawab kepada Direktur Rumah
Sakit. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh bagan organisasi Rumah
Sakit Umum Kelas C berdasarkan SK Menkes 983/1992
13
mencari siapa yang salah, kemudian mencari solusi tindak lanjut sehingga
kejadian yang sama tidak terulang lagi.
C. OUTPUT
Tentu saja out put yang diharapkan adalah pelayanan medis yang bermutu,
terjangkau oleh masyarakat luas dengan berdasarkan etika profesi dan etika
Rumah Sakit. Dengan demikian beberapa tolok ukur keberhasilan pelayanan di
Rumah Sakit seperti angka kematian di Rumah Sakit, kejadian infeksi
nosokomial, kepuasan pasien, waktu tunggu dan lain-lain akan berubah yaitu
angka kematian rendah, kejadian infeksi nosokomial rendah, kepuasan pasien
meningkat, waktu tunggu pendek. Keadaan ini akan meningkatkan CITRA
Rumah Sakit yang merupakan pemasaran Rumah Sakit.
Sekarang ini masih banyak dijumpai permasalahan dalam dunia kesehatan khususnya
rekam medis. Hal ini dikarenakan kurangnya penerapan manajemen rekam medis yang
baik dan benar pada daerah bermasalah. Permasalahan yang muncul diantaranya :
1. Tenaga medis berkualitas masih kurang dan tidak merata, khususnya pada daerah
terpencil. Sejauhini masih berpusat kepada pulau Jawa. Tidak terkecuali tenaga
perekam medis.
2. Fasilitas. Disamping fasilitas medis, fasilitas perekam medis juga masih jauh
tertinggal dibandingkan negara berkembang lainnya. Masih banyak sistem pelayanan
kesehatan yang masih menggunakan kertas dan pena untuk pencatatan rekam medis.
Hal ini tentunya merugikan dan menyusahkan tenaga perekam medis.
3. Belum semua sistem pelayanan kesehatan menerapkan atau mengacu pada struktur
organisasi 983/1992 karena keterbatasan kualifikasi tenaga yang ada.
4. Kurangnya pengawasan terhadap tenaga medis, sehingga untuk beberapa kasus masih
ditemukan sistem pelayanan yang kurang ramah dan bersahabat kepada beberapa
pasien tertentu.
16
Beberapa bentuk upaya pemecahan masalah dari penulis ataupun yang sedang
diusahakan pemerintah sekarang ini adalah :
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
Pelayanan medis merupakan inti dari sebuah sistem pelayanan kesehatan. Didalam
sebuah sistem selalu terdapat masukan, proses, keluaran untuk keberlangsungan hidup
suatu sistem. Rekam medis merupakan salah satu kegiatan dalam pelaksanaan sistem
pelayanan kesehatan yang baik dan benar. Rekam medis selalu dibutuhkan untuk
memberikan informasi tentang data pasien mulai dari masuk hingga keluar dari rumah
sakit. Informasi ini tentunya sangat dibutuhkan dan pasti akan digunakan berulangkali
untuk kepentingan dan keberlangsungan sebuah sistem pelayanan kesehatan. Vitalnya
peran rekam medis ini, membutuhkan sebuah manajemen yang baik dan benar agar tetap
terjamin kualitas pelayanan yang cepat, efektif dan efisien. Sehingga kedepannya dapat
terhindar dari permasalahan yang dapat mengancam keberlangsungan sebuah sistem
pelayanan kesehatan.
3.2 Saran