BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Rumah Sakit sebagai institusi yang

bergerak dibidang pelayanan kesehatan yang harus senantiasa memberikan

kepuasan kepada setiap pasien dengan meningkatkan mutu dalam segala

pelayanannya, dengan memberikan pelayanan (kuratif) dan (rehabilitative

(Permenkes, 2014). Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang dalam

pelayanan rekam medis pasien adalah ruang penyimpanan (filing) dimana berkas

rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan karena

rekam medis pasien bersifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka

keamanan fisik menjadi tanggung jawab rumah sakit, sedangkan aspek dari rekam

medis merupakan milik pasien (Ritonga & Wannara, 2020).

Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berpedoman pada standar

operasional prosedur tentang penyimpanan berkas rekam medis di ruang

penyimpanan. Sebab hal itu, pemeliharaan dan pengawasan rekam medis

dilakukan secara maksimal. Namun, penyelenggaraan dan pengelolaan rekam

medis masih dilakukan sesuai dengan petunjuk buku (Salsabila, Syahidin, &

Hidayati, 2021). Ruang penyimpanan (filing) merupakan tempat berkas rekam

1
 2

medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat disimpan dengan metode tertentu

pelaksanaan retensi rekam medis

Retensi Dokumen Rekam Medis (DRM) yaitu suatu kegiatan memisahkan

antara DRM yang masih aktif dengan DRM yang dinyatakan inaktif. Tujuannya

adalah mengurangi beban penyimpanan DRM dan menyiapkan kegiatan penilaian

nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan

retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik misalnya

setiap bulan, tribulan, atau tahunan tergantung banyaknya DRM yang disimpan.

Dokumen rekam medis yang telah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah

dari DRM aktif dengan cara mengurutkan sesuai urutan tanggal terakhir berobat

dan selanjutnya dikelompokkan berdasarkan penyakitnya (Shofari dkk, 2018).

Berdasarkan PERMENKES RI No.269/MENKES/PER/III/2008, DRM

tidak selamanya akan disimpan, DRM akan dilakukan retensi sekurang-kurangnya

5 tahun dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat. Pelaksanaan retensi

bisa dilakukan setiap hari atau dalam periode bulanan maupun tahunan. Dalam

melaksanakan retensi petugas bisa melihat jadwal retensi arsip (JRA) yang tertera

pada Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 sebagai

pedoman untuk menentukan jangka waktu penyimpanan DRM. Hal ini bertujuan

untuk mengurangi jumlah DRM yang ada. Pelaksanaan retensi dilakukan dengan

cara memilah DRM yang memiliki nilai guna seperti resume, informed consent,

lembar operasi, identifikasi bayi lahir, lembar kematian akan di simpan atau

diabadikan sedangkan dokumen rekam medis yang tidak memiliki nilai guna bisa

dilakukan pemusnahan.
 3

Rumah sakit yang telah terakreditasi akan mendapatkan pengakuan dari

pemerintah karena telah memenuhi standar pelayanan dan manajemen yang

ditetapkan. Pelaksanaan retensi rumah sakit disesuaikan dengan standar akreditasi

yang terbaru adalah diselenggarakan oleh Komite Akreditasi Rumah Sakit yaitu

Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS). Adapun standar nasional

akreditasi rumah sakit mengenai retensi/ penyimpanan dokumen rekam medis

yaitu Manajemen Informasi dan Rekam Medis (MIRM) 10 (Komisi Akreditasi

Rumah Sakit, 2018).

Fenomena yang penulis dapatkan di RSUD Meuraxa Kota Banda aceh

adalah kunjungan pasien dari mulai bulan Januari sampai dengan Februari sekitar

2.527 pasien. Tempat penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan dan berkas

rekam medis rawat inap dipisahkan. Berkas rekam medis dimusnahkan setiap 5

tahun sekali tetapi setiap 3 tahun sekali dilakukan pemilahan berkas antara berkas

yang masih aktif dan berkas yang tidak aktif. Berkas yang masih aktif disimpan

ditempat penyimpanan sedangkan yang tidak aktif disimpan didalam kardus untuk

dimusnahkan.

Dari hasil pengamatan sementara yang penulis lakukan di RSUD Meuraxa

Kota Banda Aceh, masih ditemukan permasalahan yang terjadi seperti, tempat

penyimpanan berkas rekam medis yang aktif dan in-aktif sangat terbatas, tidak

memenuhi SOP yang telah ditetapkan, dan penumpukan berkas rekam medis yang

in-aktif, jadi petugas memiliki kesulitan dalam pemilihan berkas rekam medis

dalam merekapitulasi berkas yang akan disusut dan dimusnakan.

 4

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat

penelitian terkait “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis

Menurut Kebijakan Akreditasi SNARS Di RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh

Tahun 2022”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan dari uraian latar belakang masalah diatas maka yang menjadi

rumusan masalah dalam penelitian berfokus bagaimana pelaksanaan retensi

berkas rekam medis menurut kebijakan Akreditasi SNARS Di RSUD Meuraxa

Kota Banda Aceh Tahun 2022.

1.3 Pertanyaan Penelitian

Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang di atas adalah

sebagai berikut:

1. Apakah SOP Retensi yang telah ditetapkan di RSUD Meuraxa sudah berjalan

dengan baik?

2. Apakah petugas memiliki pengetahuan tentang pelaksanaan kegiatan retensi

berkas rekam medis di RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh Tahun 2022?

3. Apakah fasilitas yang tersedia mendukung kegiatan retensi berkas rekam

medis Di RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh Tahun 2022?

4. Apakah pelaksanaan retensi berkas rekam medis dilaksanakan menurut

Kebijakan Akreditasi SNARS Di RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh tahun

2022?
 5

1.4 Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan Umum

Adapun yang menjadi tujuan umum dalam penelitian yang akan dilakukan

adalah untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan retensi berkas rekam medis

menurut SNARS di RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh Tahun 2022.

1.4.2 Tujuan Khusus

Yang menjadi tujuan khusus dari penelitian yang akan dilakukan adalah

untuk mengetahui:

a. Mengetahui apakah SOP Retensi yang telah ditetapkan di RSUD Meuraxa

sudah berjalan dengan baik.

b. Mengetahui tingkat pengetahuan petugas tentang pelaksanaan kegiatan

retensi berkas rekam medis di RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh Tahun

2022.

c. Mengetahui fasilitas yang tersedia mendukung kegiatan retensi berkas

rekam medis di RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh Tahun 2022.

d. Mengetahui apakah pelaksanaan retensi berkas rekam medis dilaksanakan

menurut Kebijakan Akreditasi SNARS di RSUD Kota Banda Aceh tahun

2022.

1.5 Ruang lingkup penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Meuraxa Kota Banda Aceh yang

beralamat di Jl. Soekarno Hatta KM. 2, Kelurahan Mibo, Kecamatan Banda Raya,

Kota Banda Aceh. Penelitian ini dilakukan penelitian di ruang rekam medis
 6

dengan mengambil objek peneliti adalah petugas rekam medis. Dalam penelitian

ini akan dilakukan pengamatan terhadap kegiatan retensi berkas rekam medis di

RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh yang dilakukan dengan mewawancarai petugas

yang berada di ruang rekam medis.

1.6 Manfaat Penelitian

1.6.1 Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan dalam upaya meningkatkan pelayanan kesehatan khususnya

dalam melancarkan kegiatan penarikan dan pengembalian berkas rekam medis di

ruang penyimpanan RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh Tahun 2022

1.6.2 Bagi peneliti

Sebagai bahan tambahan ilmu pengetahuan dan pengalaman dalam

melakukan penelitian dan penyusunan proposal.

1.6.3 Bagi akademik

Sebagai bahan bacaan dalam upaya penambahan wawasan dan sebagai

motivasi peningkatan mutu pendidikan khususnya bidang rekam medis.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian rumah sakit

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyenglenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna

yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat

(Undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit).

Menurut WHO (World Health Organization) rumah sakit adalah

bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi

menyediakan pelayanan paripurna (komperhensif), penyembuhan penyakit

(kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat.

Fungsi rumah sakit adalah sebagai berikut :

1. Penyelenggaran pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai

dengan standar pelayanan rumah sakit.

2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhaan medis.

3. Penyelenggaran pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka

peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

4. Penyelenggaraan penelitian pengembangan serta proses teknologi dibidang

kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan

memperhatikan etika ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

7
 8

2.2 Rekam medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis

Menurut Permenkes RI (2008), rekam medis adalah adalah berkas yang

berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah

rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, bagaimana

pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat

pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat

informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membernarkan diagnosa dan

pengobatan serta merekam hasilnya.

Rekam medis memiliki arti yang cukup luas, tidak hanya sebatas berkas

yang digunakan untuk menuliskan data pasien tetapi dapat juga berupa rekaman

dalam bentuk sistem informasi (pemanfaatan rekam medis elektronik) yang dapat

digunakan untuk mengumpulkan segala informasi pasien terkait pelayanan yang

diberikan difasilitas pelayanan kesehatan sehingga dapat digunakan untuk

berbagai kepentingan, seperti pengambilan keputusan pengobatan kepada pasien,

bukti tentang kinerja sumber daya manusia difasilitas kesehatan (Rustiyanto,

2011).

2.2.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa

didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka tertib

administrasi tidak akan berhasil (Rustiyanto, 2011).

 9

2.2.3 Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek (Depkes, 2006),

yaitu :

a. Administration (administrasi), karena isinya menyangkut tindakan wewenang

dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai

tujuan pelayanan kesehatan. Kemudian pengolahan data-data medis serta

komputerisasi juga akan memudahkan semua pihak yang berwenang dalam

hal ini petugas administrasi disuatu instansi pelayanan kesehatan dapat segera

mengetahui rincian biaya yang harus dikeluarkan oleh pasien selama pasien

menjalani pengobatan diruma sakit.

b. Medical (medis), karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk

merencanakan pengobatan/perawatan yang diberikan kepada seorang pasien

dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan

mulai kegiatan audit medis, manajemen resiko klinis serta

keamanan/keselamatan pasien dan kendali biaya.

c. Legal (hukum), karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian

hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum

serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

d. Financial (Keuangan), karena isinya mengandung data/informasi yang dapat

digunakan sebagai aspek keuangan. Tanpa adanya bukti catatan tindakan

pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.

 10

e. Research (Penelitian), karena isinya menyangkut data dan informasi yang

dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan

ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Education (Pendidikan), karena isinya menyangkut data/informasi tentang

pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan

kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi

pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan.

g. Documentation (Dokumentasi), karena isinya menyangkut sumber ingatan

yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawab

laporan rumah sakit.

2.2.4 Manfaat Rekam Medis

Berdasarkan Pemenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis

memiliki manfaat sebagai berikut :

a. Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan

dan menganalisis penyakitserta merencanakan pengobatan, perawatan dan

tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien.

b. Peningkatan kualitas pelayanan memuat rekam medis bagi penyelenggara

praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas

pelayanan untuk melindungi tenaga medis untuk mencapai kesehatan

masyarakat yang optimal.

c. Pendidikan dan penelitian, rekam medis yang merupakan informasi

perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, bermanfaat untuk

 11

bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian dibidang

profesi kedokteran, dan kedokteran gigi.

d. Pembayaran berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk

menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan.

Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien.

e. Statistik kesehatan rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik

kesehatan, khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan

masyarakat, dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit

tertentu.

f. Pembuktian masalah hukum, disiplin dan etika rekam medis merupakan alat

bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah

hukum, disiplin dan etika.

2.2.5 Nilai Guna Rekam Medis

Adapun nilai rekam medis bagi berbagai pihak antara lain :

a. Bagi pasien. Menyediakan bukti asuhan keperawatan dan tindakan medis

yang diterima oleh pasien, menyediakan data bagi pasien jika pasien datang

untuk yang kedua kali dan seterusnya, penyediaan data yang dapat

melindungi kepentingan hukum dalam kasus-kasus kompensasi pekerja

kecelakaan pribadi atau mal praktik

b. Bagi fasilitas layanan kesehatan. Memiliki data yang dipakai untuk pekerja

yang profesional kesehatan sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan

medis pasien dan mengevaluasi penggunaan sumber daya manusia.

 12

c. Bagi pemberi pelayanan. Menyediakan informasi untuk membantu seluruh

tenaga profesional dalam perawatan pasien, membantu dokter dalam

menyediakan data perawat yang bersifat berkesinambungan pada berbagai

tingkat pelayanan kesehatan, menyediakan data-data untuk penelitian dan

pendidikan.

2.2.6 Pengelolaan Rekam Medis

Menurut Dewi (2012), dalam pengelolaan rekam medis ada beberapa

kegiatan yang dapat menunjang terlaksananya sistem penyusutan rekam medis in-

aktif yaitu:

a. Tenaga rekam medis. Tenaga rekam medis yang cukup merupakan faktor

pendukung dari pengelolaan rekam medis, karena peningkatan mutu

pelayanan kesehatan sangat tergantung dari tersedianya data atau informasi

yang akurat, terpercaya dan penyajian yang tepat waktu. Upaya tersebut

hanya dapat dilaksanakan apabila faktor manusia sebagai pemeran kunsi

dalam pengelolaan rekam medis dan informasi disiapkan secara seksama dan

lebih profesional.

b. Sarana dan prasarana. Ruang penyimpanan yang memadai yaitu ruangan yang

dilengkapi dengan alat penyimpanan yang baik, penerangan dan pengaturan

suhu ruangan yang baik, rak penyimpanan yang sesuai dengan volume

berkas, serta pemeliharaan dan keselamatan berkas dalam ruangan

penyimpanan (Dewi, 2012).

c. Penyimpanan berkas rekam medis in-aktif

1. Disimpan diruangan lain

 13

2. Disimpan ditempat yang disesuaikan

3. Dihancurkan sesuai dengan penyusutan arsip rekam medis

Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari rekam medis

sifatnya rahasia, tapi jika dianalisa, konsep kerahasian ini akan ditemui

banyak pengecualian, yang menjadi masalah adala bagi siapa rekam medis ini

dirahasiakan dan dalam keadaan bagaimana rekam medis dirahasiakan.

2.2.7 Berkas Rekam Medis In-aktif

Berkas rekam medis inaktif adalah berkas yang telah disimpan minimal

selama 5 tahun di unit kerja rekam medis di hitung sejak tanggal terakhir pasien

tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah pasien

meninggal dunia (Dewi, 2012).

2.3 Retensi

2.3.1 Pengertian Retensi

Penyusutan/retensi adalah suatu kegiatan pengurangan jumlah formulir

yang terdapat didalam rekam medis dengan cara pemilihan, pemindahan,

penilaian, dan pemusnahan berkas rekam medis (Dewi,2012). Rekam medis diatur

dalam Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8 yaitu :

a. Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang-

kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien

dipulangkan atau pasien berobat.

b. Setelah batas waktu 5 tahun dilampui, maka rekam medis bisa dimusnahkan,

kecuali ringkasan pulang dan persetujuan rekam medis.

 14

c. Ringkasan persetujuan dan ringkasan pulang rekam medis hanya disimpan

dalam jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan

tersebut (apabila telah melakukan persetujuan).

2.3.2 Manfaat Retensi/Penyusutan

Kebijakan penyusutan dan penghapusan itu sendiri memberikan

keuntungan (Dewi, 2012) antara lain:

a. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan

tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip in-aktif.

b. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun in-

aktif.

c. Memudahkan penemuan kembali arsip dengan demikian.

d. Akan meningkatkan efesiensi kerja.

e. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke

arsip Nasional RI.

f. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti

pertanggung jawaban dibidang pemerintahan

2.3.3 SOP Retensi

SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah suatu pedoman/untuk

melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilain kinerja

instansi pemerintah beradasarkan indikator-indikator teknis administrasi dan

prosedural sesuai tata kerja (Tjipto Atmoko, 2011)

 15

2.3.4 Pengetahuan Petugas Terhadap Retensi

Pengetahuan adalah asal dari tau, ini terjadi setelah orang melakukan

pengindraan terhadap panca indra manusia yakni indra penglihatan, pengetahuan,

juga didefinisikan sebagai suatu kompleks gagasan yang berada dalam pikiran

manusia diperoleh dari proses belajar mengajar.

Pengetahuan petugas rekam medis akan memengaruhi pendayagunaan dan

informasi dalam penyimpanan rekam medis, untuk pengembangan dan

peningkatan kinerja para petugas dibagian penyimpanan berkas rekam medis.

Pengetahuan seorang petugas rekam medis terhadap penyimpanan berkas rekam

medis akan menjadi baik, jika petugas mempunyai keahlian yang tinggi dan

kesediaan untuk bekerja dan mempunyai kemampuan dan keterampilan itu

merupakan salah satu yang dapat memengaruhi perilaku kerja dan kinerja individu

(Gemala, 2011).

Pentingnya penguasaan kompetensi ini untuk seorang profesional petugas

rekam medis terkait dengan kualitas kerja dan jenjang karirnya di unit rekam

medis, untuk menjalankan pekerjaan di unit rekam medis diperlukan sumber daya

manusia yang memenuhi kompetensi perekam medis (Gemala R. Hatta, 2011).

Pengetahuan petugas rekam medis terhadap prosedur retensi di anggap sangat

penting dalam melaksanakan kegiatan retensi.

2.3.5 Fasilitas Kegiatan Retensi

Fasilitas adalah alat yang digunakan rumah sakit Meuraxa Kota Banda

Aceh seperti rak penyimpanan, map, komputer scanner dan lain-lain. Penyusutan

arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara (Dewi, 2012):

 16

a. Memindahkan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam

lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan

masing-masing

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku

2.3.6 Pelaksanaan Kegiatan Retensi

Langkah-langkah Retensi Dokumen Rekam Medis sesuai dengan buku

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis (2006) adalah sebagai berikut :

1. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file aktif ke rak file

inaktif dengan cara memilah pada rak file sesuai dengan tahun kunjungan

2. Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang

berlaku

3. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dilakukan mikrofilm sesuai

ketentuan yang berlaku 4) Melakukan scanner pada berkas rekam medis

2.4 Akreditasi Rumah Sakit

Akreditasi rumah sakit adalah pengakuan terhadap rumah sakit yang

diberikan oleh lembaga independen penyelenggara akreditasi yang ditetapkan oleh

mentri kesehatan, setelah dinilai bahwa rumah sakit itu memenuhi standar

pelayanan rumah sakit itu memenuhi standar pelayanan rumah sakit berlaku

meningkatkan mutu.Menurut Permenkes No 12 Tahun 2012 pasal 2, akreditasi

bertujuan untuk :

a. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit

b. Meningkatkan keselamatan pasien rumah sakit

 17

c. Meningkatkan perlindungan bagi pasien, masyarakat, sumber daya

manusia rumah sakit sebagai institusi.

d. Mendukung program pemerintah dibidang kesehatan

2.4.1 Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS)

Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit merupakan standar akreditasi

baru yang bersifat nasional dan diberlakukan secara nasional di Indonesia karena

di Indonesia baru pertama kali ditetapkan standar nasional untuk akreditasi rumah

sakit (Depkes RI 2011).

2.4.2 Undang-Undang PP, dan Permenkes Mengenai Penyusutan dan

Pemusnahan Rekam Medis

Indonesia sebagai Negara yang berlandaskan pada hukum telah mengatur

semua pekerjaan dan tindakan yang dilakukan berdasarkan undang-undang,

peraturan pemerintah, dan permenkes dimana didalamnya telah diatur tentang

berkas rekam medis dan arsip yaitu antara lain:

a. UU No. 7/ 1971 : Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

b. PP UU No. 34/ 1979 : Peraturan yang Mengatur Tentang Kearsipan

c. Permenkes : 269/Menkes/Per/III/2008 : Dalam bab IV Pasal 8 Mengatur

bahwa:

1). Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir

pasien berobat atau dipulangkan.

 18

2). Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilampui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan

pulang (Resume Medis) dan persetujuan tindakan medis.

3). Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10

(sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

d. Permenkes (269/Menkes/Per/III/2008) dalam bab IV pasal 9 bahwa :

1). Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib

disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun tahun

terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.

2). Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampui,

rekam medis dapat dimusnahkan.

2.5 Kerangka Teori

SOP Retensi
(Tjipto Atmoko,2011)

Pengetahuan Petugas (Dwi, 2014)

 Pendidikan
 Keterampilan
 Kesehatan
 Masa Kerja
Pelaksanaan Retensi Berkas
Rekam Medis Menurut
Fasilitas Retensi Berkas Kebijakan Akreditasi SNARS
Rekam Medis
(Dewi, 2012). (Dewi,2012)

Pelaksaan Retensi Berkas

Rekam Medis
(Dewi 2012)
 19

Gambar 2.5 Kerangka Teori

Kerangka Teori adalah suatu model yang menerapkan bagaimana

hubungan teori dengan faktor-faktor penting yang telah diketahui dalam

suatu masalah tertentu, dimaksudkan untuk dapat memberikan gambaran

atau batasan-batasan tentang teori yang dipakai sebagai landasan

penelitian yang akan dilakukan (Novita, 2011).

Keterangan :

1. Standar Operasional Prosedur dilihat dari ada atau tidaknya suatu pedoman

dalam melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilain

kinerja instansi pemerintah beradasarkan indikator-indikator teknis

administrasi dan prosedural sesuai tata kerja.

2. Pengetahuan dilihat dari cara petugas dalam melaksanakan pekerjaan atau

kegiatan dibagian rekam medis, didasari atas pendidikan, keterampilan,

kesehatan, dan masa kerjanya.

3. Fasilitas dilihat dari alat dan prasarana yang digunakan di RSUD Meuraxa

Kota Banda Aceh seperti, rak penyimpanan, map, komputer scanner, dan lain

lain.

4. Pelaksanaan Retensi kegiatan yang dimulai dari pemilihan dan pemindahan

rekam medis in-aktif, penilaian rekam medis in-aktif, dan pemusnahan rekam

medis in-aktif.
 20

3.1 Kerangka Konsep

Kerangka konsep adalah suatu uraian dan visualisasi tentang hubungan

atau kaitan antara konsep-konsep atau variabel-variabel yang akan diamati atau

diukur melalui penelitian yang akan dilakukan (Notoatmodjo, 2012). Kerangka

konsep terdiri dari variabel independen (variabel bebas) dan variabel dependen

(variabel terikat).

Variabel independen adalah variabel yang mempengaruhi atau sebab

perubahan timbulnya variabel terikat. Variabel independen disebut juga variabel

pengaruh dan variabel bebas. Variabel dependen adalah variabel yang

mempengaruhi akibat dari adanya variabel bebas.Dikatakan variabel terikat

dikarenakan variabel dipengaruhi oleh variabel independen (variabel bebas).

Untuk terpeliharanya keutuhan informasi medis, maka perlu disusun

sistem penyusutan berkas rekam medis inaktif melalui berbagai kegiatan.Yaitu

penilaian, pemindahan, dan pemusnahan berkas rekam medis. Dasar hukum

peningkatan kegiatan retensi berkas rekam medis di Rumah Sakit adalah

Permenkes (269/Menkes/Per/III/2008) dalam bab IV pasal 8. Sehingga untuk

lebih jelasnya kerangka konsep dapat digambarkan dalam bentuk skema berikut:

Variabel Independen Variabel Dependen

 21

sop penyusutan Pelaksanaan Retensi

Berkas Rekam Medis
Menurut Kebijakan
Tingkat pengetahuan Agreditasi SNARS Di
petugas Rumah Sakit Meuraxa
Kota Banda Aceh Tahun
Fasilitas yang 2022
tersedia

Pelaksanaan retensi
berkas
Gambar 3.1 Kerangka Konsep Penelitian
 22

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini yang digunakan dalam penelitiaan ini adalah penelitian

deskriptif kuantitatif. Deskriptif kuantitatif yaitu sebagai penelitian yang

berdasarkan filsafat positivisme, digunakan untuk meneliti pada populasi atau

sampel tertentu, pengumpulan data menggunakan instrumen penelitian dan

analisis data (Sugiyono, 2013).

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Tinjauan Pelaksanaan Retensi

Berkas Rekam Medis Menurut Kebijakan Akreditasi SNARS di RSUD Meuraxa

Kota Banda Aceh Tahun 2022.

3.2 Lokasi dan waktu Penelitian

3.2.1 Lokasi

Penelitian ini direncanakan akan dilakukan di RSUD Meuraxa Kota Banda

Aceh yang beralamat di Jl. Soekarno Hatta KM. 2, Kelurahan Mibo, Kecamatan

Banda Raya, Kota Banda Aceh, Prov. Aceh. Penelitianini direncanakan pada

bulan April 2022.

2.3.1 Waktu

Penelitian ini direncanakan akan dilakukan pada tanggal 14 s/d 23April

2022, yang akan dilakukan diunit rekam medis RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh

Tahun 2022
 23

3.2 Populasi dan Sample

3.3.1 Populasi

populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri dari objek dan subjek

yang menjadi kuantitas dan karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti

untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiono, 2017). Dalam

penelitian ini yang menjadi populasi adalah sseluruh petugas rekam medis yang

terdapat dalam ruangan rekam medis RSUD Meuraxa Kota Banda Aceh

berjumlah 18 orang, diantaranya 3 orang PNS dan 15 orang tenaga kontrak

3.3.2 Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh

populasi dalam pemilihan sampel terdapat teknik sampling untuk menentukan

sampel mana yang akan digunakan dalam penelitian (Sugiyono, 2017). Dalam

penelitian ini yang menjadi sampel ini adalah sebagian dari populasi yaitu

berjumlah 11 orang, dikarekankan hanya 11 orang petugas yang terlibat dalam

pelaksanaan retensi.

3.4 Variabel Penelitian

Variabel dependen ini mempunyai pengaruh atau menjadi

penyebab terjadinya perubahan pada variabel lain, sehingga bisa dikatakan

bahwa perubahan yang terjadi pada variabel ini diasumsikan akan

mengakibatkan terjadinya perubahan variabel lain (Sugiyono 2018).

Variabel Dependen terikat adalah variabel yang keberadaannya

menjadi suatu akibat dikarenakan adanya variabel bebas. Disebut variabel

 24

terikat karena kondisi atau variasinya terikat dan dipengaruhi oleh variasi

variabel lain. Menurut Sugiyono (2018), variabel dependen adalah variabel

yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat karena adanya variabel bebas.

3.5 Instrumen Penelitian

3.5.1 Kuesioner

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan secara tertulis kepada

responden untuk menjawabnya (Sugiyono, 2005). Angket merupakan daftar

pertanyaan yang diberikan kepada orang lain agar orang yang diberikan tersebut

bersedia memberikan respon sesuai dengan permintaan pengguna.

3.5.2 Alat Tulis

Digunakan untuk mencatat hasil dalam penelitian.

3.5.3 Alat Perekam Suara (Recorder)

Recorder digunakan untuk merekam semua percakapan saat

peneliti melakukan wawancara dengan narasumber.

3.6 Defenisi Operasional

Defenisi operasional adalah aspek penelitian yang memberikan informasi

kepada kita tentang bagaimana cara mengukur variabel. Defenisi operasional

merupakan informasi ilmiah yang sangat membantu penelitian lain yang ingin

melakukan penelitiaan dengan menggunakan variabel yang sama. Karena

berdasarkan informasi itu, kita dapat mengetahui bagaimana caranya melakukan

 25

pengukuran terhadap variabel yang dibangun berdasarkan konsep yang sama.

Dengan demikian kita dapat menentukan apakah tetap menggunakan prosedur

pengukuran yang baru. Tujuan dari defenisi operasional secara khusunya yaitu :

1. Memudahkan pengumpulan data dan menghindarkan perbedaan interpretasi

serta membatasi ruang lingkup varibel.

2. Defenisi variabel kunci/penting yang dapat diukur secaraoperasional dan

dipertanggung jawabkan (referensi jelas)

3. Memuat batasan variabel bebas dan variabel terikat, serta istilah yang dipakai

untuk menghubungkan variabel-variabel.

Variabel-variabel dalam penelitian ini terdiri dari variabel bebas dan

variabel terikat, secara operasioal variabel-variabel tersebut di defenisikan dan

diukur. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada table 3.6 berikut ini :

Tabel 3.6 Defenisi Operasional

 26

Alat Cara Hasil Skala

No Variabel Defenisi operasional
ukur ukur ukur ukur
Variabel dependen
1. Pelaksanaan Kegiatan yang di mulai dari Kuesionerwawancara -Ya Ordinal
retensi berkas pemilihan dan pemindahan -Tidak
rekam medis rekam medis inaktif, penilaian
menurut rekam medis inaktif, dan
kebijakan pemusnahan rekam medis
akreditasi inaktif. (Dewi,2012)
SNARS
Variabel independen
1. SOP Retensi SOP penyusutan rekam medis Kuesionerwawancara -Ya Ordinal
1 adalah Standar Operasional -Tidak
Prosedur yang digunakan
dalam pelaksanaan penyusutan
2. Pengetahuan Cara petugas melaksanakan Kuesionerwawancara -Ya Ordinal
pekerjaan kegiatan dibagian rm -Tidak
(Dewi,2012)
3. Fasilitas Fasilitas adalah alat yang Kuesionerwawancara -Ya Ordinal
digunakan RSUD Meuraxa -Tidak
Kota Banda Aceh seperti, rak
penyimpanan, map, komputer
scanner, dan lain-lain
(Dewi,2012)
4. Pelaksanaan Kegiatan yang di mulai dari Kuesionerwawancara -Ya Ordinal
Retensi pemilihan dan pemindahan -Tidak
rekam medis inaktif, penilaian
rekam medis inaktif, dan
pemusnahan rekam medis
inaktif. (Dewi,2012)

3.7 Metode Pengumpulan Data

Setelah data dikumpulkan, kemudian diolah secara manual dan detail

dengan menggunakan langkah sebagai berikut : Mewawancarai responden dengan

 27

daftar pernyataan yang telah disiapkan, Kemudian hasil wawancara dan kuesioner

ini akan dipindah dalam bentuk narasi.

3.8 Metode Analisa Data

Analisis data dilakukan hanya sampai analisa univariat saja, sesuai dengan

jenis penelitian deskriptif. Data yang telah telah terkumpulkan akan diolah dengan

metode statistif deskriptif, untuk masing-masing variabel menggunakan tabel

distribusi frekuensi berdasarkan presentase dari masing-masing variabel.

Rumus pengolahan data yang digunakan adalah sebagai berikut :

f
P= n X 100 %
Keterangan:
P : Presentase
f : Frekuensi dari setiap jawaban yang telah menjadi pilihan responden
N : Jumlah responden
100% : Bilangan tetap (%). (Arikunto, 2010)
DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Lembar Kuesioner

Lampiran 2 : SK Dosen Pembimbing

Lampiran 3 : Surat Bimbingan KTI

Lampiran 4 : Surat Izin Pengambilan Data Awal Dari Akademik

Lampiran 5 : Surat Izin Pengambilan Data Awal Dari Rumah Sakit

Lampiran 6 : Lembar Konsultasi KTI