1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berdasarkan Undang-Undang No. 44 tahun 2009, Rumah Sakit adalah

institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik

tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan

kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat

yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan

terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-

tingginya (Depkes RI, 2009).

Rumah Sakit menurut Peraturan Menteri Kesehatan nomor 147 tahun

2010 tentang Perijinan Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan

yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna

yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahun 2013

Bab I pasal 1 tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis,

menyebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan

dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan

dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan.

Manajemen Pelayanan Rekam Medis adalah kegiatan menjaga,

memelihara dan melayani rekam medis baik secara manual maupun

elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktek

 2

dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan

lainnya yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga

rekaman.

Hal penting dalam berkas rekam medis adalah ketersediaannya saat

dibutuhkan dan kelengkapan pengisiannya, kelengkapan pengisian berkas

rekam medis oleh tenaga kesehatan akan memudahkan. tenaga kesehatan

lain dalam memberikan tindakan atau terapi kepada pasien. Selain itu juga

sebagai sumber data pada bagian rekam medis dalam pengolahan data

yang kemudian akan menjadi informasi yang berguna bagi pihak

manajemen dalam menentukan langkah-langkah strategis untuk

pengembangan pelayanan kesehatan (Hatta, 2010).

Menurut Budi (2011), Salah satu kegiatan yang dilaksanakan

dalam rekam medis pengelolaan sistem penyimpanan berkas. pengelolaan

penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam

suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan

dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat

penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis

dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.

Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan

mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan,

tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi.

 3

Filing adalah kegiatan penataan atau penyimpanan (storage) berkas

rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali/retrieval

(Rustiyanto dan Rahayu, 2011). Dalam penyimpanan rekam medis di

ruangan filing dilakukan sistem penyimpanan dan penjajaran untuk

mempermudah kinerja petugas, sehingga pelayanan lebih efektif dan

efisien baik dari segi waktu, tenaga dan tempat.

Menurut wawancara ketersedian rekam medis saat dibutuhkan

dipengaruhi oleh pelaksanaan penyimpanan pada Rumah Sakit tersebut.

pelaksanaan penyimpanan berkaitan dengan sisitem penjajaran, cara

penemuan kembali (retrival) dan pengembalian, fasilitas dan kondisi ruang

penyimpanan, sumber daya manusia dan faktor faktor lainnya yang ada di

bagian penyimpanan rekam medis. Jika pelaksanaan penyimpanan berkas

rekam medis berjalan dengan baik maka tingkat ketersediaan berkas rekam

medis di tempat penyimpanan juga akan baik.

Rumah Sakit Umum Mufid Sigli penemuan kembali (retrival)

rekam medis pasien yang akan berobat sering mengalami kesulitan.

disebabkan rekam medis belum berada di rak penyimpanan rekam medis,

dan rak ruang penyimpanan yang terdiri atas 2 lantai sehingga Petugas

penyimpanan sangat kesulitan untuk mencari berkas rekam medis

sehingga akan mengalami resiko saat mengambil berkas rekam medis di

lantai 2 dan sumber daya manusia, dan pengetahuan petugas

Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dapat mempengaruhi

pelayanan rekam medis dan akan menghambat kegiatan selanjutnya,

 4

seperti kegiatan assembling, koding, analisis, indexing serta beresiko

menyebabkan hilang atau rusaknya dokumen rekam medis karena tidak

disimpan ditempat penyimpanan, Diketahui faktor yang menyebabkan

keterlambatan dalam penyediaan dokumen rekam medis diantaranya

adalah waktu penyediaan dokumen rekam medis menjadi lambat karena

fasilitas rak penyimpanan yang kurang dan masih belum cukup untuk

menampung dokumen rekam medis sehingga dokumen rekam medis yang

masih aktif harus tercecer di bawah lantai, Hal tersebut menghambat

proses pelayanan kesehatan di rumah sakit dan bahkan membuat pasien

menunggu karena rekam medisnya belum didistribusikan ke tempat

tujuan.

Berdasarkan latar belakang diatas peneliti tertarik untuk melakukan

penelitian dengan mengambil judul “Tinjauan Faktor-Faktor Penghambat

Dalam Pelaksanaan Retrival Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Mufid

Sigli Tahun 2021"

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang akan diteliti

dalam penelitian ini adalah apa saja Faktor-Faktor Penghambat Dalam

Pelaksanaan Retrival Berkas Rekam Medis di tempat penyimpanan di

Rumah Sakit Umum Mufid Sigli Tahun 2021.

1.3 Pertanyaan Penelitian

1. Apa saja Faktor-Faktor Penghambat dalam Pelaksanaan Retrival

Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Mufid Sigli Tahun 2021.
 5

1.4 Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Tujuan umum dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui

faktor-faktor penghambat dalam dalam pelaksanaan retrival berkas rekam

medis di Rumah Sakit Umum Mufid Sigli Tahun 2021

2. Tujuan Khusus.

a. Untuk mengetahui faktor ketersediaan fasilitas terhadap

terhambatnya pelaksanaan retrival berkas rekam medis di Rumah

Sakit Umum Mufid Sigli Tahun 2021.

b. Untuk mengetahui faktor sumber daya manusia terhadap

terhambatnya retrival berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum

Mufid Sigli Tahun 2021.

c. Untuk mengetahui faktor pengetahuan petugas terhadap

terhambatnya retrival berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum

Mufid Sigli Tahun 2021.

d. Untuk mengetahui faktor prosedur pengembalian berkas rekam

medis terhadap terhambatnya retrival berkas rekam medis di

Rumah Sakit Umum Mufid Sigli Tahun 2021.

e. Untuk mengetahui faktor beban kerja terhadap terhambatnya

retrival berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Mufid Sigli

Tahun 2021.
 6

1.5 Ruang lingkup Penelitian

Penelitian ini akan dilakukan dilayanan Rumah Sakit Umum Mufid

Sigli dalam periode bulan juni 2021. Penelitian ini dilakukan dengan

mewawancarai semua petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum

Mufid Sigli. Pedoman wawancara adalah kuesioner atau daftar

pertanyaan yang peneliti susun sesuai dengan kebutuhan penelitian

sebelum wawancara dilakukan.

1.6 Manfaat Penelitian

a. Bagi Rumah Sakit

Hasil Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan masukan dan

evaluasi dalam pelaksanaan retrieval rekam medis, sehingga dapat

meningkatkan pelayanan rekam medis.

b. Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan, pengalaman dan dapat menerapkan ilmu

yang didapat dari institusi pendidikan.

c. Bagi akademik

Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai tambahan pengetahuan

terkait retrival rekam medis.

 7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.2.2 Pengertian Rumah Sakit

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat

(Mentri Kesehatan, 2016).

Rumah Sakit merupakan instrumen masyarakat dan menjadi titik

fokus untuk mengkoordinasi dan menghantarkan pelayanan penderita pada

komunitasnya. Berdasarkan hal tersebut, Rumah Sakit dapat dipandang

sebagai suatu struktur terorganisasi yang menggabungkan bersama semua

profesi kesehatan, fasilitas diagnostic dan terapi, alat dan perbekalan serta

fasilitas fisik kedalam suatu sistem terkoordinasi untuk penghantaran

pelayanan kesehatan bagi masyarakat (Siregar, 2012). Tugas dan Fungsi

Rumah Sakit Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44

Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas

memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan

kesehatan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif,

preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Berdasarkan Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 44 Tahun 2009.

 8

2.2 Rekam Medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis

Menurut Hatta, dkk. (dalam Lubis, 2010), Rekam medis adalah

berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis,

diagnosis pengobatan, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan

lain yang diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan yang

meliputi pendaftaran pasien yang dimulai dari tempat penerimaan pasien,

kemudian bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa,

mengolah, dan menjamin kelengkapan berkas rekam medis dari unit rawat

jalan, unit rawat inap, unit gawat darurat, dan unit penunjang lainnya.

Departemen Kesehatan RI dalam Fitri (2011) menyatakan rekam

medis merupakan dokumen yang menunjukkan kesinambungan perawatan

atau pengobatan selama pasien dirawat inap hingga ke rawat jalan, sebagai

dokumen yang memperlihatkan komunikasi antara dokter penanggung

jawab pasien dan dokter konsultan atau tenaga kesehatan

Dalam PERMENKES No. 749a/MenKes/XII/89 tentang rekam

medis, disebut pengertian rekam medis adalah Berkas yang berisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain yang di berikan kepada pasien pada sarana

pelayanan kesehatan.
 9

2.2.2 Tujuan Rekam Medis

Rekam Medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah

sakit. Tanpa adanya dukungan dari suatu sistem pengelolaan rekam medis

yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil

sebagaimana yang diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan

salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan

dirumah sakit (Rustiyanto, 2011).

2.2.3 Manfaat Rekam Medis

Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008

Pemanfaatan rekam medis secara umum antara lain sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi antar dokter dengan tenaga lainnya dalam

memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien.

b. Sebagai pemeliharaan kesehatan dan pengobatan kepada pasien.

c. Sebagai alat bukti dalam hukum disiplin kedokteran dan

kedokteran gigi.

d. Menyediakan data klinis, untuk keperluan pendidikan dan

penelitian.

e. Sebagai dasar pembiayaan pelayanan kesehatan.

f. Sebagai data statistik kesehatan

 10

2.3 Nilai Guna Rekam Medis

2.3.1 Pengertian Tentang Nilai Guna Rekam Medis

Dalam kamus umum bahasa Indonesia (2003), pengetahuan berarti

segala sesuatu yang diketahui karena mempelajarinya atau yang diketahui

karena mengalami, melihat dan mendengar. Seorang petugas medis

maupun paramedis perlu mengetahui nilai guna rekam medis. Depkes RI,

(2006) menggambarkan bahwa nilai guna rekam medis dapat dilihat dari

beberapa aspek, yang dikenal dengan sebutan ALFREDS (Administrative,

Legal, Finansial, Research, Education, Dokumentasi, and Service) yaitu :

a. Administrative (Aspek Administrasi)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab tenaga

medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b. Legal (Aspek Hukum)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan

dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda

bukti untuk menegakksn hukum.

c. Finansial (Aspek Keuangan)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena

isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran

layanan pada fasilitas pelayanan kesehatan. Tanpa adanya bukti catatan

 11

tindakan/pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggung

jawabkan. Data/informasi yang ada digunakan sebagi aspek keuangan.

d. Research (Aspek Penelitian)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

informasi yang dikandungnya dapat digunakan sebagai bahan penelitian

dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

e. Education (Aspek Pendidikan)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari

kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien. Informasi

tersebut dapat digunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang

profesi si pemakai.

f. Documentation (Aspek Dokumentasi)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan

dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban laporan rumah sakit.

Dari beberapa pengertian akan pengetahuan yang telah

dikemukakan sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa pengetahuan

tentang nilai guna rekam medis adalah hasil tahu dengan mempelajari atau

mengamati tentang nilai guna rekam medis mencakup : administrasi, legal,

finansial, riset, edukasi, dokumentasi.

 12

2.3.2 Nilai Guna Rekam Medis

Adapun nilai guna rekam medis bagi berbagai pihak antara lain:

a. Bagi pasien yaitu menyediakan bukti asuhan keperawatan atau

tindakan medis yang diterima oleh pasien, menyediakan data bagi

pasien jika datang untuk kedua kali dan seterusnya, penyediaan data

yang dapat melindungi kepentingan hukum bagi pasien dalam hal

kompesansi sebagai pekerja, cedera pribadi ataupu kasus malpraktek.

b. Bagi fasilitas pelayanan kesehatan yaitu : memiliki data yang dipakai

untuk pekerja profesional kesehatan, sebagai alat bukti atas biaya

pembayaran pelayanan medis pasien, mengevaluasi penggunaan

sumber daya yang dimiliki.

c. Bagi pemberi pelayanan kesehatan yaitu : menyediakan informasi

untuk membantu seluruh tenaga profesional dalam merawat pasien,

membantu dokter dalam menyediakan data perawat yang bersifat

berkesinambungan pada berbagai tingkat pelayanan kesehatan yang

berbeda, menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan

(Rustiyanto, 2009).

Dari uraian di atas, dapat kita pahami bahwa nilai guna rekam

medis merupakan konsekuensi dari berbagai aspek yang terkandung

didalamnya, berhubungan erat dengan setiap individu yang terlibat

dalamnya. Baik sebagai individu perorangan maupun individu secara

institusi.
 13

2.4 Ketersediaan Fasilitas

Unit rekam medis pada pelayanan kesehatan sangat berperan untuk

memelihara dan menjaga dokumen rekam medis pasien serta

bertanggung jawab terhadap pengelolaan data pasien menjadi informasi

kesehatan yang berguna bagi pegambilan keputusan. Hal ini disebutkan

dalam peraturan Undang-Undang No 44 tahun 2009 Pasal 29 ayat 1

huruf h setiap rumah sakit mempunyai kewajiban menyelenggarakan

rekam medis. Selain kewajiban pelayanan rekam medis di fasilitas

pelayanan kesehatan juga menjadi salah satu penilaian pada proses

akreditasi (Budi, 2011).

Salah satu sarana tersebut adalah dengan menyediakan ruang

penyimpanan dokumen rekam medis.. Rumah sakit juga mempunyai

standar ruang penyimpanan meliputi suhu, luas ruangan penyimpanan,

jarak, aman, pencahayaan, debu dan faktor penyakit (Rustiyanto &

Rahayu, 2011). Menurut Indradi, S (2017) yang menyatakan tempat

penyimpanan data rekam medis bisa melalui bentuk lemari dengan laci

dorong dan juga lemari dengan rak terbuka, keduanya memiliki

keuntungan dan kerugian masing- masing

Pelaksanaan penyimpanan rekam medis masih ada berkas yang

disimpan di dalam kardus karena kurangnya rak penyimpanan sehingga

memperlambat petugas dalam penyimpanan dan pengambilan rekam

medis. Hal ini juga sesuai dengan teori, (Indradi, 2017) bahwa semua
 14

berkas rekam medis harus disimpan di rak penyimpanan sehingga akan

mempermudah petugas dalam penyimpanan rekam medis.

Tujuan penyimpanan dokumen rekam medis sebagai berikut:

a. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali

berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filling.

b. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.

c. Mudah pengembaliannya.

d. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian,

bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.

Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan

mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan,

tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas rekam medis

dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada formulir

rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat

penyakit seorang pasien urut secara kronologis. (Budi, 2011)

2.5 Pengambilan Kembali Rekam Medis (Retrieval)

Pengambilan kembali dokumen rekam medis atau retrieval adalah

kegiatan pengambilan berkas rekam medis di rak penyimpanan untuk

menunjang Kegiatan pelayanan kesehatan. Permintaan-permintaan rutin

terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang
 15

melakukan riset, harus dilanjutkan ke bagian Rekam Medis, setiap hari pada

jam yang telah ditentukan (Depkes RI, 2006).

Pihak yang berhak meminjam DRM pasien :

a. Pihak yang bertangung jawab langsung terhadap pasien-para

tenaga kesehatan (dokter, paramedis, fisioterapis dll)

b. Pihak yang tidak bertanggung jawab langsung terhadap pasien

yang diberi wewenang untuk menggunakan RM (petugas RM, staf

medis)

c. Pihak ketiga diluar RS yang tidak langsung bertanggung jawab

terhadap pasien (asuransi, peneliti, polisi dll)

Mengenai kecepatan penyediaan berkas rekam medis, penyedian

dokumen masuk kedalam kategori lambat yaitu melebihi waktu ideal ≤

10 menit. Hal ini mengidentifikasikan belum diperolehnya efektifitas

penyediaan dokumen yang salah satunya ditunjang oleh kegiatan

pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan pasien lama di rumah

sakit, (septian 2013)

Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti

untuk pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi segera mungkin.

Pengambilan Berkas rekam medis juga harus ditulis dalam buku register

dan pada rak penyimpanan diberi tracer sebagai penanda bahwa

dokumen tersebut keluar.

2.5.1 Sumber Daya Manusia

 16

Sumber daya manusia rumah sakit pada prinsipnya sudah

diatur melalui penentuan jumlah dan spesifikasi tenaga kesehatan

juga fasilitas penunjang pelayanan kesehatan yang harus ada di

dalam sebuah rumah sakit yang terdapat didalam akreditasi sebuah

rumah sakit (Nengsih,2010).

Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama yang

harus dilaksanakan oleh setiap organisasi serta harus menjadi fokus

perhatian sehingga langkah-langkah yang diambil oleh manajemen

menjadi tepat guna, lebih menjamin bahwa di dalam organisasi tersedia

tenaga kesehatan untuk menduduki jabatan dan pekerjaan yang tepat

dalam rangka mencapai suatu tujuan dan berbagai sasaran yang telah

ditetapkan. Salah satu bentuk perencanaan sumber daya manusia kesehatan

adalah perencanaan tenaga rekam medis (Kemenkes, 2017).

Pelaksanaan sistem rekam medis yang bermutu dan efektif

memerlukan penunjang yang memadai, diantaranya adalah sumber daya

manusia, sarana dan prasarana, SOP dan alur rekam medis yang memenuhi

standar (Widjaya dan Wati, 2016).

2.5.2 Pengetahuan Petugas Tentang Rekam Medis

Pengetahuan petugas rekam medis akan memengaruhi pendayagunaan

dan informasi dalam penyimpanan rekam medis, untuk pengembangan dan

peningkatan kinerja para petugas dibagian penyimpanan berkas rekam

medis. Pengetahuan seorang petugas rekam medis terhadap penyimpanan

berkas rekam medis akan menjadi baik, jika petugas mempunyai keahlian
 17

yang tinggi dan kesediaan untuk bekerja dan mempunyai kemampuan dan

keterampilan itu merupakan salah satu yang dapat memengaruhi perilaku

kerja dan kinerja individu (Gemala R.Hatta, 2011).

Informasi yang diperoleh baik dari pendidikan formal maupun

nonformal dapat memberikan pengaruh jangka pendek (immediate impact)

sehingga menghasilkan perubahan atau peningkatan pengetahuan.

Pengetahuan dapat diperoleh seseorang secara alami atau diintervensi baik

langsung maupun tidak langsung. Peningkatan pengetahuan tidak mutlak

diperoleh di pendidikan formal, akan tetapi juga dapat diperoleh pada

pendidikan nonformal. Pengetahuan sangat erat kaitannya dengan

pendidikan di mana diharapkan seseorang dengan pendidikan tinggi, orang

tersebut akan semakin luas pula pengetahuannya (Budiman & Riyanto,

2013).

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi pengetahuan

sesorang yang dikutip oleh Haefa 2011, yaitu:

a. Pendidikan adalah suatu usaha untuk mengembangkan kepribadian dan

kemampuan di dalam dan di luar sekolah dan berlangsung seumur hidup.

b. Informas yang diperoleh baik dari pendidikan formal maupun

nonformal dapat memberikan pengaruh jangka pendek sehingga

menghasilkan perubahan atau peningkatan pengetahuan.

c. Umur mempengaruhi terhadap daya tangkap dan pola pikir

sesorang. Semakin bertambah usia akan semakin pula daya tangkap dan

pola pikirnya, sehingga penelitian yang diperolehnya semakin membaik.

 18

2.5.3 Prosedur Pengembalian Berkas Rekam Medis

Untuk mendapatkan kinerja instalasi rekam medis yang berkualitas

maka dalam proses penyelenggaraan rekam medis harus dilakukan dengan

benar dan tepat termasuk dalam pengembalian rekam medis.

Pengembalian rekam medis adalah suatu proses pengambilan rekam

medis dari unit pelayanan yang meminjam kembali ke unit rekam medis

(Widjaya, 2014).

Mengenai kecepatan penyediaan berkas rekam medis, penyedian

dokumen masuk kedalam kategori lambat yaitu melebihi waktu ideal ≤ 10

menit. Hal ini mengidentifikasikan belum diperolehnya efektifitas

penyediaan dokumen yang salah satunya ditunjang oleh kegiatan

pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan pasien lama di rumah

sakit. (septian 2013).

Pengembalian berkas rekam medis dengan tepat waktu merupakan

salah satu usaha yang dilakukan untuk menciptakan manajemen rekam

medis yang berkualitas. Keterlambatan terhadap pengembalian berkas

rekam medis menyebababkan keterlambatan pula terhadap pengolahan

datarekam medis yang akan berpengaruh pada pengembalian kebijakan,

keputusan manajemen, serta penyampaian informasi kepada pasien.

Apabila hal ini terjadi berkelanjutan maka akan sangat mempengaruhi

pengambilan keputusan yang akan merugikan bagi pihak rumah sakit dan

pihak pasien (Purba, 2019).

 19

Faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat jalan yaitu:

a. Penundaan pengembalian rekam medis rawat jalan yang

dilakukan oleh perawat dipoliklinik. Dengan alasan dokter akan

melakukan tindakan kepada pasien seperti rencana anastesi dan

rencana operasi.

b. Dikarenakan beberapa pasien batal melakukan pemeriksaan

karena lelah menunggu dan mengantri.

c. Rekam medis pasien cancel seharusnya dikembalikan segera

kebagian pendaftaran atau paling lambat 1x24 jam.

d. Pada kenyataannya petugas pendaftaran sering tidak

mengembalikan rekam medis pasien tepat waktu karena

banyaknya pasien yang datang berobat.

2.5.4 Beban Kerja

Menurut Menpan (Dhini Rama Dhania, 2010), Pengertian beban

kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus

diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam

jangka waktu tertentu.

Keseimbangan antara petugas dengan beban kerja dalam

melaksanakan pelayanan kesehatan harus dipertimbangkan. Beban

kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan

atau unit organisasi dan meupakan hasil kali antara volume kerja dan

norma waktu (Ningsih, 2013). Apabila jumlah petugas tidak seimbang

 20

dengan beban kerja di unit tersebut maka penyediaan dokumen rekam

medis terlambat dan pasien harus menunggu lama untuk mendapatkan

pelayanan. Hal ini mempengaruhi terhadap mutu pelayanan fasilitas

kesehatan (Sidiq, 2014).

Faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja dalam penelitian

Aminah Soleman (Jurnal Arika, 2011) adalah sebagai berikut : Faktor

eksternal: Beban yang berasal dari luar tubuh pekerja, seperti:

 Tugas Meliputi tugas bersifat fisik seperti, stasiun kerja, tata

ruang tempat kerja, kondisi ruang kerja, kondisi lingkungan

kerja, sikap kerja, cara angkut, beban yang diangkat. Sedangkan

tugas yang bersifat mental meliputi, tanggung jawab,

kompleksitas pekerjaan, emosi pekerja dan sebagainya.

 Organisasi Kerja. Meliputi lamanya waktu kerja, waktu

istirahat, shift kerja, sistem kerja dan sebagainya.

 Lingkungan Kerja. Lingkungan kerja ini dapat memberikan

beban tambahan yang meliputi, lingkungan kerja fisik,

lingkungan kerja kimiawi, lingkungan kerja biologis dan

lingkungan kerja psikologis.

 Faktor internal

Faktor internal adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh

akibat dari reaksi beban kerja eksternal yang berpotensi sebagai

stresor, meliputi faktor somatis (jenis kelamin, umur, ukuran

tubuh, status gizi, kondisi kesehatan, dan sebagainya), dan


faktor psikis (motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan,
kepuasan, dan sebagainya).
2.6 Kerangka Teori
Fasilitas (Rustiyanto &
Rahayu, 2011).
Salah satu sarana tersebut
adalah dengan menyediakan
ruang penyimpanan dokumen
rekam medis.. Rumah sakit
juga mempunyai standar
ruang penyimpanan meliputi
suhu, luas ruangan
penyimpanan, jarak, aman,
pencahayaan, debu dan faktor
penyakit
Sumber daya manusia menurut
Widjaya dan Wati, (2016)
Pelaksanaan sistem rekam medis
yang bermutu dan efektif
memerlukan penunjang yang
memadai, diantaranya adalah
sumber daya manusia, sarana dan
prasarana, SOP dan alur rekam
medis yang memenuhi standar
21
Pengetahuan petugas rekam medis
untuk menjalankan pekerjaan di
unit rekam medis diperlukan
sumber daya manusia yang
memenuhi kompetensi perekam
medis. Gemala R. Hatta, (2011)
- Pendidikan
-Informasi
-Umur
Pelaksanaan Retrival Berkas
Prosedur pengembalian berkas Rekam Medis Rumah Sakit
rekam medis (Widjaya,2014) Umum Mufid SiglI Tahun
- Penundaan pengembalian 2021
-Pasien batal melakukan
pemeriksaan
-Rekam medis pasien di cancel
-Banyaknya pasien berobat
Beban Kerja Menurut (Ningsih,
2013).
. Beban kerja adalah besaran
pekerjaan yang harus dipikul
oleh suatu jabatan atau unit
organisasi dan meupakan hasil
kali antara volume kerja dan
normal waktu
 22

Gambar 2.1 Kerangka Teori

2.7 Kerangka Konsep

Kerangka konsep adalah suatu uraian dan visualisasi tentang

hubungan atau kaitan antara konsep konsep atau variabel variabel yang

akan diamati atau diukur melalui penelitian yang akan dilakukan

(Notoatmodjo, 2012).

Variabel Independen Variabel Dependen

Faktor-faktor yang menghambat

pelaksanaan retrival berkas
rekam medis
- Fasiitas
Pelaksanaan Retrival Berkas Rekam
- Sumber Daya Manusia Medis di Rumah Sakit Umum Mufid
Sigli
-Pengetahuan
- Prosedur Pengembalian
-Beban Kerja

Gambar 2.2 Kerangka Konsep

Kerangka Konsep tersebut menjelaskan mengenai variabel

independen, hambatan peyimpanan, sumber daya manusia, pengetahuan

 23

petugas. Prosedur pengembalian dan waktu tunggu pelayanan. kerangka

konsep diatas juga menjelaskan mengenai variabel dependen adalah

pelaksanaan (retrival) berkas rekam medis.

BAB III

METODEOLOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang akan digunakan adalah penelitian deskriptif dengan

pendekatan kualitatif yaitu bertujuan untuk  menjelaskan Tinjauan faktor-

faktor penghambat dalam pelaksanaan (Retrival) berkas rekam medis di

Rumah Sakit Umum Mufid Sigli tahun 2021.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

3.2.1 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini direncanakan akan di lakukan di Rumah Sakit

Umum Mufid Sigli di unit Rekam Medis. Yang beralamat di

JL.Prof.A.Majid Ibrahim No.62-66 Blok Sawah, Kabupaten Pidie,

Aceh.

3.2.2 Waktu Penelitian

Penelitian ini direncanakan akan di lakukan pada tanggal 02 s/d 03

juni 2021 yang dilakukan di unit Rekam Medis pada Rumah Sakit

Umum Mufid Sigli.

3.3 Populasi dan Sampel

 24

3.3.1 Populasi

Menurut Morissan, (2012), Populasi adalah sebagai suatu

kumpulan subjek, variabel, konsep, atau fenomena. Kita dapat meneliti

setiap anggota populasi untuk mengetahui sifat populasi yang

bersangkutan. keseluruhan dari variabel yang menyangkut masalah

yang diteliti. Dalam penelitian ini yang akan menjadi populasi adalah 4

petugas Rekam Medis yang bertugas di Rumah Sakit Umum Mufid

Sigli Tahun 2021.

3.3.2 Sampel

Sugiyono (2008), Sampel adalah suatu bagian dari keseluruhan

serta karakteristik yang dimiliki oleh sebuah populasi. Adapun yang

menjadi sampel dalam penelitian ini adalah 4 petugas Rekam Medis

yang bertugas di Rumah Sakit Umum Mufid Sigli pada saat peneliti

melakukan penelitian.

3.4 Variabel Penelitian

Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari

orang, objek atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang

ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulanya

(Sugiono, 2014). Dalam penelitian yang akan dilakukan ini yang menjadi

a. variabel independen (variabel bebas) adalah hambatan pelaksanaan

peyimpanan, ketentuan peminjaman, terbatas sumber daya manusia

bagian penyimpanan dan prosedur pengembalian.

 25

b. Sedangkan variabel dependen Tinjauan faktor-faktor dalam

pelaksanaan retrival berkas rekam medis.

3.5 Instrumen Penelitan

3.5.1 Pedoman Wawancara

Suatu panduan dalam melakukan kegiatan wawancara yang

terstuktur dan telah ditetapkan oleh pewawancara dalam

mengumpulkan data-data penelitian

3.5.2 Alat Tulis

Dapat digunakan untuk mencatat hasil dalam penelitian.

3.6 Defenisi Operasional

Defenisi operasional merupakan suatu definisi yang berdasarkan

pada suatu karakteristik yang dapat di observasi (pengamatan) dari apa

yang sedang di definisikan atau juga “mengubah konsep-konsep yang

berupa konstruk dengan kata-kata yang dapat menggambarkan suatu

perilaku maupun gejala yang dapat diamati serta yang dapat di uji dan

di tentukan kebenaran oleh orang lain.

Untuk lebih memahami pengertian dari variabel dan sub variabel

yang akan diteliti, maka Definisi Operasional penelitian ini adalah:

 26

No Variabel Definisi Operasional Alat ukur Cara ukur Hasil ukur Skala
ukur

Variabel Independen

1 Fasilitas Pelaksanaan penyimpanan -Lembar -Checlist -Sesuai Ordinal

rekam medis masih ada observasi -Tidak sesuai
berkas yang disimpan di
dalam kardus karena
kurangnya rak penyimpanan
sehingga memperlambat
petugas dalam penyimpanan
dan pengambilan rekam
medis. Rumah sakit juga
mempunyai standar ruang
penyimpanan meliputi suhu,
luas ruangan penyimpanan,
jarak, aman, pencahayaan,
debu dan faktor penyakit
(Rustiyanto & Rahayu, 2011).
2 Sumber Daya Pelaksanaan sistem rekam -Pedoman -Wawancara -Sesuai Ordinal
Manusia medis yang bermutu dan wawancara -Tidak sesuai
efektif memerlukan
penunjang yang memadai,
diantaranya adalah sumber
daya manusia, sarana dan
prasarana, SOP dan alur
rekam medis yang memenuhi
standar (Widjaya dan Wati,
2016)
 27

3 Pengetahuan Pengetahuan seorang petugas -Pedoman -Wawancara -Sesuai Ordinal

rekam medis terhadap wawancara -Tidak sesuai
penyimpanan berkas rekam
medis akan menjadi baik, jika
petugas mempunyai keahlian
yang tinggi dan kesediaan
untuk bekerja dan mempunyai
kemampuan dan keterampilan
itu merupakan salah satu yang
dapat memengaruhi perilaku
kerja dan kinerja individu
(Gemala R.Hatta, 2011).

4 Prosedur -Penundaan pengembalian -Pedoman -Wawancara -Sesuai Ordinal

Pengembalian -Pasien batal melakukan wawancara -Tidak sesuai
pemeriksaan karena lelah
menunggu dan mengantri
-Rekam medis pasien cancel
seharusnya di kembalikan
segera ke bagian pendaftaran
atau paling lambat 1x24 jam
-Petugas pendaftaran sering
tidak mengembalikan rekam
medis pasien tepat waktu.

5 Beban Kerja Menurut Menpan (Dhini Rama -Pedoman -Wawancara Sesuai Ordinal
Dhania, 2010), Pengertian wawancara -Tidak sesuai
beban kerja adalah
sekumpulan atau sejumlah
 28

kegiatan yang harus

diselesaikan oleh suatu unit
organisasi atau pemegang
jabatan dalam jangka waktu
tertentu.

Variabel Dependen

1 Pelaksanaan Pengambilan kembali -Pedoman -Wawancara -Sesuai Ordinal

Retrival Berkas dokumen rekam medis atau wawancara -Tidak sesuai
Rekam Medis retrieval adalah kegiatan
pengambilan berkas rekam
medis di rak penyimpanan
untuk menunjang Kegiatan
pelayanan kesehatan.
(Depkes RI, 2006)

3.7 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan

dalam rangka mencapai tujuan penelitian.

a. Pedoman wawancara adalah suatu kegiatan wawancara yang telah

ditetapkan oleh pewawancara dalam mengumpulkan data-data penelitian

dengan cara berwawancara bertatap muka langsung dengan narasumber.

b. Alat tulis yaitu digunakan untuk mencatat hasil penelitian.

3.8 Metode Analisis Data

Analisis data merupakan kegunaan dalam memecahkan masalah agar data

yang dianalisis menjadi akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. Data yang
 29

dikumpul masih merupakan data yang belum dinilai sehingga perlu dilakukan

pengolahan data untuk mendapatkan informasi yang benar dari analisis data.

Teknik analisis data kualitatif menurut (sugiyono, 2015), langkah-langkah

menganalisis data adalah sebagai berikut:

a. Reduksi Data

Perolehan data dari lapangan tentunya cukup banyak, peneliti perlu

mencatat secara teliti dan rinci. Untuk itu perlu segera dilakukan

anaalisi data melalui reduksi data. Mereduksi data yaitu merangkum,

memilih hal-hal yang pokok, mengfokuskan pada hal-hal yang

penting, dicari tema dan polanya dan membuang yang tidak perlu.

b. Penyajian Data

Penyajian data yaitu data yang akan terorganisasikan, tersusun

dalam pola hubungan, sehingga akan lebih mudah dipahami. Dalam

penelitian kualitatif penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk

uraian singkat, bagan, hubungan antara katagori dan flowchat. Yang

paling sering digunakan dalam menyajikan data pada penelitian

kualitatif adalah teks yang bersifat naratif. Dengan menyajikan data

akan memudahkan serta memahami apa yang terjadi dan

memudahkan perencanaan kerja yang akan dilakukan selanjutnya.

c. Menarik Kesimpulan dan Vertifikasi

Selanjutnya adalah menarik kesimpulan dan vertifikasi, karena

kesimpulan awal yang dikemukan masih bersifat sementara, dan akan

 30

berubah apabila tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat yang

mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila

kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal didukung oleh bukti-

bukti yang valid dan konsisten saat peneliti kembali ke lapangan

mengumpulkan data, maka kesimpulan tersebut merupakan

kesimpulan yang kredibel. Dalam penelitian kualitatif yang

diharapkan adalah temuan baruyang sebelumnya belum pernah ada,

temuan tersebut berupa deskriptif atau gambaran suatu objek yang

belum jelas sehingga akan menjadi jelas ketika diteliti.

d. Narasi (Naratif)

Narasi berarti pengisahan suatu cerita atau kejadian. Adapun

naratif berarti bersifat narasi; bersifat menguaraikan, menjelaskan dan

sebagainya atau prosa yang subjeknya merupakan suatu rangkaian

kejadian.