BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Belakang
Fasilitas pelayanan kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya
pelayanan kesehatan, baik promotif, preventif, kuratif, maupun rehabilitatif yang dilakukan oleh
pemerintah, pemerintah daerah, institusi kesehatan lainnya atau masyarakat (Permenkes No 55 tahun
2013).
Rumah Sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan memiliki fungsi utama untuk
memberikan perawatan dan pengobatan yang sempurna kepada pasien baik pasien rawat inap, jalan
maupun pasien gawat darurat. Pimpinan Rumah Sakit bertanggung jawab atas mutu pelayanan medik
di rumah sakit yang diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan salah satu pelayanan yang
sangat penting dalam menjamin mutu pelayanan medik yang diberikan oleh rumah sakit beserta staf
mediknya. Rekam medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena bermanfaat bagi
pasien, dokter maupun bagi rumah sakit (Rustiyanto, 2010).
Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit harus sesuai dengan tugas dan fungsi
rumah sakit sebagaimana diamanatkan dalam undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah
Sakit. Dalam Undang-undang dimaksud disebutkan bahwa salah satu tanggung jawab pemerintah
dan pemerintah daerah dalam bidang kesehatan adalah menyediakan informasi kesehatan yang
dibutuhkan oleh masyarakat. Dalam rangka penyediaan informasi kesehatan tersebut, maka
disusunlah laporan 1 tahun 2022 Rumah Sakit Umum Daerah Manggelewa.
Oleh karena itu factor yang mendasari pembuatan laporan tahunan ini untuk mengetahui alur
kerja selama satu tahun. Dalam laporan rekam medis ini bertujuan untuk mengetahui pentingnya
rekam medis, bahan habis pakai yang digunakan dalam tahun 2022, jumlah kunjungan pasien setiap
bulan dan rencana kegiatan yang akan di laksanakan pada tahun 2023.
1.2 Tujuan Laporan
Pembuatan laporan tahunan ini merupakan hal yang sangat penting untuk mengetahui pemanfaatan
dan pengelolaan rekam medis demi kelancaran pelayanan dan tertib administrasi pasien. Tujuan
penyusunan laporan tahun 2022 Rumah Sakit Umum Daerah Manggelewa adalah :
1. Mengetahui jumlah kunjungan pasien setiap bulan
2. Mengetahui daftar bahan habis pakai yang digunakan pada satu tahun
3. Menyusun rencana kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun yang akan datang
4. Merupakan acuan untuk perencanaan dan pengembangan Rumah sakit atau unit rekam medis
di masa yang akan datang
5. Sebagai bahan kajian dalam upaya peningkatan mutu pelayanan RSUD Manggelewa
6. Sebagai bahan informasi untuk membina kerja sama internal Rumah Sakit
7. Sebagai bahan evaluasi pelaksanaan pelayanan selama tahun 2022.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rekam Medis
1. Pengertian
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.269/MENKES/PER/III/2008, disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Selain itu, pengertian rekam medis menurut pasal 46 (1) UU No. 29 tahun 2004 tentang
praktik kedokteran, adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas,
anamneses, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnose serta segala pelayanan dan tindakan
medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan di unit rawat inap, rawat jalan maupun
yang mendapat pelayanan gawat darurat (Depkes RI, 2006).
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan diselenggarakan rekam medis itu adlah untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit, tanpa didukung
suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yang baik dan benar, maka tertib administrasi
rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan (Depkes RI, 2006).
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis bisa dilihat dari bebagai aspek antara lain :
a. Aspek Administrasi
b. Aspek Medis
c. Aspek Hukum
d. Aspek Keuangan
e. Aspek Penelitian
f. Aspek Pendidikan
4. Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan
secara seragam terhadap transaksi yang terjadi peminjaman berulang-ulang, sedangkan
ketentuan prosedur peminjaman dokumen rekam medis adalah :
 a. Peminjaman rekam medis dapat melalui pendaftaran pasien rawat jalan, pendaftaran pasien
rawat inap, ruang perawatan dan unit penunjang medis di rumah sakit.
b. Peminjaman rekam medis ditunjukan ke unit atau bagian rekam medis dan dapat dilakukan
secara online maupun manual (via telepon atau datang sendiri ke unit atau bagian rekam
medis).
c. Peminjaman rekam medis dapat digunakan untuk keperluan kunjungan poliklinik, rawat
kembali, penelitian atau kasus tertentu mapun kasus penelitian
d. Berkas rekam medis tidak dapat keluar dari rumah sakit kecuali untuk bukti pengadilan
e. Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambil berkas rekam medis yang
akan dipinjam
f. Pengembalian rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjam rekam medis
g. Pada formulir peminjaman rekam medis harus selalu dicantumkan tanggal peminjaman,
keperluan, nama atau bagian peminjaman, serta tanggal rekam medis jatuh tempo untuk
dikembalikan ke penyimpanan rekam medis
h. Instalasi rekam medis wajib memiliki buku ekspedisi guna mengetahui perjalanan berkas
rekam medis (rekam medis yang keluar) yang dipinjam secara manual untuk kepentingan
perawatan, dipinjam dokter atau kasus-kasus tertentu.
i. Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi lebih dianjurkan untuk
mengidentifikasi pasien guna mengetahui perjalanan berkas rekam medis yang keluar dari
instalasi rekam medis agar lebih efektif dan efisien
j. Tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis harus selalu diperiksa oleh instalasi rekam
medis guna memperkecil resiko hilangnya berkas rekam medis yang dipinjam
k. Selama rekam medis berada di ruang rawat inap atau sedang dipinjam menjadi tanggng
jawab perawat atau petugas ruangan atau instalasi yang meminjam (Depkes RI, 2006).
5. Pengembalian Kembali Dokumen Rekam Medis
Kegiatan pengembalian kembali dokumen rekam medis dari tempat penyimpanan dilakukan
karena kebutuhan diantaranya :
a. Untuk berobat jalan/control
b. Untuk rawat inap
c. Untuk penelitian
d. Untuk pendidikan
e. Untuk pengadilan
6. Ketentuan Pengambilan Kembali Dokumen Rekam Medis
 a. Setiap DRM yang diambil kembali/keluar harus diganti menggunakam outgide/petunjuk
keluar
b. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dalam keadaan baik
c. Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/waktu DRM berada diluar rak penyimpanan
sesuai dengan jenis peminjamannya. Idealnya setelah jam kerja sudah kembali lagi
d. DRM tidak boleh dibawa keluar kecuali atas perintah pengadilan
e. Peminjaman DRM untuk keperluan pembuatan makalah, riset dan lain-lain oleh dokter/
tenaga kesehatan lainnya sebaiknya dikerjakan di ruang RM
f. Mahasiswa dapat meminjam DRM jika mempunyai surat pengantar dari dokter ruangan
g. Untuk pasien yang dirujuk DRM tidak boleh dibawa cukup dengan resume akhir
pelayanan.
7. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Unit penyimpanan merupakan suatu ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat
jalan, rawat inap dan rawat darurat, selain itu juga sebagai penyedia berbagai dokumen rekam
medis untuk keperluan serta melindungi dokumen rekam medis terhadap berbagai kerusakan.
Dan merupakan salah satu bagian rekam medis yang bertugas dalam peminjaman DRM
dan menjaga kerahasiaan isi dari DRM. Selain sebagai tempat penyimpanan unit penyimpanan
digunakan sebagai tempat pengambilan dan pendistribusian dokumen rekam medis. Untuk itu
pihak Rumah Sakit perlu prosedur tetap yang mengatur peminjaman DRM dengan persyaratan
seperti berkas rekam medis, formulir peminjaman rekam medis dan tracer (Depkes RI, 2006).
8. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Ditinjau dari penyatuan dokumen rekam medis maka penyimpanan dokumen rekam medis
terbagi menjadi 2 yaitu :
a. Penyimpanan secara sentralisasi
Sistem penyimpanan DRM secara sentral atau terpusat yaitu suatu sistem penyimpanan
dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu
kesatuan map (folder) sesuai kedatangan pasien. Sebagai dokumen rekam medis rawat
jalan. Rawat inap maupun gawat darurat yang terkumpul dalam satu folder.
b. Penyimpanan secara desentralisasi
Dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu penyimpanan dengan cara
memisahkan dokumen rekam medis milik seorang pasien antara dokumen rawat jalan,
dokumen rawat inap, dokumen gawat darurat dalam folder tersendiri atau ruang atau
tempat tersendiri. Biasanya DRM rawat jalan disimpan disuatu tempat penyimpanan atau di
 poliklinik masing-masing, sedangkan DRM gawat darurat dan rawat inap disimpan di
bagian penyimpanan unit rekam medis.
9. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis baik pasien rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat
disimpan dengan cara mensejajarkan dokumen rekam medis ke dalam rak penyimpanan.
Sistem penjajaran berkas rekam medis dapt dikelompokkan berdasarkan 3 cara antara lain :
a. Sistem penjajaran berdasarkan Straight Numerical Filing (SNF)
Sistem penjajaran berdasarkan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen
rekam medis dengan cara menata folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis secara langsung pada rak penyimpanan.
b. Sistem penjajaran berdasarkan Middle Digit Filing (MDF)
Suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan sistem 2 angka kelompok tengah
atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan cara
mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok tengah.
c. Sistem penjajaran berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF)
Sistem penjajaran dengan menggunakan sistem 2 angka kelompok akhir atau Terminal
Digit Filing (TDF) yaitu suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan 2 angka kelompok akhir
dari nomor rekam medis.
2.2 Deskripsi Organisasi
1. Deskripsi Organisasi
Rumah Sakit Umum Daerah Manggelewa adalah Rumah Sakit yang didirikan oleh
Pemerintah daerah Kabupaten Dompu dibidang pelayanan publik khusunya di bidang
kesehatan (Rumah Sakit) yang dalam pelaksanaannya tidak bisa lepas dari peran serta dan
interaksi dengan masyarakat.
Rumah Sakit Umum Daerah Manggelewa di dirikan pada tahun 2017 yang beralamat di
jalan lintas calabai Desa Doromelo Kecamatan Manggelewa Kabupaten Dompu dan
diresmikan pada tanggal 26 November 2018 dengan luas area 19.612 m3 sesuai dengan
peraturan Bupati Nomor 13 Tahun 2018.
2. Visi, Misi Organisasi
Rumah Sakit Umum Daerah Manggelewa mempunyai misi yaitu “menjadikan Rumah
Sakit Umum Daerah Manggelewa sebagai Rumah Sakit yang professional dan mempunyai
jiwa pelayanan kekeluargaan serta menjadikan pusat rujukan terbaik dan terpercaya secara
 menyeluruh dan optimal”. Dalam mewujudkan visi tersebut Rumah Sakit Umum Daerah
Manggelewa memiliki misi antara lain :
a. Menyediakan jasa pelayanan dan fasilitas kesehatan yang memadai, berkualitas dan
terjangkau oleh masyarakat
b. Pelayanan yang mudah, murah dan cepat serta memberikan pelayanan kesehatan secara
menyeluruh dengan mengutamakan mutu dan kepuasan pasien yang mengandung arti:
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara menyeluruh
2) Mengutamakan mutu dan kepuasan pasien

Gambar Struktur Organisasi

3. Tugas dan fungsi organisasi

Rumah Sakit Umum Daerah Manggelewa mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
sebagian urusan pemerintahan kabupaten di bidang penyelenggaraan pelayanan kesehatan
yaitu pelayanan kesehatan rujukan medis, keperawatan dan pengelolaan rumah tangga rumah
sakit berdasarkan asas otonomi yang menjadi kewenangan serta tugas lain sesuai dengan
kebijakan yang ditetapkan oleh Bupati berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Dalam menyelenggarakan tugasnya, Rumah Sakit Umum Daerah Manggelewa
mempunyai fungsi yaitu:
a. Penyelenggaraan pelayanan medis
b. Penyelenggaraan pelayanan penunjang medis
c. Penyelenggaraan pelayanan asuhan keperawatan
d. Penyelenggaraan pelayanan rujukan
e. Penyelenggaraan pendidikan, pelatihan, penelitian dan pengembangan
f. Pengelolaan urusan ketatausahaan rumah sakit
g. Pelaksana tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
 BAB III
DATA DAN LAPORAN RSUD MANGGELEWA
3.1 Laporan Kunjungan Pasien
Laporan kunjungan pasien selama satu tahun diperoleh dari buku registrasi pasien selama
satu tahun
1. Rekapitulasi jumlah kunjungan pasien selama tahun 2022

No Bulan
JA FE MA AP ME JU JU AG SE OK NO DE
1 Kunj 448 428 404 397 419 455 529 525 527 670 722 654
ungan
2 Total 6178

3.2 Daftar Bahan Habis Pakai

No Nama Brang Jumlah

1 Kwitansi 43 buah
2 Spidol 14 buah
3 Pulpen 22 buah
4 Kertas F4 19 ring
5 Buku Besar 4 buku
6 Map Kertas 5 map
7 Buku Sialu 1 buku
8 Pembolong Besar 1 buah
9 Staples Besar 1 bah
10 Anak Staples 5 kotak
11 Vape 2 buah
12 Dettol 1 buah
13 Serbet 1 buah
14 Tisu 8 gulung
15 Kertas Stiker Kecil 4 pak
16 Gunting 1 buah
17 Super Pel 2 buah
18 Tinta print all warna 4 kotak
19 Vixal 1 buah
 20 Sapu 1 buah
21 Tipe-X 2 buah

3.3 Rencana Kegiatan Anggaran

No Nama Alat dan Bahan Jumlah

1 Lemari rak 2
2 AC 1
3 Map Rekam Medis 10.000
4 Kwitansi 100
5 Pulpen 10 kotak
6 Spidol 5 kotak
7 Penggaris 1 buah
8 Galon + Dispenser 1
9 Buku Besar 6 buah
10 Kertas HVS warna biru 10
11 Anak staples besar 5
12 Box file 3 kardus
13 Tinta print all colour 10
14 Gunting besar 2
15 Kertas stiker kecil 15